La Guía del Principiante de Gestión de Procesos de Negocios (BPM)

¿Qué es la gestión de procesos de negocios (BPM)?

La gestión de procesos de negocios, o BPM, es la práctica de analizar y mejorar los procesos de negocios. A Es una secuencia de tareas o actividades que su empresa realiza para lograr un objetivo organizativo específico.

¿Por qué es necesario esto? Con el tiempo, sus procesos de negocios, que probablemente se construyeron cuando tenían menos miembros del equipo o antes de usar ciertas herramientas, pueden haberse vuelto obsoletas, ineficientes o ineficaces. BPM le ayuda a analizar esos procesos y optimizarlos a través de las prácticas de mejora de procesos probados y verdaderos. A menudo, esto incluye mejoras en el proceso de negocios, como reducir los cuellos de botella, la automatización del trabajo manual, la optimización y la racionalización de procesos ineficientes, o reorientando los objetivos del proyecto en torno a los resultados de negocios específicos.

De manera crítica, la gestión de procesos de negocios no solo ayuda a crear un negocio más eficiente o efectivo, a ambos, al mismo tiempo. Sin ser eficientes, los procesos efectivos pueden tomar más tiempo para completar de lo necesario. De manera similar, cuando los procesos eficientes también están optimizados para la efectividad, pueden ser rápidos, pero lograr lo incorrecto. Para obtener más información sobre cómo lograr ambos, lea nuestro artículo sobre elDiferencia entre la eficiencia y la eficacia. .

Diferentes tipos de BPM

BPM se enfoca en mejorar los procesos. Pero hay muchos procesos en su empresa, por lo que hay tipos adicionales de BPM para ayudarlo a llegar al fondo de estas mejoras.

No necesariamente necesita usar estos términos, pero la comprensión de los tres tipos diferentes de BPM le ayuda a saber cuál para usar para mejorar sus procesos.

BPM centréticamente humano es la gestión de procesos de negocios donde las personas son un componente integral. Hay cosas que solo las personas pueden hacer. En este caso, no puede crear una eficiencia y efectividad perfecta, incluso si lo intentó. Entonces, este tipo de BPM funciona para desbloquear a los humanos, hacerlo lo más fácil posible para que comprendan los procesos, y los guía a través del proceso en tiempo real.

Ejemplos de procesos de negocios centrados en el humano:

Contratación.Puede mejorar las publicaciones de trabajo, reanudar el seguimiento, las referencias, pero hay un elemento humano único para contratar a un nuevo empleado. Desde esa primera pantalla telefónica a la entrevista en el sitio, mejorar los procesos de contratación se centra en los BPM centítricos humanos

Trabajo creativo.No puedes automatizar el proceso creativo. Este proceso requiere un componente humano, los diseñadores o redactores para proporcionar la chispa creativa. En este caso, la BPM centrada en el humano hace que sea fácil revisar y publicar un trabajo creativo, y para desbloquear creativos en su equipo para un trabajo de alto impacto.

Como su nombre sugiere, los procesos de negocios centrados en el documento son aquellos en los que se está creando un documento. Piense en un documento legal, la publicación del blog o cualquier documento que pase por múltiples rondas de revisión.

¿Sabías que el trabajador de conocimiento promedio cambia entre10 herramientas hasta 25 veces al día? La integración centrada en BPM trabaja para resolver ese problema. Al habilitar las integraciones entre herramientas, puede crear una fuente central de verdad para toda su información. En lugar de actualizar manualmente sus herramientas o buscar a través de aplicaciones para los datos que necesita, la integración centrada con BPM hace que sea fácil encontrar información y evita que las cosas caigan a través de las grietas.

¿Qué tipo de optimización de procesos es adecuada para usted?

Hay una variedad de procesos para ayudarlo a optimizar su negocio. Aquí es cómo BPM apila:

Gestión de procesos de negocios vs. gestión de flujo de trabajo

La gestión de procesos de negocios se centra en el proceso de negocio de extremo a extremo. En lugar de estar en un flujo de trabajo específico, BPM pretende mejorar la eficiencia y la eficacia en toda su organización.

Parte de BPM es la gestión del flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es un proceso de extremo a extremo que ayuda a los equipos a cumplir sus objetivos al conectar a las personas adecuadas a los datos correctos en el momento adecuado. Los flujos de trabajo organizan datos de manera comprensible y repetible centrándose en tres cosas: planificación, ejecución y revisión. Un flujo de trabajo eficaz es un proceso de negocios sostenible y repetible.

¿Buscando mejorar un flujo de trabajo específico? Aprenda cómo crear flujos de trabajo claros y repetibles en 7 pasos.

Oficina de Gestión de Procesos de Negocios vs. Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

La gestión de procesos de negocios es una forma de evaluar su proceso completo, modele el proceso ideal y luego mejora su trabajo en función de ese modelo de proceso.

Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) también se centra en mejorar los procesos de negocios, pero lo hace en una forma ligeramente diferente. En lugar de abordar los procesos de negocios, una PMO alinea a su organizaciónGestión de proyectos Las mejores prácticas., define para ejecutar procesos centrales, y alinea las iniciativas estratégicas en toda la organización.

¿Buscas un PMO en lugar de BPM? Aprenda cómo configurar y alinear las convenciones de administración de proyectos con una oficina de administración de proyectos.

Gestión de procesos de negocios frente a la automatización de procesos de negocios

BPM analiza las prácticas comerciales de su organización de manera holística, luego busca formas de mejorarlas. Esto a menudo incluye, pero no se limita a, automatizar los procesos manuales. Dentro de BPM, esto se conoce como automatización de procesos de negocios (BPA).

La automatización de procesos de negocios es crítica porque muchos procesos que hacemos en nuestras vidas diarias son manuales: trabajos de duplicación entre herramientas, seguimiento del estado del trabajo, o incluso buscando información. Sin embargo, no necesita BPM para automatizar los procesos manuales. En su lugar, busca cualquierHerramienta de gestión de trabajoque ofrece características de automatización de flujo de trabajo para agilizar los procesos manuales.

¿Quieres automatizar los procesos manuales? Comience con la automatización enGestor de tareas UDNhoy dia.

Gestión de procesos de negocios frente a la gestión de tareas y proyectos

BPM le ayuda a establecer y alinear los procesos a nivel de negocio. Cuando implemente administración de procesos de negocios, está mirando los procesos de negocios de su organización completa y mejorando.

La tarea y la gestión de proyectos son ligeramente diferentes. La gestión de tareas es para que las personas que buscan mejorar su eficiencia y eficacia personal. Con buenaSoftware de gestión de tareas, puede obtener claridad en su trabajo y hacer su trabajo de mayor impacto.

Como su nombre indica, funciones de gestión de proyectos a nivel de proyecto. La gestión de proyectos es una forma de que los equipos organicen, rastreen y ejecuten trabajo dentro de un proyecto. HayCinco fases de gestión de proyectos.: Iniciación del proyecto, planificación de proyectos, ejecución del proyecto, rendimiento del proyecto y cierre del proyecto.

Seguimiento, organice y administre el trabajo con la gestión de proyectos. Para verlo en acción, intenteGestor de tareas UDNPara la gestión de proyectos de hoy.

Los beneficios de BPM

Sin una gran vista de la imagen de los procesos de su empresa, no tiene forma de saber cuán eficientes y efectivos son esos procesos. Con BPM, tiene una manera de entender, analizar y mejorar sus procesos de negocios. Cuando modela un proceso de negocio, describe su proceso ideal. Luego, si actualmente no se ve así, averigüe por qué, y lo mejora.

Recuerde, la gestión de procesos de negocios no es un proceso único y hecho. En su lugar, es un esfuerzo continuo para evaluar y mejorar sus procesos. Como resultado, puede impulsar mejoras significativas en el proceso, un aumento de la eficiencia y la eficacia, y fácilmente formas de que los miembros del equipo logren sus objetivos más rápido y con menos esfuerzo.

BPM:

Mapas y mejora tus procesos.

Automatiza los procesos donde sea posible.

Reduce los residuos

Elimina los cuellos de botella

Reduce los errores

Mejora la eficiencia y la eficacia.

Genera mejores servicios y productos.

Conduce a una mejor satisfacción del cliente

Agiliza las ineficiencias

Asegura que sus procesos de negocio estén aportando claramente a los resultados de negocios.

La gestión de procesos de negocios no es solo efectiva para organizaciones grandes y empresariales, incluso los equipos pequeños pueden beneficiarse. Si tiene una estrategia comercial con objetivos de negocios clave, BPM le ayuda a optimizar los procesos y lograr esos objetivos.

5 pasos para la gestión de procesos de negocios

La gestión de procesos de negocios lo ayuda a reducir las ineficiencias y optimizar los procesos de negocios. Para empezar, siga estos cinco pasos:

1. analizar

Antes de optimizar sus procesos, primero debe entender lo que son. El primer paso de BPM está analizado, aunque a veces se le conoce como la etapa de diseño. Durante este paso, eche un vistazo a sus procesos de negocios actuales y mapee fin al final. En este punto, no está haciendo ningún cambio en sus procesos de negocios; Simplemente estás entendiendo lo que son.

Por ejemplo, imagina que trabajas en una pequeña empresa. Quieres mejorar la forma en que te involucras con tus clientes. Para comenzar a mejorar la experiencia del cliente a través de BPM, analice lo que hace actualmente. ¿Cómo se archivan los boletos? ¿Quién responde? ¿Qué sucede cuando un equipo que no sea el equipo de servicio al cliente necesita involucrarse? ¿Qué tan rápido vuelves a los clientes? ¿Cuál es su tasa de satisfacción? ¿Cuál es el puntaje NPS más reciente? ¿Usas un CRM? Responder a estas preguntas ayuda a pintar una imagen completa de su proceso de experiencia de cliente.

