Den ultimata guiden till förändringshanteringsprocessen

Enligt en mitStudie om digital transformation, 63% av befolkningen sade takten med teknikförändringen i sin organisation är för långsam på grund av en "brist på brådskande" och dålig kommunikation om de strategiska fördelarna med nya verktyg. Det är därför en fattigbyta hanteringprocessen kan leda till misslyckande.

Under de senaste 40 åren,studierHar visat att det finns en misslyckande med 60 till 70% för organisatoriska förändringsprojekt. I den här guiden hjälper vi dig att förstå varför en solid förändringshanteringsprocess är viktig för ditt unika lag. Vi täcker även vilka förändringshanteringstekniker och verktyg fungerar bäst för din unika utbyggnad.

Vad är förändringshantering?

A Ändra ledningsprocessenGuider och stöder anställda för att framgångsrikt anta ett nytt sätt att arbeta. Det här kan inkludera allt från att byta till ett nytt e-postsystem för att bara använda stående skrivbord (yikes).

Ändra ledningen är en utmaning som inte bara kräver tålamod och uthållighet utan också korrekt motivation och öppenhet. Det yttersta målet är inte bara att genomföra en ny produkt eller kulturell förändring, men också för att genomföra ett effektivare sätt att tänka där alla förstår syftet och stöder det nya systemet.

Om en utbyggnad är tillräckligt stor, ändras förvaltningen vanligen till en tredje part eller HR för att hantera. Detta skapar ofta en koppling av ansvarighet och tillåter inte chefer att faktiskt stärka sin förmåga atthantera förändring. Detta misslyckas också med att skapa öppenhet. Faktum är att orsaken till förändring ofta blir oklart, eftersom processen ändrar händerna.

Vad är ett Change Management Team?

Ett förändringshanteringsteam stöder chefen för att förbereda sig för, utföra och utvärdera övergången. Deras uppgifter inkluderar:

Det bästa sättet att arbeta med ett förändringsledningsgrupp är att först tilldelakärnrollerBland laget. Dessa inkluderar:

Varför är en effektiv förändringshanteringsprocess viktig?

Bild Detta: Du måste hitta en ny lösning för att köra online-möten så att du kan samarbeta med ditt globala lag som sprids ut över olika tidszoner. Du drar upp din praktiska sökmotor och börjar undersöka med dina tre bästa prioriteringar i åtanke:kosta , kvalitetoch användarvänlighet.

Efter en vecka med samtal med leverantörer och gratis demos i Galore hittar du ett verktyg som passar budgeten och uppfyller alla dina behov. Du går till träning, utvärdera beviset på konceptet och är nöjda med resultatet. Tror du: "Nu behöver jag bara implementera det över laget, och mitt jobb är klart!"

Inte så snabbt.

Att rulla ut ett nytt verktyg över ett lag är inte en en-och-klar process. Genomförandet av ett nytt verktyg tar mycket arbete och försiktigtplanera. Att tvinga ditt team att använda ett nytt verktyg kommer att resultera i omedelbar motstånd och misslyckande.

Vad är en förändringshanteringsplan?

En förändringshanteringsplan skapar en stegvis implementeringsbana för alla nya tekniska adoptioner. Det definierar mål,omfattningoch projektroller. En förändringshanteringsplan kommer också att innehålla kommunikations arbetsflöden, resurser för tekniken, och uppgifter som behövs för att slutföra hela processen.

När det är i rörelse måste förändringshanteringsplanen övervakas noggrant. Syftet är alltid att uppnå de angivna målen inom den givna tidslinjen och budgetenhinder. En förändringshanteringsplan måste dock också vara flexibel för att rymma problem som kommer upp från tid till annan. Många vägspärrar kan undvikas helt enkelt med hjälp avprojektledningProgramvara för att prognostisera och lösa problem innan de händer, tilldela uppgifter och reagera snabbt på det oväntade, samtidigt som man arbetar mot framsteg.

Hur man skriver en förändringshanteringsplan

Med så många anställda som upplever "byta trötthet" från den pågående cirkusen för att anta den senaste tekniken och anpassning till kulturskift på jobbet är det viktigt att lära sig vad som kan göras för att förbättra den faktiska förändringshanteringsprocessen.

I dagens värld kräver övergång till ett nytt system mer än bara presentationer och träningssessioner. Det är viktigt att tala med den mänskliga sidan av förändringen också. Förstå att vissa människor kommer att motstå, och vara beredda när det händer.

Bedöm beredskap

Är ditt lag även redo för en förändring? Är det här en bra tid? Genomföra en snabb session för att diskutera dina idéer och höra deras tankar. Att få en känsla av deras arbetsbelastning och scheman hjälper dig att bestämma en lämplig tid för att genomföra förändringen.

Vara genomskinlig

Från början, se till att ditt team är medveten om anledningarna till att du bestämde dig för att flytta till ett nytt arbetssystem. Uppdatera dem när du utvärderar verktyg. Förklara vad du letar efter och hur mycket forskning du sätter i processen. Detta kommer att hjälpa dem att förstå orsaken till förändringen och förhoppningsvis komma bakom det ..

