Ovládání projektu Zjednodušené: Jak spravovat a ovládat své projekty?
Je to rok 2020 a většina společností má buď digitální projektové manažery, kteří musí řídit týmy, které jsou buď in-house nebo vzdálené. Jiní se dostávají den; Jednoho dne ...
Několik myšlenek, které přes mysli mnoha digitálních projektových manažerů, jsou to, "Proč musím obtěžovat s ovládacími prvky projektu?", "Nepokrýraznili jsme se každého detailu o projektu v projektu Stručně?" A "všichni vypadali, že naposledy jsme si udělali jistotu", mezi mnoha dalšími.
Skutečnost záležitosti je, že věci nikdy nechodí, protože jsou plánovány v reálném světě a musíte mít v úvahu všechny faktory, které mohou nebo nemusí ovlivnit váš projekt. Měli byste mít vždy záložní řešení, abyste udrželi kontrolu nad projektem a dokončete jej správně.
To je místo, kde přicházejí kontroly projektu. I když je velmi kritické, že máte podrobné prohlášení o práci, která se skládá z řádného rozpočtového odhadu a podrobnéhoplán projektuTo pojme různá prioritní řazení strategie, stále musíte mít projektové kontroly, které přijmou všechny změny pokynů, které jste nastavili na začátku projektu.
Nastavení tohoto systému řízení projektu vám pomůže udržet důkladné oko na svém rozpočtu, když různé proměnné změny projektu a vyvíjet se v celém životnost projektu. Je to řešení, které potřebujete k udrženíProjekt Afloat.v dnešním tvrdém trhu a učinit to úspěšné.
Začněme od začátku.
Co jsou projektové kontroly?
Podle definice danéInstitut projektového managementu (PMI) :
"Systém kontroly projektu si klade za cíl minimalizovat mezeru mezi projektovým plánováním a realizací projektu za účelem dosažení cílových cílů, tj. Cena, času a obsahu."
Stručně řečeno, tyto kontroly jsou kladnou akcí a podrobnou dokumentaci potřebnou k udržení projektu na trati a dostat to úspěšně. A v životním cyklu projektu jsou kontroly projektu jedním z nejdůležitějších částí monitorování a ovládání fáze projektu.
Velmi běžnou mylnou představu o ovládacích prvcích projektu je, že potřebujete udržet pevně držet ve vašem týmu po celou dobu, abyste získali nejlepší výsledky. Přesto, pokud ovládáte svůj tým ve formě mikromanagingu, nemusíte si vychutnat maximální sílu vašeho týmu a to nakonec přijme projekt mimo skladbu.
Kontroly projektu nejsou tak viditelné v rozporu se společnou vírou. Projektové kontroly vlády nad strukturou a tokem projektu spíše než kontrolovat práci nebo osoby zapojené do práce. Tyto kontroly jsou také klíčovými prvky nezbytnými pro předvídání všech nadcházejících příležitostí a problémů.
Proč jsou kontroly projektu tak důležité?
Jako digitální PM, existuje velká šance, že nefunguje s regulátorem projektu a vy sami jste regulátor. To vás zodpovídá za všechny prvky týkající se projektu, jako je harmonogram, rozsah a náklady.
Každý projektový regulátor byl ve stavu, kdy by mohli mít konverzaci s klientem o nákupu nějakého času a aplikovat některé změny. A na oplátku klient souhlasí, ale s více rozpočtovými škrty.
Tyto dva body jsou hlavními titulky většiny konverzací klienta-regulátoru a vyvažování oba z nich je opravdu jeden z nejtěžších cílů dosáhnout jako manažeři. To je místo, kde nám kontroluje projektové řízení jejich skutečné barvy.
Kontroly projektu umožňují manažerům jít a převzít kontrolu nad těmito schůzkami s informovanými rozhodnutími. Pokud jsou tyto ovládací prvky použity správně, manažeři mohou být jistější při zachování správné rovnováhy mezi harmonogramem, nákladem a kvalitou.
Postup pro řízení projektů
Pokud jste v pozici projektového manažera, pak víte, že tato role je oUdržet projekt na tratiBez ohledu na to, jaké náklady. A za to musíte vědět, co se děje s vaším týmem po celou dobu.
Následující kroky pomáhají projektovým manažerům kontrolovat jejich příslušnými projekty po celou dobu. Podívejme se na to.
Která aktivita se chystáte provést ohledně vašeho projektu nebo jinak, musíte vždy vyhodnotit všechny komponenty a jejich výstupy ode dne. Proč? Protože vyhodnocování těchto komponent vám poskytne užitečné projekce o celkové trajektorii projektu.
Jako projektový manažer, musíte se dostat pod kapotu a získat pocit pro všechno, co se děje ohledně vašeho projektu. Musíte se ptát správných otázek a musíte použít zprávy o stavu a metrik projektu jako základ pro všechny vaše budoucí projektová rozhodnutí.
