Ο τελικός οδηγός για τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών

Σύμφωνα με ένα MITΜελέτη για ψηφιακό μετασχηματισμό, Το 63% των ατόμων δήλωσε ότι ο ρυθμός της αλλαγής της τεχνολογίας στην οργάνωσή τους είναι πολύ αργή λόγω της «έλλειψης επείγουσας ανάγκης» και της κακής επικοινωνίας σχετικά με τα στρατηγικά οφέλη των νέων εργαλείων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας φτωχόςΔιαχείριση αλλαγώνη διαδικασία μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία.

Τα τελευταία 40 χρόνια,σπουδέςΈχουν δείξει ότι υπάρχει ποσοστό αποτυχίας 60 έως 70% για έργα οργανωτικής αλλαγής. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας βοηθήσουμε να καταλάβετε γιατί μια διαδικασία διαχείρισης στερεών αλλαγών είναι σημαντική για τη μοναδική σας ομάδα. Θα καλύψουμε επίσης ποιες τεχνικές διαχείρισης αλλαγών και εργαλεία λειτουργούν καλύτερα για τη μοναδική σας ανάπτυξη.

Τι είναι η διαχείριση αλλαγών;

ΕΝΑΔιαδικασία αλλαγής διαχείρισηςΟδηγοί και υποστηρίζει τους υπαλλήλους να υιοθετήσουν επιτυχώς έναν νέο τρόπο εργασίας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα πάντα από τη μετάβαση σε ένα νέο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη χρήση μόνο στέκεται γραφεία (Yikes).

Η αλλαγή διαχείρισης είναι μια πρόκληση που απαιτεί όχι μόνο υπομονή και επιμονή αλλά και σωστά κίνητρα και διαφάνεια. Ο απώτερος στόχος δεν είναι μόνο να εφαρμόσει ένα νέο προϊόν ή πολιτιστική αλλαγή, αλλά και να εφαρμόσει έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο σκέψης όπου ο καθένας κατανοεί τον σκοπό και υποστηρίζει το νέο σύστημα.

Εάν μια εξέλιξη είναι αρκετά μεγάλη, η διαχείριση της αλλαγής μεταβιβάζεται συνήθως σε τρίτο μέρος ή HR για να χειριστεί. Αυτό συχνά δημιουργεί μια αποσύνδεση της λογοδοσίας και δεν επιτρέπει στους διαχειριστές να ενισχύσουν την ικανότητά τους ναδιαχειριστείτε την αλλαγή. Αυτό επίσης δεν δημιουργεί διαφάνεια. Στην πραγματικότητα, ο λόγος αλλαγής συχνά γίνεται ασαφής καθώς η διαδικασία αλλάζει τα χέρια.

Τι είναι μια ομάδα διαχείρισης αλλαγής;

Μια ομάδα διαχείρισης αλλαγής υποστηρίζει τον διαχειριστή κατά την προετοιμασία της, να εκτελεί και να αξιολογεί τη μετάβαση. Τα καθήκοντά τους περιλαμβάνουν:

Ο καλύτερος τρόπος για να συνεργαστείτε με μια ομάδα διαχείρισης αλλαγής είναι η πρώτη εκχώρησηβασικοί ρόλοιμεταξύ της ομάδας. Αυτά περιλαμβάνουν:

Γιατί είναι σημαντική μια αποτελεσματική διαδικασία διαχείρισης αλλαγής;

Εικόνα: Πρέπει να βρείτε μια νέα λύση για την εκτέλεση ηλεκτρονικών συναντήσεων, ώστε να μπορέσετε να συνεργαστείτε με την παγκόσμια ομάδα σας να εξαπλωθεί σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Μπορείτε να τραβήξετε την εύχρηστη μηχανή αναζήτησης και αρχίζετε να ερευνείτε με τις τρεις πρώτες προτεραιότητές σας στο μυαλό:κόστος , ποιότητακαι ευκολία χρήσης.

Μετά από μια εβδομάδα κλήσεων με προμηθευτές και δωρεάν demos galore, βρείτε ένα εργαλείο που ταιριάζει στον προϋπολογισμό και πληροί όλες τις ανάγκες σας. Παρακολουθείτε κατάρτιση, αξιολογήστε την απόδειξη της έννοιας και είστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα. Νομίζεις: "Τώρα πρέπει απλώς να το εφαρμόσω σε ολόκληρη την ομάδα, και η δουλειά μου γίνεται!"

