De beginnersgids voor bedrijfsprocesbeheer (BPM)

Wat is bedrijfsprocesbeheer (BPM)?

Bedrijfsprocesbeheer, of BPM, is de praktijk van het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen. EEN is een reeks taken of activiteiten die uw bedrijf uitvoert om een ​​specifiek doelgroep te bereiken.

Waarom is dit nodig? Na verloop van tijd, zijn uw bedrijfsprocessen - die waarschijnlijk werden gebouwd toen u minder teamleden had of voordat u bepaalde gereedschappen gebruikte - mogelijk verouderd, inefficiënt of inefficiënt geworden. BPM helpt u die processen te analyseren en deze te optimaliseren via beproefde processenverbeteringspraktijken. Vandelingen omvat dit verbeteringen bedrijfsproces zoals het verminderen van knelpunten, het automatiseren van handmatig werk, het optimaliseren en stroomlijnen van inefficiënte processen, of het opnieuw oriënteren van projectdoelen rond specifieke bedrijfsresultaten.

Kritisch, bedrijfsprocesbeheer helpt niet alleen om een ​​efficiëntere of effectieve zaken te maken - het doet beide, tegelijkertijd. Zonder efficiënt te zijn, kunnen effectieve processen meer tijd kosten om te voltooien dan nodig is. Evenzo, wanneer efficiënte processen niet ook zijn geoptimaliseerd voor effectiviteit, kunnen ze snel zijn, maar het verkeerde bereiken. Voor meer informatie over het bereiken van beide, lees dan ons artikel over deverschil tussen efficiëntie en effectiviteit .

Verschillende soorten BPM

BPM richt zich op het verbeteren van processen. Maar er zijn veel processen bij uw bedrijf, dus er zijn extra typen BPM om u te helpen bij de onderkant van deze verbeteringen.

U hoeft niet noodzakelijk deze voorwaarden te gebruiken, maar het begrijpen van de drie verschillende soorten BPM helpt u te weten welke te gebruiken om uw processen te verbeteren.

Human-Centric BPM is bedrijfsprocesbeheer waarbij mensen een integrale component zijn. Er zijn dingen die alleen mensen kunnen doen. In dit geval kunt u geen perfecte efficiëntie en effectiviteit creëren, zelfs als u het probeerde. Dus dit type BPM werkt om mensen te deblokkeren, maakt het zo eenvoudig mogelijk voor hen om de processen te begrijpen en geleidt ze door het proces in realtime.

Voorbeelden van menselijke centrale bedrijfsprocessen:

In dienst nemen.U kunt de vacatures verbeteren, het volgen, verwijzingen hervatten, maar er is een uniek menselijk element om een ​​nieuwe werknemer in dienst te nemen. Vanaf dat eerste telefoonscherm tot het interview van onsite, concentreert het verbeteren van het inhuren van processen op mens-centric BPM

Creatief werk.Je kunt het creatieve proces niet automatiseren. Dit proces vereist een menselijke component - de ontwerpers of copywriters om de creatieve vonk te bieden. In dit geval maakt Human-Centric BPM het eenvoudig om creatief werk te beoordelen en te publiceren, en om creatieverplaatsen op uw team te deblokkeren voor hoog-impact.

Zoals de naam al doet vermoeden, zijn documentgerichte bedrijfsprocessen die waar een document het belangrijkste wordt gemaakt. Denk aan een juridisch document, blogpost of een document dat door meerdere revisie-rondes doorloopt.

Wist u dat de gemiddelde kenniswerknemer schakelt tussen10 Tools tot 25 keer per dag? Integratie-Centric BPM werkt om dat probleem op te lossen. Door integraties tussen hulpmiddelen mogelijk te maken, kunt u een centrale bron van waarheid creëren voor al uw informatie. In plaats van uw hulpmiddelen handmatig bij te werken of door te zoeken via apps voor de gegevens die u nodig hebt, maakt integratie-Centric BPM het gemakkelijk om informatie te vinden en voorkomt dat dingen door de scheuren vallen.

