Πώς να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης έργου για την ομάδα σας

Εάν η ομάδα σας είχε ποτέ πρόβλημα να πάρει ένα έργο από το έδαφος, ή να πάρει μια έγκαιρη ενημέρωση κατάστασης ή να πάρει εργασία με προθεσμία ή όλα τα παραπάνω, πάρτε την καρδιά. Δεν είσαι μόνος. Η διαχείριση έργων είναι σκληρή δουλειά. Πραγματικά σκληρά. Αλλά είναι επίσης κρίσιμο έργο που μπορεί είτε να κάνει είτε να σπάσει την ικανότητα της ομάδας σας να χτυπήσει στόχους.

Εισαγάγετε λογισμικό διαχείρισης έργου. Σίγουρα, οποιοδήποτε εργαλείο πιθανότατα θα σας βοηθήσει, αλλά η ανάληψη του χρόνου για να βρείτε το σωστό εργαλείο για την ομάδα σας θα σας επιτρέψει να χτυπήσετε σταθερά τους στόχους σας και να επιτύχετε μεγαλύτερη επιτυχία.

Αν κοιτάςΛογισμικό διαχείρισης έργουΓια πρώτη φορά, η επιλογή ενός εργαλείου μπορεί να αισθανθεί αρκετά συντριπτική. Στην πραγματικότητα, μπορεί ακόμα να αναρωτηθείτε γιατί χρειάζεστε ακόμη και λογισμικό διαχείρισης έργου, πόσο μάλλον να καταλάβετε τι χρειάζεστε. Επιπλέον, έχετε εκατοντάδες επιλογές και χαρακτηριστικά που πρέπει να λάβετε υπόψη, γεγονός που το καθιστά δύσκολο να ξέρετε πού να ξεκινήσετε. Αυτός είναι ο λόγος που εμείς UDN Task Manager έγραψε αυτόν τον οδηγό. Με αυτό, θα μάθετε:

Σχεδιάστε μια πιο πλήρη εικόνα των προκλήσεων που αντιμετωπίζετε η ομάδα σας - έτσι μπορείτε να περιγράψετε καλύτερα τις ανάγκες σας

Κατανοήστε τον τρόπο με τον οποίο το λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί να σας βοηθήσει - έτσι ώστε να μην σπαταλάτε το χρόνο σας δοκιμάζοντας τα εργαλεία που είναι κακός αγώνας

Καθορίστε τα κριτήρια που πρέπει να σκεφτείτε καθώς αξιολογείτε τα εργαλεία - έτσι γνωρίζετε ποια χαρακτηριστικά είναι πιο κρίσιμα για την ομάδα σας

Γιατί χρειάζομαι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου;

Πώς σιγουρευτείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει ποια εργασία χρειάζεται να γίνει; Ποιος είναι υπεύθυνος για να το κάνει; Και όταν οφείλεται; Ο σχεδιασμός και η οργάνωση όλων αυτών των θεμελιωδών συνιστωσών και λεπτομερειών είναι απαραίτητη για την εργασία που βασίζεται σε έργα - και κρίσιμη για την επιτυχία της ομάδας σας. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι μια από τις μεγαλύτερες ομάδες προκλήσεων και οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν.

Έτσι πώς μπορείτε να πείτε αν εσείςΕπωφεληθείτε από τη διαχείριση του έργουλογισμικό? Εδώ είναι τέσσερις λόγοι για τους οποίους η ομάδα σας μπορεί να χρειαστεί ένα εργαλείο:

Όλοι στην ομάδα σας χρησιμοποιούν ένα διαφορετικό σύστημα για τη διαχείριση της δουλειάς τους, έτσι τα έργα, τα έργα, τα καθήκοντα, τα αρχεία και η επικοινωνία των ομάδων σας είναι διάσπαρτα σε όλα τα εργαλεία.

Τα μέλη της ομάδας δεν ξέρουν τι να εργαστούν, ποιες είναι οι προτεραιότητές τους, ή πώς να μάθετε, έτσι να σπαταλούν πολύ χρόνο (και πιθανόν να δικάζουν και να ζητούν και να ψάχνουν απαντήσεις.

