Projektsteuerungen vereinfacht: So verwalten und steuern Sie Ihre Projekte?
Es ist das Jahr 2020 bereits, und die meisten Unternehmen haben entweder digitale Projektmanager, die Teams verwalten müssen, die entweder hauseigene oder abgelegen sind. Andere bekommen Tag; Eines Tages zu einer Zeit ...
Einige Gedanken, die den Geist vieler digitaler Projektmanager überqueren, sind das: "Warum muss ich mich mit Projektsteuerungen stören?", "Haben wir nicht jedes Detail über das Projekt in der Projektübersicht behandelt?" Und "Jeder schien ziemlich zuversichtlich, das letzte Mal, dass wir eine Session durchgeführt haben, unter vielen anderen.
Nun, die Tatsache der Angelegenheit ist, dass die Dinge niemals so gehen, wie sie in der realen Welt geplant sind, und Sie müssen alle Faktoren berücksichtigen, die Ihr Projekt möglicherweise beeinträchtigen können oder nicht. Sie sollten immer eine Backup-Lösung haben, um die Kontrolle über das Projekt zu behalten und ordnungsgemäß abzuschließen.
Hier kommen Projektsteuerungen ein. Während es sehr kritisch ist, dass Sie eine detaillierte Arbeitsabrechnung haben, die aus einer ordnungsgemäßen Budgetschätzung besteht, und detailliertProjektplanDas für unterschiedliche Schaltungsstrategien für verschiedene Prioritätsrate beherbergt, müssen Sie immer noch Projektsteuerungen haben, die alle Änderungen an den Richtlinien umarmen, die Sie zum Beginn des Projekts festlegen.
Das Einrichten dieses Projektsteuerungssystems hilft Ihnen, Ihr Budget ein gründliches Auge auf Ihrem Budget zu halten, wenn unterschiedliche Variablen des Projekts ändern und sich während der gesamten Projektlebensdauer entwickeln. Es ist die Lösung, die Sie benötigen, um Ihre zu haltenProjekt flotiert.Im heutigen harten Markt und erfolgreich machen.
Beginnen wir dann von Anfang an.
Was sind Projektsteuerungen?
Entsprechend der Definition derProjektmanagement-Institut (PMI) :
"Ein Projektsteuerungssystem zielt darauf ab, die Kluft zwischen der Projektierung und der Projektausführung zu minimieren, um Projektziele zu erreichen, d. H. Kosten, Zeit und Inhalt."
Kurz gesagt, diese Steuerelemente sind die positiven Aktionen und die detaillierte Dokumentation, die erforderlich sind, um ein Projekt auf der Strecke aufzubewahren und es erfolgreich geliefert zu werden. In dem Projektlebenszyklus sind Projektsteuerungen einer der wichtigsten Teile der Überwachung und Steuerung der Projektphase.
Ein sehr häufiges Missverständnis über Projektsteuerungen besteht darin, dass Sie Ihre ganze Zeit ein dichtes Halten Ihres Teams halten müssen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie Ihr Team Ihr Team in Form von Mikromanaging steuern, können Sie nicht die maximale Kraft Ihres Teams genießen, und das wird das Projekt letztendlich von der Strecke von der Strecke genießen.
Projektsteuerungen sind nicht so sichtbar gegen den gemeinsamen Glauben. Projektsteuerungen regieren über die Struktur und den Fluss des Projekts, anstatt die Arbeit oder die an der Arbeit beteiligten Personen zu kontrollieren. Diese Steuerelemente sind auch die wichtigsten Elemente, die erforderlich sind, um alle anstehenden Möglichkeiten und Probleme zu antizipieren.
Warum sind Projektsteuerungen so entscheidend?
Als digitales PM gibt es eine hohe Chance, dass Sie nicht mit einem Projektcontroller arbeiten, und Sie sind selbst der Controller. Dadurch werden Sie für alle Elemente verantwortlich, die sich auf das Projekt zusammenhängen, wie Zeitplan, Umfang und Kosten.
