איך לכתוב סיכום מנהלים, עם דוגמאות
אחד הדברים הטובים ביותרניהול פרוייקטהאם זה מספק דרך לתכנן, לנהל, ולבצע את כל העבודה של הצוות שלך. לעתים קרובות, זה מועיל יש מידע זה זמין במבט אחד. אבל לפעמים, חברי פרוייקט חדשים או בעלי עניין מבצעים רוצים תצוגה פשוטה של הפרויקט שלך. במקום זאת, אתה צריך דרך תמציתית לחלוק את הנקודות העיקריות של הפרויקט - מבלי לאבד את תשומת הלב של הקורא שלך.
הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא עם תקציר מנהלים. אם מעולם לא כתבת סיכום מנהלים, מאמר זה יש כל מה שאתה צריך לדעת לתכנן, לכתוב, ולשתף אותם עם הצוות שלך.
מהו תקציר מנהלים?
תקציר מנהלים הוא סקירה כללית של מסמך. אורך והיקף של סיכום ההנהלה שלך יהיו שונים בהתאם למסמך זה מסכם, אבל באופן כללי סיכום מנהלים יכול להיות בכל מקום בין אחד לשני עמודים. במסמך, אתה רוצה לשתף את כל המידע הקוראים שלך ואת בעלי העניין החשובים צריכים לדעת.
תארו לעצמכם כך: אם בעלי העניין ברמה גבוהה שלך היו רק לקרוא את סיכום ההנהלה שלך, האם יש להם את כל המידע שהם צריכים כדי להצליח? אם כן, הסיכום שלך עשה את עבודתו.
לעתים קרובות תמצא את הסיכומים המבצעים של:
תיקים עסקיים
הצעות פרויקטים
מסמכי מחקר
לימודי הסביבה
סקרי שוק
תוכניות פרוייקט
באופן כללי, ישנם ארבעה חלקים לכל תקציר מנהלים:
התחל עם הבעיה או צריך את המסמך הוא פתרון.
מתאר את הפתרון המומלץ.
להסביר את הערך של הפתרון.
לעטוף עם מסקנה לגבי החשיבות של העבודה.
מהו תקציר מנהלים בניהול הפרויקט?
בניהול פרויקטים, סיכום מנהלים הוא דרך להביא בהירות משתפי פעולה בין תפקודיים, מנהיגות צוות, ובעלי עניין. תחשוב על זה כמו פרויקט "מעלית המגרש"עבור חברי צוות שאין להם זמן או את הצורך לצלול לתוך כל הפרטים של הפרויקט.
ההבדל העיקרי בין סיכום מנהלים בניהול פרויקטים לבין תקציר מנהלים מסורתי יותר בתוכנית עסקית היא כי יש ליצור את הראשון בתחילת הפרויקט שלך - בעוד שהאחרון צריך להיווצר לאחר שתכתבת את התוכנית העסקית שלך. לדוגמה, כדי לכתוב סיכום מנהלים של מחקר סביבתי, היית לקמפל דוח על התוצאות וממצאים לאחר המחקר שלך הסתיים. אבל עבור תקציר מנהלים בניהול הפרויקט, אתה רוצה לכסות את מה הפרויקט הוא שואף להשיג ולמה אלה מטרות החומר.
אותם ארבעה חלקים חלים על סיכום מנהלים בניהול פרויקטים:
התחל עם הבעיה או צריך את הפרויקט הוא פתרון.למה הפרויקט הזה קורה? איזה תובנה, משוב לקוחות, תוכנית המוצר, או צורך אחר גרמו לו להתעורר לחיים?
מתאר את הפתרון המומלץ, או את מטרות הפרויקט.איך הולך הפרויקטפתור את הבעיהאתה הקים בחלק הראשון? מהם מטרות הפרויקט והיעדים?
להסביר את הערך של הפתרון.לאחר שתסיים את הפרויקט שלך, מה יקרה? איך זה ישתפר ולפתור את הבעיה שהקים בחלק הראשון?
לעטוף עם מסקנה לגבי החשיבות של העבודה.זוהי הזדמנות נוספת לחזור מדוע הבעיה חשובה, ולמה הפרויקט עניין. זה יכול גם להיות מועיל כדי להפנות את הקהל שלך וכיצד הפתרון שלך יפתור את הבעיה שלהם. לבסוף, לכלול את השלבים הבאים רלוונטיים.
