תוכנית ניהול פרויקטים: מטרה ודוגמאות
ללא תוכנית ניהול פרויקטים, אתה חייב לשים הרבה דברים בסיכון. לפעמים, פרויקט עושה את כל שלב התכנון ניהול הפרויקט אבל סובל בגלל ביצוע גרוע.
תוכנית קונקרטית פועלת כבסיס לכל פרויקט, ללא תלות בקנה מידה.
יש לנו ארכיון זה מדריך להסביר כיצד ליצור ולעצב יעילתוכנית ניהול פרויקטים .
מהו תוכנית ניהול פרויקטים?
תוכנית ניהול פרויקטים מדגישה כיצד יתבצע הפרויקט, פיקוח, ומשלט, מתחיל מהשלב החנך, והלך כל הדרך למוצר הסופי.
זכור כי תוכנית הפרויקט שלך שואפת להגדיר את השיטה כי הצוות שלך ישתמש כדי לבצע את מובנהתוצרים בזמן .
לשם כך, תוכנית ניהול הפרויקט צריך גם לאידיאלי לכלול תהליך כדי למדוד אתניתוח הביצועים הבסיסי. פעולה זו עוזרת לא רק לזהות את האזורים החלשים במהלך חייו של פרויקט, אבל זה גם מבטיח הצלחה לטווח ארוך הקשורים לפרויקטים עתידיים.
ההבדל בין תוכנית ניהול פרויקטים לבין תוכנית הפרויקט
ההבדל בין תוכנית ניהול פרויקטים לבין תוכנית הפרויקט אינה חתוכה ברורה ככל שתוכל לקוות.
ההבדל בין השניים עשויים לסבול לחלוטין בארגון שאתה עובד איתו.
חברות רבות נראו להשתמש בשני המונחים להחלפה להתייחס לאותה תוכנית.
מצד שני, חברות מסוימות מסווגות אלה שתי תוכניות שונות לחלוטין.
אם אתה מסתכל על שתי התוכניות, הנה הבדלים מסוימים שאתה יכול לציין:
מטרת תוכנית ניהול פרויקטים
מאז אתה הולך להיות ההוצאות כמות הוגנת של זמן ומאמץ יצירת תוכנית הניהול שלך זה הכרחי להבין כמה יסודות.
ישנן מטרות שונות ליצירת תוכנית ניהול. כמה מהם מצורפים להלן. תסתכל!
המטרה הראשונה של יצירת תוכנית ניהול היא ברורה למדי, וזהלתכנן את הפרויקט שלך. כמנהל פרויקטים, לפני שתיכנס לביצוע פרויקט, חשוב לתכנן ולהבין את הפרויקט בשלמותו וכיצד היא תתקדם באמצעות מחזור החיים שלה.
זה גם היתרון של יצירת תוכנית ניהול שאתה יכול לספק מידע להאיר את הפרויקט שלך נותן חסות על איך אתה מתכנןנהל את הפרויקט .
אמנם, יש לציין כי לפעמים הפרויקט נותן חסות בארגון אחר מאשר אחד עובד על הפרויקט, ולכן מידע מסוים בתוכנית הניהול שלך לא תמיד ישים עבורם.
תוכניות ניהול משמשים לעתים קרובות כמדריך לקחת עזרה כאשר בעיות או בעיות להתעורר. בכל פעם שאתם מתעוררים בנושא בפרויקט, אתה כמנהל פרויקט צריך להתייעץ עם תוכנית הניהול שלך.
בעיקרו של דבר היית צריך לכלול כל בעיה כזו בתוכנית הניהול שלך ודנו כיצד לטפל בבעיה אם זה היה להתעורר.
אם, עם זאת, זה לא המקרה תוכנית הניהול אינו מדגיש את הבעיה הספציפית שאתה פונה, אתה צריך לעשות פתק ולהבטיח לכלול אותו בכל תוכנית ניהול בעתיד שאתה יוצר.
רכיבי הליבה של תוכנית ניהול פרויקטים
כל תוכניות הניהול כוללות את כל האלמנטים המגדירים את ניהול הפרויקט שלהם.
עם זאת, רכיבים מסוימים הם תקן למדי עבור כל תוכנית כזו.
נדון בכל אחד מהאלמנטים האלה בתורו.
יש לנו רשום את ההצהרה ההיקף כמו האלמנט הראשון של רשימה של רכיבים עבור תוכנית הניהול שלך סיבה חשובה מאוד.
זה אחדאחריות הליבה של מנהל פרויקטיםכדי להבין את היקף הפרויקט ולהבטיח כי הפרויקט נשאר בתוך גבולות היקף זה.
אחת הסיבות הנפוצות ביותר עבורעיכובים בפרויקטוגדלתקציביםשל פרויקטים היא בגלל היקף היקף.
אתה יכול להשתמש בגישה s.m.a.t.t להגדיר את היקף כדי לוודא כי היקף אתה מגדיר עבור הפרויקט שלך הוא יעיל מאוד מתאים.
