Έλεγχοι του έργου Απλοποιημένες: Πώς να διαχειριστείτε και να ελέγξετε τα έργα σας;
Είναι ήδη το έτος 2020 και οι περισσότερες από τις εταιρείες είτε έχουν διαχειριστές ψηφιακών έργων που πρέπει να διαχειριστούν ομάδες που είτε είναι εσωτερικά είτε απομακρυσμένα. Άλλοι παίρνουν μέρα. Μια μέρα τη φορά…
Αρκετές σκέψεις που διασχίζουν το μυαλό πολλών διαχειριστών ψηφιακών έργων είναι ότι ", γιατί πρέπει να ασχοληθώ με τους ελέγχους του έργου;", "Δεν κάλυπταν κάθε λεπτομέρεια για το έργο στο έργο σύντομο;" και "όλοι φαινόταν αρκετά σίγουροι την τελευταία φορά που διεξήγαμε μια συνεδρία", μεταξύ πολλών άλλων.
Λοιπόν, το γεγονός του θέματος είναι ότι τα πράγματα δεν πάνε ποτέ όπως προγραμματίζονται στον πραγματικό κόσμο και πρέπει να συνεχίσετε όλους τους παράγοντες που μπορεί ή να μην επηρεάσουν το έργο σας. Θα πρέπει πάντα να έχετε μια λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για να διατηρήσετε τον έλεγχο του έργου και να το ολοκληρώσετε σωστά.
Εκεί έρχονται οι έλεγχοι των έργων. Ενώ είναι πολύ κρίσιμο να έχετε μια λεπτομερή δήλωση εργασίας που αποτελείται από μια κατάλληλη εκτίμηση του προϋπολογισμού και μια λεπτομερήσχέδιο έργουΑυτό φιλοξενεί διαφορετικές στρατηγικές μετατόπισης προτεραιότητας, εξακολουθείτε να πρέπει να έχετε ελέγχους έργου που να αγκαλιάζουν όλες τις αλλαγές στις κατευθυντήριες γραμμές που θέσατε στην αρχή του έργου.
Η ρύθμιση αυτού του συστήματος ελέγχου του έργου θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε προσεκτικά τον προϋπολογισμό σας, όταν διαφορετικές μεταβλητές του έργου αλλάζουν και εξελίσσονται σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Είναι η λύση που πρέπει να κρατήσετε το δικό σαςέργο στη ζωήστη σημερινή σκληρή αγορά και την επιτύχει.
Ας ξεκινήσουμε από την αρχή στη συνέχεια.
Τι είναι οι έλεγχοι των έργων;
Σύμφωνα με τον ορισμό που δίνεται από τοΙνστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI) :
"Ένα σύστημα ελέγχου έργου στοχεύει στην ελαχιστοποίηση του χάσματος μεταξύ του σχεδιασμού του έργου και της εκτέλεσης του έργου, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου, δηλ., Κόστος, χρόνος και περιεχόμενο".
Εν ολίγοις, αυτοί οι έλεγχοι είναι οι καταφατικές ενέργειες και η λεπτομερής τεκμηρίωση που απαιτείται για τη διατήρηση ενός έργου σε καλό δρόμο και να το παραδώσει επιτυχώς. Και στον κύκλο ζωής του έργου, οι έλεγχοι των έργων αποτελούν ένα από τα πιο κρίσιμα μέρη της παρακολούθησης και τον έλεγχο της φάσης του έργου.
Μια πολύ κοινή εσφαλμένη αντίληψη σχετικά με τους ελέγχους του έργου είναι ότι πρέπει να διατηρήσετε μια σφιχτή κρατήστε την ομάδα σας όλη την ώρα για να αποκτήσετε τα καλύτερα αποτελέσματα. Ακόμα, αν ελέγξετε την ομάδα σας με τη μορφή μικροκινητήρων, δεν μπορείτε να απολαύσετε τη μέγιστη δύναμη της ομάδας σας και που τελικά θα λάβει το έργο εκτός δρόμου.
Οι έλεγχοι των έργων δεν είναι ορατός αντίθετος προς την κοινή πεποίθηση. Έλεγχοι του έργου βασιλεύει πάνω από τη δομή και τη ροή του έργου αντί να ελέγχει το έργο ή τους ανθρώπους που εμπλέκονται στην εργασία. Αυτοί οι έλεγχοι είναι επίσης τα βασικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πρόβλεψη όλων των επερχόμενων ευκαιριών και προβλημάτων.
Γιατί οι έλεγχοι των έργων είναι τόσο ζωτικοί;
Ως ψηφιακή PM, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να μην εργάζεστε με έναν ελεγκτή έργου και εσείς είστε ο ελεγκτής. Αυτό σας κάνει να είστε υπεύθυνοι για όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με το έργο, το πρόγραμμα, το πεδίο εφαρμογής και το κόστος.
