Przewodnik dla początkujących do zarządzania procesami biznesowymi (BPM)

Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Zarządzanie procesami biznesowymi lub BPM, jest praktyką analizy i poprawy procesów biznesowych. A jest sekwencją zadań lub działań Twoja firma wykonuje, aby osiągnąć określony cel organizacyjny.

Dlaczego to konieczne? Z czasem procesy biznesowe - które były prawdopodobnie zbudowane, gdy miałeś mniej członków zespołu lub przed użyciem pewnych narzędzi - może stać się przestarzałe, nieefektywne lub nieskuteczne. BPM pomaga przeanalizować te procesy i zoptymalizować je poprzez wypróbowane praktyki poprawy procesu. Obowiązuje to ulepszenia procesów biznesowych, takich jak wąskie gardła, automatyzacja pracy ręcznej, optymalizację i usprawnienie nieefektywnych procesów lub ponowne ukierunkowanie celów projektu wokół konkretnych rezultatów biznesowych.

Krytycznie zarządzanie procesami biznesowymi nie tylko pomaga stworzyć bardziej wydajny lub skuteczny biznes - oboje w tym samym czasie. Bez skutecznych, skuteczne procesy mogą trwać więcej czasu na zakończenie niż to konieczne. Podobnie, gdy wydajne procesy nie są również zoptymalizowane pod kątem skuteczności, mogą być szybkie, ale wykonują niewłaściwą rzecz. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak osiągnąć oba, przeczytaj nasz artykuł oRóżnica między wydajnością a skutecznością .

Różne typy BPM

BPM koncentruje się na poprawie procesów. Istnieje jednak wiele procesów w Twojej firmie, więc istnieją dodatkowe typy BPM, aby pomóc Ci dotrzeć do dołu tych ulepszeń.

Niekoniecznie musisz używać tych warunków, ale zrozumienie trzech różnych typów BPM pomaga wiedzieć, który korzysta do poprawy procesów.

Ludzki centralny BPM to zarządzanie procesami biznesowymi, w których ludzie są integralnym elementem. Są rzeczy, które mogą zrobić tylko ludzie. W takim przypadku nie możesz stworzyć doskonałej wydajności i skuteczności, nawet jeśli próbujesz. Ten typ BPM działa, aby odblokować ludzi, uczynić go tak łatwym, jak to możliwe, aby zrozumieli procesy i prowadzi je przez proces w czasie rzeczywistym.

Przykłady procesów biznesowych dla człowieka:

Wynajmowanie.Możesz poprawić oferty pracy, śledzenie, skierowania - ale jest wyjątkowy element ludzki, aby zatrudniać nowego pracownika. Z tego pierwszego ekranu telefonu do wywiadu na miejscu, poprawa procesów zatrudniających koncentruje się na koncentracji człowieka BPM

Kreatywna praca.Nie możesz zautomatyzować proces twórczy. Proces ten wymaga komponentu człowieka - projektantów lub copywriterów do zapewnienia kreatywnej iskry. W tym przypadku, koncentrujące ludzkie BPM ułatwia przeglądanie i publikowanie kreatywnej pracy, a odblokowanie kreacji w swoim zespole do pracy o wysokiej uderzeniu.

Jak sugeruje nazwę procesy biznesowe zorientowane dokumenty to te, w których dokument jest tworzonym głównym. Pomyśl o prawnym dokumencie, wpis blogowy lub dowolny dokument, który przechodzi przez wiele rund rewizji.

Czy wiesz, że średni pracownik wiedzy przełącza się między10 Narzędzia do 25 razy dziennie? Integracja-Centric BPM działa, aby rozwiązać ten problem. Włączając integrację między narzędziami, możesz utworzyć centralne źródło prawdy dla wszystkich Twoich informacji. Zamiast ręcznego aktualizacji narzędzi lub wyszukiwania aplikacji dla potrzeb, których potrzebujesz, Integration-Centric BPM ułatwia znalezienie informacji i zapobiega upadkom od pęknięć.

Jaki rodzaj optymalizacji procesu jest dla Ciebie odpowiedni?