Τη διαδικασία επικοινωνίας προτεραιοτήτων και αίτησηςΕνημερώσεις κατάστασηςΣυνήθως περιλαμβάνει την κατοχή συναντήσεων, την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την αναθεώρηση με μη αυτόματο τρόπο τα περίπλοκα υπολογιστικά φύλλα.

Τα μέλη της ομάδας παραπλανούν συνήθως τις προθεσμίες. Επειδή όλα τα παραπάνω.

Βασικά στοιχεία διαχείρισης έργων: Οργάνωση της εργασίας και δημιουργία λογοδοσίας

Για κάθε έργο να είναι επιτυχία, κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να το υποστηρίξει. Αλλά πώς μπορούν να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς, τι προθεσμίες και ορόσημα που χρειάζονται για να συναντηθούν, ή πού να βρουν πληροφορίες που χρειάζονται;

Πρέπει να οργανώσετε την εργασία σας σε ένα μέρος

Το λογισμικό διαχείρισης έργων είναι ένα δοχείο για όλη τη δουλειά της ομάδας σας που σας δίνει τη δυνατότητα να οργανώσετε τα πάντα σε ένα μέρος. Σκεφτείτε το σαν ένα cubby σύστημα στο οποίο όλες οι βασικές πληροφορίες που πρέπει να είναι επιτυχημένη - τα έργα και τα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν, εκχωρούμενοι, οφειλόμενες ημερομηνίες, προτεραιότητες, αρχεία - όλα έχουν τη θέση τους.

Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν ακριβώς πού να βρουν αυτό που χρειάζονται, και ο καθένας είναι σαφής για τις ευθύνες που χρειάζονται για να εκπληρώσουν. Καθώς εξετάζετε τα εργαλεία, αξιολογήστε τα εξής:

Δομή έργου και εργασιών. Πώς σπάει κάθε εργαλείο σε έργα στα εξαρτήματά τους; Αυτό δεν είναι για το πώς εσείςΟπτικοποιήστε την εργασία; Πρόκειται για την ιεραρχία πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορείτε να σπάσετε μεγάλα καθήκοντα σε μικρότερες εργασίες (δηλαδή, subtasks);

Πληροφορίες εργασιών. Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνουν κάθε εργασία; Είναι η δομή των καθηκόντων σύμφωνα με το έργο στο έργο;

Πρέπει να καθιερώσετε σαφή ιδιοκτησία και λογοδοσία για εργασία

Η λύση διαχείρισης έργου που επιλέγετε πρέπει να σας βοηθήσει και την ομάδα σας να ορίσετε εύκολα τους εκχωρητές, να δείξει πώς συνδέεται η εργασία και όταν συμβαίνει. Σας προτείνουμε να αναζητήσετε αυτές τις δυνατότητες:

Εκδοχέας εργασίας. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε εύκολα έναν ιδιοκτήτη σε κάθε εργασία; Είναι σαφές ποιος είναι υπεύθυνος για να κάνει το έργο; Αυτό είναι απαραίτητο αν θέλετε να προωθήσετε μεγαλύτερη λογοδοσία σε ολόκληρη την ομάδα σας και βεβαιωθείτε ότι όλοι συναντούν προθεσμίες.

Εξάρσεις εργασιών. Η εμφάνιση εξαρτήσεων μεταξύ των εργασιών επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να δουν ποια εργασία πρέπει να ολοκληρώσουν πρώτα (και πού να το βρουν) προτού να μπορέσουν να ξεκινήσουν.

Ξεκινήστε ημερομηνίες και ημερομηνίες λήξης. Φυσικά πρέπει να ορίσετε σαφείς ημερομηνίες λήξης, αλλά όχι όλες οι εργασίες δημιουργούνται ίσες - κάποιες φορές χρειάζονται περισσότερο χρόνο από τους άλλους. Μπορεί να θέλετε να δηλώσετε και τις ημερομηνίες έναρξης. Αυτό δίνει στην ομάδα σας μεγαλύτερη σαφήνεια για το πότε συμβαίνει η εργασία και πόσο καιρό θα χρειαστεί. Οι ημερομηνίες έναρξης βοηθούν επίσης τον καθένα πιο εύκολα να δώσει προτεραιότητα στην εργασία.