Οχι τόσο γρήγορα.

Η εκκίνηση ενός νέου εργαλείου σε μια ομάδα δεν είναι μια διαδικασία μιας και έναντι. Η εφαρμογή ενός νέου εργαλείου παίρνει πολλή δουλειά και προσεκτικήσχεδίαση. Αναγκάζοντας την ομάδα σας να χρησιμοποιήσει ένα νέο εργαλείο θα έχει ως αποτέλεσμα την άμεση αντίσταση και αποτυχία.

Τι είναι ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγής;

Ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών δημιουργεί μια διαδρομή επιτυχίας βήμα προς βήμα για όλες τις νέες τεχνικές υιοθεσίες. Ορίζει τους στόχους,πεδίο εφαρμογήςκαι τους ρόλους των έργων. Ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών θα περιλαμβάνει επίσης τις ροές εργασίας επικοινωνίας, τους πόρους για την τεχνολογία και τις εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ολόκληρης της διαδικασίας.

Μόλις είναι σε κίνηση, το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών πρέπει να παρακολουθείται στενά. Ο στόχος είναι πάντα η επίτευξη των δηλωμένων στόχων στο πλαίσιο του συγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμούπεριορισμοί. Ωστόσο, ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών πρέπει επίσης να είναι ευέλικτο για να φιλοξενήσει ζητήματα που εμφανίζονται από καιρό σε καιρό. Πολλά οδοφράγματα μπορούν να αποφευχθούν απλά χρησιμοποιώνταςδιαχείριση έργουΛογισμικό για την πρόβλεψη και τη διόρθωση προβλημάτων προτού συμβεί, αναθέτουν εργασίες και αντιδρούν γρήγορα στο απροσδόκητο, ενώ εργάζεστε προς την πρόοδο.

Πώς να γράψετε ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών

Με τόσους πολλοί εργαζόμενους που βιώνουν την "αλλαγή κόπωσης" από το συνεχιζόμενο τσίρκο της υιοθέτησης της τελευταίας τεχνολογίας και της προσαρμογής στις πολιτιστικές μετατοπίσεις στην εργασία, είναι σημαντικό να μάθουμε τι μπορεί να γίνει για να βελτιωθεί η πραγματική διαδικασία διαχείρισης αλλαγών.

Στον σημερινό κόσμο, η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα απαιτεί περισσότερες από τις παρουσιάσεις και τις εκπαιδευτικές συνεδρίες. Είναι σημαντικό να μιλήσετε και στην ανθρώπινη πλευρά της αλλαγής. Κατανοήστε ότι ορισμένοι άνθρωποι θα αντισταθούν και θα παρασκευαστούν όταν συμβεί αυτό.

Αξιολογήστε την ετοιμότητα

Είναι η ομάδα σας έτοιμη για μια αλλαγή; Είναι μια καλή στιγμή; Διεξάγετε μια γρήγορη συνεδρία για να συζητήσετε τις ιδέες σας και να ακούσετε τις σκέψεις τους. Η απόκτηση μιας αίσθησης του φόρτου εργασίας και των δρομολογίων τους θα σας βοηθήσει να καθορίσετε έναν κατάλληλο χρόνο για να εφαρμόσετε την αλλαγή.

Να είναι διαφανής

Από την αρχή, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας έχει επίγνωση των λόγων για τους οποίους αποφασίσατε να μεταβείτε σε ένα νέο σύστημα εργασίας. Ενημερώστε τα όπως αξιολογείτε τα εργαλεία. Εξηγήστε τι ψάχνετε και πόση έρευνα βάζετε στη διαδικασία. Αυτό θα τους βοηθήσει να κατανοήσουν τον λόγο για την αλλαγή και ελπίζουμε να πάρουν πίσω του ..

