आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के बारे में आपको क्या पता होना चाहिए
आप और आपकी टीम का फैसला है कि आप अपने जन्मदिन के लिए अपने टीम के सदस्यों में से किसी एक को भेजने के लिए एक इलाज खरीदने जा रहे हैं, और आप इसे चुनने का प्रभारी हैं।
आप गोरमेट कुकीज़ के टिन पर बस गए और खरीदारी की। लेकिन अब, किसी ने उल्लेख किया है कि आपकी टीम के सदस्य ग्लूटेन नहीं खाते हैं। आह। आप ड्राइंग बोर्ड पर वापस आ गए हैं। इसके बाद, आप एक स्वादिष्ट, लस मुक्त चॉकलेट केक का आदेश देते हैं। परन्तु फिर? आपको पता चलता है कि आपकी टीम के सदस्य को चॉकलेट पसंद नहीं है - वह गाजर केक को पसंद करती है।
चलो हम फिरसे चलते है। आपको अभी तक एक और इलाज करने की आवश्यकता है।
निराश हो जाना (और उन सभी अतिरिक्त व्यवहारों को तनाव-खाने)? हम आपको दोष नहीं देते हैं। यह कई उदाहरणों में से एक है जब प्रभावी आवश्यकताएं एकत्रण नहीं होती है।
परियोजना प्रबंधन में सभा की आवश्यकता क्या है?
आवश्यकताएं एकत्रण यह निर्धारित करने की प्रक्रिया है कि आपकी परियोजनाओं को क्या हासिल करने की आवश्यकता है और ऐसा करने के लिए क्या बनाया जाना चाहिए।
आप शायद इस तथ्य से परिचित हैं कि हर किसी का अपना हैसामान्य परियोजना मान्यताओंके बारे में क्यापरियोजनाशामिल करना चाहिए। आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के माध्यम से, आप एक परियोजना के हितधारकों से एक परियोजना को कैसे काम करना चाहिए इस पर पर्याप्त समझ प्राप्त करने के लिए अंतर्दृष्टि एकत्र करते हैं - काम शुरू करने से पहले।
परियोजना आवश्यकताओं को आम तौर पर दो श्रेणियों में विभाजित किया जाता है:
आइए एक कार्य-संबंधी उदाहरण के साथ कुछ स्पष्टता जोड़ें। कल्पना करें कि आपकी टीम आपकी कंपनी के लिए एक नया नौकरी आवेदन पोर्टल बनाने के लिए ज़िम्मेदार है। आवश्यकताओं को एकत्रित करने की प्रक्रिया के माध्यम से, आप विभिन्न हितधारकों के साथ जुड़ेंगे - नेतृत्व टीम, मानव संसाधन टीम इत्यादि - आपके आवेदन पोर्टल को समझने के लिए आपके आवेदन पोर्टल में शामिल होना चाहिए:
आवश्यकताओं के बारे में सोचें कि सभी अलग-अलग टुकड़ों को इकट्ठा करने के लिए अपने मौके के रूप में इकट्ठा होने के लिए ताकि आपकी तैयार परियोजना न केवल अपेक्षाओं को पूरा करे लेकिन उन्हें पार कर सके।
आवश्यकताएं क्यों महत्वपूर्ण हैं?
आवश्यकता एकत्रण और विश्लेषण एक अनावश्यक औपचारिकता की तरह लग सकता है, खासकर जब आप और आपकी टीम परियोजना में अपने दांतों को डुबोने के लिए उत्सुक हैं।
हालांकि, एक परियोजना की आवश्यकताओं पर एक संभाल प्राप्त करना कई कारणों से एक महत्वपूर्ण कदम है। यहां क्या हो सकता है जब आप उन्हें समझने के लिए समय नहीं लेते हैं:
परियोजनाएं उम्मीदों से कम हो जाती हैं: यदि आप नहीं जानते कि आप किस चीज की ओर काम कर रहे हैं, तो इसे हासिल करना बहुत मुश्किल है।47% अनमेट परियोजना लक्ष्यों कागरीब आवश्यकताओं प्रबंधन के लिए वापस टाई।
इन सभी को मिलाएं, और आपके पास सभी का सबसे डरावना जोखिम है: परियोजना विफलता।खराब प्रबंधित परियोजना आवश्यकताओंपरियोजना विफलता के प्राथमिक कारणों में से एक हैं।
प्रक्रिया एकत्र करने की आवश्यकता क्या है?
