כיצד ליצור ציר זמן הפרויקט ב 7 צעדים פשוטים
ניהול פרויקט? צפייה בעבודה בציר זמן - במקום גיליון אלקטרוני או רשימת מטלות לא מאורגנות - היא אחתהיתרונות של ניהול פרויקטים. ציר זמן יכול להראות לך איך כל החלקים של התוכנית שלך מתאים יחד. אז, למה עדיין לא עשית אחד? ללא הטכנולוגיה הנכונה, יצירת ציר זמן הפרויקט יכול להיות מבולגן ידנית.
לא יותר. הנה דוגמה צעד אחר צעד ליצירת פרויקט ציר זמן - לא משנה מה תפקידך, התעשייה או המחלקה. בצע את השלבים הבאים וללמוד כיצד לבנות ציר זמן הפרויקט לשים אותך במושב הנהגלבנות פרויקט משלך תבנית ציר הזמן .
1. צור פרויקט קצר
כדי לשמור על כל בעלי העניין של הפרויקט מיושר על התוכנית, כל פרויקט צריך להתחיל עםפרויקט קצר. היא משמשת כמפה מפת הדרכים והיא דרך להסביר את המטרה, המטרות, אבני הדרך והחזון של הפרויקט הכולל. הנה כמה שאלות כדי לענות בקצרה שלך:
מה הם שלךמטרותעבור הפרויקט, הן מבפנים והן חיצונית?
איזה בעלי עניין פנימיים וחיצוניים הם חלק מהפרויקט? מה הם התפקידים שלהם?
מהו מסגרת הזמן עבור הפרויקט?
מה הםאבני דרך מפתחשל הפרויקט?
בואו נניח את הצעד הזה בפועל. אתה אחראי לתכנון ארוחת הערב של הלקוח השנה. המטרה האישית שלך עבור האירוע היא להיות כמומאורגן, פרודוקטיבי ויעיל ככל האפשר. אתה בטוח שאתה יכול לעשות את זה, ולהבין את כל זה מתחיל על ידי לשים יחד קצר מלוכדת לאירוע שלך. התשובות שלך לארבע השאלות המפורטות לעיל הן:
מה הם המטרות שלך עבור הפרויקט, הן מבפנים וחיצוניים?
המטרה הפנימית היא לתכנן אירוע לקוחות בעלות השפעה גבוהה תחת 15,000 דולר. המטרה החיצונית היא להשיג שיעור RSVP של 50% ו 80% שיעור נוכחות.
איזה בעלי עניין פנימיים וחיצוניים הם חלק מהפרויקט?
בעלי העניין הפנימיים הם ועדת התכנון של האירוע (ג'ון, סם, טארה, לינדה), סמנכ"ל הצלחת הלקוח, וצוות השיווק. מבחוץ, בעלי העניין כוללים את כל הלקוחות הנוכחיים, וספקים מסוימים (חברת קייטרינג, מקום אירוע וכו ').
מהו מסגרת הזמן עבור הפרויקט?
תכנון הפרויקט בעיטות ב -15 בינואר והאירוע יקרה ב -30 באוגוסט.
אילו משימות צריכות להיחשב אבני דרך בפרויקט?
פרסום דף ההרשמה, מאבטח את המקום, וחתימת ספקים מסוימים.
ברגע שיש לך את הפרויקט שלך קצר מטרות המתואר, אתה תהיה מוכן לעבוד אחורה להבין את כל השלבים שאתה צריך לקחת כדי להגיע לשם ואתה יכול להתחיל ליצור ציר זמן הפרויקט.
2. רשום את DOS שלך
על מנת לקבל פרויקט מוצלח ציר זמן, תצטרך ליצור רשימה של כל מה שצריך לקרות לאורך כל התכנון של הפרויקט כל הדרך לתהליך הסופי שלך, אם זה דו"ח או אירוע. לחשוב הן גדולות וקטנות במונחים של צעדים. כל משימות שיסייעו לך לקבל את הפרויקט שלך הושלמה בזמן ועל התקציב צריך ללכת ברשימה זו.
