מה הם workflows? 7 צעדים פשוטים כדי להתחיל

התנאי הוא מעורפל. עבור חלק, זרימת עבודה היא תהליך - עבור אחרים, זוהי דרך לארגן מידע.

העמימות סביב המונח יש השלכות אמיתיות. חוסר בהירות לגבי מה זרימת עבודה הוא מבולבל את העבודה עצמה, המוביל לבעיה יעילה. לדוגמה, עובד הידע הממוצע מבלה60% מזמנםעל עבודה על דברים - דברים כמו חיפוש מידע או מעקב על מצב העבודה. ועדיין,ברבעון אחדשל מועדים עדיין החמיץ כל שבוע. למרות שאנחנו עובדים קשה והם עסוקים כל היום, אנחנו איכשהו עדיין מתגעגע לסמן וליפול מאחורי לעתים קרובות.

משהו לא ממש נכון.

זה המקום שבו זרימות עבודה - והבנה הם נכנסים. לאחר הבנה ברורה של מה זרימת עבודה וכיצד ליישם אחד עוזר לך לארגן את העבודה של הצוות שלך, להכות את מטרות הפרויקט שלך, וליצור מתמשך, יעילתהליך מיפוי. הנה איך.

מהו זרימת עבודה?

זרימת עבודה היא תהליך מקצה לקצה המסייע לצוותים לענות על מטרותיהם על ידי חיבור האנשים הנכונים לנתונים הנכונים בזמן הנכון. ברגע שזה מוגדר, זרימת עבודה מסייעת לך לארגן מידע באופן שאינו רק מובן, אלא גם הדיר.

זרימת עבודה אפקטיבית יש שבעה שלבים, מסודרים באופן רופף בשלושה שלבים - תכנון, ביצוע, סקירה:

תִכנוּן:

1. איסוף אידיאו ומידע

2. בקשה צריכת

3. סדרי עדיפויות וקורקו

ביצוע:

4. פיתוח וסקירה

5. מעקב התקדמות

סקירה:

6. אישור

7. דיווח

מתי עלי ליצור זרימת עבודה?

Workflows הם באמת חזקים בקבוצה וברמת המחלקה. כאשר נעשה נכון, Workflows לספק את הבהירות הצוות שלך צריך כדי להכות את המטרות שלהם מהר יותר.

אתה יכול לבנות זרימת עבודה יעילה עבור יוזמה מבוססת זמן עם מסעות פרסום שיווק יעד, תוכניות חדשות של העובד, וכן רכש - כמו גם עבור תהליכים חוזרים, וורגרין עבודה כמו לוח שנה, זה מבקש, מעקב אחר באגים.

למה זרימות עבודה חשובות

למרות כל זרימת עבודה היא ייחודית, כל workflows למשוך מאותו אבני הבניין, כמו קבוצה של legos. רכיבים בסיסיים אלה הם גמישים מספיק כדי להתאים לכל צרכי צוות או ארגון. החלק הקריטי הוא קידוד התהליכים הקריטיים של העסק שלך כדי ליצור מבנה בארגון שלך. כאשר אתה עושה את זה, אף אחד לא תוהה מה השלב הבא הוא או מי הוא נהיגה איזה חתיכת הפרויקט. חיסול חוסר ודאות הוא פורץ דרך.

רמה זו של מבנה יכול לספק יתרונות מוחשיים עבור הצוות שלך, כולל:

התייעלות תיאום בין חברי צוות הפרויקט

נְהִיגָהפרודוקטיביות רווחים(מבלי להקריב איכות או עלויות)

שיפורהקצאת משאבים

שיפור חשיפה הפרויקט

העצמת מנהיגים לעשות החלטות חכמות יותר, כי הכל מעוצב במקום אחד

צמצום מידע ידני- איסוף עבודה כפולה

ביטול ממגורות נתונים על ידי איסוף הכל במקור נגיש מרכזי של האמת

מתן חברי צוות תחושה ברורה של איך העבודה שלהם תורמת למטרות ומטרות משותפות יותר

צמצום ניחושים וחסרי צוות חסימה

ביטול תהליכי אד הוק ומערכות חד-פעמיות במקום של מרכז מידע מרכזי

במקום לשחזר את הגלגל בכל פעם, workflows לאפשר צוותים להיות מושפעת ולהתגלה על מנת לקבל את העבודה הטובה ביותר שלהם נעשה.

