Ce que vous devez savoir sur la collecte des exigences

Vous et votre équipe décidez que vous allez acheter un régal à envoyer à l'un de vos membres de votre équipe pour son anniversaire et que vous êtes responsable de la choisir.

Vous vous êtes installé sur une boîte de biscuits gastronomiques et avons fait l'achat. Mais maintenant, quelqu'un a mentionné que votre membre de l'équipe ne mange pas de gluten. Soupir. Vous êtes de retour à la planche à dessin. Ensuite, vous commandez un délicieux gâteau au chocolat sans gluten. Mais alors? Vous découvrez que votre membre de l'équipe n'aime pas le chocolat - elle préfère beaucoup le gâteau à la carotte.

On y va encore une fois. Vous devez commander un autre régal.

Devenir frustré (et mangeant tous ces friandises supplémentaires)? Nous ne vous blâmons pas. C'est l'un des nombreux exemples de la suite d'exigences efficaces.

Qu'est-ce que les exigences collaborent à la gestion de projet?

Les exigences La collecte est le processus de détermination de ce que vos projets doivent atteindre et ce qui doit être créé pour que cela se produise.

Vous connaissez probablement le fait que tout le monde a leur propreHypothèses de projets communsà propos de quoi unprojetdevrait inclure. Grâce à la collecte des exigences, vous collectez des informations sur les parties prenantes d'un projet pour obtenir une compréhension adéquate sur la manière dont un projet devrait fonctionner - avant de commencer le travail.

Les exigences du projet sont généralement divisées en deux catégories:

Ajoutons une certaine clarté avec un exemple de travail. Imaginez que votre équipe est responsable de la construction d'un nouveau portail d'applications d'emploi pour votre entreprise. Grâce au processus de collecte des exigences, vous vous connectez avec différentes parties prenantes - l'équipe de direction, l'équipe des ressources humaines, etc. - pour comprendre tout ce que votre portail d'application devrait inclure:

Pensez aux exigences de collecte de vos chances de collecter toutes les différentes pièces à inclure afin que votre projet fini ne respecte pas seulement les attentes, mais les dépasse.

Pourquoi les exigences sont-elles gagnées importantes?

La collecte et l'analyse des exigences peut sembler une formalité inutile, en particulier lorsque vous et votre équipe souhaitaient sombrer vos dents dans le projet.

Cependant, l'obtention d'une poignée sur les exigences d'un projet est une étape cruciale pour plusieurs raisons. Voici ce qui peut arriver quand vous ne prenez pas le temps de les comprendre:

Les projets sont à court d'attentes: Si vous ne savez pas ce que vous travaillez, il est assez difficile de le réaliser.47% des objectifs de projet non satisfaitsattache à la mauvaise gestion des exigences.

Combinez tous ces éléments et vous avez le risque le plus effrayant de tous: échec du projet.Exigences de projet mal géréessont l'une des principales causes de l'échec du projet.

Quel est le processus de collecte des exigences?

Les exigences du projet de collecte peuvent se sentir accablantes, mais il n'a pas besoin d'être trop compliqué - surtout si vous le cassez en trois étapes.

Étape 1: Sollicitez des exigences des parties prenantes

Commencez par identifier les parties prenantes du projet et comprendre ce qu'ils pensent que le projet doit traiter ou inclure.

Par exemple, l'équipe de leadership pense peut-être que votre portail d'emploi devrait inclure des vidéos et des informations sur votre culture et l'équipe des ressources humaines souhaite suivre chaque point de contact avec un candidat. Ce sont toutes des choses importantes à prendre en compte lorsque vous créez votre plan de projet.

C'est l'une des étapes les plus difficiles du processus de collecte des exigences et on peut parfois avoir envie de tirer des dents. Cependant, il existe de nombreux outils différents que vous pouvez utiliser pourRecueillir cette informationde manière ciblée et utile, y compris:

Étape n ° 2: Documenter les exigences

Une fois que vous avez recueilli vos exigences de projet, vous devez les documenter dans un document concis et bien organisé.

Ce document assure la responsabilité et donne à chacun une source d'information unique sur les objectifs de votre projet. Ne vous inquiétez pas - nous allons creuser à quel point un document d'exigence de projet devrait ressembler un peu plus tard.

Étape n ° 3: confirmation de la compréhension des exigences

Une fois que vos exigences de projet sont documentées, ne présumez pas que tout le monde a une compréhension partagée.

Au lieu de cela, partagez les exigences documentées avec toutes les parties prenantes du projet afin de garantir que tout le monde est sur la même page avant le début du projet. Si quelque chose a été ignoré ou mal compris, il vaut mieux savoir maintenant.

Quels sont les défis des exigences de collecte?

La formule du processus de collecte des exigences est assez simple. Cependant, de nombreuses équipes rencontrées dans des barrages routiers lors de l'essai de comprendre les exigences d'un projet. Celles-ci peuvent inclure (mais ne sont pas limitées à):

Le processus de collecte des exigences n'est pas sans son hoquet, mais cela vaut toujours la peine de vous assurer de faire des projets réussis.