Na základě vašich hodnocení musíte naplánovat své budoucí projektové aktivity. Být projektovým manažerem, musíte předvídat před kýmkoli jiným, kde se věci skutečně dějí a co můžete udělat, abyste se vyhnuli potenciálním překážkám vVývoj vašeho projektu .
Jakmile jste navrhl svůj plán a máte všechny informace nezbytné pro vývoj vašeho projektu, implementovat změny, které si myslíte, že budou prospěšné. To zahrnuje také informování klienta, co se mění v projektu a zároveň udržuje tým informován o těchto rozhodnutích.
Musíte pochopit, co vyžadují tyto změny, jaké dopady by tyto změny měly v rozpočtu a celkové časové ose projektu. Všechny tyto informace vám umožní provést příslušné úpravy týkající se vašeho projektu.
Jakoprojektový manažer, Jste středový kámen, který celý tým, zúčastněné strany a klienty se točí kolem. Musíte sdělit vhodné znalosti všem dotčeným lidem spojeným s vaším projektem, aby každý, kdo má nějaké spojení s projektem, dostane celý obrázek.
Abych se ujistil, že každý dostane tyto znalosti, nastavit připomenutí a dělat následná setkání s interními hráči a externími hráči, takže všechny informace jsou sděleny, a nic nezůstane nevyslovené.
Kolik hlášení je nutné?
V tomto článku jsme důsledně hovořili o kontrolách projektu, které jsou jedním z nejdůležitějších prvků při rozhodování o vašem projektu, ale jak vlastně dostanete všechnymetrikaPrávo na tyto činnosti? To je místo, kde reporting ukazuje své skutečné barvy.
Hlášení není krok, který byste měli mít tak snadný nebo procrastinát při navrhování systému pro něj. Příprava pro tento krok by měl být zahájen od začátku projektu.
Pokud používáteSoftware pro správu projektůPak jste pro, ale pokud nejste, pak byste měli začít používatSprávce úloh UDN. Má úžasné sledovací nástroje a další funkce metrické generace, které vám pomohou vygenerovat vaše zprávy bezproblémově.
Na Začátek projektuMěli byste se ujistit o následujících prvků:
Externí vs interní hlášení
Existuje mnoho rozdílů, pokud jde o externí a vnitřní hlášení. Obecně platí, že byste měli nechat týmu vědět, co společnost dělá a jaké změny se dějí ohledně projektu. To znamená, že musíte odhalit tým na celkové hlášení a veškeré úsilí pro kontrolu projektu na velmi vysoké úrovni, aby mohli získat úplný obraz o vše, co se děje kolem nich.
Jako.projektový manažerZáleží na úrovni důvěry mezi vámi a vaším týmem, zda s nimi nebo ne, sdílíte s nimi skutečná čísla a projekce růstu. Chcete-li být na bezpečné straně, měli byste vždy držet některé věci pro sebe namísto rozlití celého příběhu.
Pomoci interním reportování, ujistěte se, že následují následující kroky:
Jaké jsou různé typy zpráv, které potřebujete, kontrolovat své projekty snadněji?
A Stavová zprávaje nejkomplexnější ze tří. Skládá se ze všech informací o probíhajícím projektu a zajišťuje, že všechny zúčastněné strany a další strany zapojené do projektu mají jasné pochopení, kdeProjekt je právě teďA kde je to zamířeno.
Stavová zpráva je důležitá pro mnoho věcí, většinou z důvodu skutečnosti, že zajišťuje, že všechny příslušné strany jsou informovány o rozhodnutích a dalších metrikách, jako jsou náklady, blokátory, rizika a načasování. Mít pravidelné setkání sezení bude udržovat klienty šťastné a ve smyčce, která se zmírní napětí v tvrdých rozhovorech.
Zpráva o obecném stavu by se měla skládat z následujících věcí:
Zdroj
A změnit požadavekje správná dokumentace všech změn, ke kterým došlo v projektu nebo se chystají stát. Tato dokumentace pomáhá udržet všechny na stejné stránce. Jakmile máte všechny změny mapované, vytvořte popis, dopady na časovou osu a rozpočet a odešlete jej klientovi.
To pomůže zajistit, aby byl klient informován o všech změnách, které vytvoří méně argumentů, které mají být zvýšeny v tvrdých rozhovorech.
S pomocí požadavků na změnu jsou dosaženy následující prvky:
Závěr
V našich zkušenostech jsou projektové kontroly centrálním kámenem pro poskytování všech projektů včas a především na předběžný rozpočet. Poskytuje také podporu a klid mysli k týmu, stejně jako pocit sounáležitosti, že manažer projektu je udržuje ve smyčce při rozhodování.