אם מעולם לא כתבת סיכום מנהלים לפני, אתה עלול להיות סקרן לגבי היכן הוא מתאים לתוך אלמנטים אחרים וניהול פרויקטים. הנה איך סיכומים מנהלים מחסנית:
תקציר מנהלים לעומת תוכנית הפרויקט
א תכנית פרויקטהוא תכנית אב של אלמנטים מרכזיים הפרויקט שלך יהיה להשיג על מנת להכות מטרות הפרויקט שלך ואת המטרות. תוכניות הפרויקט יכללו את המטרות שלך, ערכי הצלחה, בעלי עניין ותפקידים, תקציב, אבני דרך ותוצרים, ציר זמן ותזמון, ותוכנית תקשורת .
תקציר מנהלים הוא סיכום של המידע החשוב ביותר בתוכנית הפרויקט שלך. תחשוב על הדברים החשובים לחלוטין צוות הניהול שלך צריך לדעת מתי הם נוחתים בפרויקט שלך, לפני שיש להם אפילו הזדמנות להסתכל על תוכנית הפרויקט - זה סיכום ההנהלה שלך.
סיכום מנהלים סקירה כללית
סקירות של הפרויקט וסיכומי מנהלים לעיתים קרובות יש אלמנטים דומים - שניהם מכילים סיכום של פרטי פרויקטים חשובים. עם זאת, סקירת הפרויקט שלך צריך להיות מחובר ישירות לפרויקט שלך. צריך להיות קו ישיר של ראייה בין הפרויקט שלך לבין סקירה של הפרויקט שלך.
בזמן שאתה יכול לכלול את תקציר ההנהלה שלך בפרויקט שלך תלוי איזה סוג שלכלי ניהול פרויקטיםאתה משתמש, זה יכול להיות גם מסמך עצמאי.
תקציר מנהלים נגד מטרות הפרויקט
סיכוי המבצעת שלך צריך להכיל ולהרחיב על שלךמטרות הפרויקטבחלק השני ( ). בנוסף לרבות מטרות הפרויקט שלך, סיכום ההנהלה שלך צריך לכלול גם למה להשיג מטרות הפרויקט שלך יוסיף ערך, כמו גם לספק פרטים על איך אתה הולך להגיע לשם.
היתרונות של תקציר מנהלים
אתה יכול להיות שואל: למה אני צריך לכתוב תקציר מנהלים עבור הפרויקט שלי? האם תוכנית הפרויקט אינה מספיק?
ובכן, כמו שהזכרנו קודם לכן, לא לכל אחד יש את הזמן או צריך לצלול לתוך הפרויקט שלך ולראות, מתוך מבט, מה המטרות הם ולמה הם חשובים.כלי ניהול עבודהכמומנהל המשימות של UDN.לעזור לך ללכוד הרבה מידע חיוני על הפרויקט, אז אתה ואת הצוות שלך יש בהירות על מי עושה מה על ידי מתי. תקציר ההנהלה שלך מתוכנן פחות עבור חברי הצוות שעובדים באופן פעיל על הפרויקט ועוד עבור בעלי עניין מחוץ לפרויקט שרוצים תובנה מהירה ותשובות על מדוע הפרויקט שלך ענייני.
תקציר יעיל נותן בעלי עניין תצוגת תמונה גדולה של הפרויקט כולו ואת הנקודות החשובות שלה - מבלי לדרוש אותם לצלול לתוך כל הפרטים. לאחר מכן, אם הם רוצים מידע נוסף, הם יכולים לגשת לתוכנית הפרויקט או לנווט במשימות בכלי ניהול העבודה שלך.
איך לכתוב סיכום מנהלים גדול, עם דוגמאות
כל תקציר מנהלים יש ארבעה חלקים. על מנת לכתוב תקציר מנהלים גדול, בצע את התבנית הזו. לאחר מכן ברגע שכתבת את סיכום ההנהלה שלך, לקרוא אותו שוב כדי לוודא שהוא כולל את כל המידע המרכזי של בעלי העניין שלך צריך לדעת.
