ضوابط المشروع المبسطة: كيفية إدارة والتحكم في مشاريعك؟
عام 2020 بالفعل، ومعظم الشركات إما أن يكون لديهم مديري المشاريع الرقمية الذين يتعين عليهم إدارة فرق إما داخل منزل أو بعيد. البعض الآخر يحصل اليوم. يوم واحد في كل مرة…
العديد من الأفكار التي تعبر عقول العديد من مديري المشاريع الرقمية هي أن "لماذا يجب أن أزعج عناصر تحكم المشروع؟"، "ألا نغطي كل التفاصيل حول المشروع في موجز المشروع؟" و "كل شخص بدا واثقا جدا في المرة الأخيرة التي أجرينا جلسة"، من بين العديد من الآخرين.
حسنا، حقيقة الأمر هي، لا تذهب الأمور أبدا لأنها مخطط لها في العالم الحقيقي، وعليك أن تبقى في الاعتبار جميع العوامل التي قد تؤثر أو لا تؤثر على مشروعك. يجب أن يكون لديك دائما حل نسخة احتياطية للحفاظ على التحكم في المشروع وإكماله بشكل صحيح.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه عناصر التحكم في المشروع. في حين أنه من الأهمية بمكان أن يكون لديك بيان مفصل للعمل يتكون من تقدير ميزانية مناسبة ومفصلة خطة المشروع يستوعب تلك الاستراتيجيات المتغيرة ذات الأولوية المختلفة، ما زلت بحاجة إلى مواد ضوابط للمشروع التي احتضان جميع التغييرات في المبادئ التوجيهية التي حددتها في بداية المشروع.
سيساعدك إنشاء نظام التحكم في المشروع هذا في إلقاء نظرة شاملة على ميزانيتك عند متغيرات مختلفة من تغيير المشروع وتتطور في جميع أنحاء عمر المشروع. هذا هو الحل الذي تحتاجه للحفاظ علىمشروع أفقيفي السوق الصعبة اليوم وجعلها ناجحة.
دعونا نبدأ من البداية بعد ذلك.
ما هي ضوابط المشروع؟
وفقا للتعريف الذي قدمهمعهد إدارة المشاريع (PMI) في
"يهدف نظام التحكم في المشروع إلى تقليل الفجوة بين تخطيط المشاريع وإعدام المشروع من أجل تحقيق أهداف المشروع، أي التكلفة والوقت والمحتوى."
باختصار، هذه الضوابط هي الإجراءات الإيجابية والوثائق التفصيلية اللازمة للحفاظ على مشروع على المسار الصحيح والحصول عليه بنجاح. وفي دورة حياة المشروع، تعد أدوات التحكم في المشروع واحدة من أكثر الأجزاء حاسمة من المراقبة والتحكم في مرحلة المشروع.
خاطئ شائع للغاية حول عناصر التحكم في المشروع هو أنك تحتاج إلى الحفاظ على تعليق ضيق في فريقك طوال الوقت لكسب أفضل النتائج. ومع ذلك، إذا تعرضت للتحكم في فريقك في شكل مصغر، فلن تحصل على أقصى قدر من القوة في فريق فريقك، وسوف تأخذ في نهاية المطاف مشروع خارج المسار.
ضوابط المشروع ليست مرئية على عكس الاعتقاد الشائع. تحكم عناصر تحكم المشروع عبر هيكل وتدفق المشروع بدلا من السيطرة على العمل أو الأشخاص المشاركين في القيام بالعمل. هذه الضوابط هي أيضا العناصر الأساسية اللازمة لتوقع جميع الفرص والمشكلات القادمة.
لماذا عناصر التحكم في المشروع أمر حيوي للغاية؟
كمسة رقمية، هناك فرصة عالية لك لا تعمل مع وحدة تحكم المشروع وأنت نفسك هي وحدة التحكم. هذا يجعلك مسؤول عن جميع العناصر المتعلقة بالمشروع مثل الجدول والنطاق والتكلفة.