3 היתרונות העיקריים של זרימות עבודה מוגדרות

זרימת עבודה אולי נראה כמו הרבה עבודה כדי להגדיר, אבל מוגדר היטב, תהליכים חוזרים הם נהג מפתח לצמיחה. עם זרימת עבודה אפקטיבית, אתה יכול לחסל עבודה על עבודה, קלות frustrations, להגדיל את הבהירות, להגביר את האירוסין. ההשקעה upfront תחסוך לך טון של זמן ומתח בעתיד.

נראות בזמן אמת

זה לא סוד כי בזמן אמת, תובנות accessable להגדיליעילות צוות. קבלת תובנות אלה יכול להיות מסובך - אבל זה המקום שבו זרימות עבודה נכנסים.

זרימת עבודה אפקטיבית מחברת את האנשים הנכונים למידע הנכון בזמן הנכון. רמה זו של חיבור מגדילה את הנראות בתוך ובתוך פרויקטים - כך שכולם בקבוצה שלך יודעים בדיוק מי עושה מה שבו ומדוע זה חשוב. בפרט, רמה זו של חשיפה מסייע לך:

להשיג בזמן אמת, תובנות פעולה כדי להגדיל את יעילות הצוות

מתכנן במדויק, משאבים, ו בקנה מידה לעבוד למעלה או למטה לפי הצורך

שמור על בעלי העניין המבצעים והתפקודיים מעודכנים על התקדמות הפרויקט

הפחתת עיכובים ותוצרת תוצרים באיכות גבוהה יותר

קבל תצוגה של ציפור של תהליך הפרויקט שלך כדי להבין, לאבחן ולבחון בעיות

יישור בתוך צוותים בין תפקודיים

נקה, זרימות עבודה מוגדרות מעצימות בהירות והקשר בין-תפקודית של צוותים מרובים. כאשר יש לך רשת של פרויקטים או כלים מחוברים, צוותים חוצות תפקודיות לראות בבירור איך ומדוע מאחורי העבודה שנעשתה.

כלי ניהול עבודה טובים מאפשרים לך להגדיר ולשתף זרימות עבודה, לא משנה באיזה קבוצה אתה מופעל. זה יוצר מקור יחיד של אמת עבור כל העבודה והנתונים, לשבור ממגורות בין צוותים להעצים שיתוף פעולה ללא מאמץ יותר. בנוסף, חיבור יוזמות אינדיבידואלים לעובדי חברות גדולות יותר מעניק לחברי צוות תצוגה ברורה של העבודה שחשוב ביותר. על ידי ביצוע זה ברור לכל חברי הצוות, כל אחד יכול להתמקד בעבודת העדיפות הגבוהה ביותר שמניע את ההשפעה ביותר.

יעילות תפעולית מוגברת

Workflows מקודדים תהליכים באמצעות בקשת עבודה צורות צריכת,תהליכים עסקיים אוטומציה, ופרויקטים templatized. על ידי חיבור אוטומטי של האנשים הנכונים לנתונים הנכונים, לשפר את היעילות והפרודוקטיביות. זרימת עבודה אפקטיבית מבטלת עבודה על עבודה כדי להגדיל את מהירות צוות. כאשר הצוות שלך יש בהירות, הם יכולים להתמקד בעבודה שחשוב ביותר לנהוג את ההשפעה ביותר. בנוסף, הגדלת שקיפות עם אינטגרציות בין כלים עסקיים מפחית את ההקשר מיתוג.

כיצד זרימות עבודה להשוות לתהליכים עסקיים אחרים

כדי לבנות זרימת עבודה, סביר להניח שעלול לשלב מגוון של תהליכים עסקיים. הנה איך workflows להשוות - שונים - מתוך פרקטיקות אלה:

Workflows לעומת ניהול תהליכים עסקיים (BPM)

תהליך עסקי הוא רצף של משימות.ניהול תהליכים עסקיים (BPM)הוא בפועל של ניתוח ושיפור תהליכים עסקיים בדרך יעילה ויעילה .

ניהול זרימת עבודה הוא חלק של BPM. Workflows מארגנים נתונים בצורה מובנת וחוזרת על ידי התמקדות בשלושה דברים: תכנון, הוצאה לפועל ובסקירה. זרימת עבודה יעילה היא תהליך עסקי, בר קיימא.

