Prosjektkontroller Forenklet: Hvordan administrere og kontrollere prosjektene dine?

Det er allerede året 2020, og de fleste av selskapene har enten digitale prosjektledere som må administrere lag som er enten internt eller fjernt. Andre kommer dag; én dag av gangen…[1. 3] Flere tanker som krysser tankene til mange digitale prosjektledere er det, "Hvorfor må jeg plage med prosjektkontroller?", "Vi dekker ikke alle detaljer om prosjektet i prosjektet kort?" Og "alle virket ganske sikre på den siste gangen vi gjennomførte en økt", blant mange andre.[1. 3] Vel, faktum i saken er, ting aldri går som de er planlagt i den virkelige verden, og du må holde hensyn til alle faktorene som kanskje eller ikke kan påvirke prosjektet ditt. Du bør alltid ha en backup løsning for å holde kontroll over prosjektet og fullføre det riktig.[1. 3] Det er her prosjektkontroller kommer inn. Mens det er veldig kritisk at du har en detaljert erklæring om arbeid som består av et riktig budsjettestimat og en detaljert prosjektplan Som imøtekommer forskjellige prioriterte skiftende strategier, må du fortsatt ha prosjektkontroller som omfavner alle endringene i retningslinjene du angir i begynnelsen av prosjektet.[1. 3] Å sette opp dette prosjektstyringssystemet vil hjelpe deg med å holde et grundig øye på budsjettet ditt når ulike variabler av prosjektet endres og utvikle seg gjennom hele prosjektets levetid. Det er løsningen du trenger for å beholde din prosjektet flytende I dagens tøffe marked og gjør det vellykket.[1. 3] La oss starte fra begynnelsen da.[1. 3] Hva er prosjektkontroller? UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner I henhold til definisjonen gitt av Prosjektledelsesinstituttet (PMI) : [1. 3] "Et prosjektstyringssystem tar sikte på å minimere gapet mellom prosjektplanlegging og prosjektgjennomføring for å oppnå prosjektmål, dvs. kostnad, tid og innhold." [1. 3] Kort sagt, disse kontrollene er de bekreftende handlinger og den detaljerte dokumentasjonen som trengs for å holde et prosjekt på sporet og få det levert med hell. Og i prosjektets livssyklus er prosjektkontroller en av de mest avgjørende delene av overvåkingen og styring av prosjektfasen.[1. 3] En veldig vanlig misforståelse om prosjektkontroller er at du må holde et tett tak i teamet ditt hele tiden for å få de beste resultatene. Likevel, hvis du kontrollerer teamet ditt i form av mikromanaging, får du ikke glede av lagets maksimale styrke, og som til slutt vil ta prosjektet av sporet.[1. 3] Prosjektkontroller er ikke så synlige i motsetning til vanlig tro. Prosjektstyring regjeringen over strukturen og strømmen av prosjektet i stedet for å kontrollere arbeidet eller folket som er involvert i arbeidet. Disse kontrollene er også de viktigste elementene som er nødvendige for å forutse alle kommende muligheter og problemer.[1. 3] Hvorfor prosjektkontroller er så viktig? UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Som en digital PM er det en stor sjanse for at du ikke jobber med en prosjektkontroller, og deg selv er kontrolleren. Dette gjør deg ansvarlig for alle elementene knyttet til prosjektet som tidsplan, omfang og kostnad.[1. 3] Hver prosjektkontroller har vært i en tilstand der de kanskje har hatt en samtale med klienten om å kjøpe litt tid og bruke noen endringer. Og i retur, er klienten enig, men med flere budsjettkutt.[1. 3] Disse to punktene er store overskrifter av de fleste klient-kontroller samtaler og balansering av begge er virkelig et av de vanskeligste målene for å oppnå som ledere. Dette er hvor prosjektkontroller viser oss deres sanne farger.[1. 3] Prosjektkontroller gjør at ledere kan gå og ta kontroll over disse møtene med informerte beslutninger. Når disse kontrollene påføres riktig, kan ledere være mer sikre samtidig som man opprettholder en skikkelig balanse mellom tidsplan, kostnad og kvalitet.[1. 3] Prosedyren for å kontrollere prosjekter UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Hvis du er i posisjonen til en prosjektleder, vet du at denne rollen handler om Holde prosjektet på sporet Uansett hva kostnaden. Og for det må du alltid vite hva som skjer med laget ditt til enhver tid.[1. 3] Følgende trinn hjelper prosjektledere til enhver tid til å kontrollere sine respektive prosjekter. La oss ta en titt.[1. 3] UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Uansett hvilken aktivitet du er i ferd med å utføre om prosjektet ditt eller på annen måte, trenger du alltid å evaluere alle komponentene og deres utganger fra dag ett. Hvorfor? Fordi evaluering av disse komponentene vil gi deg nyttige prognoser om prosjektets overordnede bane.[1. 3] Som prosjektleder må du komme under hetten og få en følelse for alt som skjer med hensyn til prosjektet ditt. Du må stille de rette spørsmålene, og du må bruke statusrapporter og prosjektmålinger som grunnlag for alle dine fremtidige prosjektbeslutninger.[1. 3] UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Basert på dine evalueringer, må du planlegge dine fremtidige prosjektaktiviteter. Å være en prosjektleder, må du forutse, før noen andre, hvor ting faktisk går og hva du kan gjøre for å unngå potensielle hindringer i Utvikling av prosjektet ditt . [1. 3] UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Når du har utviklet planen din, og du har all den informasjonen som er nødvendig for utviklingen av prosjektet ditt, implementere endringene du tror vil være gunstig. Dette inkluderer også å informere klienten hva som endrer seg i prosjektet, samtidig som teamet er informert om disse beslutningene også.[1. 3] Du må forstå hva disse endringene trenger å bli brukt, hvilke konsekvenser vil disse endringene ha på budsjettet og det overordnede prosjektets tidslinje. All denne informasjonen vil la deg gjøre de riktige tilpasningene om prosjektet ditt.[1. 3] UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Som en prosjektleder , Du er senterestenen som hele laget, interessenter og klientene dreier seg om. Du må kommunisere riktig kunnskap til alle de berørte personene knyttet til prosjektet ditt, slik at alle som har noen forbindelse med prosjektet, får hele bildet.[1. 3] For å sikre at alle får denne kunnskapen, må du sette påminnelser og gjøre oppfølgingsmøter med de interne aktørene og de eksterne spillerne, slik at all informasjonen kommuniseres, og ingenting er igjen usagt.[1. 3] Hvor mye rapportering er nødvendig? UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner I denne artikkelen har vi konsekvent snakket om prosjektkontroller som et av de viktigste elementene i å ta avgjørelser om prosjektet ditt, men hvordan får du faktisk alle beregninger Rett for disse aktivitetene? Dette er hvor rapportering viser sine sanne farger.[1. 3] Rapportering er ikke et skritt som du bør ta så enkelt eller forkynt mens du utvikler et system for det. Preparatet for dette trinnet bør startes fra begynnelsen av prosjektet.[1. 3] Hvis du bruker Prosjektstyringsprogramvare så er du en pro, men hvis du ikke er, bør du begynne å bruke UDN Task Manager . Den har fantastiske sporingsverktøy og andre metriske generasjonsfunksjoner som vil hjelpe deg med å generere rapportene dine sømløst.[1. 3] På Start av prosjektet Du bør sørge for følgende elementer:[1. 3] Ekstern VS intern rapportering UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Det er mange forskjeller når det gjelder ekstern og intern rapportering. Som hovedregel bør du la laget vite hva selskapet gjør, og hvilke endringer som skjer med hensyn til prosjektet. Dette betyr at du må avsløre laget til den samlede rapporteringen og all prosjektkontrollinnsats på et svært høyt nivå slik at de kan få det fulle bildet av alt som skjer rundt dem.[1. 3] Som den prosjektleder , det avhenger av nivået av tillit mellom deg og ditt lag at du deler med dem selve tallene og vekstprojeksjonene eller ikke. For å være på den sikre siden, bør du alltid holde noen ting for deg selv i stedet for å spyle hele historien.[1. 3] For å hjelpe intern rapportering, må du kontrollere at følgende trinn følges:[1. 3] Hva er de forskjellige typer rapporter du trenger, for å kontrollere prosjektene dine lettere? UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner EN Statusrapport er den mest omfattende av de tre. Den består av all informasjon om det pågående prosjektet og sikrer at alle interessenter og andre parter som er involvert i prosjektet, har en klar forståelse av hvor prosjektet er akkurat nå og hvor er det på vei.[1. 3] Statusrapport er viktig for mange ting, hovedsakelig på grunn av det faktum at det sikrer at alle relevante parter blir informert om beslutninger og andre beregninger som kostnader, blokkere, risiko og timing. Å ha en vanlig møtesesjon vil holde klientene lykkelige og i sløyfen som vil lette spenningen i tøffe samtaler.[1. 3] En generisk statusrapport bør bestå av følgende ting:[1. 3] UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Kilde [1. 3] EN forespørsel om endring Er riktig dokumentasjon av alle endringene som har skjedd i prosjektet eller skal skje. Denne dokumentasjonen bidrar til å holde alle på samme side. Når du har alle endringene kartlagt, opprett beskrivelsen, påvirker tidslinjen og budsjettet, og send det over til klienten.[1. 3] Dette vil bidra til å sikre at klienten er informert om alle endringene som vil skape færre argumenter som skal heves i tøffe samtaler.[1. 3] Følgende elementer oppnås ved hjelp av endringsforespørsler:[1. 3] Konklusjon UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner I vår erfaring er prosjektkontroller midtstenen for å levere alle prosjektene i tide og for det meste på det forhåndsbestemte budsjettet. Det gir også støtte og ro i sinnet til teamet, samt en følelse av å tilhøre at prosjektlederen holder dem i løkken mens de tar viktige beslutninger.[1. 3]