Με ένα καλό σύστημα για τη διοργάνωση θεμελιωδών πληροφοριών - που χρειάζεται η εργασία, ποιος το κάνει, όταν συμβαίνει και όταν είναι υποχρεωτικό, όλοι θα έχουν μεγαλύτερη επιτυχία να διατηρούν τις προθεσμίες σε τροχιά και να συναντήσουν τις προθεσμίες. Και τότε μπορείτε να αρχίσετε να βελτιώνετε το έργο της ομάδας σας σε άλλους τομείς.

Συνεργασία: Κεντρική επικοινωνία ομάδας και πληροφορίες

Οι ομάδες σήμερα είναι υπό τεράστια πίεση για να κάνουν λιγότερα, να κινηθούν ταχύτερα από ποτέ και να βελτιώσουν την ποιότητα της δουλειάς τους.Αποτελεσματική συνεργασίαείναι επιτακτική, αλλά η συνεργασία μαζί είναι ακόμα τόσο δύσκολη. Γιατί;

Ένας λόγος είναι ότι πάρα πολύ συχνά οι ομάδες δεν μοιράζονται ένα χώρο εργασίας-ένα μέρος όπου μπορούν να σχεδιάσουν, να διαχειριστούν και να επικοινωνούν για τους στόχους, τα έργα, τα καθήκοντα, τα αρχεία και πολλά άλλα. Αντ 'αυτού, η δουλειά τους απλώνεται σε πολλά εργαλεία, τα οποία εμποδίζουν την αποτελεσματική συνεργασία με διάφορους τρόπους.

Πρέπει να συγκεντρώσετε την επικοινωνία ομάδας

Η χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων εφαρμογών για να μοιραστείτε τις εργασίες οδηγεί σε μη τελειωτικά νήματα που δίνουν μόνο το πλαίσιο στους παραλήπτες - αν μπορούν ακόμη να βρουν ό, τι χρειάζονται. Τα μέλη της ομάδας αποβάλλουν χρόνο που αναζητούν σχετικές επικοινωνίες, ανατροφοδότηση και άλλες πληροφορίες που χρειάζονται για να κατανοήσουν τη δουλειά τους, συχνά μόνο για να ανακαλύψουν ότι είναι κρυμμένο στα εισερχόμενα κάποιου άλλου.

Είτε δίνετε ανατροφοδότηση, κοινή χρήση ενημερώσεων κατάστασης ή ζητάτε ερωτήσεις, το εργαλείο διαχείρισης έργου σας θα πρέπει να φέρει όλες τις επικοινωνίες σας μαζί σε ένα μέρος και να τις συνδέσετε απευθείας στα έργα και τα καθήκοντα που σχετίζονται με. Ορισμένες δυνατότητες που πρέπει να αναζητήσουν είναι:

Μπορείτε να επικοινωνήσετε στο πλαίσιο - όπου είναι το έργο;Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να σχολιάσετε τις εργασίες, το @mention άλλα μέλη της ομάδας και να ενσωματώσετε με άλλες εφαρμογές επικοινωνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτά τα χαρακτηριστικά θα βοηθήσουν στην εξορθολογισμό της εργασίας και να διατηρήσουν την επικοινωνία ομάδας σε ένα μέρος, ώστε ο καθένας να έχει το πλαίσιο που χρειάζονται όποτε το χρειάζονται.

Μπορείτε να συνεργαστείτε ασύγχρονα;Όπως πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν πιο ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας, είναι απαραίτητο ότι τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να παραμείνουν ενημερωμένα στην εργασία ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο με βάση το σύννεφο και αναζητήστε δυνατότητες που σας επιτρέπουν να ακολουθήσετε και να λάβετε ειδοποιήσεις σχετικά με τα έργα και τις εργασίες που είναι σημαντικές για εσάς.

Μπορείτε να εργαστείτε εν κινήσει;Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε έχει μια εφαρμογή για κινητά, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε με την εργασία από το τηλέφωνο ή το tablet σας.