Workflows לעומת רשימות

רשימת תיוג אורשימת מטלותהיא רשימה של דברים שאתה צריך לעשות. רשימת תיוג היא פשוטה יותר מתהליך עסקי, שכן המשימות ברשימת רשימת לעתים קרובות מכילות עבודה מיוזמות שונות - ללא צו מסוים.

אתה יכול להשתמש רשימות כמו חלק של זרימת עבודה כדי להבטיח שום דבר לא נופל דרך סדקים. רשימות רשימות ו workflows הם כלים פשוטים אך רבי עוצמה, כאשר נעשה שימוש ב- Tandem-Help הצוות שלך לקבל את העבודה הטובה ביותר לעשות. המטרה היא לכלול רשימות בתהליך הקצה של זרימת העבודה שלך כדי לסייע לצוות שלך לפגוש את מטרותיהם.

Workflows לעומת גרפים Gantt

א תרשים גנטהוא כלי ניהול פרויקטים חזותיים שממחיש אציר זמןבתור תרשים בר אופקי. כל סרגל בתרשים Gantt מניח צעד בתהליך. אורך הבר מייצג את כמות הזמן כי העבודה לוקחת.

Gantt תרשימים הם נהדריםכלי ניהול פרויקטים חזותיים ואת הנפוץ ביותר עבור מעקב אחר זמן מבוסס יוזמות כמו תוכנית אירוע או השקת מוצר. אתה יכול גם לבנות זרימת עבודה כדי להפוך פרויקט חד פעמי לתוך תהליך חוזר לעבודה בעתיד. אם תיצור זרימת עבודה לתוכנית אירוע או על השקת מוצר, באמצעות תרשימי Gantt ותוכנות ניהול פרויקטים חזותיות אחרותקנאן לוחותיכול לעזור לך להכות את המטרות שלך מהר יותר.

Workflows לעומת flowcharts.

FlowCharts הם דרך טובה לדמיין את השלבים של תהליך בצורה רציפה. לדוגמה, תרשים זרימה יכול להראות את הקשר ביןחמש שלבי הפרויקטאו לעזור לך לדמיין את היחסים של סיבה- and- אפקט זה משפיע על הפרויקט שלך.

ברמה גבוהה, זה יכול להיות מועיל לדמיין את שבעה צעדים זרימת עבודה בתרשים זרימה, אודיאגרמת זרימת עבודה. ברגע שיש לך תחושה טובה של השלבים העיקריים של זרימת העבודה שלך, להביא את התהליכים האלה לחיים עם בזמן אמת, משותףפלטפורמת ניהול עבודה .

Workflows לעומת ניהול עבודה

Workflows הם חלק מרכזי של ניהול עבודה, למעשה, כלי ניהול עבודה טוב לעשות את זה קל לארגן את הצוות שלך או workflows של המחלקה כדי לתאם אנשים ולעבוד על פני כל הרמות של הארגון שלך. בסופו של דבר, workflows כוח ניהול עבודה להבטיח כי לכל אחד יש את המידע שהם צריכים כדי להשיג את העבודה שחשוב ביותר.

ניהול עבודה הוא גישה שיטתית לתזמורת workflows של הארגון כדי לספק את צוותי הבהירות צריך כדי להשיג את מטרותיהם מהר יותר. זה על תיאום אנשים ולעבוד על פני כל רמות הארגון כדי להבטיח כי לכל אחד יש את המידע שהם צריכים לעשות את העבודה שמספקת את ההשפעה ביותר.

דוגמה workflows.

לפני שאנחנו לצלול לתוך היתרונות של זרימות עבודה מוגדרות וכיצד לבנות זרימת עבודה משלך, תסתכל על כמה זרימות עבודה לדוגמה.

זרימת עבודה של לקוחות

איסוף אידיאו ומידע:לקוח שולח כרטיס, בקשה או משוב.

בקשה צריכת:הבקשה מעובדת ב- CRM - למשל, Zendesk.

עדיפות ותיקון:הבקשה מנותבת באופן אוטומטי לצוות המתאים. לדוגמה, אם זוהי בקשת מכירות, הבקשה מנותבת למסחר של צוות המכירות לטריג '. לחלופין, כרטיסים ומשוב מנותבים לצוותים פנימיים, שעובדים בכלים ניהול עבודה כמומנהל המשימות של UDN. .