בשלב זה, אל תדאג יותר מדי על הסדר של כל הצעדים שלך או כאשר אתה צריך לקבל אותם לעשות - אנחנו לכסות את זה מאוחר יותר.
לדוגמה, התמוטטות לארוחת ערב של הלקוח שלנו עשויה להיראות כך:
כתוב תוכנית אירוע
סיים את התקציב
אשר מקום האירוע
בחר קייטרינג
בחר נושא אירוע
עיצוב מושגים יצירתיים לאירוע
הגדר דף RSVP
לשלוח הזמנות
פרסם אירוע
סדר Swag.
מבחן A / V
סיים מצגות
להכין את כל הבטחונות האירוע swag
רשימת יום
עבור צעדים ארוכים או יותר מורכבים, לשבור אותם לתוך קטן, קל לעכל subtasks. לא רק זה יעזור לך להבין את היקף אמיתי של צעד, אבל זה יהיה גם להבטיח לך לא לשכוח כל פרט קטן ולהפוך להתמודד עם זה יותר לניהול.
בדוגמה של האירוע שלנו, כדי להפוך את "בחר קייטרינג" צעד פחות מכריע, היינו מחולקים את החלק הזה של הפרויקט לתוך חתיכות לעיכול:
צור רשימה של קייטרינג אפשרי
קבל ציטוטים מכל קייטרינג
השווה ציטוטים ותפריטים
נפגשים עם מבחר העליון
בחר Caterer.
לסיים את החוזה
3. אומדן כמה זמן כל צעד ייקח
ברגע שיש לך רשימה מקיפה של כל צעד בפרויקט שלך, לאחר מכן תקצה כמות של זמן כל ייקח להשלים. כאשר עושים זאת, איזון נותן את הצוות שלך מספיק זמן כדי לקבל משימות סיים להישאר בתוך מסגרת הזמן הכוללת שלך. ברגע שאתה יודע כמה זמן כל משימה ייקח, תוכל לתכנן כראוי רצף כל משימה כדי ליצור מפת הדרכים של הפרויקט.
המשך עם דוגמת אירועי ההערכה של הלקוח שלנו, בואו ניקח את הצעד "בחר קייטרינג", יחד עם כל אחד מהמשלוחים שלה, ואומדן כמה זמן המשימות הפרטיות ייקחו.
בחר קייטרינג (9 שבועות)
צור רשימה של קייטרינג אפשרי (שבוע)
קבל ציטוטים מכל קייטרינג (3 שבועות)
השווה ציטוטים ותפריטים (שבוע)
פגוש עם מבחר העליון (2 שבועות)
בחר Caterer (שבוע)
לסיים את החוזה (שבוע)
בהתבסס על תחזיות הזמן שלנו, תהליך בחירת חברת קייטרינג ייקח סך של תשעה שבועות. על ידי עבודה לאחור אתה יכול לקבוע מתי אתה צריך להתחיל בשלב מסוים זה ולמלא את ציר הזמן שלך עם תאריכים בפועל.
4. מפה החוצה תלות
כאשר אתה מפעיל פרויקט, כמה צעדים יכולים להיות עבד בו זמנית - במיוחד אם חברי צוות שונים אחראים לכל משימות חופפות. עם זאת, אחרים לא ניתן להתחיל או להשלים עד צעד נוסף הוא סיים. במילים אחרות, כמה צעדים תלויים באחרים שהושלמו תחילה. לדוגמה, אתה לא יכול להזמין מזון לפני שבחרת את קייטרינג. זוהי אחת הסיבות הרבות מדועציר זמןהוא כל כך חשוב. חזותית לראות כל צעד, איך השלבים חופפים, ואת כמות הזמן כל אחד לוקח ישמור אותך על הקורס.