Χρειάζεστε ένα χώρο εργασίας για την ομάδα σας

Όταν τα σχέδια, τα καθήκοντα, τα αρχεία και η επικοινωνία δεν είναι συγκεντρωμένες, πέφτουν σε σιλό. Οι ομάδες δεν έχουν ενιαία πηγή αλήθειας, οπότε δεν μπορούν να αναζητήσουν περιεχόμενο, να συνδέουν την εργασία σε ομάδες και έργα, ήΣυνεργαστείτε ασύγχρονα. Τα μέλη της ομάδας απομονώνονται και καταλήγουν να σπαταλούν το χρόνο που αντιγράφουν το έργο του άλλου.

Το λογισμικό διαχείρισης έργων φέρνει όλα τα έργα και τις εργασίες της ομάδας σας μαζί σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε άψογα, να διαχειριστείτε καιΕπικοινωνήστε για την εργασία σας. Καθώς αξιολογείτε επιλογές, εδώ είναι μερικές ερωτήσεις για να ζητήσετε και τις δυνατότητες να αναζητήσετε:

Μπορείτε να ανεβάσετε ψηφιακά αρχεία στα σχετικά έργα και καθήκοντά τους;Θα πρέπει να είναι εύκολο για την ομάδα σας να διαχειριστεί τα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία, ώστε κανείς δεν αποβλήθηκε χρόνο αναζήτησης ή αναπαραγωγής αρχείων. Αυτό είναι ένα θεμελιώδες κλειδί για την καλύτερη συνεργασία, οπότε βεβαιωθείτε ότι οι λύσεις που θεωρείτε να σας επιτρέψουν να ανεβάσετε αρχεία από τον υπολογιστή σας, εκτός από την προσφορά απεριόριστου αποθηκευτικού χώρου.

Μπορείτε να ενσωματώσετε με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε ήδη;Η ομάδα σας θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση ναΣύνδεση με άλλα εργαλείαΧρησιμοποιούν κάθε μέρα, όπως το Google Drive, Dropbox, Box και Onedrive. Αυτές οι ενσωματώσεις είναι απαραίτητες για την εύκολη διαχείριση των κοινών αρχείων και βοηθώντας την ομάδα σας να λειτουργεί πιο παραγωγικά.

Μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα, να συνδεθείτε και να ψάξετε για εργασία;Για να αυξήσετε τη διαφάνεια, η ομάδα σας θα πρέπει να είναι σε θέση να δει τα διαθέσιμα δημόσια έργα και καθήκοντα για να βρει εύκολα τι χρειάζονται. Αυτό εξαλείφει τα σιλό πληροφοριών και δεδομένων, επιτρέπει σε ομάδες να ευθυγραμμιστούν ευκολότερα γύρω από τους στόχους και βοηθούν τα μέλη της ομάδας να αποφεύγουν την αντιγραφή του έργου του άλλου.

Προσαρμογή και ευελιξία: Προσαρμογή ενός εργαλείου για να ικανοποιήσετε τις ανάγκες της ομάδας σας

Πολλές εταιρείες προσλαμβάνουν επαγγελματίες διαχειριστές έργων και ακόμη καιΔιαχείριση έργων επιχειρήσεωνομάδες για την εποπτεία των εργασιών. Και συχνά χρησιμοποιούν περίτεχνα λογισμικό σχεδιασμένα ειδικά για τις ατομικές τους ανάγκες, όχι τις ανάγκες της ομάδας.

Σε μικρότερες (και μικρές) οργανώσεις, μερικές φορές ο καθένας πρέπει να διαχειριστεί έργα - χωρίς το πλεονέκτημα της εξειδικευμένης κατάρτισης. Στην πραγματικότητα, πολλά μέλη της ομάδας σήμερα είναι "τυχαία διαχειριστές έργων" που αντιμετωπίζουν πολλές κοινές προκλήσεις:

Οι ομάδες εργάζονται σε διαφορετικούς τύπους έργων που αισθάνονται απαιτούν διαφορετικά εργαλεία για τη διαχείριση.

Σχέδια έργωναλλαγή. Ωστόσο, η αναθεώρηση τους προκαλεί σύγχυση, πολλές πυρκαγιές και εκτροχιά λειτουργούν.