פיתוח וביקורת:הצוותים עובדים כדי לפתור את הבעיה של הלקוח.

מעקב אחר התקדמות:אינטגרציה בזמן אמת לייעל ולהפעיל עבודה בין הצוותים שלך. במקום לעדכן ידנית צוותים או לשכפול עבודה בין כלים, אינטגרציות כמו מנהל המשימות של UDN.עבור שילוב Zendesk.ודא שהצוותים שלך יש את המידע העדכני ביותר שבו הם עובדים.

הסכמה:הפתרון הסופי נשלח בחזרה ללקוח דרך צוות הלקוחות. במידת הצורך, השינוי מתועד. אם הבקשה לא התייחס מספיק, אז צוות לולאות בחזרה צעד ארבעה (פיתוח וביקורת) כדי להעיף מבט נוסף.

דיווח:כרטיס ספציפי זה מעוצב במסגרת תהליך זרימת העבודה הכולל על מנת למדוד את ההשפעה הכוללת של זרימת העבודה של הלקוח משוב.

ניהול פרסום ניהול קמפיין

איסוף אידיאו ומידע:כל הצוות מקבל יחדרַעְיוֹן מַבְרִיקרעיונות קמפיין חדשים.

בקשה צריכת:שיתוף פעולה עם הצוות שלהם, מנהיג הפרויקט יוצר קצר עבור כל הנכסים היצירתיים הנדרשים על ידי מסעות הפרסום שלהם - תמונות, אנימציות, וידאו, נכסי תוכן ועוד.

עדיפות ותיקון:מנהיג הפרויקט ביקורות כל פיסת הקמפיין כדי שיוכלו להבין כיצד הכל מתאים יחד לפני שהם מתעדפים לפרויקטים ומשימות. לאחר מכן, מנהיג הפרויקט יוצר לוח שנה קמפיין מאסטר כך לכולם בקבוצה יש סקירה כללית של כל מה שקורה במסע הפרסום.

פיתוח וביקורת:עם התוכניות שלך במקום, אתה יכול ללחוץ על "ללכת" כפתור על ייצור נכס יצירתי. תורמים חיצוניים וחברי הצוות קופצים לפעולה. אם נכסים יצירתיים זקוקים לעבודה נוספת, לולאות זרימת העבודה חזרה לשלב הייצור של הנכס היצירתי.

מעקב אחר התקדמות:בעוד הצוות שלהם עובד, מנהיג הפרויקט עוקב התקדמות באמצעות פלטפורמת ניהול עבודה. אם חבר צוות חווה בעיה אופרויקט מתגברמתעכבים, הם יכולים לקפוץ ולפתוח עבודה.

הסכמה:כאשר הכל נראה טוב, מנהיג הפרויקט מאשר את העבודה. הקמפיין הולך לחיות.

דיווח:אם מסע הפרסום הוא הצלחה בורחת או underperformer, תמיד יש טון ללמוד. מנהיג הפרויקט מציל את הנתונים וראיונות חברי הצוות שלהם לגלות מה עבד ומה הם יכולים לשפר.

מטרות תכנון זרימת עבודה

איסוף אידיאו ומידע:מנהיגות החברה מחליטה עד כמה התדירות הארגון יקבעOKRS (מטרות ותוצאות מפתח). הם משקיעים במערכת ניהול המטרהכדי לעקוב אחר עבודתם.

בקשה צריכת:צוות מוביל, חברי צוותים, ומפתח בעלי ענייןלשתף פעולה כדי ליצור רעיונות למטרות עתידיות.

עדיפות ותיקון:צוות מוביל טיוטות קבוצה של מטרות לתקופת המטרה הבאה. באופן אידיאלי, כל אובייקטיבי תורם לאחד שמעליו, יצירת בהירות ויישור.

פיתוח וביקורת:ברגע שהם יודעים מה הם מכוונים להשיג, חברי הצוות יכולים להגיע לעבודה. באמצעות פלטפורמת ניהול עבודה, הם יכולים לחבר את העבודה היומיומית שלהם מטרות רחבות יותר, כך שכולם יודעים מה העבודה היא העדיפות הגבוהה ביותר.

