Demystifying קבוצות תהליך PMBOK

באופן כללי, פרויקטים דורשים חמישה קבוצות תהליך - ייזום,תִכנוּן, ביצוע, ניטור ובקרה, וסגירה. אלה ידועים בשםPMBOK ( ניהול פרוייקטגוף של ידע) קבוצות תהליך. למרות שימוש נרחב, צורה זו של ניהול התהליך יכול לעתים קרובות להיות מבלבל למנהלים וחברי צוות אשר חדשיםניהול פרויקטים רשמי .

הנה סקירה כללית של מה קבוצות התהליך וכיצד בהצלחה לשלב אותם בפרויקטים שלך.

מבוא לתוך קבוצות תהליך PMBOK ותחומי ידע

ה מכון ניהול פרויקטים (PMI)נוצר אתPMBOK (ניהול פרויקטים של ידע של ידע). הוא מורכב מהנחיות, נוהלי מומלצים, עקרונות סטנדרטיים ומינוחים משותפים לניהול פרויקטים.

התוכן של PMBOK יחזידו בתחילה בספר שנקרא"מדריך לניהול הפרויקט של הידע"(הידוע בדרך כלל כמדריך PMBOK), בשנת 1996. המהדורה השישית של מדריך זה שוחרר בשנת 2017, ואתהמהדורה השביעיתהואצפוי בשנת 2023. .

מדריך PMBOK מחבק אגישה מבוססת התהליך ל פּרוֹיֶקטהַנהָלָה. זה שובר ניהול פרויקטים לתוך 49 תהליכים, אשר מקובצים לאחר מכן תחת קבוצות תהליך PMBOK ותחומי ידע.

תחשוב על קבוצות תהליך כמו מה שאתה צריך לעשות ואת אזורי הידע כמו מה שאתה צריך לדעת. אלה באים יחד בפורמט מטריקס כדי להקיף את 49 תהליכים בודדים. התהליכים מצטלבים עם כל קבוצת תהליך בצורה כזו שלכל אחד מ -49 התהליכים נופל תחת אזור ידע אחד וקבוצת תהליך אחת.

מהן קבוצות התהליך של PMBOK?

קבוצות תהליך PMBOK הן:

יוזם

קבוצת התהליך היוזמת היא בדרך כלל כאשר אישר פרויקט רשמית והוקצה למנהל פרויקטים. הקבוצה כוללת שני תהליכים ראשוניים: פיתוחשכר הפרויקטוזיהוי בעלי העניין של הפרויקט.

שתי התוצאות של קבוצת תהליך זה הן מסמך אמנת הפרויקט ואתבעל ענייןלהירשם. בעל עניין רשימות של בעלי העניין, אשר בעלי העניין של הפרויקט הם, מה שהמוקד שלהם בפרויקט הוא, ומה הם מצפים לגבי תדירות וצורה של תקשורת.

אמנת הפרויקט צריכה לכלול את המקרה העסקי עבור הפרויקט (מדוע יש להשלים), כמו גם סקירה כללית של הפרויקטתְחוּם, תוצרים, מטרות.

בדרך כלל, אמנת הפרויקט תכלול גם:

תִכנוּן

קבוצת התכנון היא הגדולה ביותר מחמשת קבוצות התהליכים, המורכבת מ -24 תהליכים בסך הכל. קבוצה זו של תהליכים נועדה לעזור לך לתכנן את הפרויקט כולו בפירוט, מן היקף, לוח הזמנים, ואת התקציב, דרך כיצד תוכלו לנהל את בעלי העניין מפתח. התוצאה העיקרית של שלב תכנון זה היאתוכנית ניהול פרויקטים(PMP).

עבור פרויקטים גדולים יותר, PMP עשוי להיות תת תוכניות כדי עוד מתאר חלק מהאזורים הקריטיים, כגוןלוח הזמנים של הפרויקטאוֹאיכותהַנהָלָה. עבור פרויקטים קטנים יותר, תהליכים עשויים פשוט להיות מכוסה סעיפים נפרדים או בשרים בנספח.

PMP הוא "מסמך חי", המתעדכן ומתוקן לאורך כל הפרויקט כשם שינויים.