Istnieje wiele procesów, które pomogą Ci zoptymalizować swoją firmę. Oto jak stos BPM:

Zarządzanie procesami biznesowymi a zarządzanie przepływem pracy

Zarządzanie procesami biznesowymi koncentruje się na procesie działalności końcowej. Zamiast domów w określonym przepływie pracy, BPM ma na celu poprawę wydajności i skuteczności w Twojej organizacji.

Częścią BPM to zarządzanie przepływem pracy. Przepływ pracy jest procesem końcowym, który pomaga zespołom spełniać swoje cele, podłączając odpowiednie osoby do odpowiednich danych w odpowiednim czasie. Przepływy pracy organizują dane w zrozumny i powtarzalny sposób, koncentrując się na trzech rzeczach: Planowanie, wykonanie i przeglądanie. Skuteczny przepływ pracy jest powtarzalny, zrównoważony proces biznesowy.

Chcesz poprawić określony przepływ pracy? Dowiedz się, jak tworzyć jasne, powtarzalne przepływy pracy w 7 krokach.

Zarządzanie procesami biznesowymi vs. biura zarządzania projektami (PMO)

Zarządzanie procesami biznesowymi to sposób na ocenę całego procesu, modelu idealnego procesu, a następnie poprawić pracę na podstawie tego modelu procesu.

Biuro zarządzania projektami (PMO) koncentruje się również na poprawie procesów biznesowych, ale dotyczy go w nieco inny sposób. Zamiast walczyć z procesami biznesowymi, PMO wyrównuje twoją organizacjęNajlepsze praktyki zarządzania projektami, definiować Aby wykonać procesy podstawowe i dostosowuje strategiczne inicjatywy w całej organizacji.

Szukasz PMO zamiast BPM? Dowiedz się, jak ustawić i dostosować konwencje zarządzania projektami za pomocą biura zarządzania projektami.

Zarządzanie procesami biznesowymi vs. Automatyzacja procesów biznesowych

BPM patrzy na praktyki biznesowe organizacji Holistycznie, a następnie szuka sposobów na ich poprawę. To często obejmuje, ale nie ogranicza się do automatyzacji procesów ręcznych. W ramach BPM jest to określane jako automatyzacja procesów biznesowych (BPA).

Automatyzacja procesu biznesowego jest krytyczna, ponieważ tak wiele procesów, które robimy w naszym codziennym życiu, są podręcznik: Duplikacja pracy między narzędziami, zgodnie z statusem pracy, a nawet szukając informacji. Nie potrzebujesz jednak BPM, aby zautomatyzować procesy ręczne. Zamiast tego szukajNarzędzie do zarządzania pracąOferuje funkcje automatyki workflow, aby usprawnić procesy ręczne.

Chcesz zautomatyzować procesy ręczne? Zacznij od automatyzacjiMenedżer zadań UDN.Dziś.

Zarządzanie procesami biznesowymi vs. Zadanie i zarządzanie projektami

BPM pomaga ustalić i wyrównać procesy na poziomie biznesowym. Po wdrożeniu zarządzania procesami biznesowymi, szukasz procesów biznesowych całej organizacji i poprawiasz je.

Zadanie i zarządzanie projektami są nieco inne. Zarządzanie zadaniami dotyczy osób fizycznych, którzy chcą poprawić swoją wydajność i skuteczność osobistą. Z dobrymOprogramowanie do zarządzania zadaniami, Możesz zdobyć jasność w swojej pracy i wykonać prace najwyższego wpływu.

Jak sugeruje nazwę, funkcje zarządzania projektami na poziomie projektu. Zarządzanie projektami jest sposobem dla zespołów do organizowania, śledzenia i wykonania pracy w ramach projektu. SąPięć faz zarządzania projektami: Inicjacja projektu, planowanie projektu, wykonanie projektu, wydajność projektu i zamknięcie projektu.

Śledź, organizuj i zarządzaj pracą z zarządzaniem projektem. Zobaczyć to w akcji, spróbujMenedżer zadań UDN.W przypadku zarządzania projektami dzisiaj.