מעקב אחר התקדמות: בעוד הצוות שלהם עובד, הקבוצה להוביל עוקב אחר ההתקדמות שלהם. אם התקדמות מאט או מועדים להחליק, הם יכולים לרדת ולנקות את הדרך. הן חברי הקבוצה וחברי הצוות מספקים עדכוני סטטוס רגילים באמצעות פלטפורמת ניהול העבודה שלהם.

הסכמה:חברי הצוות לסיים את העבודה כשהם משלים אותו. מנהלים מתבוננים, ומאשרים או לבקש שינויים לפי הצורך.

דיווח:לאחר כל תקופה, צוות להוביל את מטרותיהם. הם לחפור לתוך מה שעבד ומה לא עובד במהלך תקופת המטרה. עבור מטרות עתידיות, הצוות יוכפל על נקודות החוזק שלהם ולתמוך בחולשותיהם.

7 שלבים כדי ליצור זרימת עבודה אפקטיבית

שבעת השלבים ליצירת זרימת עבודה יעילה שבורות לשלושה שלבים: תכנון, הוצאה לפועל ובסקירה. יישום שלבים אלה מסייע לך לארגן עבודה באופן שאינו רק מובן, אלא גם הדיר.

למה שבעה צעדים?

תחשוב על שבעת השלבים כתבנית זרימת עבודה כדי למקסם את ההשפעה תוך צמצום העבודה על עבודה. במקום להתחיל כל פרויקט עם כמה שעות או אפילו ימים של איסוף מידע, מפגשים מיותרים, תקשורת כפולה, זרימות עבודה מספקות מסגרת לצוות שלך כדי לקבל ישר לתוך הפעולה. שבעה שלבי זרימת העבודה לצייד את הצוות שלך עם הנתונים, המידע, ואת הנכסים שהם צריכים להכות את הקרקע פועל. הם יוצרים תוכנית ברורה של פעולה, הבטחת כולם על הצוות שלך מבין מה צריך לעשות וכאשר מועדים שלהם.

Workflows ללכוד תהליכים חוזרים, כך שאתה לא צריך להמציא מחדש את הגלגל. כדי להיות יעיל, יש ליצור זרימת עבודה בכלי משותף המשתרע על מידע בזמן אמת.

בדוגמה הבאה, אנו להדגים כיצד ליצור זרימת עבודה ב מנהל המשימות של UDN. . אם אתה לא בטוח איך להתחיל, ללמוד איךתוכנת ניהול זרימת עבודהמחבר את האנשים הנכונים לנתונים הנכונים בזמן הנכון, כך שהצוותים שלך יכולים להתמקד בהפעלת ההשפעה.

שלב 1: איסוף אידיאו ומידע

כל זרימת עבודה מתחילה ברעיון. לפעמים, רעיונות מגיעים לגמרי נוצר, פעמים אחרות, הצוות שלך יוצא ליוזמה חדשה ומרגשת עם כמה עקרונות מנחים.

במהלך שלב זה של תהליך זרימת העבודה, לאסוף מידע בלתי מובנה רעיונות סיעור מוחות עבור הפרויקט שלך. אם רלוונטי, שקול כל מגבלות הפרויקט, הגבלות או דרישות לפני המעבר לשלב הבא.

לדוגמה, בואו נסתכל על זרימת עבודה באינטרנט. סמנכ"ל שיווק גישות צוות יצירתי שלך כדי revamp מלא של דף הבית של האתר שלך. הם חולקים חזון של מה שהם רוצים את דף הבית כדי להיראות ולהרגיש לפני שהושיט את הפרויקט. בשלב זה של זרימת העבודה, אתה וצוות שלך סיעור מוחות כמה רעיונות ראשוניים, לשתף השראה מן האתר האהוב עליך דף הבית, וליצור ברמה גבוהה מאוד mockups כלי סיעור מוחות שלך,מירו .

שלב 2: צריכת בקשה

ברגע שיש לך מושג כללי על מה שאתה עובד, ברזל את הפרטים ואת תוכנית הפרויקט. בשלב זה של זרימת העבודה, הקפד ללכוד כל נתונים רלוונטיים, מידע או צרכים עסקיים. זה מודיע את התהליך שאתה בונה, בעלי העניין של הפרויקט אתה כרוך, ואת העבודה שאתה בסופו של דבר לספק.