לִכאוֹבעומד עלס 'pecific, M , א traineable, R. איליסטי, ו T. אימלי.
א מבנה התפלגות עבודהמגדיר את היבט "מה" בפרויקט.
מבנה התמוטטות העבודה מדגיש את כל האלמנטים פרויקט נדרש להשיג כדי להיחשב הצלחה והוא נעשה בדרך כלל באמצעות תצוגה גרפית המאורגנת עם מספר רב של רמות.
גורמי הצלחה קריטייםהם אלה רכיבים של הפרויקט שלך כי צריך להיות מושגת כדי לראות את הפרויקט שלך הושלמה הצלחה.
מנהלי פרויקטים וצוותים בדרך כלל מגדירים את גורמי ההצלחה הקריטיים שלהם.
מחקרשנערך על אילו גורמים נחשבים להשפיע באופן משמעותי על הצלחת הפרויקט היו הממצאים הבאים:
גורמים נוספים אשר משווים לעתים קרובות גורמי הצלחה קריטיים כוללים:
עם כל פרויקט, המשאב היקר ביותר הוא האנשים המעורבים בפרויקט, ואלה שמרכיבים את צוות הפרויקט שלך, וזהלמה תכנון משאביםבניהול פרויקטים הוא גם חיוני.
תוכנית משאבי אנוש חשובה לא משנה אם אתה מתכנןשְׂכִירָהעובדים חדשים או עבודה עם אנשים שעשית זאת בעבר.
בעת יצירת תוכנית הניהול שלך, ודא שחלק המשאב האנושי כולל את הפעולות הבאות:
5 הטובים ביותר משאבי משאבים אישורים ב 2022
תקשורת היא חיונית עבורשיתוף פעולהושיתוף פעולה הוא הבסיס למשלוח פרויקטים מוצלחים.
בהתאם לפרויקט אתה פועל, ואת אלה המעורבים בו, תוכנית ניהול הפרויקט שלך עשוי להשתנות.
לעתים קרובות, תקשורת גרועה יכולה להוביל לנדודים שלא נענו, תקציבים מורחבים ואת היקף היקף חשש אנחנו כל הזמן להזכיר.
תוכנית תקשורת לא מופנה פשוט בחברי הצוות שלך, אבל צריך גם לשלב כמה פעמים אתה צריך לדבר עם הלקוח שלך ואת בעלי העניין, איזה מצב שלתִקשׁוֹרֶתאתה מתכנן להשתמש וכמה פעמים אתה מתכנן לתקשר.
אחת האחריות הכרחית ביותר של מנהל הפרויקט היא לנהל אתפרויקט מתגבר, ולכן כולל אותם בתוכנית הניהול שלך הוא גם כמעט קריטי.
פרויקט תוצרים הם אלה סחורות או שירותים המיוצרים כתוצאה של הפרויקט שלך, כי אתה מתכוון לספק ללקוח או ללקוח שלך.
כל שעליך לעשות הוא להתאים את התסריט הוא לעתים קרובות מספיק ולכן אתה צריך לנסות לכלול פרטים על התוצרים שלך כולל:
יש ליצור רשימת בעלי עניין ומפותחת עבור תוכנית הניהול לא רק כדי לעקוב אחרמי בעלי העניין שלך הםולפתח את הרשימה אם הם משתנים אבל זה גם מאפשר לך לעקוב אחר תוכנית התקשורת שלך.
אין פרויקט ניתנת בחינם של משאבים כספיים ולכן יצירת תקציב וכולל אותו בתוכנית הניהול הוא חיוני.
התקציב הוא גם אחד גורמי ההצלחה הקריטיים כי מנהלי פרויקטים רבים לשקול להדגיש את ההצלחה של פרויקט מסוים.
פרויקטים מסוימים מוקצים תקציב מההתחלה וזה התפקיד שלך כדי להראות כיצד תקצה את המשאב הזה, פעמים אחרות אתה צריך לספקתוכנית התקציבללקוחות או לבעלי עניין והם יקבעו אם הם הולכים לספק את התקציב שיש לך מתואר.
בהתאם לפרויקט שלך ואת התוכנית שלך, אתה יכול גם לכלול את תוכנית התקציב שלך לתוך מבנה התמוטטות העבודה שלך.
כמו התקציב, שום פרויקט אינו מקבל זמן בלתי מוגבל להיות מועבר. לכן תזמון הפרויקט שלך הוא חיוני מאוד.
לעתים קרובות, זה בעלי העניין החיצוניים הקובעים את תאריכי המסירה עבור הפרויקט.
זה די נפוץ עבור שם כדי להיות שינויים בלוח הזמנים של הפרויקט במהלך מחזור החיים בגלל גורמים מסוימים, זו הסיבה לוח הזמנים דורש ניהול פעיל.
בדוק את זה:
6 תזמון העובדים הטוב ביותר לשימוש ב 2022
זה נפוץ כי כאשר אתהליזום פרויקטאתה מוצא שאתה ידרוש קבלני משנה, יועצים וספקים.