Οι ομάδες αντιμετώπισαν επανειλημμένα τους ίδιους τύπους έργων (ένα προϊόν εκκίνησης προϊόντων ή για παράδειγμα στους νέους υπαλλήλους του προϊόντος), αλλά δεν έχουν τυποποιήσει τις διαδικασίες τους για να βγουν από το έδαφος γρηγορότερα, έτσι ώστε να σπαταλούν πολύ χρόνο που επαναλαμβάνουν τις ίδιες εργασίες ραδιοσυχνοτήτων.

Τα μέλη της ομάδας έχουν συχνά διαφορετικές μορφές εργασίας και θέλουν εργαλεία που πληρούν τις ατομικές προτιμήσεις τους.

Χρειάζεστε ένα εργαλείο που μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες της ομάδας σας

Ένα καλό εργαλείο διαχείρισης έργων βοηθά την ομάδα σας να επικεντρωθείεργασία υψηλής αξίας που αναπτύσσει την επιχείρηση. Θα πρέπει να παρέχει την ευελιξία να διαχειριστεί όλα τα έργα της ομάδας σας, να προσαρμόζεται γρήγορα και εύκολα αλλαγές και εξοικονομήστε χρόνο σε εργασίες ρουτίνας. Εδώ είναι μερικές βασικές δυνατότητες που πρέπει να αναζητήσετε:

Πώς θέλετε εσείς και η ομάδα σας να απεικονίσετε το έργο σας είναι ένας σημαντικός παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη. Ορισμένα εργαλεία προσφέρουν μια ποικιλία επιλογών, και μερικά δεν το κάνουν. Για παράδειγμα, μια ομάδα που επικεντρώνεται σε προγράμματα που βασίζεται στα προθεσμία μπορεί να θέλουν να απεικονίσουν την εργασία σε έναχρονοδιάγραμμα ή ΗμερολόγιοΓια να δείτε και να κατανοήσετε τα εμπλεκόμενα βήματα, ποια καθήκοντα εξαρτώνται από τους άλλους, και όταν συμβαίνει η εργασία.

Αλλά για ένα έργο για την παρακολούθηση της συνεχιζόμενης εργασίας, η ομάδα σας μπορεί να αισθάνεται αΠίνακας Kanban, λίστα ή άλλη προβολή είναι μια καλύτερη επιλογή.

Φυσικά, έχοντας περισσότερες από μία επιλογές για την απεικόνιση της εργασίας σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να επιλέξει τι ταιριάζει καλύτερα σε κάθε έργο και τις δικές τους ατομικές προτιμήσεις.

Με προσαρμοσμένα πεδία, μπορείτε να παρακολουθείτε κάθε είδους πληροφορίες με τρόπο που να ταιριάζει καλύτερα στην ομάδα και τα μεμονωμένα έργα σας. Για παράδειγμα, ενδέχεται να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο για να υποδείξετε την προτεραιότητα κάθε εργασίας μέσα σε ένα έργο (υψηλό, μεσαίο, χαμηλό) ή να ορίσετε τη σκηνή εργασίας (σε εξέλιξη, προς έγκριση, κ.λπ.). Τα προσαρμοσμένα πεδία δίνουν την ομάδα σας ατελείωτες επιλογές για να διαχειριστείτε καλύτερα και να αναφέρετε την εργασία.

Πολλά εργαλεία προσφέρουν έναΒιβλιοθήκη προτύπων έργωνΓια να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, αλλά βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να τα προσαρμόσετε στις συγκεκριμένες ανάγκες σας και να σώσετε το δικό σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να τυποποιήσετε και να βελτιώσετε τις διαδικασίες για τα έργα και τα καθήκοντα που η ομάδα σας αντιμετωπίζει συνήθως.

Έγκριση: Η εξασφάλιση ολόκληρης της ομάδας σας χρησιμοποιεί το εργαλείο διαχείρισης έργου σας

Σε έναν ιδανικό κόσμο, η ομάδα σας θα υιοθετήσει γρήγορα και εύκολα το εργαλείο διαχείρισης έργου που επιλέγετε. Δυστυχώς, η εφαρμογή νέου λογισμικού είναι συχνά πολύπλοκη και προκλητική, οπότε θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να καταλάβετε τι να υιοθετήσετε το εργαλείο θα περιλαμβάνει - για εσάς και την ομάδα σας.