להגדיר אתמטרות הפרויקט ו מטרות חכמות

טיוטת אשכר הפרויקט, או להרחיב את האמנה שלך לתוךפרויקט קצר

ליצור ולשתףתכנית פרויקט, בתוספת ברמה גבוההציר זמן

זהה מפתחבעלי עניין עם תרשים RACI.

לקבועפרויקט הפגישה בעיטה

להגדיר אתהיקף הפרויקטלמנועהיקף זחילה

מתווהפרויקטים חשוביםכמו גם הסופי שלךפרויקט מתגבר

אתה לא צריך את כל החומרים האלה עבור כל זרימת עבודה - אבל לוודא שאתה עושה לפתח חומר מספיק כדי ליידע את שאר העבודה של הפרויקט שלך. לחסל את הלוך ושוב של לבקש בהירות, הקשר, ומידע על עבודה.

כדי להמשיך את הדוגמה שלנו של workflow ייצור האינטרנט, אתה הופך את סיעור מוחות צוות שלך לתוךיצירתי קצר. באמצעות A.כלי ניהול עבודהכמומנהל המשימות של UDN., אתה מושך את רישומי MIRO הראשונים שלך לתוך קצר ולשלב אותם עם מידע אחר פרויקט, כמו שלךתוכנית תקשורת .

3. סדרי עדיפויות וקורקו

ברגע שיש לך את התוכנית שלך במקום, הגיע הזמן לשים אותו לפעולה - וזה מתחיל עםהקצאת משאבים. אתה צריך חשיפה לתוך התהליכים שלך כדי למעשה לתעדף ולהקצות עבודה על בסיס קיבולת הצוות.

זרימות עבודה אפקטיביות הם לא רק על למקסם את הפרודוקטיביות מקבל עבודה הרבה ככל האפשר - הם על ביצוע שטח ליצירתיות. כאשר נעשה בהצלחה,ניהול עומס עבודהמקסם את ביצועי העובדים ונמס משם כאוס, משאיר אותך ואת הצוות שלך מרגיש מרוצה בסוף כל יום ולא overwhelmed.

כדי להפוך את השלב הזה בזרימת עבודה הדיר, אתה גם צריך להפוך אותו. ברגע שיש לך תחושה ברורה של קיבולת של כל חבר צוות, להשתמשאוטומציה זרימת עבודהכדי לעבוד במדויק לחבר הצוות הנכון. להבהיר את העדיפות של כל פרויקט, ולהעצים את חברי הצוות להתאים את מועדים במידת הצורך כדי להבטיח שהם מקבלים את העבודה הגבוהה ביותר שלהם.

בדוגמה שלנו, לצוות היצירה שלך ישפרוייקט בקשות יצירתי ב מנהל המשימות של UDN.. כאשר בקשה באה, זרימות עבודה אוטומטיות מסלול את העבודה לחבר הצוות המתאים. לכל יוזמה יש רמת עדיפות קשורה, ולכן חברי הקבוצה יודעים מה הם צריכים למקד את האנרגיה שלהם. באותו כלי, יש לך גם חלון לתוך הצוות שלךעומס עבודה, כדי להקצות מחדש או reschedule עבודה לפי הצורך.

4. פיתוח & AMP; סקירה

זהו בשר של "עבודה" בתנאי הפרויקט שלך פיתוח זרימת עבודה, בדיקה ו iterating באמצעות לולאה משוב, מקבל משוב באמצעות אישורים בעלי עניין.

ללא זרימת עבודה יעילה, הרבה עבודה זו היא ידנית - וקשה למצוא את הקובץ הנכון בזמן הנכון. תורם ענק לעבוד על העבודה הוא מחפש מסמכים או רודפים אישורים, ולכן שמירה על מידע זה בכלי במיקום מרכזי מפחית את העבודה המיותרת לכולם בצוות שלך.

כאשר התקשורת והקבצים משותפים כולם באותו מקום, חברי הצוות מבלים פחות זמן בעבודה על עבודה ועוד זמן בעבודה בפועל. לאחר מכן, להגיע לפעולה באמצעות אוטומציה כדי לשטח את המידע הדרוש לך בדיוק בזמן שאתה צריך את זה.