Κάθε ελεγκτής έργου βρίσκεται σε μια κατάσταση όπου θα μπορούσαν να είχαν μια συζήτηση με τον πελάτη για να αγοράσει κάποιο χρόνο και να εφαρμόσει κάποιες αλλαγές. Και σε αντάλλαγμα, ο πελάτης συμφωνεί αλλά με περισσότερες περικοπές του προϋπολογισμού.
Αυτά τα δύο σημεία είναι σημαντικά πρωτοσέλιδα των περισσότερων συνομιλιών του ελεγκτή πελάτη και εξισορρόπησης και των δύο είναι πραγματικά ένας από τους σκληρότερους στόχους για να επιτευχθεί ως διαχειριστές. Αυτό είναι όπου οι έλεγχοι των έργων μας δείχνουν τα αληθινά τους χρώματα.
Οι έλεγχοι των έργων επιτρέπουν στους διαχειριστές να πάνε και να αναλάβουν τον έλεγχο αυτών των συναντήσεων με ενημερωμένες αποφάσεις. Όταν οι έλεγχοι αυτοί εφαρμόζονται σωστά, οι διευθυντές μπορούν να είναι πιο σίγουροι, διατηρώντας παράλληλα μια σωστή ισορροπία μεταξύ του χρονοδιαγράμματος, του κόστους και της ποιότητας.
Η διαδικασία ελέγχου των έργων
Εάν βρίσκεστε στη θέση ενός διαχειριστή έργου, τότε γνωρίζετε ότι ο ρόλος αυτός είναι το θέμαΔιατηρώντας το έργο σε τροχιάανεξάρτητα από το κόστος. Και γι 'αυτό, πρέπει να ξέρετε τι συμβαίνει με την ομάδα σας ανά πάσα στιγμή.
Τα παρακάτω βήματα βοηθούν τους διαχειριστές του έργου να ελέγχουν ανά πάσα στιγμή τα αντίστοιχα έργα τους. Ας ΡΙΞΟΥΜΕ μια ΜΑΤΙΑ.
Όποια δραστηριότητα πρόκειται να εκτελέσετε σχετικά με το έργο σας ή με άλλο τρόπο, πρέπει πάντα να αξιολογείτε όλα τα εξαρτήματα και τις εξόδους τους από την πρώτη μέρα. Γιατί; Επειδή η αξιολόγηση αυτών των εξαρτημάτων θα σας δώσει χρήσιμες προβολές σχετικά με τη συνολική τροχιά του έργου.
Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να πάρετε κάτω από την κουκούλα και να πάρετε μια αίσθηση για όλα όσα συμβαίνουν σχετικά με το έργο σας. Πρέπει να ρωτήσετε τις σωστές ερωτήσεις και πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις αναφορές κατάστασης και τις μετρήσεις του έργου ως βάση για όλες τις μελλοντικές αποφάσεις του έργου σας.
Με βάση τις αξιολογήσεις σας, πρέπει να προγραμματίσετε τις μελλοντικές δραστηριότητες του έργου σας. Όντας ένας διαχειριστής έργου, πρέπει να προβλέψετε, πριν από οποιονδήποτε άλλο, όπου τα πράγματα πάνε πραγματικά και τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε πιθανά εμπόδια στοΑνάπτυξη του έργου σας .
Μόλις σχεδιάσετε το σχέδιό σας και έχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την ανάπτυξη του έργου σας, εφαρμόστε τις αλλαγές που νομίζετε ότι θα είναι επωφελής. Αυτό περιλαμβάνει επίσης την ενημέρωση του πελάτη τι αλλάζει στο έργο διατηρώντας ταυτόχρονα την ομάδα που ενημερώνεται και για αυτές τις αποφάσεις.
Πρέπει να καταλάβετε τι απαιτούν οι αλλαγές αυτές, ποιες επιπτώσεις θα έχουν αυτές οι αλλαγές στον προϋπολογισμό και το συνολικό χρονοδιάγραμμα έργων. Όλες αυτές οι πληροφορίες θα σας επιτρέψουν να κάνετε τις κατάλληλες προσαρμογές σχετικά με το έργο σας.
ΣανΔιευθυντής έργου, είστε η κεντρική πέτρα που η όλη ομάδα, τα ενδιαφερόμενα μέρη και οι πελάτες περιστρέφονται γύρω. Πρέπει να γνωστοποιήσετε τις κατάλληλες γνώσεις σε όλους τους ενδιαφερόμενους ανθρώπους που σχετίζονται με το έργο σας έτσι ώστε όλοι που έχουν σχέση με το έργο παίρνουν όλη την εικόνα.
Για να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας παίρνει αυτές τις γνώσεις, ορίστε τις υπενθυμίσεις και οι συνεδριάσεις παρακολούθησης με τους εσωτερικούς παίκτες και τους εξωτερικούς παίκτες, έτσι ώστε όλες οι πληροφορίες να κοινοποιηθούν και τίποτα δεν παραμένει άγνωστο.