Διεύθυνση ανησυχιών

Μετά την ανακοίνωση της αλλαγής, κατέχουν ώρες γραφείου ή ιδιωτική αίθουσα συνομιλίας όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να αέρουν τις ανησυχίες τους και να συζητήσουν τις προκλήσεις τους. Αυτό όχι μόνο βοηθά να τους κάνει να αισθάνονται ότι περιλαμβάνονται στην απόφαση, αλλά και θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε τα πράγματα από μια νέα προοπτική.

Συνεχίστε να αξιολογείτε

Η αξιολόγηση δεν έχει τελειώσει όταν έχετε επιλέξει το σύστημα ή μονογραφήθηκε το docUsign. Μηνιαία ή δι-εβδομαδιαία check-in με την ομάδα σας είναι καλές συνήθειες για να διατηρήσετε τα πράγματα να τρέχουν ομαλά και να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει το μεγαλύτερο μέρος του νέου σας εργαλείου. Λειτουργεί επίσης ως μια καλή υπενθύμιση για να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το νέο εργαλείο και να λάβετε οποιαδήποτε ανατροφοδότηση σχετικά με τη νέα διαδικασία.

Προκλήσεις εφαρμογής της διαχείρισης αλλαγών

Υπάρχουν πολλές θεωρίες σχετικά με το γιατί η αλλαγή διαχείρισης ήταν τόσο συνεχής αγώνας για τόσα χρόνια.

Σύμφωνα με την ήσυχη ηγεσία,Το βιβλίο του David Rock για τη μετατροπή της ηγεσίας στην εργασία, η έλλειψη επιτυχίας διαχείρισης της αλλαγής οφείλεται στον τρόπο που σκέφτονται και αντιδρούν οι άνθρωποι.

Ο Rock λέει: "Παραγγελία των ανθρώπων να αλλάξουν και στη συνέχεια να τους λένε πώς να το κάνουν πυρκαγιά τη σύνδεση τρίχας του φλοιού του φλοιού με την Amygdala. Όσο περισσότερο προσπαθείτε να πείσετε τους ανθρώπους ότι έχετε δίκιο και είναι λάθος, τόσο περισσότερο πιέζουν πίσω. Ο εγκέφαλος θα προσπαθήσει να υπερασπιστεί τον εαυτό του από απειλές. "

Μια άλλη θεωρία εντοπίζει την κατάλληλη διαχείριση και ηγεσία ως ένοχοι για κακή υιοθεσία. Σύμβουλος ηγεσίαςΤζέρι Μάναςέγραψε μια σειρά blog 10 μερώνΚλασσική οργανωτική αλλαγή στο χώρο εργασίας. Σύμφωνα με τον Manas, "η εφαρμογή ενός εργαλείου ή μιας διαδικασίας δεν θα εμπλακεί σε κανέναν αν δεν τους βοηθήσει να κάνουν τη δουλειά τους ευκολότερη. Και αν δεν βοηθά τους ανθρώπους άμεσα (και μπορεί να μην) ή συναρπαστική ανάγκη και ζητώντας τη βοήθειά τους στην αντιμετώπισή της. "

Παρόλο που υπάρχουν πολλές διαδικασίες εκεί έξω για να διαλέξετε, πολλά από αυτάαγνοήστε την πολυπλοκότητα της ανθρώπινης συμπεριφοράς .

Οι άνθρωποι αισθάνονται σταθεροί και ασφαλείς όταν σχηματίζουν μια ρουτίνα. Η αντίσταση στην αλλαγή προκύπτει απλά επειδή η αλλαγή συχνά αντιπροσωπεύει το άγνωστο, απώλεια ασφάλειας και διαταράσσει κάθε είδους ρουτίνα.

Το κοιτάζοντας από ψυχολογική γωνία, υπάρχει έλλειψη κατανόησης για το τι παρακινείται σωστά τους ανθρώπους να αλλάξουν. Αρκετές διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών προέρχονται από την έννοια που αναπτύχθηκε από τη διάσημη συμπεριφορά του 1950, B.F. Skinner. Το μοντέλο του θεωρεί ότι η καλή συμπεριφορά πρέπει να απονεμηθεί και η κακή συμπεριφορά να διορθωθεί. Το μήνυμα της αιτίας και αποτελέσματος του είναι καθαρά με βάση την ιδέα ότι η συνείδηση ​​δεν ασκεί επιρροή στην κατανόηση της ανθρώπινης συμπεριφοράς και ο καλύτερος τρόπος κατανάλωσης της συμπεριφοράς είναι να εξετάσουμε μια δράση και τις συνέπειές της (γνωστός και ως «κλιματισμός»).