1. התחל עם הבעיה או צריך את הפרויקט הוא פתרון
בתחילת תקציר ההנהלה שלך, התחל על ידי הסבר מדוע מסמך זה (והפרויקט הוא מייצג) החומר. קח קצת זמן לתאר מה הבעיה היא, כולל כל מחקר או לקוחמשוב הגעת לך. להבהיר כיצד בעיה זו חשובה ורלוונטית ללקוחות שלך, ולמה לפתור אותו בעניינים.
לדוגמה, בואו לדמיין שאתה עובד עבור חברת ייצור שעונים. הפרויקט שלך הוא להמציא לשעון פשוט יותר, זול יותר כי עדיין מושך לקונים יוקרה תוך כדי גם מיקוד של סוגר חדש של לקוחות.
בפגישות של לקוחות אחרונים, 52% מהלקוחות הביעו צורך בגירסה פשוטה וזולה יותר של המוצר שלנו. בסקרים של לקוחות שבחרו שעונים מתחרים, המחיר מוזכר 87% מהמקרים. כדי לשרת את הלקוחות הקיימים ביותר שלנו, ולסניף לשווקים חדשים, אנחנו צריכים לפתח סדרה של שעונים שאנחנו יכולים למכור בנקודת מחיר מתאימה לשוק זה.
2. מתאר את הפתרון המומלץ, או את מטרות הפרויקט
עכשיו שאתה מתאר את הבעיה, להסביר מה הפתרון שלך. שלא כמו מופשט או מתאר, אתה צריך להיות בפתרון שלך - כלומר, אתה צריך לעבוד כדי לשכנע את הקוראים שלך כי הפתרון שלך הוא הנכון. זה פחות סיעור מוחות ועוד מקום לתמוך בפתרון המומלץ שלך.
כי אתה יוצר את סיכום ההנהלה שלך בתחילת הפרויקט שלך, זה בסדר אם אין לך את כל התוצרים שלך אבני דרך ממופה החוצה. אבל זו ההזדמנות שלך לתאר, שבץ רחב, מה יקרה במהלך הפרויקט. אם אתה זקוק לעזרה בגיבוש סקירה ברמה גבוהה של התוצרים העיקריים של הפרויקט שלך ואת ציר הזמן, שקול ליצור מפת הדרכים של הפרויקטלפני הצלילה לסיכום ההנהלה שלך.
סדרת השעון החדשה שלנו תתחיל ב -20% זול יותר מאשר האפשרות הזולה הנוכחית שלנו, עם פוטנציאל עבור 40% + אפשרויות זולות יותר בהתאם לחומר ותנועה. על מנת להציע מחירים אלה, נעשה את הפעולות הבאות:
הצעה שעונים בחומרים חדשים, כולל סיליקון פוטנציאלי או עץ
השתמש בתנועת קוורץ באיכות גבוהה במקום בתנועה אוטומטית בתוך הבית
הצגת אפשרויות הלהקה להתאמה אישית, עם מיקוד בבחירה וגמישות על יוקרה מסורתית
שים לב שכל שעון עדיין יהיה איכות קפדנית נשלט על מנת לשמור על מהירות ברמה עולמית ודיווק של הנפקות הנוכחיות שלנו.
3. הסבר את הערך של הפתרון
בשלב זה, אתה מתחיל להיכנס לפרטים נוספים על איך הפתרון שלך ישפיע ולשפר על הבעיה שתואר בהתחלה. מה, אם בכלל, תוצאות אתה מצפה? זהו הקטע הכולל כל מידע כספי רלוונטי, סיכוני פרויקטים או יתרונות פוטנציאליים. אתה צריך גם להתייחס לפרויקט זה בחזרה למטרות החברה שלך אואוקיי. כיצד פועלת עבודה זו למטרות החברה שלך?
עם הצעות חדשות כי הם בין 20% ל 40% זול יותר מאשר האפשרות הזול הנוכחית שלנו, אנו מצפים להיות מסוגל לפרוץ לשוק שעונים מזדמנים, בעוד עדיין תמיכה המותג היוקרה שלנו. זה יעזור לנו להכות אובייקט של FY22 3: הרחבת המותג. אלה הצעות חדשות יש פוטנציאל להביא למעלה של שלושה מיליון דולר ברווחים מדי שנה, אשר יסייע לנו לפגוע במטרה של FY22 1: 7 מיליון דולר ברווח השנתי.