Adressproblem

Efter att ha meddelat förändringen, håll kontorstid eller ett privat chattrum där anställda kan luftera sina bekymmer och diskutera sina utmaningar. Detta hjälper inte bara att få dem att känna sig inkluderade i beslutet, men kan också hjälpa dig att förstå saker ur ett nytt perspektiv.

Fortsätt utvärdera

Utvärdering är inte över när du har valt systemet eller initialat Docusign. Månads- eller bi-veckovisa incheckningar med ditt lag är goda vanor för att hålla sakerna att springa smidigt och se till att du får ut det mesta av ditt nya verktyg. Det fungerar också som en bra påminnelse att fortsätta använda det nya verktyget och få eventuell feedback om den nya processen.

Utmaningar för genomförande av förändringshantering

Det finns flera teorier om varför förändringshantering har varit en sådan kontinuerlig kamp i så många år.

Enligt tyst ledarskap,David Rocks bok om omvandling av ledarskap på jobbetBristen på förändringshanteringsframgång beror på hur människor tänker och reagerar.

Rock säger: "Beställa människor att byta och sedan berätta för dem hur man gör det, bränder den prefrontal cortexs hårutlösareanslutning till Amygdala. Ju mer du försöker övertyga människor som du har rätt och de är fel, ju mer de trycker på tillbaka. Hjärnan kommer att försöka försvara sig från hot. "

En annan teori fastställer rätt hantering och ledarskap som den skyldige för dålig adoption. LedarskapskonsultJerry manasskrev en 10-dels bloggserie påmastering organisatorisk förändring på arbetsplatsen. Enligt Manas kommer "Implementera ett verktyg eller en process inte att engagera någon om det inte hjälper dem att göra sina jobb enklare. Och om det inte hjälper folket direkt (och det kanske inte) är det mer en fråga om att artikulera ett rallyande gråt eller övertygande behov och fråga sin hjälp när det gäller att ta itu med det. "

Även om det finns flera processer där ute för att välja mellan, många av dessaignorera komplexiteten hos mänskligt beteende .

Människor känner sig stabila och säkra när de bildar en rutin. Motståndskraft mot förändring uppstår helt enkelt för att förändring ofta representerar det okända, en förlust av säkerhet och stör någon form av rutin.

Titta på det från en psykologisk vinkel, det finns brist på förståelse om vad som är ordentligt motiverar människor att förändras. Flera förändringshanteringsprocesser härrör från konceptet som utvecklats av den berömda bindemot 1950-talet, B.F. Skinner. Hans modell teoretiserade att gott beteende bör tilldelas och dåligt beteende bör korrigeras. Hans orsak-och-effektmeddelande är rent baserat på tanken att medvetandet är irrelevant att förstå mänskligt beteende, och det bästa sättet att förstå beteende är att titta på en handling och dess konsekvenser (aka "operant konditionering").

Även om denna form av incitament fungerar för att förstå rätt och felaktigt och träffa kvartalsvisa försäljningsmål, har det visat att det inte har några positiva långsiktiga effekter på förändring. Att tillämpa Skinners modell av driftskonditionering på lång sikt kan faktiskt dämpa våra inneboende motiv, tränga ut våra idealer och sociala incitament. Problemet med extrinsiska belöningar är att de faktiskt kan undertrycka inneboende motivationer och värderingar - i slutändan har en negativ effekt på beteende och prestanda.

Tips för genomförande av effektiv förändringshanteringsram

Vad är Change Management Tools?

Ändra hanteringsverktyg och tekniker hjälper till att planera och köra en förändringshanteringsprocess. Verktygen du behöver för någon stor organisationsförändring är:

VarförUDN Task ManagerÄr ditt verktyg för förändringshantering

UDN Task Managerär idealisk för förändringshanteringsförberedelse, alla typer av förändringshanteringstekniker och implementering över distribuerade lag. EftersomUDN Task ManagerMed full synlighet till verktyg och tekniker för förändringshantering såväl som processen, det blir lätt för intressenter att hålla sig uppdaterad och för anställda att hålla sig på rätt spår. Projektledningsverktyget har visuella representationer av arbetsflöden, mål och uppgifter, vilket gör det lättare att förstå i en blick. Plus, som centraliserar alla dessa viktiga förändringsprocesskomponenter till ett ställe hjälper lag att hålla sig informerade varje steg på vägen.

UDN Task ManagerOckså erbjuder kommunikationsverktyg som @menter som tillåter medarbetare att direkt slinga varandra till konversationer. Deltagarna kan enkelt se den tidigare diskussionen, ta en titt på länkade resurser och hoppa direkt utan att sakna ett slag.

Fortsätt med förtroende

Som du har lärt dig är resan att förändras sällan en linjär. Det kommer att finnas stötar på vägen och gott om tvivel om förändringen. Om du tar hänsyn till den mänskliga aspekten av förändringshanteringsmetoder och tekniker, förstår du att det sällan hälsas med beröm och godkännande, så du blir mer utrustad för att hantera uppgiften.

Kom ihåg att förändring är oundviklig i varje organisation. Med rätt plan på plats kan du starta en lyckad övergång som kommer att omvandla och förbättra ditt företag och lag.