Αν και αυτή η μορφή κίνητρο έργων για την κατανόηση του σωστού και λανθασμένου και συνάντησης των τριμηνιαίων στόχων πωλήσεων, έχει δείξει ότι δεν έχει θετικές μακροπρόθεσμες επιπτώσεις στην αλλαγή. Η εφαρμογή του μοντέλου του επιδόματος του δέρματος μακροπρόθεσμα μπορεί πραγματικά να επιβραδύνει τα εγγενή μας κίνητρα, να γεμίζει τα ιδανικά και τα κοινωνικά κίνητρά μας. Το πρόβλημα με τις εξωγενές ανταμοιβές είναι ότι μπορεί στην πραγματικότητα να καταστέλλουν τα εγγενή κίνητρα και τις τιμές - τελικά να έχουν αρνητική επίδραση στη συμπεριφορά και την απόδοση.

Συμβουλές για την εφαρμογή αποτελεσματικών πλαισίων διαχείρισης αλλαγών

Ποια είναι τα εργαλεία διαχείρισης αλλαγών;

Αλλαγή εργαλείων διαχείρισης και τεχνικές συμβάλλουν στο σχέδιο και τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών. Τα εργαλεία που χρειάζεστε για οποιαδήποτε μεγάλη οργανωτική αλλαγή περιλαμβάνουν:

ΓιατίUDN Task ManagerΕίναι το εργαλείο σας για τη διαχείριση αλλαγών

UDN Task Managerείναι ιδανική για την αλλαγή προετοιμασίας διαχείρισης, όλα τα είδη τεχνικών διαχείρισης αλλαγών και την εφαρμογή σε όλες τις κατανεμημένες ομάδες. ΕπειδήUDN Task ManagerΕπισημαίνει την πλήρη ορατότητα στα εργαλεία και τις τεχνικές της διαχείρισης αλλαγών καθώς και τη διαδικασία, θα είναι εύκολο για τα ενδιαφερόμενα μέρη να παραμένουν ενημέρωση και για τους εργαζόμενους να παραμείνουν σε καλό δρόμο. Το εργαλείο διαχείρισης έργων έχει οπτικές αναπαραστάσεις ροών εργασίας, στόχων και εργασιών, γεγονός που διευκολύνει την κατανόηση με μια ματιά. Επιπλέον, η συγκέντρωση όλων αυτών των εξαρτημάτων διαδικασίας αλλαγής κλειδιών σε ένα μέρος βοηθάει τις ομάδες να παραμένουν ενημέρωση κάθε βήμα του δρόμου.

UDN Task ManagerΠροσφέρει επίσης εργαλεία επικοινωνίας όπως @mentions που επιτρέπουν στους συνεργάτες να απομακρύνουν άμεσα το άλλο σε συνομιλίες. Οι συμμετέχοντες μπορούν εύκολα να δουν την προηγούμενη συζήτηση, να ρίξουν μια ματιά στους συνδεδεμένους πόρους και να πηδήσετε δεξιά χωρίς να λείπουν ένα ρυθμό.

Συνεχίζω με σιγουριά

Όπως έχετε μάθει, το ταξίδι στην αλλαγή είναι σπάνια ένα γραμμικό. Θα υπάρξουν προσκρούσεις στο δρόμο και πολλές αμφιβολίες γύρω από την αλλαγή. Εάν λάβετε υπόψη την ανθρώπινη πτυχή των μεθόδων και των τεχνικών αλλαγής διαχείρισης, θα καταλάβετε ότι σπάνια χαιρετίστηκε με έπαινο και έγκριση, έτσι ώστε να είστε πιο εξοπλισμένοι για να χειριστείτε την εργασία.

Θυμηθείτε ότι η αλλαγή είναι αναπόφευκτη σε κάθε οργανισμό. Με το σωστό σχέδιο στη θέση του, μπορείτε να ξεκινήσετε μια επιτυχημένη μετάβαση που θα μεταμορφώσει και θα ενισχύσει την επιχείρησή σας και την ομάδα σας.