Ο τελικός οδηγός για τη διαχείριση πολλών έργων
Όσο περισσότερες εταιρείες αναπτύσσονται, τόσο περισσότερα έργα έχουν σε εξέλιξη ταυτόχρονα. Διαχείριση εργασίας, τη διατήρηση των προθεσμιών και η γνώση του τι να δοθεί προτεραιότητα μπορεί να γίνει περίπλοκη, γι 'αυτόδιαχείριση έργουείναι τόσο ζωτικής σημασίας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα περιγράψουμε πώς χρησιμοποιούν οι ηγέτεςέργοΔιαχείριση για τον συντονισμό πολλαπλών έργων, εργασιών, εργαζομένων και χρόνου. Θα εξερευνήσουμε γιατί έχοντας ένα εργαλείο διαχείρισης πολλών έργων είναι σημαντικό για την οργάνωση και τη διαχείριση της εργασίας.
Ποια είναι η διαχείριση πολλών έργων;
Διαχείριση πολλαπλών έργωνΑναφέρεται στη διαδικασία εποπτείας πολλαπλών ενεργών έργων σε μια στιγμή. Συχνά καθοδηγείται από ένα πολλαπλό-Πλαίσιο διαχείρισης έργουπου αναφέρεται στα διάφορα στάδια του κύκλου ζωής του έργου, από την επιλογή σεσχεδίαση, έλεγχος, παρακολούθηση και αξιολόγηση.
Ένα πρόγραμμα πολλαπλών έργων θα συνοψίσει τα διάφοραβασικά στοιχεία ενός έργου. Έχοντας αυτές τις πληροφορίες επιτρέπει σε μια εταιρεία να δημιουργήσει και να εδραιώσει επαναλαμβανόμενα καθήκοντα σε πολλαπλά έργα μέσα σε έναχαρτοφυλάκιο. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας όλων των έργων στο τμήμα.
Διαφορά μεταξύ της διαχείρισης του έργου καιδιαχείριση χαρτοφυλακίου
Υπάρχουν βασικές διαφορές μεταξύ των έργων και των χαρτοφυλακίων, αλλά το μεγαλύτερο έγκειται στην ίδια τη φύση του τι είναι.
Ένα έργο είναι προσωρινό, ενώ ένα χαρτοφυλάκιο βρίσκεται σε εξέλιξη. Ένας διαχειριστής έργου επικεντρώνεται στις απαιτήσεις ενός μεμονωμένου έργου, ενώ έναδιαχειριστής χαρτοφυλακίουεξετάζει όλες τις πτυχές των δραστηριοτήτων του οργανισμού.
Οι διαχειριστές έργων θα μπορούν επίσης να εκτιμήσουν τα αποτελέσματα της δουλειάς τους εάν μπορούν να σχετίζονται με έναν μόνο στόχο.
Συμβουλές για τη διαχείριση πολλαπλών έργων
Προκλήσεις διαχείρισης πολλαπλών έργων
Όπως με οποιοδήποτε δεδομένο έργο, υπάρχουν άπειρες προκλήσεις που μπορεί να βιώσετε. Ωστόσο, υπάρχουν τρία κοινά θέματα μεταξύ των κορυφαίων προκλήσεων διαχείρισης πολλών έργων. Εδώ είναι αυτά που είναι και πώς να τους ξεπεράσουν.
Πρόκληση:Έλλειψη ιεράρχησης
Τα μέλη της ομάδας μπορεί να έχουν πολλαπλές εργασίες να κάνουν σε διάφορα έργα και μόνο τόσες πολλές ώρες για να τα κάνουν. Κόψτε την παράλυση ανάλυσης, αποφασίζοντας ποια καθήκοντα αποτελούν προτεραιότητα γι 'αυτούς, ώστε να μπορέσουν να λάβουν αποφάσεις σχετικά με τη ροή και να συνεχίσουν να προχωρήσουν.
Λύση:Σαφείς δείκτες προτεραιότητας
Ορίστε μεμονωμένες προτεραιότητες σχετικά με τις εργασίες και ενημερώστε τα ανάλογα με τις ανάγκες.
Πρόκληση:Κακή επικοινωνία
Οι διασταυρούμενες ομάδες, οι προμηθευτές τρίτων και οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν εύκολα να χάσουν την όραση των επικοινωνιών εάν δεν είναι εύκολο να έχουν πρόσβαση.
Λύση:Συγκεντρώστε τις συζητήσεις
Φέρτε όλους μαζί και δώστε τους ελεγχόμενη πρόσβαση σε συνομιλίες σε πλατφόρμα, αρχεία και εργασίες ανάλογα με τις ανάγκες.
Πρόκληση:Αναποτελεσματική χρήση των πόρων
ΧρονοδρομολόγησηΣυγκρούσεις, προϋπολογισμόςπεριορισμοί, και η περιστασιακή ασθενή μέρα μπορεί να ρίξει ένα κλειδί ακόμη και τα καλύτερα σχεδιασμένα σχέδια έργων.