2. Modelo

Ahora que entiende el proceso de principio a fin, modelo de lo que debería ser realmente. Idealmente, ha identificado ineficiencias durante la fase de analización que puede recortar, o lugares donde el trabajo está siendo cuello en cuello. Modelo El proceso ideal y el flujo de datos, por lo que puede comenzar a implementarlo en el siguiente paso.

Para volver a nuestro ejemplo, un gran bloqueador que tiene su equipo es obtener respuestas de las personas que no están en el equipo de servicio al cliente, ya que usan una herramienta diferente. Los miembros de su servicio al cliente pasan mucho su tiempo copiando manualmente información de una herramienta a otra. Para agilizar y automatizar estos flujos de trabajo, decide integrar su CRM con suHerramienta de gestión de trabajo. Ahora que entiende lo que desea que se vea el proceso, modele el comportamiento que desea ver antes de implementarlo.

3. Implementar

Durante la etapa de implemento, a veces llamada el paso de ejecución, ponga a su modelo en acción. Como lo hace, establezca métricas para el éxito o el fracaso, para evaluar si este proceso es mejor que el que ya tenía en su lugar.

Dependiendo del alcance del cambio, use unproceso de gestión de cambiosPara eliminar esto, especialmente si es una nueva tecnología o sistema, su equipo no está familiarizado. Por suerte, te tenemos cubierto, leíles nuestro artículo sobre6 pasos para construir un proceso de gestión de cambios exitoso .

Para continuar con nuestro ejemplo, ha modelado el comportamiento ideal entre su gestión de trabajo y la herramienta CRM. Ahora, implementa un modelo de gestión de procesos de negocios centrados en la integración para hacer esto. Con integraciones efectivas entre sus dos herramientas, su equipo de servicio al cliente puede detenerse manualmente la información de una herramienta a otra y pasar más tiempo haciendo lo que hacen mejor: sirviendo a sus clientes.

4. Monitor

Una vez que haya implementado nuevos procesos, controlarlos para ver qué tan bien están haciendo. ¿Estos nuevos procesos realmente mejoran los cuellos de botella e ineficiencias? ¿Las personas las usan? A veces, las cosas que se ven bien en el papel, o incluso lo hacen bien durante una pequeña prueba, no funcionan durante un despliegue de una organización. Si ese es el caso, retire el despliegue o considere pivotar a otra cosa. Al monitorear estos procesos, puede identificar proactivamente cualquier problema y saltarlos si es necesario.

Por ejemplo, después de desplegar una nueva integración entre herramientas para su equipo de servicio al cliente, monitorear el uso de la herramienta. ¿Las personas están usando la integración? ¿Ha disminuido la cantidad de trabajo manual realizado por el equipo de su cliente? Si no, alberga sesiones adicionales de capacitación y habilitación para fomentar la adopción.

5. Optimizar

Durante el paso de optimización, a veces llamado Automate-Continue para modificar y mejorar su proceso de negocio. Incluso si el proceso que implementó trabajó perfectamente, busque ineficiencias adicionales o procesos manuales para mejorar. Esto también es donde entra en juego la automatización de procesos de negocios. BPA es el proceso de automatización de procesos de negocios para hacerlos más eficientes y reducir el trabajo manual.

Para volver a nuestro Ejemplo de servicio al cliente, ahora desea presionar automáticamente las actualizaciones entre sus dos herramientas, en lugar de que el equipo de servicio al cliente inicie manualmente la integración. O, busque actividades adyacentes para automatizar. Por ejemplo, cree una regla para enviar automáticamente un correo electrónico de retroalimentación del cliente después de que se cierre un boleto, para evaluar la eficacia del servicio al cliente y continuar mejorando los procesos en la carretera.

¿Qué es el software de gestión de procesos de negocios?

El software BPM es la tecnología creada para ayudarlo a mapear y capturar procesos de negocios. Estas tecnologías típicamente:

Mapa actual, procesos existentes.

Modelo de procesos ideales.

Ayudarte a automatizar los procesos.

Seguimiento de trabajo continuo para ayudarlo a administrar y mejorar continuamente los procesos.

Herramientas de BPM a veces también:

Ofrecer herramientas de análisis adaptativo para identificar de manera proactiva las oportunidades de proceso de negocios.

Oferta de plantillas para procesos de negocios específicos o flujos de trabajo.

OFRECE HERRAMIENTAS PARA LA PRUEBA DE A / B Antes de implementar procesos de negocios, especialmente para grandes cambios que requieren administración de cambios.

Haga un seguimiento de nuevos procesos para garantizar que los miembros del equipo los utilicen correctamente, y haga cumplir el cambio si no lo son.

Mejorar la eficiencia y la eficacia en todo el negocio.

Coordinar planes, proyectos y procesos en toda su organización, conGestor de tareas UDN . Gestor de tareas UDNes unHerramienta de gestión de trabajoEso facilita la automatización de los procesos manuales y desbloquee el trabajo de alto impacto. Con una fuente de verdad compartida, puede capacitar a cada equipo para centrarse en ejecutar el trabajo que crezca su negocio.