Δωρεάν δοκιμή

Μπορείτε να δοκιμάσετε το προϊόν με την ομάδα σας για μερικές εβδομάδες ή περισσότερο, ώστε όλοι να μπορούν να βουτήξουν και να δοκιμάσουν τη λειτουργικότητα; Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να κλωτσήσετε τα ελαστικά και να διαχειριστείτε ακόμη ένα σημαντικό έργο από την αρχή να ολοκληρώσετε ως μέρος της δοκιμαστικής σας εμπειρίας. Μόλις ολοκληρωθεί η δοκιμή σας, θα θελήσετε να αξιολογήσετε εάν έχετε την τεχνογνωσία να χρησιμοποιήσετε το προϊόν με επιτυχία μακροπρόθεσμα.

Εκπαιδευτικά εργαλεία και υποστήριξη

Αξιολογήστε πόσο εύκολο θα είναι το εργαλείο για να μάθετε, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε πόσο γρήγορα ο καθένας μπορεί να πάρει επί του σκάφους. Η εταιρεία προσφέρει μαθήματα,δήμος, μαθήματα και οδηγοί που οι συμπαίκτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν κατόπιν αιτήματος; Μπορείτε να πάρετε υποστήριξη από μια ομάδα επιτυχίας πελάτη; Να είστε βέβαιος να χρησιμοποιήσετε μερικούς από αυτούς τους πόρους κατά τη διάρκεια της δοκιμής σας για να βεβαιωθείτε ότι θα σας βοηθήσουν να μάθετε το προϊόν.

Ευκολία εφαρμογής

Πόσο καιρό χρειάζεται για να ρυθμίσετε το εργαλείο; Πόσο καιρό να δημιουργήσετε έργα; ΜπορείςΕισαγωγή εργασίας από υπολογιστικά φύλλαή έγγραφα ή να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για να ξεκινήσετε αμέσως; Ενώ αυτά τα χαρακτηριστικά δεν είναι εγγύηση ότι η ομάδα σας θα υιοθετήσει, μπορούν να το κάνουν πολύ πιο εύκολο να ξεκινήσετε να χρησιμοποιήσετε και να δοκιμάσετε τα εργαλεία γρήγορα.

Φιλική προς το χρήστη εμπειρία

Είναι η διασύνδεση απλή και διαισθητική; Μπορεί όλα τα μέλη της ομάδας σας (όχι μόνο διαχειριστές έργων με εξειδικευμένη εκπαίδευση) να το χρησιμοποιούν; Ο σχεδιασμός προβλέπει τι θα χρειαστεί να κάνουν οι χρήστες και να τους διευκολύνουν να αναλάβουν δράση; Βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει τις ενέργειες που παίρνετε συχνότερα και πόσο εύκολο είναι να βρείτε, να κατανοήσουν και να χρησιμοποιήσουν.

Πρότυπα

Το λογισμικό περιλαμβάνει πρότυπα για κοινές ροές εργασίας και διαδικασίες, έτσι ώστε η ομάδα σας να μπορεί γρήγορα να δημιουργήσει νέα έργα και να εκτελέσει καθήκοντα ρουτίνας; Μπορείτε να τα προσαρμόσετε στις ειδικές ανάγκες της ομάδας σας; Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο ή δύο για να διαπιστώσετε εάν θα βοηθήσουν την ομάδα σας να είναι πιο παραγωγική και να περάσει περισσότερο χρόνο σε εργασίες υψηλής αξίας.

Κλίμακα και τιμολόγηση: Βρίσκοντας ένα εργαλείο που αναπτύσσεται με την ομάδα σας

Εντάξει, ο χρόνος για το λιγότερο αγαπημένο θέμα όλων: τα χρήματα. Όπως και οι περισσότερες ομάδες, πιθανότατα έχετε έναν προϋπολογισμό, οπότε θα θελήσετε να κατανοήσετε το κόστος. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε μπορεί να κλιμακώσει με την ομάδα σας καθώς μεγαλώνει. Δεν θέλετε να επιλέξετε μια λύση μόνο για να ανακαλύψετε μερικά χρόνια αργότερα χρειάζεστε κάτι διαφορετικό επειδή η ομάδα σας διπλασιάστηκε σε μέγεθος ή η τιμή έγινε υπερβολικά δαπανηρή.