Welk type procesoptimalisatie is geschikt voor jou?

Er zijn verschillende processen om u te helpen bij het optimaliseren van uw bedrijf. Hier is hoe BPM stapelt:

Bedrijfsprocesbeheer versus Workflow Management

Bedrijfsprocesbeheer richt zich op het end-to-end bedrijfsproces. In plaats van op een specifieke workflow te huizen, wil BPM de efficiëntie en effectiviteit in uw organisatie verbeteren.

Een deel van BPM is workflow management. Een workflow is een end-to-end-proces dat teams helpt bij hun doelen te ontmoeten door de juiste mensen op het juiste moment aan te sluiten op de juiste gegevens. Werkstromen organiseren gegevens op een begrijpelijke en herhaalbare manier door zich te concentreren op drie dingen: planning, uitvoering en beoordeling. Een effectieve workflow is een herhaalbaar, duurzaam bedrijfsproces.

Wil je een specifieke workflow verbeteren? Leer hoe u duidelijke, herhaalbare workflows in 7 stappen kunt maken.

Bedrijfsprocesbeheer versus Project Management Office (PMO)

Bedrijfsprocesbeheer is een manier om uw hele proces te evalueren, het ideale proces te modelleren en vervolgens uw werk te verbeteren op basis van dat procesmodel.

Een projectmanagementkantoor (PMO) is ook gericht op het verbeteren van bedrijfsprocessen, maar het gaat er op een iets andere manier over. In plaats van bedrijfsprocessen aan te pakken, steekt een PMO uw organisatie uitProjectmanagement Beste praktijken, definieert om kernprocessen uit te voeren en strategische initiatieven uit te lijnen in de hele organisatie.

Op zoek naar een PMO in plaats van BPM? Leer hoe u projectmanagementconventies instelt en uitlijnen met een projectmanagementkantoor.

Bedrijfsprocesbeheer versus bedrijfsproces automatisering

BPM kijkt naar de zakelijke praktijken van uw organisatie, zoekt dan naar manieren om ze te verbeteren. Dit omvat vaak, maar is niet beperkt tot, handmatige processen automatiseren. Binnen BPM wordt dit bedrijfsproces automatisering (BPA) genoemd.

Business Process Automation is van cruciaal belang omdat we zoveel processen doen in onze dagelijkse levens zijn handleiding: het dupliceren van werk tussen hulpmiddelen, opvolgt de status van werk, of zelfs op zoek naar informatie. U hebt echter geen BPM nodig om handmatige processen te automatiseren. Let in plaats daarvanWerkbeheersingstoolDat biedt werkstroomautomatiseringsfuncties om handmatige processen te stroomlijnen.

Wilt u handmatige processen automatiseren? Aan de slag met automatisering inUdn taakmanagervandaag.

Bedrijfsprocesbeheer versus taak- en projectbeheer

BPM helpt u op het bedrijfsniveau vast te stellen en uit te lijnen. Wanneer u bedrijfsprocesbeheer implementeert, bekijkt u de bedrijfsprocessen van uw hele organisatie en verbetert u ze.

Taak en projectmanagement zijn iets anders. Taakbeheer is voor individuen die hun persoonlijke efficiëntie en effectiviteit willen verbeteren. GoedTaakbeheersoftware, je kunt duidelijkheid op je werk krijgen en je hoogste impact gedaan krijgen.

Zoals de naam suggereert, functioneert projectmanagement op het projectniveau. Projectmanagement is een manier voor teams om werk in een project te organiseren, volgen en uitvoeren. Er zijnVijf fasen van projectbeheer: Projectinitiatie, projectplanning, projectuitvoering, projectprestaties en projectsluiting.

Track, Organize en Beheer Work met Project Management. Om het in actie te zien, probeer danUdn taakmanagervoor projectbeheer vandaag.