Πόση αναφοράς είναι απαραίτητη;
Σε αυτό το άρθρο, έχουμε μιλήσει με συνέπεια σχετικά με τους ελέγχους του έργου να είναι ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το έργο σας, αλλά πώς πραγματικά παίρνετε όλα ταμετρήσειςΣωστά για αυτές τις δραστηριότητες; Αυτό είναι όπου η αναφορά δείχνει τα αληθινά του χρώματα.
Η αναφορά δεν είναι ένα βήμα που θα πρέπει να λάβετε τόσο εύκολο είτε να χρονοτριβεί ενώ σχεδιάζετε ένα σύστημα για αυτό. Η προετοιμασία για αυτό το βήμα θα πρέπει να ξεκινήσει από την αρχή του έργου.
Αν χρησιμοποιείτεΛογισμικό διαχείρισης έργουΣτη συνέχεια, είστε επαγγελματίας, αλλά αν δεν είστε, τότε θα πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτεUDN Task Manager. Έχει καταπληκτικά εργαλεία παρακολούθησης και άλλες δυνατότητες μετρικής δημιουργίας που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε απρόσκοπτα τις αναφορές σας.
ΣτοΈναρξη του έργουΘα πρέπει να βεβαιωθείτε για τα ακόλουθα στοιχεία:
Εξωτερική vs εσωτερική αναφορά
Υπάρχουν πολλές διαφορές όταν πρόκειται για εξωτερική και εσωτερική αναφορά. Κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να αφήσετε την ομάδα να γνωρίζει τι κάνει η εταιρεία και ποιες αλλαγές συμβαίνουν σχετικά με το έργο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εκθέσετε την ομάδα στη συνολική αναφορά και όλες τις προσπάθειες ελέγχου του έργου σε πολύ υψηλό επίπεδο, ώστε να μπορούν να πάρουν την πλήρη εικόνα όλων που συμβαίνει γύρω τους.
Ως Διευθυντής έργου, Εξαρτάται από το επίπεδο εμπιστοσύνης μεταξύ εσάς και της ομάδας σας ότι αν μοιραστείτε μαζί τους τους πραγματικούς αριθμούς και τις προβολές ανάπτυξης. Για να είστε στην ασφαλή πλευρά, θα πρέπει πάντα να κρατάτε κάποια πράγματα στον εαυτό σας αντί να χύσετε όλη την ιστορία.
Για να βοηθήσετε την εσωτερική αναφορά, να βεβαιωθείτε ότι ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα:
Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι αναφορών που χρειάζεστε, για να ελέγξετε τα έργα σας πιο εύκολα;
ΕΝΑΑναφορά κατάστασηςείναι η πιο ολοκληρωμένη από τα τρία. Αποτελείται από όλες τις πληροφορίες σχετικά με το τρέχον έργο και διασφαλίζει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι και άλλα μέρη που συμμετέχουν στο σχέδιο έχουν σαφή κατανόηση του πούΤο έργο είναι τώρακαι πού κατευθύνεται.
Η έκθεση κατάστασης είναι σημαντική για πολλά πράγματα, κυρίως λόγω του γεγονότος ότι διασφαλίζει ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώνονται για τις αποφάσεις και άλλες μετρήσεις όπως το κόστος, οι αναστολείς, οι κίνδυνοι και το χρονοδιάγραμμα. Έχοντας μια τακτική συνεδρίαση συνεδρίασης θα κρατήσει τους πελάτες ευτυχισμένους και στο βρόχο που θα χαλαρώσει την ένταση σε δύσκολες συνομιλίες.
Μια αναφορά γενικής κατάστασης πρέπει να αποτελείται από τα ακόλουθα πράγματα:
Πηγή
ΕΝΑΑλλαγή αιτήματοςείναι η σωστή τεκμηρίωση όλων των αλλαγών που συνέβησαν στο έργο ή πρόκειται να συμβούν. Αυτή η τεκμηρίωση συμβάλλει στη διατήρηση όλων στην ίδια σελίδα. Μόλις λάβετε όλες τις αλλαγές, δημιουργήστε την περιγραφή, επηρεάζει το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό και στείλτε το στον πελάτη.
Αυτό θα συμβάλει στη διασφάλιση ότι ο πελάτης ενημερώνεται για όλες τις αλλαγές που θα δημιουργήσουν λιγότερα επιχειρήματα που θα αυξηθούν σε δύσκολες συνομιλίες.
Τα ακόλουθα στοιχεία επιτυγχάνονται με τη βοήθεια των αιτημάτων αλλαγής:
συμπέρασμα
Στην εμπειρία μας, οι έλεγχοι των έργων είναι η κεντρική πέτρα για την παραγωγή όλων των έργων εγκαίρως και κυρίως στον προ-αποφασισμένο προϋπολογισμό. Παρέχει επίσης υποστήριξη και ειρήνη στην ομάδα, καθώς και μια αίσθηση ότι ανήκει ότι ο διαχειριστής του έργου τους κρατάει στον βρόχο ενώ πραγματοποιεί σημαντικές αποφάσεις.