Jeder Projektcontroller war in einer Bedingung, in der sie möglicherweise ein Gespräch mit dem Kunden über den Kauf von einiger Zeit gehabt haben und einige Änderungen anwenden können. Und im Gegenzug stimmt der Kunde zu, aber mit mehr Budgetkürzungen.
Diese beiden Punkte sind schwerwiegende Überschriften der meisten Kunden-Controller-Gespräche und das Bilanzen von beiden ist wirklich eines der schwierigsten Ziele, um als Manager zu erreichen. Hier zeigen Projektsteuerungen uns ihre wahren Farben.
Projektsteuerungen ermöglichen es den Managern, diese Treffen mit fundierten Entscheidungen zu kontrollieren. Wenn diese Steuerelemente korrekt angewendet werden, können die Manager sicherer sein, während ein ordnungsgemäßes Gleichgewicht zwischen Zeitplan, Kosten und Qualität aufrechterhalten wird.
Das Verfahren zur Steuerung von Projekten
Wenn Sie sich in der Position eines Projektmanagers befinden, wissen Sie, dass diese Rolle alles drehtDas Projekt auf der Strecke haltenEgal was die Kosten. Und dafür müssen Sie wissen, was zu jeder Zeit mit Ihrem Team los ist.
Die folgenden Schritte helfen, den Projektmanagern jederzeit ihre jeweiligen Projekte zu kontrollieren. Lass uns einen Blick darauf werfen.
Welche Aktivität, die Sie in Bezug auf Ihr Projekt oder anderweitig ausführen möchten, müssen Sie immer alle Komponenten und ihre Ausgänge von dem ersten Tag auswerten. Warum? Da die Bewertung dieser Komponenten Ihnen hilfreiche Projektionen über die gesamte Flugbahn des Projekts erhalten.
Als Projektmanager müssen Sie unter die Motorhaube gelangen und ein Gefühl für alles bekommen, was in Bezug auf Ihr Projekt passiert. Sie müssen die richtigen Fragen stellen und Sie müssen Statusberichte und Projektmetriken als Grundlage für alle Ihre zukünftigen Projektentscheidungen verwenden.
Basierend auf Ihren Evaluierungen müssen Sie Ihre zukünftigen Projektaktivitäten planen. Als Projektmanager müssen Sie vor jedem anderen antizipieren, wo sich die Dinge tatsächlich gehen und was Sie tun können, um potenzielle Hindernisse in derEntwicklung Ihres Projekts .
Sobald Sie Ihren Plan entwickelt haben, und Sie haben alle Informationen, die für die Entwicklung Ihres Projekts erforderlich sind, die Änderungen umsetzen, die Sie für vorteilhaft sein werden. Dazu gehört auch die Information des Kunden, was sich im Projekt verändert, während das Team auch über diese Entscheidungen informiert wird.
Sie müssen verstehen, was diese Änderungen annehmen müssen, um angewendet zu werden, welche Auswirkungen diese Änderungen auf dem Budget und der Gesamtprojektzeitleiste haben würden. Alle diese Informationen können Ihnen die entsprechenden Anpassungen in Bezug auf Ihr Projekt vornehmen.
Als einProjektmanagerSie sind der zentrale Stein, den das gesamte Team, die Interessengruppen und die Kunden drehen. Sie müssen das angemessene Wissen an alle betroffenen Personen mit Ihrem Projekt kommunizieren, damit jeder, der alle Verbindung mit dem Projekt mit dem Projekt hat, das gesamte Bild erhält.
Um sicherzustellen, dass jeder dieses Wissen bekommt, setze Erinnerungen an und verfolgen Sie Folge-Meetings mit den internen Spielern und den externen Spielern, damit alle Informationen mitgeteilt werden, und nichts ist ungesagt.
Wie viel Berichterstattung ist notwendig?