De voordelen van BPM

Zonder een groot beeldweergave van uw bedrijfsprocessen, hebt u geen manier om te weten hoe efficiënt en effectief die processen zijn. Met BPM heb je een manier om je bedrijfsprocessen te begrijpen, te analyseren en te verbeteren. Wanneer u een bedrijfsproces modeleert, schetst u uw ideale proces. Als het dan niet op dit moment lijkt, ontdek je waarom, en je verbetert het.

Vergeet niet dat het bedrijfsprocesbeheer geen één-en-gedaan proces is. In plaats daarvan is het een voortdurende inspanning om uw processen te evalueren en te verbeteren. Dientengevolge kunt u zinvolle procesverbeteringen, verhoogde efficiëntie en effectiviteit en gemakkelijker manieren voor teamleden rijden om hun doelen sneller en met minder moeite te bereiken.

BPM:

Kaarten en verbetert uw processen

Automatiseert waar mogelijk processen

Vermindert afval

Elimineert knelpunten

Snijdt op fouten

Verbetert de efficiëntie en effectiviteit

Genereert betere services en producten

Leidt tot een betere klanttevredenheid

Stroomlijnt inefficiënties

Zorgt ervoor dat uw bedrijfsprocessen duidelijk bijdragen aan bedrijfsresultaten

Bedrijfsprocesbeheer is niet alleen effectief voor grote, bedrijfsorganisaties - zelfs kleine teams kunnen profiteren. Als u een bedrijfsstrategie heeft met belangrijke bedrijfsdoelstellingen, helpt BPM u de processen te optimaliseren en deze doelstellingen te bereiken.

5 stappen naar bedrijfsprocesbeheer

Bedrijfsprocesbeheer helpt u inefficiënties te verminderen en bedrijfsprocessen te optimaliseren. Volg deze vijf stappen om aan de slag te gaan:

1. Analyseren

Voordat u uw processen optimaliseert, moet u eerst begrijpen wat ze zijn. De eerste stap van BPM is analyseren - hoewel het soms de ontwerpstap wordt aangeduid. Neem tijdens deze stap een kijkje op je huidige bedrijfsprocessen en kaart in kaart om te eindigen. Op dit punt levert u geen wijzigingen in uw bedrijfsprocessen; Je begrijpt gewoon wat ze zijn.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je bij een klein bedrijf werkt. U wilt de manier verbeteren waarop u zich bezighoudt met uw klanten. Om te beginnen met het verbeteren van de klantervaring via BPM, analyseert u wat u momenteel doet. Hoe worden tickets ingediend? Wie reageert? Wat gebeurt er wanneer een ander team dan het klantenserviceteam moet worden betrokken? Hoe snel ga je terug naar klanten? Wat is hun tevredenheidspercentage? Wat is de meest recente NPS-score? Gebruik je een CRM? Het beantwoorden van deze vragen helpt een volledig beeld van uw klantervaringsproces te schilderen.

2. Model

Nu u het proces van start tot afwerking begrijpt, model dan waar het er echt uit moet zien. Idealiter hebt u inefficiënties geïdentificeerd tijdens de analysefase die u kunt trimmen of plaatsen waar werk knelpunten is. Model het ideale proces en de stroom van gegevens, zodat u het in de volgende stap kunt implementeren.

Om terug te keren naar ons voorbeeld, heeft één grote blokker uw team reacties van mensen die niet op het klantenserviceteam zijn, omdat ze een ander hulpmiddel gebruiken. Uw klantenservice-leden besteden veel tijd door met het handmatig kopiëren van informatie van het ene tool naar de andere. Om deze workflows te stroomlijnen en te automatiseren, besluit u uw CRM te integreren met uwWerkbeheersingstool. Nu je begrijpt wat je wilt, het proces eruit zien, model het gedrag dat je wilt zien voordat je het implementeert.

3. Implementeer

Tijdens de implementatie Step-Soms genoemd de Execute Step-Steek uw model in actie. Zoals u het doet, brengt statistieken op voor succes of falen, om te evalueren of dit proces beter is dan degene die u al had op zijn plaats.