לכן, עליך לוודא שתוכנית הניהול שלך מתאר את אלה:
ניהול של קבלנים חיצוניים הופך למשימה חשובה מאז הם לא מזוהים עם שלךארגון ישירות, ולכן אין לי את אותו כונן או אפילו הבנה של התקדמות או לוח הזמנים של הפרויקט שלך.
רישומי הסיכון הם מסמכים שמזהים סיכונים, כוללים ניתוח סיכונים, וכן תוכניות תגובת סיכונים.
מרשם הסיכון חשוב לא רק במהלך שלב התכנון, אך המסמך משמש לאורך מחזור החיים של הפרויקט כדי לפקח ולשלוט בסיכונים.
לכן, זכור לעשות את שלךתוכנית ניהול סיכונים הפרויקטקל להבין, יש את היכולת להיות מותאם בעת הצורך, והפניה לאורךתהליך הפרויקט .
הגדר את החשיבות של כל סיכון פוטנציאלי לגבי הסתברות והשפעה על הפרויקט שלך.
רוב הארגונים בצע תהליך פשוט כדי להדגיש ולזהות סיכונים ולאחר מכן לבצע רישום סיכון.
הקריטריונים הבאים מודגשים ברשומות הסיכון:
למד על תוכנת ניהול הסיכונים העליונה:
17 תוכנת ניהול הסיכונים הטוב ביותר של 2022
כיצד ליצור תוכנית ניהול פרויקטים?
תוכנית ניהול הפרויקטים נוצרת בהדרגה, וככל שהתוארנו, התוכנית מורכבת מתוכניות רכיבים נפרדות ולכן לא ניתן ליצור עד שכל אחד מהגורמים הפרטיים נעשים.
רוב מרכיבי תוכנית הניהול נוצרים במהלך תהליכים ייחודיים ולכן משולבים אחרת.
אם אנחנו מסתכלים על זה לפימדריך PMBOK, תוכנית הניהול היא תוצר של תהליך תוכנית ניהול הפרויקט.
השתמש במה שאתה כבר צריך לשלב את כל המידע והחומר שלך לתוך תוכנית הניהול שלך.
לכן, למשל, במהלך שלב היזום של מחזור החיים של הפרויקט, אתה צריך כבר לבוא עם סיכום של היקף, תוכנית תקציב קצר, ואת לוח הזמנים שלך מטרות.
לכן, כאשר אתה מתחיל לפתח את תוכנית הניהול באפשרותך להשתמש בהצהרות אלה ולשנות את הרכיבים כדי ליצור מפורט יותרהבנת הפרויקט .
אתה יכול להשתמשמנהל המשימות של UDN.לתהליך תכנון הפרויקט שלך הנה איך
מנהל המשימות של UDN. הוא כלי ניהול פרויקטים עבור צוותים חכמים, אבל לא רק את הפלטפורמה לעזור לך לאורך מחזור החיים של הפרויקט, אבל אתה יכול להשתמשמנהל המשימות של UDN.כדי לסייע לך ביצירת תוכנית הניהול שלך.
מנהל המשימות של UDN. של תצוגת לוח שנהמספק לך מקום לתכנון ותזמון וניהול משאבים.
ה מעקבתכונה מאפשרת לך להגדיר תאריך התחלה וסופי מתוכנן של משימה לפני תחילת הפעילות ולהשוות אותם עם לוח הזמנים המתוכנן.
תכונות התכנון מאפשרות לך למפות את מועדי הפרויקט ולעקוב אחר הכל.
אתה יכול להשתמשמנהל המשימות של UDN. תכונות הפגישה כדי למנוע את תוכנית הניהול שלך לחברי צוות, לקוחות או בעלי עניין. לאחר מכן הם יכולים לציין את המפתחדקות, או ליצור מעקב אחר פעולות והחלטות.
מנהל המשימות של UDN.כמו כן מספק באג ו הוצאות מעקב יכולת, המאפשר לך לעקוב, להקצות, לתעדף ולתקן בעיות עם כלבעיה ניהול תוכנה .
תרשימים Gantt יכול לשמש כלי חזותי כדי לראות את ההתקדמות של ניהול הפרויקט שלך יכול לשמש כדי לפרט את מבנה התמוטטות העבודה שלך.
גַם,מנהל המשימות של UDN.בקרוב יוצא עם תכונה לתכנון התקציב אשר יסייע לך ליצור את התוכניות שלך ולראות אותם דרך.
זה רק קצה ההר, לבדוק את הרשימה המלאה שלתכונותזמין במנהל המשימות של UDN.אתר אינטרנט, כדי לראות כמה מאמץ התכנון שלך יהיה.
סיכום!
הנה לך! זה ממש קרוקס של דברים שאתה צריך לדעת על תחילת העבודה על תוכנית הניהול שלך. התהליך חל גם על מתודולוגיות של תוכניות ומנהלי התוכנית.
אל תשכח לשמור על תצפית עדכונים לפוסט זה. אנו נמשיך לתת לך תובנה מפורטת לכל דרישות התכנון שלך ניהול הפרויקט מתחילתו ועד סופו.