Λύση:Βελτιώσειορατότητα
Χρησιμοποιήστε μια λύση διαχείρισης έργου που θα σας επιτρέψει να δείτε μια μακροεντολή όλων των έργων σας σε ένα πίνακα ελέγχου πολλαπλών έργων.
Τι είναι ένα ταμπλό διαχείρισης πολλαπλών έργων;
Ένα εργαλείο διαχείρισης διαχείρισης πολλαπλών έργων είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που καλύπτει τα διάφορα χαρακτηριστικά όλων των ενεργών έργων σας σε ένα εύκολο σε χώρο διασκέδασης. Μέσω αυτού του πίνακα ελέγχου, μπορείτε να δείτε όλα τα σημαντικότερα χρονοδιαγράμματα, τον προϋπολογισμό σας και την αναφορά μετρήσεων.
Καθεπρογραμματισμός έργουκαι το σχέδιο έργου εμφανίζεται ως ποσοστό πλήρους και ένδειξη κατάστασης για αναφορά. Ο προϋπολογισμός του έργου εμφανίζει προγραμματισμένες δαπάνες έναντι του πραγματικού κόστους σε πραγματικό χρόνο, ενώ οι οπτικές διαγράμματα εμφανίζουν τους διάφορους πόρους, τους κινδύνους και τα θέματα που επηρεάζουν τα έργα στο παιχνίδι. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία αναφορών και συνόλων δεδομένων που βασίζονται στο χάρτη.
Ίσως να είστε εξοικειωμένοι με τη χρήση αναταραχών πολλαπλών έργων εάν έχετε εμπειρία με την Agile Management Project.
Χαρακτηριστικά που αναζητούν σε ένα εργαλείο έργου πολλαπλών διαχείρισης
Αν και ορισμένες εφαρμογές έργου προσφέρουν αυτά τα χαρακτηριστικά, ένα πραγματικό εργαλείο έργου πολλαπλών διαχείρισης θα έχει καθένα από τα ακόλουθα:
Πώς να εφαρμόσετε λογισμικό διαχείρισης πολλαπλών έργων
Όπως κάθε άλλο έργο, η εφαρμογή ενός λογισμικού διαχείρισης πολλών έργων απαιτεί τον σχεδιασμό και την προετοιμασία. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει μια ποικιλία απόΒασικά βήματακαι ρόλους για όλους τους εμπλεκόμενους, καθώς και ένα σχέδιο επικοινωνίας με την ομάδα.
Προτού καταδυθείτε σε συγκρίσεις εργαλείων, το πρώτο βήμα είναι να αξιολογήσετε προσεκτικά τις ανάγκες της εταιρείας σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να απαντήσετε στα πιο σημαντικά ερωτήματα, τα οποία θα ενημερώσουν επίσης τον συνολικό προϋπολογισμό του έργου.
Μόλις αποφασίσετε τον τύπο του λογισμικού που θα λειτουργήσει καλύτερα για την εταιρεία σας, μπορείτε να αρχίσετε να περιορίζετε τους παρόχους με τη συνέντευξη τους και να συγκεντρώσετε σχόλια από άλλους χρήστες. Αυτό το βήμα θα σας δώσει μια καλύτερη κατανόηση του πώς να τα χρησιμοποιήσετε και τις επιλογές σας.
Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, θα αρχίσετε να μετατρέψετε τα δεδομένα και να προετοιμαστείτε για τη μετάβαση στη νέα πλατφόρμα. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα στη διαδικασία και περιλαμβάνει την προετοιμασία για διάφορα σενάρια.
Ένα από τα πιο δύσκολα μέρη ενός επιτυχημένου λογισμικού που ασχολείται με την αντίσταση από τα μέλη του προσωπικού σας, ειδικά αν είναι ήδη συγκλονισμένοι με πολλά συνεχή έργα. Έχοντας άτομα με ποικίλα επίπεδα εμπειρογνωμοσύνης μπορεί να συμβάλει στη διαχείριση αυτού του ζητήματος και να διατηρήσει το σύστημα να λειτουργεί ομαλά.
Ορισμένα εργαλεία λογισμικού ενδέχεται να είναι έτοιμη μέσα σε μια μέρα, εάν είστε σε θέση να αφιερώσετε χρόνο για να προσθέσετε γρήγορα στοιχεία και εργασίες του έργου. Πάρτε ένα jumpstart σε αυτό πριν ακόμη αγοράσετε το επόμενο εργαλείο σας, λαμβάνοντας το απόθεμα όλων των τρέχουσων ροών έργων.