परियोजना की आवश्यकताओं को इकट्ठा करने से भारी महसूस हो सकता है, लेकिन इसे अत्यधिक जटिल होने की आवश्यकता नहीं है - खासकर यदि आप इसे तीन चरणों में तोड़ते हैं।
चरण # 1: हितधारकों से आवश्यकताएं
परियोजना के हितधारकों की पहचान करके शुरू करें और समझें कि उन्हें क्या लगता है कि परियोजना को संबोधित करने या शामिल करने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, शायद नेतृत्व टीम को लगता है कि आपके नौकरी पोर्टल में आपकी संस्कृति के बारे में वीडियो और जानकारी शामिल होनी चाहिए, और मानव संसाधन टीम उम्मीदवार के साथ हर टचपॉइंट को ट्रैक करना चाहती है। जब आप अपनी परियोजना योजना बनाते हैं तो ये सभी महत्वपूर्ण चीजें हैं।
यह प्रक्रिया एकत्र करने की सबसे कठिन कदमों में से एक है, और कभी-कभी यह दांत खींचने जैसा महसूस कर सकता है। हालांकि, कई अलग-अलग उपकरण हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैंइस जानकारी को इकट्ठा करेंएक लक्षित और सहायक तरीके से, जिनमें निम्न शामिल हैं:
चरण # 2: दस्तावेज आवश्यकताओं
एक बार जब आप अपनी परियोजना आवश्यकताओं को एकत्र कर लेंगे, तो आपको उन्हें संक्षिप्त और सुव्यवस्थित दस्तावेज़ में दस्तावेज करने की आवश्यकता है।
यह दस्तावेज़ उत्तरदायित्व सुनिश्चित करता है और सभी को आपके प्रोजेक्ट के लक्ष्यों के बारे में जानकारी का एक स्रोत देता है। चिंता न करें - हम एक परियोजना आवश्यकता दस्तावेज को थोड़ी देर बाद दिखाना चाहिए।
चरण # 3: आवश्यकताओं की समझ की पुष्टि करना
एक बार आपकी परियोजना आवश्यकताओं को दस्तावेज करने के बाद, यह न मानें कि सभी को साझा समझ है।
इसके बजाय, परियोजना शुरू होने से पहले एक ही पृष्ठ पर सभी को सुनिश्चित करने के लिए सभी परियोजना के हितधारकों के साथ उन दस्तावेज आवश्यकताओं को साझा करें। अगर कुछ भी छोड़ दिया गया था या गलत समझा गया था, तो अब जानना बेहतर है।
आवश्यकताओं की चुनौतियां क्या हैं?
आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की प्रक्रिया के लिए सूत्र काफी सरल है। हालांकि, परियोजना की आवश्यकताओं को समझने की कोशिश करते समय कई टीमें रोडब्लॉक में भागती हैं। इनमें शामिल हो सकते हैं (लेकिन सीमित नहीं हैं):
आवश्यकताएं एकत्रण प्रक्रिया अपने हिचकी के बिना नहीं है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सफल परियोजनाएं प्रदान करने के लिए आपके समय और प्रयास के लायक हैं।
क्या सभा तकनीक की आवश्यकता के लिए सर्वोत्तम अभ्यास हैं?
चलो प्रक्रिया के थोक के बारे में बात करते हैं: वास्तव में आवश्यकताओं को इकट्ठा करना। जैसा कि हमने पिछले खंड में उल्लेख किया है, यह चुनौतीपूर्ण महसूस कर सकता है।
सौभाग्य से, कुछ युक्तियां हैं जिन्हें आप एक परियोजना की आवश्यकताओं को एकत्रित करने और समझने के लिए खेल सकते हैं जो एक कुशल और प्रभावी दोनों हैं।
1. परियोजना लक्ष्य को दोहराएं
आपकी सभी परियोजना आवश्यकताओं में यह सामान्य है: वे आपके व्यापक परियोजना लक्ष्य के समर्थन में हैं। तो, सुनिश्चित करें कि जब भी आप आवश्यकताओं पर चर्चा करते हैं तो आप इस उद्देश्य को दोहराते हैं।
हमारे नौकरी आवेदन पोर्टल उदाहरण के साथ चिपके हुए, उस पोर्टल को लॉन्च करने में आपका प्राथमिक लक्ष्य क्या है? क्या आप करना यह चाहते हैं:
अपने मूल लक्ष्य को जानना आपको यह संदर्भ देगा कि आपको यह समझने की आवश्यकता है कि कौन सी आवश्यकताओं को प्राथमिकता लेनी चाहिए - और जिसे स्थगित करने की आवश्यकता हो सकती है।
2. दाहिने हितधारकों पर ध्यान दें
आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं के बारे में एक अच्छी तरह से गोल देखने के लिए पर्याप्त लोगों से जुड़ें। लेकिन इसे हर किसी के लिए खोलना दोनों जबरदस्त और भ्रमित हो सकता है।
जब आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की बात आती है, तो एक परियोजना के प्रमुख हितधारकों पर केंद्रित रहें। वे लोग या टीम कौन हैं जो इस परियोजना से सीधे प्रभावित होंगे? वे लोग हैं जिनसे आपको बात करना चाहिए।
3. पर्याप्त समय छोड़ दें
