परियोजना नियंत्रण सरलीकृत: अपनी परियोजनाओं को कैसे प्रबंधित और नियंत्रित करें?
यह वर्ष 2020 पहले से ही है, और ज्यादातर कंपनियां या तो डिजिटल प्रोजेक्ट प्रबंधक हैं जिन्हें उन टीमों को प्रबंधित करना है जो या तो घर या रिमोट हैं। दूसरों को दिन मिल रहा है; दिन में एक बार…
कई डिजिटल परियोजना प्रबंधकों के दिमाग को पार करने वाले कई विचार यह हैं कि, "मुझे परियोजना नियंत्रणों से परेशान क्यों करना है?", "क्या हमने परियोजना में परियोजना के बारे में हर विवरण को कवर नहीं किया?" और "हर किसी ने आखिरी बार एक सत्र आयोजित किया", कई अन्य लोगों के बीच।
खैर, इस तथ्य का तथ्य यह है कि चीजें कभी नहीं जाती हैं क्योंकि वे वास्तविक दुनिया में योजना बनाई गई हैं और आपको उन सभी कारकों को ध्यान में रखना होगा जो आपकी परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं या नहीं कर सकते हैं। आपको परियोजना पर नियंत्रण रखने और इसे ठीक से पूरा करने के लिए हमेशा बैकअप समाधान होना चाहिए।
यही वह जगह है जहां परियोजना नियंत्रण आते हैं। हालांकि यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपके पास काम का एक विस्तृत विवरण है जिसमें उचित बजट अनुमान और विस्तृत शामिल है परियोजना योजना यह विभिन्न प्राथमिकता स्थानांतरण रणनीतियों को समायोजित करता है, आपको अभी भी परियोजना नियंत्रण होना चाहिए जो परियोजना की शुरुआत में निर्धारित दिशानिर्देशों में सभी परिवर्तनों को गले लगाते हैं।
इस प्रोजेक्ट कंट्रोल सिस्टम को स्थापित करने से आपको परियोजना के विभिन्न चर और पूरे परियोजना जीवनकाल में विकसित होने पर आपके बजट पर पूरी तरह से नजर रखने में मदद मिलेगी। यह वह समाधान है जिसे आपको अपना रखने की आवश्यकता है प्रोजेक्ट afloat आज के कठिन बाजार में और इसे सफल बनाते हैं।
आइए शुरुआत से शुरू करें।
परियोजना नियंत्रण क्या हैं?
द्वारा दी गई परिभाषा के अनुसार परियोजना प्रबंधन संस्थान (पीएमआई) :
"एक परियोजना नियंत्रण प्रणाली का उद्देश्य परियोजना लक्ष्य, यानी, लागत, समय, और सामग्री प्राप्त करने के लिए परियोजना योजना और परियोजना निष्पादन के बीच के अंतर को कम करना है।"
संक्षेप में, ये नियंत्रण सकारात्मक कार्य हैं और एक परियोजना को ट्रैक पर रखने के लिए आवश्यक विस्तृत दस्तावेज हैं और इसे सफलतापूर्वक वितरित कर सकते हैं। और परियोजना जीवन चक्र में, परियोजना नियंत्रण परियोजना चरण को नियंत्रित करने और नियंत्रित करने के सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक हैं।
परियोजना नियंत्रणों के बारे में एक बहुत ही आम गलतफहमी यह है कि आपको सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए हर समय अपनी टीम पर एक तंग पकड़ रखने की आवश्यकता है। फिर भी, यदि आप अपनी टीम को माइक्रोमैनेजिंग के रूप में नियंत्रित करते हैं, तो आपको अपनी टीम की अधिकतम ताकत का आनंद लेने के लिए नहीं मिलता है और अंततः प्रोजेक्ट ऑफ ट्रैक ले जाएगा।
परियोजना नियंत्रण सामान्य धारणा के विपरीत दिखाई नहीं दे रहे हैं। परियोजना नियंत्रण कार्य करने में शामिल काम या लोगों को नियंत्रित करने के बजाय परियोजना के ढांचे और प्रवाह पर शासन करता है। ये नियंत्रण सभी आने वाले अवसरों और समस्याओं का अनुमान लगाने के लिए आवश्यक प्रमुख तत्व भी हैं।
क्यों परियोजना नियंत्रण इतने महत्वपूर्ण हैं?