זה גם הזמן להבין מי אחראי לכל צעד. הקצאת מי אחראי על מה לכל חלק של הפרויקט מוקדם יעזור לך לזהות ולהתאים תזמון או קונפליקטים משאבים, ולהימנע הפתעות עתידיות ועיכובים. בשלב 6, תלמד כיצד לשתף את ציר הזמן שלך עם אלה המעורבים, ביצוע אחריות קריסטל ברור.
אחת המשימות לאירוע הדוגמה שלנו היא לשלוח הזמנות. בעוד הצעד המסוים הזה נראה כמו אחד קל, ישנם כמה דברים אחרים שצריכים לקרות לפני שאנחנו יכולים אפילו לחשוב על שליחת הזמנות. ההזמנות חייבים להיות מתוכננים, ואנחנו לא יכולים לעצב אותם עד שהנושא נבחר לאירוע שלנו. משימה אחת צריכה להתרחש לפני תחילת אחר. לדוגמה:
נושא אירוע(צוות תכנון אירועים) →עיצוב מושגים(לינדה) →בחר עיצוב(צוות תכנון אירועים) →צור הזמנה(לינדה) →לשלוח הזמנות(טרה)
זה שווה את הזמןמפה החוצה כל תלותואת רצף (או סדר) של כל משימה. תוכל להתחיל במהירות לראות את הפאזל הפרויקט שלך ביחד. להחליט מי יעשה מה קריטי גם כן. מי יעבוד על השלמת הנושא האירוע? מי יעצב את ההזמנות? אל תחכו עד שזה הזמן למשימה להתחיל לפני הקצאתו למישהו - לקבל הכל מגוהץ מוקדם כדי למנוע קונפליקטים או שיהוקים.
החדשות הטובות הן תהליך ההזמנה ואת הבחירות קייטרינג יכול להתרחש באותו זמן (אשר יוצגו על ציר הזמן שלנו).
5. צור ציר הזמן שלך
אתה מתחיל לדמייןמה ציר הזמן שלך יכול להיראות? אמנם זה לא מעשי כדי לשמור על התמונה (ואת כל אלה משימות ותאריכים) בראש שלך, זה מציאותי כדי לקבל אותם על הנייר (או על המסך). האינסטינקט הראשון שלך עשוי להיות לפתוח גיליון אלקטרוני של Excel או PowerPoint - אבל המתן. מכיוון שאינו נועדו לתכנן או לנהל פרויקטים, תוכל להיתקל בכמה אתגרים אתה יכול להימנע על ידי בחירת כלי טוב יותר .
במקום זאת, לבחור כלי ניהול פרויקטים שנועד לבנות וניהול צירי זמן-כמומנהל המשימות של UDN.. לא רק שזה יהיה לחסוך לך זמן ציור ציר הזמן שלך (שכן לא תצטרך לנסות לפרוץ תאים ולהוסיף נוסחאות להפוך גליון אלקטרוני לתוך ציר הזמן), זה יאפשר לך להמשיך לנהל את ציר הזמן שלך לאחר הפרויקט בעיטה. מוּקדָשׁכלי ניהול פרויקטיםאפשר לךבקלות להתאים את ציר הזמן שלךכפי שאתה עובד, ולעדכן את בעלי העניין שלך על שינויים והתקדמות.
עם הכלי הנכון, ציר הזמן שלך יהיה קשור לעבודה הבסיסית שלך ותמיד יישאר מעודכן. זה יכול להיות ההבדל בין פרויקט פועל על המסלול אחד הולך haywire.
כיצד ליצור ציר זמן במנהל המשימות של UDN.
להשתמש מנהל המשימות של UDN.ציר הזמןתכונה לצור את לוח הזמנים של הפרויקט שלך -
הזן את כל שלבי הפרויקט שלך כמשימות ברשימה
הוסף תאריכים התחלה וסוף לכל משימה
הוסף בעל משימה עבור כל אחד מהם
לצייר תלות בין משימות
לחץ על "ציר זמן" כדי לראות את הרשימה שלך מתורגם לתוך ציר זמן חזותי.