Korzyści z BPM

Bez dużego obrazu obrazu procesów firmy nie masz sposobu na poznanie, jak skuteczne i skuteczne są te procesy. Dzięki BPM masz sposób na zrozumienie, analizę i poprawę procesów biznesowych. Podczas modelowania procesu biznesowego, przedstawisz idealny proces. Następnie, jeśli nie wygląda obecnie, dowiesz się, dlaczego i poprawisz go.

Pamiętaj, że zarządzanie procesami biznesowymi nie jest procesem jednoznacznym. Zamiast tego jest to ciągłe wysiłki na rzecz oceny i poprawy procesów. W rezultacie można prowadzić znaczące ulepszenia procesowe, zwiększoną wydajność i skuteczność oraz łatwiejsze sposoby dla członków zespołu, aby osiągnąć szybsze i mniejsze wysiłki.

BPM:

Mapy i poprawia twoje procesy

Automatyzuje procesy, jeśli to możliwe

Zmniejsza odpady

Eliminuje wąskie gardła

Zmniejsza błędy

Poprawia wydajność i skuteczność

Generuje lepsze usługi i produkty

Prowadzi do lepszej satysfakcji klienta

Usprawnia nieefektywność.

Zapewnia, że ​​procesy biznesowe wyraźnie przyczyniają się do rezultatów biznesowych

Zarządzanie procesami biznesowymi nie jest właśnie skuteczne dla dużych organizacji korporacyjnych - nawet małe zespoły mogą korzystać. Jeśli masz strategię biznesową z kluczowymi celami biznesowymi, BPM pomaga optymalizować procesy i osiągnąć te cele.

5 kroków do zarządzania procesami biznesowymi

Zarządzanie procesami biznesowymi pomaga zmniejszyć nieefektywność i optymalizację procesów biznesowych. Aby rozpocząć, postępuj zgodnie z tymi pięcioma krokami:

1. Analizuj.

Przed optymalizacją procesów najpierw potrzebujesz zrozumienia, czym są. Pierwszym krokiem BPM jest analiza - choć czasami jest określany jako krok projektu. Podczas tego kroku spójrz na swoje obecne procesy biznesowe i mapy ich zakończenia. W tym momencie nie wprowadzasz żadnych zmian w procesach biznesowych; Po prostu zrozumiesz, czym są.

Na przykład wyobraź sobie, że pracujesz w małym biznesie. Chcesz poprawić sposób, w jaki angażujesz się ze swoimi klientami. Aby rozpocząć poprawę doświadczenia klienta za pośrednictwem BPM, analizować to, co obecnie robisz. Jak są zgłoszone bilety? Kto odpowiada? Co dzieje się, gdy zespół inny niż zespół obsługi klienta musi się zaangażować? Jak szybko wrócisz do klientów? Jaka jest ich satysfakcja? Jaki jest najnowszy wynik NPS? Czy używasz CRM? Odpowiadanie na te pytania pomagają namalować pełny obraz procesu doświadczenia klienta.

2. Model

Teraz, gdy rozumiesz proces od początku, modelu, jak to powinno wyglądać. Idealnie, zidentyfikowałeś nieefektywność podczas fazy analizowanej, którą możesz przyciąć lub miejsca, w których praca jest gardetowa. Model idealny proces i przepływ danych, dzięki czemu możesz zacząć wdrażać go w następnym kroku.

Aby powrócić do naszego przykładu, jeden duży bloker zespół ma reakcje od osób, które nie są w zespole obsługi klienta, ponieważ używają innego narzędzia. Członkowie obsługuje klienta spędzają dużo czasu ręcznie kopiowanie informacji z jednego narzędzia do drugiego. Aby usprawnić i zautomatyzować te przepływy pracy, zdecydujesz się zintegrować CRM z swoimNarzędzie do zarządzania pracą. Teraz, gdy rozumiesz, jak chcesz, aby proces wyglądał, modelować zachowanie, które chcesz zobaczyć przed wdrożeniem.

3. Wdrożenie

Podczas etapu wdrażania - czasami nazywany Execute Step-Umieść swój model do działania. Jak to zrobić, nawiązać metryki do sukcesu lub niepowodzenia, aby ocenić, czy ten proces jest lepszy niż ten, który już miałeś na miejscu.