Η χαρτογράφηση των διαδικασιών του οργανισμού σας αποτελεί ένα σημαντικό βήμα στη μετάβαση από ένα παλιό σε ένα νέο λογισμικό διαχείρισης έργων. Αυτό θα σας βοηθήσει να απεικονίσετε τον τρόπο λειτουργίας αυτών των διαδικασιών και προσδιορίστε τις ευκαιρίες βελτίωσης που μπορούν να σας βοηθήσουν να αποτρέψετε ή να τα ξεπεράσετε στο μέλλον.
Η εφαρμογή ενός εργαλείου διαχείρισης πολλών έργων λειτουργεί επίσης καλύτερα αν μπορείτε να πάρετε τους ανώτερους και μεσαίους διευθυντές να αγοράσουν πρώτα. Μπορεί να είναι πιο πιθανό να υιοθετήσουν το λογισμικό εάν βλέπουν την αποτελεσματικότητά του από πρώτο χέρι. Καταχωρίστε τις δραστηριότητες που ασχολείται με την ομάδα σας και προσδιορίζει τις βασικές διαδικασίες που έχουν τις μεγαλύτερες επιπτώσεις στην επίτευξη στόχων και στόχων.
Πως ναΔιαχειριστείτε πολλά έργα με UDN Task Manager
UDN Task Managerείναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για το συντονισμό του έργου, ανεξάρτητα από το πόσες ενεργές εργασίες έχετε ταυτόχρονα. ΜεUDN Task Manager'S Multi-Project Dashboards, μπορείτε να μεταβείτε γρήγορα στο πρόγραμμα εργασίας σας, να ελέγξετε την πρόοδο και να εγκρίνετε αλλαγές όπου χρειάζεται. Είναι επίσης ένας χρήσιμος χώρος για να αντικατοπτρίζει τα έργα και τα καθήκοντα καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους.
Αλλά πάνω απ 'όλα,UDN Task ManagerΕίναι το καλύτερο εργαλείο για την παρακολούθηση των καθηκόντων που απαιτούν την μεγαλύτερη προσπάθεια. Το κάνει αυτό, επιτρέποντάς σας να αξιολογήσετε το ποσό της εργασίας που απαιτεί κάθε εργασία. Την ίδια στιγμή, μπορείτε να συνεχίσετε με όλες τις λεπτομέρειες, όπως οι προθεσμίες καιφαίοςεγκρίσεις μέσω λεπτομερών περιγραφών εργασιών.
Η δημιουργία δομής διάσπασης βήμα προς βήμα για τις εργασίες σας είναι ο ευκολότερος τρόπος για να τα καταστήσετε πιο αποτελεσματικά. Να γιατίUDN Task ManagerΠροσφέρει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ροής εργασιών για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο όλων των προηγούμενων εργασιών σας και να ενεργοποιήσετε τα επόμενα βήματα σε πραγματικό χρόνο.
Με UDN Task Manager, μπορείτε εύκολα να αξιολογήσετε την πρόοδό σας και να αναθέσετε καθήκοντα σε συγκεκριμένα έργα. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη να περιμένουν τα έργα να ολοκληρωθούν πριν λάβουν μια πιο λεπτομερή άποψη για το τι άλλο συμβαίνει.
Αυτό το επίπεδο διαφάνειαςΔιατηρεί υπάλληλοι υπεύθυνουςκαι παρέχει μεγαλύτερη προβολή σε ζωτικές πτυχές του έργου που θα μειώσουν τις κακομετατροπές και περιττές ερωτήσεις. Συν, UDN Task ManagerΕπιτρέπει στους διαχειριστές να προγραμματίσουν τους στόχους κάθε έργου και να αναθέτουν τους ανθρώπους να επιβλέπουν το έργο έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς. Αυτό θα διευκολύνει την ολοκλήρωση και τη μείωση του στρες.
Και μεUDN Task ManagerΑναφέρετε τους χρήστες, οι χρήστες μπορούν να προσαρμόσουν τα δεδομένα έτσι ώστε να εξετάζουν μόνο τις σημαντικότερες μετρήσεις με ενημερώσεις που έγιναν σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μην χάσετε ποτέ ένα ρυθμό.
Συμπερασματικά
Η διαχείριση πολλαπλών έργων είναι μια διαδικασία που μπορεί εύκολα να χρησιμοποιηθεί για να ξεκινήσει - να ξεκινήσει διάφορα έργα διατηρώντας ταυτόχρονα τα πάντα οργανωμένα σε ένα μέρος. Έχοντας μια σταθερή βάση όπως το είδοςUDN Task ManagerΜπορεί να σας επιτρέψει να σας επιτρέψει να εστιάσετε σε ό, τι έχει σημασία, αντί να ξεκινήσετε από το μηδέν κάθε φορά που αρχίζετε, εργάζεστε ή ολοκληρώστε ένα άλλο έργο. ΑρχήUDN Task Manager'μικρόδωρεάν δοκιμήΣήμερα για να ξεκινήσετε την τέχνη της διαχείρισης πολλών έργων.