كل وحدة تحكم مشروع في حالة قد يكون فيها محادثة مع العميل حول شراء بعض الوقت وتطبيق بعض التغييرات. وفي المقابل، يوافق العميل ولكن مع المزيد من التخفيضات في الميزانية.
هاتان النقطتين هي العناوين الرئيسية لمعظم محادثات تحكم العميل وتوازن كلاهما هو حقا أحد أصعب الأهداف لتحقيقه كمديرين. هذا هو المكان الذي تظهر فيه ضوابط المشروع ألوانهم الحقيقية.
تسمح ضوابط المشروع للمديرين بالذهاب والسيطرة على هذه الاجتماعات مع قرارات مستنيرة. عند تطبيق هذه الضوابط بشكل صحيح، يمكن للمديرين أن يكونوا أكثر ثقة مع الحفاظ على توازن مناسب بين الجدول والتكلفة والجودة.
إجراءات السيطرة على المشاريع
إذا كنت في وضع مدير مشروع، فأنت تعلم أن هذا الدور هو كل شيءالحفاظ على المشروع على المسار الصحيحمهما كانت الكلفه. ولهذا، عليك أن تعرف ما يجري مع فريقك في جميع الأوقات.
تساعد الخطوات التالية مديري المشاريع على السيطرة على مشاريعهم في جميع الأوقات. لنلقي نظرة.
أي نشاط أنت على وشك القيام به فيما يتعلق بمشروعك أو غير ذلك، فأنت بحاجة دائما إلى تقييم جميع المكونات ومخرجاتها من يوم واحد. لماذا ا؟ نظرا لأن تقييم هذه المكونات سيمنحك توقعات مفيدة حول المسار العام للمشروع.
كمدير للمشروع، تحتاج إلى الحصول على غطاء محرك السيارة والحصول على شعور بكل ما يحدث فيما يتعلق بمشروعك. تحتاج إلى طرح الأسئلة الصحيحة وعليك استخدام تقارير الحالة ومقاييس المشروع كأساس لجميع قرارات المشروع المستقبلية.
بناء على تقييماتك، تحتاج إلى التخطيط لأنشطة المشروع المستقبلية الخاصة بك. كونك مدير مشروع، تحتاج إلى توقع، قبل أي شخص آخر، حيث تسير الأمور في الواقع وما يمكنك القيام به لتجنب العقبات المحتملة فيتطوير مشروعكوبعد
بمجرد أن تكون قد ابتكرت خطتك ولديك جميع المعلومات اللازمة لتطوير مشروعك، فإن تنفيذ التغييرات التي تعتقد أنها ستكون مفيدة. يتضمن هذا أيضا إبلاغ العميل بما يتغير في المشروع مع إبقاء الفريق على علم بهذه القرارات أيضا.
تحتاج إلى فهم ما يتطلبه هذه التغييرات أن يتم تطبيقها، وما تؤثر هذه التغييرات على الميزانية الجدول الزمني للمشروع. كل هذه المعلومات ستتيح لك إجراء التعديلات المناسبة فيما يتعلق بمشروعك.
ك مدير المشروع أنت حجر الوسط الذي يدور فيه الفريق بأكمله وأصحاب المصلحة والعملاء حولها. تحتاج إلى توصيل المعرفة المناسبة لجميع الأشخاص المعنيين المرتبطين بمشروعك حتى يحصل كل شخص لديه أي اتصال بالمشروع على الصورة بأكملها.
للتأكد من أن الجميع يحصلون على هذه المعرفة، حدد تذكيرات وإجراء اجتماعات المتابعة مع اللاعبين الداخليين واللاعبين الخارجيين، بحيث يتم إبلاغ جميع المعلومات، ولا يتم ترك أي شيء غير مدفوع.