Y a-t-il des meilleures pratiques pour la nécessité de collecter des techniques?

Parlons de la majeure partie du processus: rassemblons effectivement les exigences. Comme nous l'avons mentionné dans la section précédente, cela peut se sentir difficile.

Heureusement, il y a quelques conseils que vous pouvez mettre en jeu pour collecter et comprendre les exigences d'un projet d'une manière à la fois efficace et efficiente.

1. Réessayez l'objectif du projet

Toutes vos exigences de projet sont communes: elles soutiennent votre objectif de projet plus large. Ainsi, assurez-vous de réitérer cet objectif à chaque fois que vous discutez des exigences.

Collant avec notre exemple de portail d'application d'emploi, quel est votre objectif principal dans le lancement de ce portail? Veux-tu:

Connaître votre objectif de base vous donnera le contexte dont vous avez besoin pour comprendre quelles exigences devraient prendre la priorité - et pourra peut-être être reportée.

2. Concentrez-vous sur les bonnes parties prenantes

Vous voulez vous assurer de vous connecter avec suffisamment de personnes pour avoir une vue bien équilibrée des exigences de votre projet. Mais l'ouvrant à tout le monde peut être à la fois accablant et déroutant.

En ce qui concerne la collecte des exigences, restez concentré sur les principales parties prenantes du projet. Qui sont les personnes ou les équipes qui seront directement touchées par ce projet? Ce sont les personnes que vous devriez parler.

3. laisser suffisamment de temps

Les exigences de rassemblement ne seront pas rapidestâche, et il ne sera probablement pas un événement ponctuel. Les parties prenantes penseront à des choses qu'ils ont oublié de mentionner et vous penserez aux questions que vous avez oublié de demander.

Pour cette raison, assurez-vous de construire suffisamment de temps pour le processus de collecte des exigences. Cela vous donnera la salle de respiration dont vous avez besoin pour faire un travail approfondi, sans vous sentir pressé pendant le temps.

4. Résumez et confirmez votre compréhension

Les hypothèses peuvent être dangereuses, surtout en ce qui concerne les exigences du projet. Vous pourriez penser que vous savez ce qu'est unpartie prenanteou une équipe demande, seulement pour savoir que vous étiez sur le mauvais chemin lorsque vous avez déjà des heures difficiles dans le projet.

Il ne fait jamais de mal de confirmer votre compréhension. Quand quelqu'un mentionne une exigence, résumez ce qu'ils ont partagé avec vous. C'est un élément important d'actifécoute, qui est utile dans une variété de contextes - y compris la collecte des exigences. Ce résumé rapide leur donne la possibilité de confirmer votre direction ou de vous corriger avant de commencer.

Même si vous faites tout ce que vous pouvez pour collecter des exigences aussi précisément que possible, des surprises et des erreurs de communication peuvent encore se produire. C'est pourquoi unApproche agile(ou la collecte des exigences agiles) peut être si utile, car elle vous donne des intervalles réguliers pour réévaluer et apporter des ajustements nécessaires.

Top Conseils pour écrire un document d'exigences

documents relatifs aux exigences du projet peuvent aller de Concise-téléavertisseurs à un des documents longs. Dans sa forme de base, votre document d'exigences devrait inclure:

Mais, qu'est-ce que vous devez savoir pour le remplir avec succès? Voici quelques conseils pour garder à l'esprit.

1. Évitez le jargon

Ce document ne concerne pas seulement l'enregistrement de vos besoins. Il devrait également vous donner un outil pour les gérer efficacement. Pour que cela soit possible, les exigences doivent être très clair. Évitez le jargon, les acronymes et autres phrasés complexes et les choses état aussi clairement que possible.

2. Utilisez un modèle créé

Création d'un modèle pour votre document d'exigences fait gagner du temps et assure que votre information est organisée et facile à digérer. De plus, il est un cadre prévisible que les parties prenantes peuvent se familiariser avec, ce qui le rend plus facile pour eux d'examiner et de commenter.

3. Inviter les autres à examiner le document

En parlant de commentaires, gardez à l'esprit que les exigences de collecte n'est pas quelque chose que vous faites seul - beaucoup d'autres sont impliqués dans le processus. Ils ne doivent pas seulement jouer un rôle actif lors de la collecte des besoins, mais aussi de les revoir. Partagez votre document avec eux afin qu'ils puissent fournir des commentaires et confirmer que tout le monde a la bonne compréhension.

Y at-il des outils de collecte des besoins disponibles?

A partir de cartes mentales ou des diagrammes de processus pour des enquêtes ou des témoignages d'utilisateurs, il ne manque pas d'outils que vous pouvez utiliser pour recueillir de meilleures caractéristiques du produit.

Du côté de la technologie, il y a aussi beaucoup de logiciels qui peuvent prendre la douleur et la pression surla collecte des exigences. Par exemple, une plate-forme de gestion de travail collaboratif commeGestionnaire de tâches UDNva vous aider:

Cela signifie que vous saurez exactement ce qui est nécessaire d'un projet et avoir la visibilité dont vous avez besoin pour vous assurer de vérifier ces boîtes.

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