एक डिजिटल पीएम के रूप में, एक परियोजना नियंत्रक के साथ काम नहीं करने का एक उच्च मौका है और आप स्वयं नियंत्रक हैं। यह आपको अनुसूची, दायरे और लागत जैसी परियोजना से संबंधित सभी तत्वों के लिए ज़िम्मेदार बनाता है।
प्रत्येक प्रोजेक्ट नियंत्रक ऐसी स्थिति में रहा है जहां उन्होंने कुछ समय खरीदने और कुछ बदलावों को लागू करने के बारे में ग्राहक के साथ वार्तालाप किया हो सकता है। और बदले में, ग्राहक सहमत हैं लेकिन अधिक बजट कटौती के साथ।
ये दो बिंदु अधिकांश ग्राहक-नियंत्रक वार्तालापों की प्रमुख शीर्षकों हैं और इनमें से दोनों को संतुलित करना वास्तव में प्रबंधकों के रूप में प्राप्त करने के लिए सबसे कठिन लक्ष्यों में से एक है। यह वह जगह है जहां परियोजना नियंत्रण हमें अपने असली रंग दिखाते हैं।
परियोजना नियंत्रण प्रबंधकों को जाने और सूचित निर्णयों के साथ इन बैठकों पर नियंत्रण रखने की अनुमति देता है। जब इन नियंत्रणों को सही तरीके से लागू किया जाता है, तो समय सारिणी अनुसूची, लागत और गुणवत्ता के बीच उचित संतुलन बनाए रखने के दौरान अधिक आत्मविश्वास हो सकता है।
परियोजनाओं को नियंत्रित करने की प्रक्रिया
यदि आप एक परियोजना प्रबंधक की स्थिति में हैं, तो आप जानते हैं कि यह भूमिका सब कुछ है प्रोजेक्ट को ट्रैक पर रखते हुए कोई फर्क नहीं पड़ता कि लागत क्या है। और इसके लिए, आपको यह जानना होगा कि आपकी टीम के साथ हर समय क्या चल रहा है।
निम्नलिखित कदम परियोजना प्रबंधकों को हर समय अपनी संबंधित परियोजनाओं के नियंत्रण में मदद करते हैं। चलो एक नज़र डालते हैं।
जो भी गतिविधि आप अपनी परियोजना के बारे में या अन्यथा करने के बारे में कर रहे हैं, आपको हमेशा सभी घटकों और उनके आउटपुट का मूल्यांकन करने की आवश्यकता होती है। क्यों? क्योंकि इन घटकों का मूल्यांकन करने से आप परियोजना के समग्र प्रक्षेपण के बारे में सहायक अनुमान प्रदान करेंगे।
एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको हुड के नीचे जाना होगा और आपके प्रोजेक्ट के बारे में जो कुछ भी हो रहा है उसके लिए महसूस करना होगा। आपको सही प्रश्न पूछने की आवश्यकता है और आपको अपने भविष्य के परियोजना निर्णयों के आधार के रूप में स्थिति रिपोर्ट और परियोजना मीट्रिक का उपयोग करना होगा।
आपके मूल्यांकन के आधार पर, आपको अपनी भविष्य की परियोजना गतिविधियों की योजना बनाने की आवश्यकता है। एक परियोजना प्रबंधक होने के नाते, आपको किसी और से पहले अनुमान लगाने की आवश्यकता है, जहां चीजें वास्तव में जा रही हैं और आप संभावित बाधाओं से बचने के लिए क्या कर सकते हैं आपके प्रोजेक्ट का विकास ।
एक बार जब आप अपनी योजना तैयार कर लेंगे और आपके पास अपनी परियोजना के विकास के लिए आवश्यक सारी जानकारी है, तो उन परिवर्तनों को लागू करें जो आपको लगता है कि फायदेमंद होगा। इसमें ग्राहक को इन निर्णयों के बारे में सूचित करते हुए परियोजना में क्या बदल रहा है, यह भी शामिल है।