מפגשי לקוחות מוקדם מצביעים על כך שאפשרויות זולות יותר לא ישפיעו על הערך או היוקרה של מותג היוקרה, אם כי זהו סיכון שצריך להיות מלא במהלך העיצוב. על מנת להקטין את הסיכון, צוות שיווק המוצר יתחיל לעבוד על אסטרטגיית הלימודים שלהם שישה חודשים לפני ההשקה.
4. לעטוף עם מסקנה לגבי החשיבות של העבודה
עכשיו, כי אתה שיתוף את כל המידע החשוב הזה עם בעלי עניין, זה סעיף זה הוא ההזדמנות שלך להנחות את ההבנה שלהם את ההשפעה ואת החשיבות של עבודה זו על הארגון. מה, אם משהו, הם צריכים לקחת את הסיכום שלך?
הצעות זולות ומגוונות לא רק לאפשר לנו לפרוץ לשוק חדש - זה יהיה גם להרחיב את המותג שלנו בצורה חיובית. עם תשומת הלב של הצעות חדשות אלה, בתוספת הביקוש הצפוי לשעונים זולים יותר, אנו מצפים להגדיל את נתח השוק על ידי 2% בשנה. לקבלת מידע נוסף, קרא את שלנואסטרטגיה ללכת לשוק ו תיעוד משוב לקוחות .
דוגמה לתיקון מנהלים
כאשר אתה שם את כל זה ביחד, זה מה שסיכוי המבצעת שלך עשוי להיראות:
טעויות נפוצות אנשים עושים בעת כתיבת סיכומים המבצעים
אתה לא הולך להיות מסכם מנהלים כתיבה פרו בן לילה, וזה בסדר. כפי שאתה מתחיל, להשתמש בתבנית ארבעה חלקים המסופקים במאמר זה כמדריך. לאחר מכן, כפי שאתה ממשיך לחדד את הכישורים שלך תקציר הכתיבה, הנה כמה מכשולים נפוצים כדי להימנע:
הימנע משימוש בז'רגון
סיכום ההנהלה שלך הוא מסמך כי כל אחד, מתוך תורמים הפרויקט לבעלי עניין, צריך להיות מסוגל לקרוא ולהבין. זכור כי אתה קרוב הרבה יותר לעבודה היומי ומשימות בודדות מאשר לבעלי העניין שלך יהיה, אז לקרוא את תקציר ההנהלה שלך פעם כדי לוודא שאין ז 'רגון מיותר. איפה אתה יכול, להסביר את ז 'רגון, או לדלג על כל זה ביחד.
זכור: זה לא דוח מלא
סיכום ההנהלה שלך הוא רק סיכום. אם אתה מוצא את עצמך נכנס לפרטים של משימות ספציפיות, תאריכים, וקבצים מצורפים, נסה לקחת צעד אחורה ולשאול את עצמך אם מידע זה באמת שייך בתיקון המנהלים שלך. פרטים מסוימים חשובים - אתה רוצה סיכום שלך להיות actionable ומרתק. אבל יש לזכור כי עושר המידע בפרויקט שלך יהיה שנתפסו שלךכלי ניהול עבודה, לא סיכום ההנהלה שלך.
ודא את סיכום יכול לעמוד לבד
אתה יודע את הפרויקט הזה פנימה והחוצה, אבל בעלי העניין שלך לא. ברגע שכתבתי את סיכום ההנהלה שלך, לקחת מבט שני כדי לוודא את סיכום יכול לעמוד בפני עצמו. האם יש הקשר לבעלי העניין שלך צריכים כדי להבין את הסיכום? אם כן, לארוג אותו לסיכום ההנהלה שלך, או לשקול קישור אליו כמידע נוסף.
תמיד הגהה
סיכום ההנהלה שלך הוא מסמך חי, ואם אתה מתגעגע שגיאת הקלדה אתה תמיד יכול לחזור ולתקן את זה. אבל זה אף פעם לא כואב להגהה או לשלוח לעמית על קבוצה חדשה של עיניים.
לסיכום: סיכום מנהלים הוא חייב להיות
סיכומים המבצעים הם דרך מצוינת לקבל את כולם מעודכנים ועל אותו דף על הפרויקט שלך. אם יש לך הרבה בעלי עניין בפרויקט הזקוקים לתובנה מהירה לתוך מה הפרויקט הוא פתרון ולמה זה חשוב, סיכום מנהלים היא הדרך המושלמת לתת להם את המידע הדרוש להם.