Ευέλικτη τιμολόγηση

Μια μικρή ομάδα μόλις ξεκινήσει με το λογισμικό διαχείρισης έργων έχει πολλές διαφορετικές ανάγκες από μια μεγαλύτερη ομάδα έμπειρων χρηστών. Πολλοί πωλητές προσφέρουνσχέδιαΜε βάση τους ίδιους ή παρόμοιους παράγοντες, όπως το μέγεθος της ομάδας σας ή τα διαθέσιμα χαρακτηριστικά, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε το σχέδιο που θα σας δώσει την μεγαλύτερη αξία για τα χρήματά σας. Βεβαιωθείτε επίσης ότι μπορείτε εύκολα να αναβαθμίσετε όταν έρθει η ώρα.

Προβλέψιμα σχέδια τιμολόγησης

Καταλαβαίνετε πώς προσδιορίζεται η τιμή για το σχέδιο που επιλέγετε - είναι με το κάθισμα (πρόσωπο); Ένα κατ 'αποκοπή ποσοστό; Μηνιαία χρέωση? Κάτι άλλο? Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε ποια εργαλεία θα μπορούσαν να γίνουν κοστίζουν απαγορευτικά καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει.

Αναφορά: Κοινή χρήση της προόδου και των αποτελεσμάτων με τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη

Ένα μεγάλο μέρος της διαχείρισης έργων είναιΑναφορά σχετικά με την πρόοδο. Πρέπει να γνωρίζετε πώς προχωρούν τα έργα, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε τα σχέδιά και τους πόρους σας ανάλογα με τις ανάγκες. Η ηγεσία θα θέλει να γνωρίζει αν το έργο σας θα παραδοθεί εγκαίρως από τότε που είναι πιθανόν να υπολογίζονται σε αυτό για να χτυπήσουν συγκεκριμένους στόχους. Και μόλις γίνει το έργο σας, εσείς και άλλοι θα θέλουν φυσικά να γνωρίζουν τα αποτελέσματα.

Για να δημιουργήσετε εύκολα χρήσιμες αναφορές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να μοιραστείτε με την ηγεσία και τους συμπαίκτες, το εργαλείο που επιλέγετε πρέπει να παρακολουθήσετε τις πληροφορίες του έργου που σας ενδιαφέρουν. Όπως αναφέρθηκε, θα θελήσετε να παρακολουθήσετε κάθε έργο, όταν πρόκειται να γίνει, και ποιος είναι υπεύθυνος γι 'αυτό. Από εκεί, ίσως θέλετε να παρακολουθείτε πληροφορίες όπως προτεραιότητα, σκηνή και κανάλι, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεκριμένες εκθέσεις σχετικά με τα κριτήρια αυτά.

Εδώ είναι μερικές δυνατότητες για να αναζητήσετε στο εργαλείο διαχείρισης έργου σας:

Ενημερώσεις κατάστασης: Είναι το έργο σας σε καλό δρόμο, σε κίνδυνο ή μπλοκαριστεί; Η κοινή χρήση των τακτικών ενημερώσεων κατάστασης εξασφαλίζει ότι οι συμπαίκτες γνωρίζουν πού το έργο βρίσκεται σε υψηλό επίπεδο. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε έχει μια ειδική θέση σε κάθε έργο για να μοιραστείτε τις ενημερώσεις κατάστασης, ώστε να είναι εύκολο να βρείτε και να αναφέρετε.

Παρακολούθηση προόδου σε πραγματικό χρόνο: Καθώς ολοκληρώνεται η εργασία, το εργαλείο διαχείρισης έργου σας θα πρέπει να παρακολουθεί αυτόματα αυτή την πρόοδο για εσάς. Με αυτόν τον τρόπο, ξέρετε πόση εργασία έχει ολοκληρωθεί, αν κάποια εργασία εμποδίζει την άλλη και τι έχει απομείνει να κάνει σε κάθε δεδομένη στιγμή.