In diesem Artikel haben wir konsequent über Projektsteuerungen gesprochen, um eines der wichtigsten Elemente bei der Entscheidung für Ihr Projekt zu sein, aber wie bekommen Sie eigentlich alle?MetrikenRichtig für diese Aktivitäten? Hier zeigt die Berichterstattung ihre wahren Farben.
Die Berichterstattung ist kein Schritt, den Sie als einfach annehmen oder löschen sollten, während Sie ein System dafür entwickeln. Die Vorbereitung für diesen Schritt sollte vom Anfang des Projekts gestartet werden.
Wenn Sie verwendenProjektmanagement-SoftwareDann bist du ein Profi, aber wenn du nicht bist, dann solltest du anfangen zu verwendenUDN-Task-Manager. Es verfügt über erstaunliche Tracking-Tools und andere Metrikerzeugungsfunktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Berichte nahtlos zu generieren.
Bei derBeginn des ProjektsSie sollten die folgenden Elemente sicherstellen:
Externe vs interne Berichterstattung
Es gibt viele Unterschiede, wenn es um externe und interne Berichterstattung geht. In der Regel sollten Sie das Team wissen lassen, was das Unternehmen tut, und welche Änderungen in Bezug auf das Projekt passieren. Dies bedeutet, dass Sie das Team der Gesamtberichterstattung und alle Projektsteuerungsbemühungen auf einem sehr hohen Niveau aussetzen müssen, damit sie das vollständige Bild von allem erhalten können, was um sie herum passiert.
Als dieProjektmanager, es hängt von dem Vertrauensniveau zwischen Ihnen und Ihrem Team ab, ob Sie mit ihnen die tatsächlichen Zahlen- und Wachstumsprojektionen teilen oder nicht. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie immer einige Dinge für sich behalten, anstatt die ganze Geschichte zu verschütten.
Um die interne Berichterstattung zu unterstützen, stellen Sie sicher, dass die folgenden Schritte befolgt werden:
Was sind die verschiedenen Arten von Berichten, die Sie benötigen, um Ihre Projekte leichter zu steuern?
EINStatusberichtist das umfangreichste der drei. Es besteht aus allen Informationen über das laufende Projekt und stellt sicher, dass alle Interessengruppen und andere an dem Projekt beteiligte Parteien ein klares Verständnis dafür haben, wo dieProjekt ist gerade jetztUnd wo ist es geleitet?
Der Statusbericht ist wichtig für viele Dinge, meistens an der Tatsache, dass es sicherstellt, dass alle relevanten Parteien über die Entscheidungen und anderen Metriken wie Kosten, Blocker, Risiken und Timing informiert werden. Wenn Sie eine regelmäßige Treffpunkte haben, hält die Kunden glücklich und in der Schleife, die die Spannung in schwierigen Gesprächen lindern wird.
Ein generischer Statusbericht sollte aus den folgenden Dingen bestehen:
Quelle
EINÄnderungsanforderungIst die ordnungsgemäße Dokumentation aller Änderungen, die im Projekt passiert sind oder gerade passieren. Diese Dokumentation hilft, alle auf derselben Seite zu halten. Wenn Sie alle Änderungen abgebildet haben, erstellen Sie die Beschreibung, die Auswirkungen auf Timeline und Budget, und senden Sie es an den Client.
Dies wird dazu beitragen, dass der Kunde über alle Änderungen informiert ist, die weniger Argumente erstellen, die in schwierigen Gesprächen aufgeworfen werden sollen.
Die folgenden Elemente werden mit Hilfe von Änderungsanforderungen erreicht:
Fazit
In unserer Erfahrung sind Projektkontrollen der mittlere Stein, um alle Projekte rechtzeitig und hauptsächlich auf dem vorab entschlossenen Budget zu liefern. Es bietet auch Unterstützung und Friedensfrieden des Teams sowie ein Gefühl der Zugehörigkeit, dass der Projektmanager sie in der Schleife hält, während wichtige Entscheidungen treffen.