كم التقارير ضروري؟
في هذه المقالة، تحدثنا باستمرار عن عناصر التحكم في المشروع كوننا أحد أهم العناصر في اتخاذ القرارات المتعلقة بمشروعك، ولكن كيف تحصل في الواقع على كل شيءمقاييسالحق لهذه الأنشطة؟ هذا هو المكان الذي يدل فيه الإبلاغ عن الألوان الحقيقية.
الإبلاغ ليس خطوة يجب أن تتخذ سهولة أو المماطلة أثناء وضع نظام لذلك. يجب أن تبدأ التحضير لهذه الخطوة من بداية المشروع.
إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المشاريع ثم أنت مؤيد ولكن إذا لم تكن كذلك، فعليك البدء في استخدام UDN مدير المهام وبعد لديها أدوات تتبع مذهلة وميزات جيلات متري أخرى ستساعدك على توليد تقاريرك بسلاسة.
في البداية المشروعيجب عليك التأكد من العناصر التالية:
الخارجية مقابل التقارير الداخلية
هناك الكثير من الاختلافات عندما يتعلق الأمر بالإبلاغ الخارجي والداخلية. كقاعدة عامة، يجب أن تدع الفريق يعرف ما تفعله الشركة وما هي التغييرات التي تحدث فيما يتعلق بالمشروع. هذا يعني أن عليك أن تعرض الفريق إلى الإبلاغ الشامل وجميع جهود التحكم في المشروع على مستوى عال للغاية حتى يتمكنوا من الحصول على الصورة الكاملة لكل ما يحدث من حولهم.
كما مدير المشروع ، يعتمد ذلك على مستوى الثقة بينك وبين فريقك إذا كنت تشارك معهم الأرقام الفعلية أو التوقعات النمو. أن تكون على الجانب الآمن، يجب أن تبقي دائما بعض الأشياء لنفسك بدلا من تسرب القصة بأكملها.
لمساعدة التقارير الداخلية، تأكد من اتباع الخطوات التالية:
ما هي أنواع التقارير المختلفة التي تحتاجها، للسيطرة على مشاريعك بسهولة أكبر؟
أ تقرير حالةهو الأكثر شمولية من الثلاثة. يتكون من جميع المعلومات حول المشروع المستمر ويضمن أن جميع أصحاب المصلحة والأطراف الأخرى المعنية بالمشروع لديهم فهم واضح للمكان المشروع في الوقت الحالي وأين توجهت.
يعد تقرير الحالة أمرا مهما بالنسبة للكثير من الأشياء، معظمها بسبب حقيقة أنه يضمن إبلاغ جميع الأطراف المعنية بالقرارات وغيرها من المقاييس مثل التكاليف والمناسبات والمخاطر والتوقيت. إن وجود جلسة تلبية منتظمة ستبقي العملاء سعداء وفي الحلقة التي ستخفف من التوتر في المحادثات الصعبة.
يجب أن يتكون تقرير الحالة العامة من الأشياء التالية:
مصدر
أ طلب تغييرهو الوثائق المناسبة لجميع التغييرات التي حدثت في المشروع أو على وشك الحدوث. تساعد هذه الوثائق في الحفاظ على الجميع في نفس الصفحة. بمجرد حصولك على جميع التغييرات التي تم تعيينها، قم بإنشاء الوصف والتأثر على الجدول الزمني والميزانية، وإرسالها إلى العميل.
سيساعد ذلك في التأكد من إبلاغ العميل بجميع التغييرات التي ستقوم بإنشاء حجج أقل يجب رفعها في محادثات صعبة.
يتم تحقيق العناصر التالية بمساعدة طلبات التغيير:
خاتمة
في تجربتنا، فإن أدوات التحكم في المشروع هي حجر الوسط لتسليم جميع المشاريع في الوقت المحدد ومعظمها في الميزانية السابقة. كما يوفر الدعم وراحة البال إلى الفريق بالإضافة إلى الشعور بالانتماء إلى أن مدير المشروع يحتفظ بها في الحلقة أثناء اتخاذ قرارات مهمة.