Μοιράσιμες αναφορές: Πάρτε ουσιαστικές γνώσεις έργου δημιουργώντας και μοιράζοντας αναφορές με την ηγεσία και τους συμπαίκτες με βάση τα δεδομένα που παρακολουθείτε. Εκτός από τις τυπικές αναφορές, βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες αναφορές από τα δεδομένα που σας ενδιαφέρουν.

Ασφάλεια: Προστασία της εργασίας της ομάδας σας

Δεδομένου ότι διαχειρίζεστε τα έργα της ομάδας σας σε αυτό το εργαλείο, πρέπει να αισθάνεστε σίγουροι ότιΗ εργασία σας είναι ασφαλής. Ανεξάρτητα από τις απαιτήσεις της εταιρείας σας, υπάρχουν λίγοι διαχειριστές, δεδομένα και χαρακτηριστικά ασφαλείας που θα θέλετε να αναζητήσετε σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου.

Έλεγχοι διαχειριστή

Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε έχει τα χειριστήρια διαχειριστή, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε, να διαχειριστείτε και να αφαιρέσετε τους υπαλλήλους και τους επισκέπτες όταν πρέπει. Μπορεί επίσης να θέλετε να ορίσετε τις απαιτήσεις κωδικού πρόσβασης, όπως οδηγίες αντοχής, έλεγχος ταυτότητας 2 παραγόντων, SSO ή SAML για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή. Τέλος, εξασφαλίστε τις δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων του εργαλείου, όπως η εξαγωγή και η διαγραφή δεδομένων ανάλογα με τις ανάγκες, αντιστοιχεί στις ανάγκες σας.

Δικαιώματα απορρήτου

Ορισμένα έργα περιέχουν εργασία που είναι πιο ευαίσθητη. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο διαχείρισης έργου σας επιτρέπει να ορίσετε δικαιώματα απορρήτου, όπως δημόσια ή ιδιωτικά, για έργα και συγκεκριμένα έργα εργασίας, έτσι ώστε μόνο οι κατάλληλοι άνθρωποι να μπορούν να τα δουν.

Μεταβαλλόμενα επίπεδα πρόσβασης

Διαχείριση των έργων σας σε έναεργαλείο συνεργασίαςΑυξάνει την ορατότητα στην εργασία που έγιναν, αλλά ανοίγει επίσης τα σχέδιά σας μέχρι τυχαία επεξεργασία εάν η πρόσβαση δεν διαχειρίζεται προσεκτικά.

Επιλέξτε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να χορηγήσετε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης, όπως η επεξεργασία ή η σχόλια μόνο, στα μέλη με βάση το ρόλο και τη συμμετοχή τους στο έργο. Για παράδειγμα, πολλά μέλη χρειάζονται μόνο τις πληροφορίες του έργου και να σχολιάσουν τα καθήκοντα, αλλά δεν χρειάζεται να τα επεξεργαστούν.

Γενική ασφάλεια προϊόντων

Για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα του έργου και των χρηστών είναι ασφαλή και ασφαλή, υπάρχουν ορισμένα γενικά χαρακτηριστικά ασφαλείας που χρειάζεστε. Βεβαιωθείτε ότι η μετάδοση δεδομένων είναι κρυπτογραφημένες, εκτελούνται τακτικές δοκιμές ασφαλείας και σαρώσεις δικτύου, το εργαλείο είναι συμβατό με τα κοινά πλαίσια απορρήτου και έχει οποιεσδήποτε πιστοποιήσεις ασφαλείας που απαιτούνται από την ομάδα πληροφορικής σας.

Ποιο εργαλείο θα χρησιμοποιήσει η ομάδα σας;

Ναι, η διαδικασία επιλογής του σωστού εργαλείου διαχείρισης έργου για την ομάδα σας είναι μια μεγάλη προσπάθεια. Και δεν είναι μια απόφαση να γίνει γρήγορα ή ελαφρώς. Ελπίζουμε ότι αυτός ο οδηγός σας βοήθησε καλύτερα να κατανοήσετε τις προκλήσεις της ομάδας σας και να περιγράψετε τις ανάγκες σας. Τώρα μπορείτε να περιορίσετε τη λίστα των εργαλείων για να δοκιμάσετε με την ομάδα σαςUDN Task Manager .