आवश्यकताएं एक त्वरित नहीं होगीटास्क, और यह संभवतः एक बार की घटना नहीं होगी। हितधारक उन चीजों के बारे में सोचेंगे जिन्हें वे उल्लेख करना भूल गए हैं, और आप उन प्रश्नों के बारे में सोचेंगे जिन्हें आप पूछना भूल गए हैं।
इसी कारण से, सुनिश्चित करें कि आप आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की आवश्यकता के लिए पर्याप्त समय में निर्माण करें। यह आपको श्वास कक्ष देगा जो आपको समय के लिए निचोड़ा हुआ महसूस किए बिना पूरी तरह से नौकरी करने की आवश्यकता है।
4. सारांश और अपनी समझ की पुष्टि करें
धारणा खतरनाक हो सकती है, खासकर जब परियोजना आवश्यकताओं की बात आती है। आपको लगता है कि आप जानते हैं कि क्याहितधारकया टीम का अनुरोध है, केवल यह पता लगाने के लिए कि आप गलत रास्ते पर थे जब आप पहले से ही परियोजना में डूब गए हैं।
यह आपकी समझ की पुष्टि करने के लिए कभी दर्द नहीं होता। जब कोई किसी की आवश्यकता का उल्लेख करता है, तो सारांशित करें कि उन्होंने आपके साथ साझा किया है। यह सक्रिय का एक महत्वपूर्ण तत्व हैसुनना, जो विभिन्न संदर्भों में सहायक होता है - जिसमें आवश्यकताओं को इकट्ठा करना शामिल है। यह त्वरित सारांश उन्हें आपकी दिशा की पुष्टि करने या शुरू करने से पहले आपको सही करने का अवसर देता है।
यहां तक कि यदि आप यथासंभव सटीक रूप से आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के लिए सब कुछ कर सकते हैं, तो आश्चर्य और गलत संचार भी हो सकते हैं। यही कारण है कि एकदीर्घावधि दृष्टिकोण(या एग्इल आवश्यकताएं एकत्रण) इतनी उपयोगी हो सकती है, क्योंकि यह आपको नियमित रूप से अंतराल प्रदान करता है और कोई आवश्यक समायोजन करने के लिए।
एक आवश्यकता दस्तावेज लिखने के लिए शीर्ष युक्तियाँ
परियोजना की आवश्यकता दस्तावेज संक्षिप्त एक-पेजर से लंबी रिकॉर्ड तक हो सकती है। अपने सबसे बुनियादी रूप में, आपकी आवश्यकताओं के दस्तावेज़ में शामिल होना चाहिए:
लेकिन, इसे सफलतापूर्वक भरने के लिए आपको और क्या पता होना चाहिए? ध्यान में रखने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।
1. शब्दकोष से बचें
यह दस्तावेज़ सिर्फ आपकी आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करने के बारे में नहीं है। इसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए आपको एक उपकरण भी देना चाहिए। इसे संभव बनाने के लिए, आवश्यकताओं को क्रिस्टल स्पष्ट होने की आवश्यकता है। जरगॉन, शब्दकोष, और अन्य जटिल phrasing और राज्य चीजों को यथासंभव स्पष्ट रूप से से बचें।
2. एक स्वरूपित टेम्पलेट का उपयोग करें
अपनी आवश्यकताओं के लिए एक टेम्पलेट बनाना दस्तावेज़ समय बचाता है और सुनिश्चित करता है कि आपकी जानकारी व्यवस्थित और पचाने में आसान है। इसके अतिरिक्त, यह एक अनुमानित ढांचा है कि हितधारकों को सहज हो सकता है, जिससे उनके लिए समीक्षा करना और प्रतिक्रिया देना आसान हो जाता है।
3. दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए दूसरों को आमंत्रित करें
प्रतिक्रिया की बात करते हुए, ध्यान रखें कि आवश्यकताएं एकत्रण कुछ ऐसा नहीं है जो आप अकेले करते हैं - अन्य लोगों की प्रक्रिया में शामिल हैं। आवश्यकताओं को इकट्ठा करते समय उन्हें एक सक्रिय हिस्सा नहीं खेलना चाहिए, लेकिन उनकी समीक्षा भी करनी चाहिए। अपने दस्तावेज़ को उनके साथ साझा करें ताकि वे फीडबैक प्रदान कर सकें और पुष्टि कर सकें कि सभी को सही समझ है।
क्या आवश्यकताएं एकत्रित उपकरण उपलब्ध हैं?
सावधानी या उपयोगकर्ता कहानियों के लिए दिमाग के नक्शे या प्रक्रिया आरेखों से, बेहतर उत्पाद आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के लिए आप जिन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं उनकी कोई कमी नहीं है।
प्रौद्योगिकी पक्ष पर, बहुत सारे सॉफ्टवेयर भी हैं जो दर्द और दबाव को बाहर निकाल सकते हैंएकत्रित आवश्यकताओं। उदाहरण के लिए, एक सहयोगी कार्य प्रबंधन मंच जैसेयूडीएन कार्य प्रबंधकआपकी सहायता करेगा:
इसका मतलब है कि आपको पता चलेगा कि किसी प्रोजेक्ट की क्या आवश्यकता है और यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक दृश्यता है कि आप उन बक्से की जांच कर रहे हैं।
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