עֵצָה:אם כבר יצרת את התוכנית שלך בגיליון אלקטרוני, באפשרותך לייבא אותו במהירותמנהל המשימות של UDN.באמצעות שלנואינטגרציה יבואנית CSV., ו לדלג צעד ארבעה.
פרויקט ציר זמן תבניות כדי להתחיל
הדרך הקלה ביותר להגדיר ציר זמן הפרויקט במהירות היא להתחיל עםתבנית הפרויקט. להלן כמה תבניות פרויקטים, שנוצרו על ידימנהל המשימות של UDN., כי אתה יכול להשתמש עכשיו. כל פרויקט מתחיל בתור תצוגת רשימה, אך ניתן ללחוץ על הכרטיסייה "ציר זמן" כדי להמיר אותו ל - ציר זמן:
תבנית השקת שיווק המוצר
תבנית תכנון אירועים
תבנית מפת הדרכים
תבנית תוכנית הפרויקט הכללי
6. שתף אותו עם בעלי העניין
זכור כאשר הוספת רשימה של כל בעלי העניין של הפרויקט שלך בתחילת תהליך זה? עכשיו, כי אתה בנית את ציר הזמן שלך, חשוב לחלוק אותו עם כל המעורבים. אנחנו יכולים להבטיח שהם יהיו נרגשים לראות כמה ברור התוכנית שלך. קל יותר לעשות את חלקם של הפרויקט, יותר Kudos יהיה מגיע בדרך שלך לאורך כל התהליך.
כאשר אתה משתמש בכלי ניהול פרויקטיםכדי לבנות את ציר הזמן שלך, שיתוף זה מהיר וחסר חלקה. תשכחו הודעות דוא"ל ומספר מסמכים - בתוך זמן קצר, בעלי העניין שלך יידע מי עושה מה שבו.
עבור אירוע הערכה של הלקוח, אנחנו רוצים לשתף את ציר הזמן שלנו עם כל המעורבים בפרויקט כולו, לא רק אלה שיש להם אחריות מיידית. בכל עת, מישהו יוכל לעקוב אחר חלקם של הפרויקט ואת תלותו מבלי לפנות לך מידע.
7. לנהל ולהתאים כמו שאתה הולך
אם אי פעם עבדת על כל פרויקט, אתה יודע דברים לא תמיד ללכת כמתוכנן. עם זאת, כאשר אתה מוכן להסתגל, השינויים לא נראים כל כך קשה לטפל. ציר הזמן לא רק נהדר לתכנון; הם גם יעזרו לך להתאים עיכובים או שינויים לקרות בהכרח.
מרגש משימות סביב לא צריך להיות מרתיע או לשבש את הפרויקט כולו. אם חלק אחד של הפרויקט פועל לתוך עיכוב, כמו בעל הפרויקט, יהיה לך בהירות על ההשפעה של שאר הפרויקט. לאחר מכן, אתה תהיה מוסמך להעביר דברים סביב בהתאם כך הפרויקט הכולל עדיין יכול לנוע קדימה פרודוקטיבי.
כפי שקריירת המאזןהערות, שינויים בפרויקט יכולים להיות מנוהלים בתוך הצעדים הספציפיים שלהם, אבל לאחר השינוי הוא סופי, הגיע הזמן לעדכן את ציר הזמן שלך. בגלל זמן ציר הזמן לצאת במהירות כאשר תוכניות לשנות, להסתמך על כלי ניהול פרויקטים, ולא דוא"ל או גיליונות אלקטרוניים, מציע תועלת גדולה. כבעל הפרויקט, זה באחריותך לתקשר לכל בעלי העניין מה המקור היחיד של האמת הוא (ציר הזמן שלך) ולוודא שזה תמיד מעודכן.