מְבַצֵעַ

קבוצת ההוצאה היא שבה רוב הפעולה מתרחשת בפרויקט. זה גם המקום שבו רוב התקציב הוא בילה והיכן מתוצרת הפרויקט בפועל מיוצרים.

קבוצת תהליך ההוצאה כוללת עשרהתהליכי ניהול פרויקטים. הוא ממוקד בעיקר סביב ניהול פעילויות הפרויקט ומשימות כדי להבטיח התקדמות מתרחשת, תקשורת מתרחשות,לְהִסְתָכֵּןהתגובות מיושמות, והבעלי העניין מתאימים.

התפקיד המשמעותי ביותר למנהל הפרויקט במהלך שלב זה הוא בימוי וניהול של עבודות הפרויקט וניהול הידע של הפרויקט (תיעוד דרישות, דקות מפגש, לקחים). אחריות אופיינית אחרת של מנהל הפרויקט כוללות רכישת משאבי פרוייקט, פיתוח וניהול של צוות הפרויקט, וניהול תקשורת.

שליטה וניטור

קבוצת תהליך השליטה והניטור היא השנייה בגודלה, המכילה שנים עשר תהליכי הפרויקט. תהליכים אלה מתרחשים לאורך כל הפרויקט והם נמצאים במקום כדי לוודא שיש פיקוח מספיק. זה גם יעזור לזהות ולהקטין כל בעיות פוטנציאליות.

באופן בלתי נמנע, משהו בלתי צפוי יבוא במהלך מחזור החיים הפרויקט. התהליכים בקבוצת תהליך זה נועדו לעזור לך לעדכן את התוכנית, לשנות את הפעילויות של הצוות שלך, ולקבל הכל בחזרה על המסלול.

אחד התהליכים החיוניים בקבוצה זו ניטור בעבודת הפרויקט. זה דורש מעקב של הפרויקט הכולל ואת היבטי המפתח שלה. תהליך זה הוא קריטי להגבלת שיעורים ושגיאות פרויקטים. לעתים קרובות,תוכנת ניהול פרויקטיםמשמש לפקח ולדווח על התקדמות.

סְגִירָה

לקבוצת תהליכי הסגירה יש רק תהליך ראשוני אחד: סגור את הפרויקט או השלב. תהליך זה כולל הבטחת הלקוח קיבל את כל שלב סופי או פרויקט תוצרים. תיעוד צריך גם להסתיים ומאוחסנים וכל קצוות רופפים של הפרויקט או שלב צריך להיות קשור.

בחירת המתודולוגיות שלך עםמנהל המשימות של UDN.

ישנן דרכים רבות ושונות לנהל ולארגן פרויקט. מתודולוגיות מסורתיות כמו מפל נועדו לשכב כלמְשִׁימָהבסדר רציף לפני ביצוע ביצוע הפרויקט. בתחילה, זו היתה המתודולוגיהתהליכי PMBOK.תוכננו בסביבה, ואילו חמשת קבוצות התהליך הוטלו לעתים קרובות כשלבים רציפים.

עם הזמן, אנשים זיהו כי הגישה המובנית לא עובד טוב עבור כל פרויקט. לפעמים יותרמתודולוגיה זריזיכול לעבוד טוב יותר. בדיוק כמו שיטות גדלו ושונו לאורך זמן, כך ישתהליכי PMBOK.. הם התאימו לעבוד עם רבים המיינסטריםמתודולוגיות ניהול פרויקטים. אז, לא משנה מה מתודולוגיה הפרויקט אתה בוחר, אתה עדיין יכול לשלב בהצלחה את קבוצות תהליך PMBOK.

בחירהניהול תהליך תוכנה.התומך מתודולוגיה הפרויקט שלך של בחירה וגם מיישר עם חמש קבוצות תהליך PMBOK הוא חיוני להצלחה הפרויקט.

לְמַרְבֶּה הַמַזָל,מנהל המשימות של UDN.תוכנת ניהול פרויקטים נועד לעזור לך לשלב את קבוצות תהליך PMBOK לתוך הפרויקטים שלך, בין אם אתה משתמש מפל, זריז, או מתודולוגיה אחרת. למה לאנסה את זה בחינם היום ?