כדי להמשיך את הדוגמה שלנו של Web Production Workflow לאחר הקצאת עבודה, המעצבים שלך ליצור wireframe עבור אתר הבית החדש באתרפיגמה, אשר לאחר מכן הם מצרפים לפרויקט. דרךהוכחה , בעלי עניין להגיב על קבצי PDF להשאיר משוב ספציפי על מה הוא ולא עובד. לאחר פרוייקט בעלי העניין חתמו על העיצוב, אתה יכול למסור את העיצובים לצוות פיתוח אינטרנט - מבלי לשכפל עבודה. במקום זאת, מידע זה מתגורר בפרויקט בקשת היצירה וב-ייצור אינטרנטפרויקט, כך שכולם פועלים מבין המידע העדכני ביותר.

5. מעקב התקדמות

חלק קריטי של כל זרימת עבודה הוא לוודא שכולם בצוות שלך הוא על אותו דף על עבודה. לעתים קרובות מדי, הנתונים מפוזרים בכלים - כדי לדווח על התקדמות הפרויקט, עליך לעבור בין כלים ואיסוף מידע ידני במקום אחד. אבל ידני, עבודה כפולה היא בזבוז זמן - ואף אחד לא צריך פגישה אחרת.

במקום זאת, לשתףעדכוני סטטוס הפרויקטאיפה העבודה קורה אז לכל אחד יש את ההקשר שהם צריכים בדיוק איפה העבודה קורה. אם הפרויקט שלך אינו פועל, דוח הסטטוס שלך מאפשר לבעלי העניין של הפרויקט לדעת על העיכוב - ואיך אתה מתכוון לפתור כל חוסמי.

לדוגמה, הרבה בעלי עניין מושקעים ב workflow הייצור באינטרנט - אחרי הכל, יוזמה זו הוצעה לראשונה על ידי סמנכ"ל שיווק. אבל בעלי העניין של הפרויקט לא צריך להיות מעודכן על כל פרט קטן או בליטה בכביש. במקום זאת, אתה משתף עדכונים של פרויקט שבועי איתם, הוספת הקשר וקישור למשימות ואבני דרך שהצוות שלך הושלם.

6. אישור

לפעמים, כל מה שאתה צריך זה האחרון, אישור סופי - אבל מקבל אישור יכול להיות מסובך. לעתים קרובות, מנהיגים מנהלים עסוקים. למרות שאתה רק צריך סימן מהיר מהם, הזמן שלהם הוא בעל ערך וקשה לגשת. במקום זאת, זרימת עבודה אוטומטית אוטומציה שלב זה על ידי כך שהוא ברור וקל עבור בעלי העניין לתת את ברכתם הסופית.

בדוגמה שלנו, דף הבית החדש שלך מוכן ללכת, אבל אתה צריך signoff מן סמנכ"ל שיווק כדי להפוך את המתג. אז אתה שולח בקשה לאישור - שונה משימה קבועה - אל סמנכ"ל שיווק. הודעה ייחודית זו מאפשרת להם לדעת את סוג המשוב שאתה צריך מהם, כך שהם יכולים במהירות ובקלות להגיב בהתאם. בלחיצה של לחצן, יש לך את האישור שלך ואתה מפעיל את דף הבית שלך בזמן.

7. דיווח

לא משנה אם הפרויקט הוא הצלחה מהדהד או פועל לתוך כמה בליטות על הכביש, תמיד יש טון ללמוד מכל יוזמה. השלב האחרון של זרימת עבודה הוא לדווח על ההתקדמות שלך לצלול לתוך הנתונים כדי ללמוד מה עבד ומה ניתן לשפר. זה עוזר לך לייעל פרויקטים עתידיים - או אפילו לחדד את זרימת העבודה הנוכחית שלך.

כדי לסיים את הדוגמה שלנו, דף הבית שלך עכשיו Live-Bondatulations! השלב האחרון הוא לעקוב אחר האופן שבו הדף עושה ולדווח על ההתקדמות שלך בהדרגה. לאחר מכן, בפעם הבאה שאתה צריך להשיק דף אינטרנט, לצייר מן הלומדים שלך על הפרויקט הזה כדי להפוך את העבודה אפילו טוב יותר.

בניית שיתוף פעולה, workflows דיגיטלי

ראלף ולדו אמרסון אמר "החיים הם מסע, לא יעד", וכך גם לגבי זרימות עבודה. על ידי התמקדות ושיפור תהליך העבודה, אתה יכול לצייד חברי צוות עם כלים ומידע שהם צריכים להצליח.