आपको यह समझने की जरूरत है कि इन परिवर्तनों को लागू करने की आवश्यकता क्या है, बजट और समग्र परियोजना समयरेखा पर इन परिवर्तनों के प्रभाव क्या होंगे। यह सारी जानकारी आपको अपनी परियोजना के बारे में उचित समायोजन करने देगी।
के तौर पर प्रोजेक्ट मैनेजर , आप केंद्र पत्थर हैं जो पूरी टीम, हितधारकों और ग्राहकों के चारों ओर घूमते हैं। आपको अपने प्रोजेक्ट से संबंधित सभी संबंधित लोगों को उचित ज्ञान को संवाद करने की आवश्यकता है ताकि परियोजना के साथ कोई भी कनेक्शन हो, पूरी तस्वीर प्राप्त हो।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर किसी को यह ज्ञान मिलता है, अनुस्मारक सेट करता है और आंतरिक खिलाड़ियों और बाहरी खिलाड़ियों के साथ अनुवर्ती बैठकों को करता है, ताकि सभी जानकारी संचारित हो, और कुछ भी नहीं छोड़ दिया गया है।
कितनी रिपोर्टिंग आवश्यक है?
इस लेख में, हमने लगातार परियोजना नियंत्रण के बारे में बात की है कि आपके प्रोजेक्ट के बारे में निर्णय लेने में सबसे महत्वपूर्ण तत्वों में से एक है, लेकिन आप वास्तव में सभी को कैसे प्राप्त करते हैं मैट्रिक्स इन गतिविधियों के लिए सही? यह वह जगह है जहां रिपोर्टिंग अपने असली रंग दिखाती है।
रिपोर्टिंग एक ऐसा कदम नहीं है जिसे आपको इसके लिए एक प्रणाली तैयार करते समय आसान या विलंब करना चाहिए। इस चरण की तैयारी परियोजना की शुरुआत से शुरू की जानी चाहिए।
यदि आप उपयोग कर रहे हैं परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर फिर आप एक समर्थक हैं, लेकिन यदि आप नहीं हैं, तो आपको उपयोग करना शुरू करना चाहिए यूडीएन कार्य प्रबंधक । इसमें अद्भुत ट्रैकिंग टूल और अन्य मीट्रिक पीढ़ी की विशेषताएं हैं जो आपको अपनी रिपोर्ट को निर्बाध रूप से उत्पन्न करने में मदद करेंगी।
पर प्रोजेक्ट की शुरुआत आपको निम्नलिखित तत्वों को सुनिश्चित करना चाहिए:
बाहरी वीएस आंतरिक रिपोर्टिंग
बाहरी और आंतरिक रिपोर्टिंग की बात आती है जब बहुत सारे अंतर होते हैं। एक सामान्य नियम के रूप में, आपको टीम को यह बताना चाहिए कि कंपनी क्या कर रही है और परियोजना के बारे में क्या परिवर्तन हो रहे हैं। इसका मतलब यह है कि आपको टीम को समग्र रिपोर्टिंग और सभी परियोजना नियंत्रण प्रयासों को बहुत अधिक स्तर पर बेनकाब करना होगा ताकि वे उनके चारों ओर होने वाली हर चीज की पूरी तस्वीर प्राप्त कर सकें।
के रूप में प्रोजेक्ट मैनेजर , यह आपके और आपकी टीम के बीच विश्वास के स्तर पर निर्भर करता है कि चाहे आप उनके साथ वास्तविक संख्या और विकास अनुमानों के साथ साझा करें। सुरक्षित पक्ष पर होने के लिए, आपको पूरी कहानी को फैलाने के बजाय हमेशा कुछ चीजें रखना चाहिए।
आंतरिक रिपोर्टिंग की सहायता के लिए, सुनिश्चित करें कि निम्न चरणों का पालन किया गया है:
