Sterowanie projektami Uproszczone: jak zarządzać i kontrolować swoje projekty?
Jest już rok 2020, a większość firm ma albo cyfrowych menedżerów projektów, którzy muszą zarządzać zespołami, które są in-house lub pilot. Inni otrzymują dzień; jeden dzień na raz…
Kilka myśli, które przekraczają umysły wielu cyfrowych menedżerów projektów, są tak, że "Dlaczego muszę przejmować kontroli projektów?", "Czy nie obejdziemy każdego szczegółów na temat projektu w krótkim projekcie?" I "wszyscy wydawali się dość pewni, ostatni raz prowadziliśmy sesję", wśród wielu innych.
Cóż, faktem jest, że rzeczy nigdy nie idą, ponieważ są planowane w prawdziwym świecie i musisz zachować pod uwagę wszystkie czynniki, które mogą lub nie mają wpływu na Twój projekt. Zawsze powinieneś mieć rozwiązanie kopii zapasowej, aby zachować kontrolę nad projektem i prawidłowo go zakończyć.
Tam wchodzą kontrolki projektu. Chociaż jest bardzo ważne, że masz szczegółowe oświadczenie o pracy, która składa się z odpowiedniego szacunku budżetu i szczegółowyPlan projektuUmożliwi to różne priorytetowe strategie przenoszenia, nadal musisz mieć kontrole projektów, które obejmują wszystkie zmiany w wytycznych, które ustawiasz na samym początku projektu.
Konfigurowanie tego systemu kontroli projektu pomoże Ci utrzymać dokładne oko na budżet, gdy różne zmienne zmiany projektu i ewoluują w całej żywotności projektu. To rozwiązanie, które musisz zachowaćProjekt AFLOAT.Na dzisiejszym trudnym rynku i sprawia, że udało się.
Zacznijmy od początku.
Jakie są kontrolki projektu?
Zgodnie z definicją podaną przezInstytut Zarządzania Project (PMI) :
"System kontroli projektu ma na celu zminimalizowanie luki między planowaniem projektu a realizacją projektu, aby osiągnąć cele projektu, tj. Koszt, czas i treści".
Krótko mówiąc, kontrole te są akcjami twierdzącymi i szczegółową dokumentacją potrzebną do utrzymania projektu na dobrej drodze i dostarczaniu pomyślnie. W trakcie cyklu życia projektu, kontrole projektu są jedną z najbardziej kluczowych części monitorowania i kontrolowania fazy projektu.
Bardzo częste nieporozumienie na temat kontroli projektów jest to, że musisz zachować mocno w swoim zespole cały czas, aby uzyskać najlepsze wyniki. Mimo to, jeśli kontrolujesz swój zespół w formie mikrombranowania, nie możesz cieszyć się maksymalną siłą twojego zespołu, a to ostatecznie zabierze projekt.
Kontrole projektu nie są widoczne sprzeczne z wspólnym przekonaniem. Kontrola projektu panuje nad strukturą i przepływem projektu, a nie kontrolowania pracy lub osób zaangażowanych w pracę. Te kontrole są również kluczowymi elementami niezbędnymi do przewidywania wszystkich nadchodzących możliwości i problemów.
Dlaczego kontrolki projektu są tak ważne?
Jako cyfrowy pm znajduje się duża szansa, że nie pracujesz z kontroleriem projektu, a sam samodzielnie jest kontroler. To sprawia, że jesteś odpowiedzialny za wszystkie elementy związane z projektem, takim jak harmonogram, zakres i koszt.
Każdy kontroler projektu był w stanie, w którym mogliby rozmawiać z klientem o zakupie pewnego czasu i zastosowanie pewnych zmian. W zamian klient zgadza się, ale z większą ilością cięć budżetowych.
Te dwa punkty są głównymi nagłówkami większości rozmów kontrolerów klienta i równoważenia obu z nich to naprawdę jeden z najtrudniejszych celów, aby osiągnąć jako menedżerowie. Tutaj kontroluje projekty pokazują nam swoje prawdziwe kolory.
Kontrole projektu pozwalają menedżerom iść i przejąć kontrolę nad tymi spotkaniami z świadomymi decyzjami. Gdy te kontrole są stosowane prawidłowo, menedżerowie mogą być bardziej pewni przy zachowaniu odpowiedniej równowagi między harmonogramem, kosztem i jakością.
Procedura kontrolowania projektów
Jeśli jesteś w pozycji menedżera projektu, wiesz, że ta rola jest oUtrzymywanie projektu na torzebez względu na koszt. I dla tego musisz wiedzieć, co się dzieje ze swoim zespołem przez cały czas.
Poniższe kroki pomagają zarządzającym projektom kontrolować swoje odpowiednie projekty przez cały czas. Spójrzmy.
Niezależnie od tego, które działanie masz zamiar wykonać swój projekt lub w inny sposób, zawsze musisz ocenić wszystkie komponenty i ich wyjścia z jednego dnia. Czemu? Ponieważ ocena tych komponentów zapewni Ci pomocne projekcje na temat ogólnej trajektorii projektu.
Jako kierownik projektu musisz dostać się pod kapturem i poczuć wszystko, co dzieje się w odniesieniu do twojego projektu. Musisz zadać odpowiednie pytania i musisz użyć raportów o statusie i metryki projektu jako podstawy do wszystkich przyszłych decyzji projektowych.
W oparciu o Twoje oceny musisz zaplanować przyszłe działania projektowe. Będąc kierownikiem projektu, musisz przewidzieć, zanim ktokolwiek inny, gdzie rzeczy rzeczywiście idą i co możesz zrobić, aby uniknąć potencjalnych przeszkód wRozwój twojego projektu .
Po opracowaniu planu i masz wszystkie informacje niezbędne do rozwoju projektu, wdrożyć zmiany, które uważasz za korzystne. Obejmuje to również informowanie klienta, co zmienia się w projekcie, zachowując jednocześnie zespół o tych decyzjach.
Musisz zrozumieć, jakie te zmiany wymagają stosowania, jakie wpływy te zmiany będą miały na budżet i ogólny oś czasu projektu. Wszystkie te informacje pozwolą Ci podjąć odpowiednie korekty dotyczące projektu.
Jakmenadżer projektu, Jesteś Center Stone, który cały zespół, interesariuszy i klienci kręcą się wokół. Musisz przekazać odpowiednią wiedzę wszystkim zainteresowanym ludźmi związanymi z twoim projektem, aby każdy, kto ma jakiekolwiek połączenie z projektem, dostaje cały obraz.
Aby upewnić się, że wszyscy otrzymują tę wiedzę, wyemitowcy i wykonują następujące spotkania z wewnętrznymi graczami i graczami zewnętrznymi, dzięki czemu wszystkie informacje są przekazywane, a nic nie zostało niewykorzystane.
Ile raportowania jest konieczne?
W tym artykule konsekwentnie rozmawialiśmy o kontroli projektów będących jednym z najważniejszych elementów podejmowania decyzji dotyczących projektu, ale jak rzeczywiście masz wszystkiemetrykaPrawo do tych działań? Tutaj raportowanie pokazuje swoje prawdziwe kolory.
Raportowanie nie jest krokiem, który należy wziąć jak łatwy lub zwlekający, opracowywanie systemu. Przygotowanie do tego kroku należy rozpocząć od początku projektu.
Jeśli używaszOprogramowanie do zarządzania projektamiWtedy jesteś pro, ale jeśli nie, powinieneś zacząć używaćMenedżer zadań UDN.. Ma niesamowite narzędzia do śledzenia i inne funkcje generacji metryki, które pomogą Ci płynnie wygenerować raporty.
Na Rozpoczęcie projektuPowinieneś upewnić się, że następujące elementy:
Zewnętrzne raportowanie wewnętrzne vs
Jest wiele różnic, jeśli chodzi o raportowanie zewnętrzne i wewnętrzne. Zgodnie z ogólną zasadą, powinieneś pozwolić zespołowi wiedzieć, co robi firma i jakie zmiany się dzieje w odniesieniu do projektu. Oznacza to, że musisz ujawnić zespół do ogólnej raportowania i wszystkie wysiłki kontrolne projektu na bardzo wysokim poziomie, aby mogli uzyskać pełny obraz wszystkiego, co dzieje się wokół nich.
Jakomenadżer projektu, zależy to od poziomu zaufania między tobą a twoim zespołem, niezależnie od tego, czy dzielisz się z nimi rzeczywistymi numerami i prognozami wzrostu. Aby być bezpiecznym, zawsze powinieneś zachować pewne rzeczy dla siebie, zamiast rozlać całą historię.
Aby pomóc wewnętrznemu raportowaniu, upewnij się, że następujące kroki są przestrzegane:
Jakie są różne rodzaje raportów, których potrzebujesz, aby łatwiej kontrolować swoje projekty?
A Raport o staniejest najbardziej wszechstronna z trzech. Składa się ze wszystkich informacji o bieżącym projekcie i zapewnia, że wszystkie zainteresowane strony i inne strony zaangażowane w projekt mają wyraźne zrozumienie, gdzieProjekt jest terazI gdzie się zmierza.
Raport o stanie jest ważny dla wielu rzeczy, głównie ze względu na fakt, że zapewnia, że wszystkie istotne strony są informowane o decyzjach i innych metrykach, takich jak koszty, blokery, ryzyko i czas. Posiadanie regularnej sesji spotkań utrzyma klientów szczęśliwi i w pętli, która złagodzi napięcie w trudnych rozmowach.
Raport o statusie ogólnym powinien składać się z następujących rzeczy:
Źródło
A żądanie zmianyjest właściwą dokumentacją wszystkich zmian, które miały miejsce w projekcie lub ma się wydarzyć. Ta dokumentacja pomaga zachować wszystkich na tej samej stronie. Gdy wszystkie zmiany mapowane, utwórz opis, wpływ na osi czasu i budżet i wysłać go do klienta.
Pomoże to upewnić się, że klient jest informowany o wszystkich zmianach, które stworzą mniej argumentów, które mają być podniesione w trudnych rozmowach.
Następujące elementy uzyskuje się przy pomocy żądań zmiany:
Wniosek
W naszym doświadczeniu, kontrole projektu są centralne kamień do dostarczania wszystkich projektów na czas, a głównie na preęfikowanym budżecie. Zapewnia również wsparcie i spokój umysłu dla zespołu, a także poczucie przynależności, że kierownika projektu utrzymuje je w pętli przy podejmowaniu ważnych decyzji.