לקחת פעולה מיידית.ברגע שהשינוי מאושר, עדכן את ציר הזמן שלך כדי לשקף אותו.
להודיע לבעלי עניין.כל מי שנפגע מהשינוי לפרויקט שלך ציר הזמן צריך להבין איך זה משפיע עליהם ולהיות מסוגל לראות חזותית את השינוי על ציר הזמן של הפרויקט.
לקבוע את ההשפעה.לאחר ציר הזמן שלך מתעדכן, תוכל לראות אם יש תקופות זמן כי הם צפופים בעלי עניין שיש להם יותר מדי משימות. אתה יכול להזיז משימה כדי להבטיח יותר זמן? מישהו אחר יכול להשתלט על האחריות או להושיט יד?
כדי לעטוף את דוגמה האירוע שלנו, נניח שהצלחת לבחור קייטרינג לארוחת ערב של הלקוח. אתה עומד לסיים את החוזה כאשר השיחה באה כי חברת קייטרינג פעמיים עם עצמם. למרבה הצער, אתה חייב למצוא חברת קייטרינג חדשה.
עם ציר זמן, קל להתאים תאריכים בשל כל משימה או כל חברי צוות מושפעים משינוי זה. החלק החיובי של האתגר הזה הוא שאנחנו כבר עברו כמה משימות ראשוניות יכול לראות כי משתקף על ציר הזמן. אמנם זה בעיה מתסכלת, זה מרגיש יותר לניהול כי ציר הזמן שלנו שמר אותנו מאורגנים על המסלול.
שאלות נפוצות על ציר הזמן של הפרויקט
לדעת איך ליצור פרויקט מאורגן היטב ציר הזמן הוא צעד ראשון גדול לקראת הבנת איך להשתמש בכלי זה חזק, אבל עדיין ייתכן שיהיו לך עוד כמה שאלות. אתה לא לבד. להלן תשובות לזוג שאלות נפוצות לאנשים יש על ציר הזמן של הפרויקט:
מה ההבדל בין ציר זמן לתרשים גנטט?
גנטט תרשימיםלהתמקד יותר בזרימת עבודהואת תלות במשימות. הם ליניאריים יותר ולא להסביר שינויים או מספר דברים שקורים בבת אחת. ציר הזמן הם גמישים ולהתאים בקלות לשינויים בתוכניות הפרויקט. הם מאפשרים את זרימת העבודה להתעדכן ללא מאמץ. שניהם משמשים כלים חזותיים.
איך אתה יכול לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, במיוחד אם אתה מנהל פרויקטים מרובים?
זה קשה לעשות בגליונות אלקטרוניים, אבל קל יותר בכלי ניהול פרויקטים. ישנם תצוגות מרובות כדי להיות מסוגל לראות פרויקט אחד בכל פעם, או שאתה יכולניהול פרויקטים מרוביםדרך A.תצוגה בסגנון תיק .
במילים אחרות, אתה יכול לדמיין מתי יהיה לך יותר זמן לעבוד על משימות ספציפיות וכאשר אתה נמצא בקיבולת, אז אתה יכול להתאים לפי הצורך אפילו החוצהעומס העבודה של הקבוצה .
צור את ציר הזמן הבא שלך בביטחון
זה לא מספיק כדי פשוט לבוא עם תוכנית הפרויקט.קביעת כיצד לבצע את זה חשוב באותה מידה. פיתוח ציר זמן של איך התוכנית יתפתח היא קריטית לשלב התכנון, וגם עושה לניהול הפרויקט יעיל יותר.
באמצעות תהליך זה צעד אחר צעד עבור כל ניהול פרויקטים ציר הזמן ישמור אותך על המשימה פחות לחוץ. נסה את זה, להתאים אותו לעסק שלך, ולשתף אותו!
כדי לקחת את ציר הזמן שלך עוד יותר, ליצור את ציר הזמן הבא שלך באמצעות מנהל המשימות של UDN. .