W zależności od zakresu zmiany, użyj aZmień proces zarządzaniaAby toczyć, zwłaszcza jeśli jest to nowa technologia lub system, z którym twój zespół nie jest zaznajomiony. Na szczęście mamy do czytania naszego artykułu6 kroków, aby zbudować udany proces zarządzania zmianami .

Aby kontynuować nasz przykład, modelowałeś idealne zachowanie między zarządzaniem pracą a narzędziem CRM. Teraz wdrażasz model zarządzania procesami integracyjnymi procesami biznesowymi. Dzięki skutecznym integracjom między dwoma narzędziami zespół serwisowy klient może przestać ręcznie promować informacje z jednego narzędzia do drugiego i spędzać więcej czasu, co robią najlepiej: obsługując klientów.

4. Monitor

Po wdrożeniu nowych procesów monitoruj je, aby zobaczyć, jak dobrze robią. Czy te nowe procesy faktycznie poprawiły wąskie gardła i nieefektywność? Czy ludzie ich używają? Czasami rzeczy, które dobrze wyglądają na papierze - czy nawet dobrze się rób podczas małego testu - nie działają podczas rolnictwa ogólnokrajowego. Jeśli tak jest, wyciągnij rollout lub rozważ obracanie czegoś innego. Monitorując te procesy, możesz aktywnie zidentyfikować wszelkie problemy i wskoczyć na nich w razie potrzeby.

Na przykład, po wyciągnięciu nowej integracji między narzędziami dla zespołu obsługi klienta, wykorzystanie narzędzia monitora. Czy ludzie używają integracji? Czy usunęła ilość pracy ręcznej wykonanej przez zespół klienta? Jeśli nie, hostować dodatkowe szkolenia i sesje, aby zachęcić do przyjęcia.

5. Optymalizuj

Podczas optymalizacji kroku - czasami nazywany automatyzacji - kontynuuj dostosowanie i poprawić proces biznesowy. Nawet jeśli wdrożony proces pracowałeś doskonale, poszukaj dodatkowych nieefektywności lub procesów ręcznych, aby poprawić. Jest to również miejsce, w którym wchodzi automatyzacja procesu biznesowego. BPA jest procesem automatyzacji procesów biznesowych, aby uczynić je bardziej wydajnymi i zmniejszając pracę ręczną.

Aby powrócić do naszego przykładu obsługi klienta, teraz chcesz automatycznie popychać aktualizacje między dwoma narzędziami, zamiast ręcznie prowadzić zespół obsługi klienta integrację. Lub szukaj sąsiednich działań do automatyzacji. Na przykład, utwórz regułę, aby automatycznie wysłać wiadomość e-mail z klientem pocztą elektroniczną po zamknięciu biletu, aby ocenić skuteczność obsługi klienta i kontynuować poprawę procesów w dół drogi.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi?

Oprogramowanie BPM to technologia stworzona, aby pomóc Ci mapować i przechwytywać procesy biznesowe. Te technologie zazwyczaj:

Prąd mapy, istniejące procesy

Model idealne procesy.

Pomóż zautomatyzować procesy

Śledź bieżącą pracę, aby pomóc w sposób ciągły zarządzać i poprawić procesy

Narzędzia BPM również czasami również:

Oferta narzędzia Adaptive Analytics do proaktywnego identyfikacji możliwości procesu biznesowego.

Oferuj szablony do konkretnych procesów biznesowych lub przepływów pracy.

Oferuj narzędzia do testowania A / B przed rozpoczęciem procesów biznesowych - zwłaszcza w przypadku dużych zmian, które wymagają zarządzania zmianami.

Śledź nowe procesy, aby zapewnić, że członkowie zespołu używają ich prawidłowo, i egzekwować zmianę, jeśli nie są.

Popraw wydajność i skuteczność w swojej firmie

Koordynuj plany, projekty i procesy - w całej całej organizacji - zMenedżer zadań UDN. . Menedżer zadań UDN.jestNarzędzie do zarządzania pracąTo ułatwia automatyzowanie procesów ręcznych i odblokować pracę o wysokiej uderzeniu. Dzięki wspólnym źródłem prawdy możesz wzmocnić każdy zespół, aby skupić się na wykonaniu pracy, która rośnie Twoją firmą.