Afhankelijk van de reikwijdte van de verandering, gebruik eenVerander managementprocesOm dit uit te rollen, vooral als het een nieuwe technologie of systeem is dat uw team niet bekend is. Gelukkig hebben we je gedekt om ons artikel te lezen6 stappen om een ​​succesvolle veranderingsproces te bouwen .

Om door te gaan met ons voorbeeld, hebt u het ideale gedrag gemodelleerd tussen uw werkmanagement en CRM-tool. Nu implementeert u een integratie-centraal bedrijfsprocesbeheermodel om dit te doen. Met effectieve integraties tussen uw twee gereedschappen kan uw klantenserviceteam handmatig overhandigen van het ene tool naar het andere en meer tijd besteden aan het doen van wat ze het beste doen: uw klanten bedienen.

4. Monitor

Zodra u nieuwe processen hebt geïmplementeerd, bewaakt u ze om te zien hoe goed ze doen. Zijn deze nieuwe processen eigenlijk verbeterde knelpunten en inefficiënties? Zijn mensen die ze gebruiken? Soms doen dingen die er goed uitzien op papier - of doen ze zelfs goed tijdens een kleine test - werken niet tijdens een organisatie-brede uitrol. Als dat het geval is, trek dan de uitrol terug of denk aan draaiing aan iets anders. Door deze processen te bewaken, kunt u eventueel proactief identificeren en erop springen.

Bijvoorbeeld, na het uitrollen van een nieuwe integratie tussen hulpmiddelen voor uw klantenserviceteam, volgt het gebruik van gereedschap. Zijn mensen die de integratie gebruiken? Heeft het aantal handmatige werk gedaan door uw klantenteam? Zo niet, organiseer extra trainings- en inschrijvingssessies om de adoptie aan te moedigen.

5. Optimaliseer

Tijdens het optimaliseren van Step-SOCALE genaamd Automate-Doorgaan om uw bedrijfsproces te tweaken en te verbeteren. Zelfs als het proces dat u hebt geïmplementeerd perfect, zoek dan naar extra inefficiënties of handmatige processen om te verbeteren. Dit is ook waar bedrijfsproces automatisering in het spel komt. BPA is het proces van het automatiseren van bedrijfsprocessen om ze efficiënter te maken en handmatig werk te verminderen.

Om terug te keren naar het voorbeeld van onze klantenservice, wilt u nu automatisch updates duwen tussen uw twee gereedschappen, in plaats van het klantenserviceteam handmatig de integratie initiëren. Of, zoek naar aangrenzende activiteiten om te automatiseren. Maak bijvoorbeeld een regel om automatisch een feedback-e-mail van de klant te verzenden nadat een ticket is gesloten, om de werkzaamheid van de klantenservice te peilen en de processen verder te gaan.

Wat is bedrijfsprocesbeheersoftware?

BPM-software is technologie die is gemaakt om u te helpen bij het kaart van de kaart en het vastleggen van bedrijfsprocessen. Deze technologieën typisch:

Kaartstroom, bestaande processen

Model ideale processen

Help u processen te automatiseren

Volg het lopende werk om u te helpen de processen voortdurend te beheren en te verbeteren

BPM-gereedschappen Soms ook:

Aanbieding van adaptieve analyse-instrumenten om bedrijfsprocessen proactief te identificeren.

Biedt sjablonen voor specifieke bedrijfsprocessen of workflows.

Biedt gereedschappen voor A / B-testen voordat u bedrijfsprocessen uitrolt - vooral voor grote wijzigingen die wijzigingsbeheer vereisen.

Volg nieuwe processen om te zorgen dat teamleden ze correct gebruiken en de verandering afdwingen als ze dat niet zijn.

Verbeter de efficiëntie en effectiviteit in uw bedrijf

Coördineren van plannen, projecten en processen - over uw hele organisatie-metUdn taakmanager . Udn taakmanageris eenWerkbeheersingstoolDat maakt het gemakkelijk om handmatige processen te automatiseren en high-impact te maken. Met een gedeelde bron van waarheid, kunt u elk team in staat stellen zich te concentreren op het uitvoeren van het werk dat uw bedrijf groeit.