Prosjektkontroller Forenklet: Hvordan administrere og kontrollere prosjektene dine?

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner

Det er allerede året 2020, og de fleste av selskapene har enten digitale prosjektledere som må administrere lag som er enten internt eller fjernt. Andre kommer dag; én dag av gangen…[1. 3]

Flere tanker som krysser tankene til mange digitale prosjektledere er det, "Hvorfor må jeg plage med prosjektkontroller?", "Vi dekker ikke alle detaljer om prosjektet i prosjektet kort?" Og "alle virket ganske sikre på den siste gangen vi gjennomførte en økt", blant mange andre.[1. 3]

Vel, faktum i saken er, ting aldri går som de er planlagt i den virkelige verden, og du må holde hensyn til alle faktorene som kanskje eller ikke kan påvirke prosjektet ditt. Du bør alltid ha en backup løsning for å holde kontroll over prosjektet og fullføre det riktig.[1. 3]

Det er her prosjektkontroller kommer inn. Mens det er veldig kritisk at du har en detaljert erklæring om arbeid som består av et riktig budsjettestimat og en detaljert prosjektplan Som imøtekommer forskjellige prioriterte skiftende strategier, må du fortsatt ha prosjektkontroller som omfavner alle endringene i retningslinjene du angir i begynnelsen av prosjektet.[1. 3]

Å sette opp dette prosjektstyringssystemet vil hjelpe deg med å holde et grundig øye på budsjettet ditt når ulike variabler av prosjektet endres og utvikle seg gjennom hele prosjektets levetid. Det er løsningen du trenger for å beholde din prosjektet flytende I dagens tøffe marked og gjør det vellykket.[1. 3]

La oss starte fra begynnelsen da.[1. 3]

Hva er prosjektkontroller?

I henhold til definisjonen gitt av Prosjektledelsesinstituttet (PMI) : [1. 3]

"Et prosjektstyringssystem tar sikte på å minimere gapet mellom prosjektplanlegging og prosjektgjennomføring for å oppnå prosjektmål, dvs. kostnad, tid og innhold." [1. 3]

Kort sagt, disse kontrollene er de bekreftende handlinger og den detaljerte dokumentasjonen som trengs for å holde et prosjekt på sporet og få det levert med hell. Og i prosjektets livssyklus er prosjektkontroller en av de mest avgjørende delene av overvåkingen og styring av prosjektfasen.[1. 3]

En veldig vanlig misforståelse om prosjektkontroller er at du må holde et tett tak i teamet ditt hele tiden for å få de beste resultatene. Likevel, hvis du kontrollerer teamet ditt i form av mikromanaging, får du ikke glede av lagets maksimale styrke, og som til slutt vil ta prosjektet av sporet.[1. 3]

Prosjektkontroller er ikke så synlige i motsetning til vanlig tro. Prosjektstyring regjeringen over strukturen og strømmen av prosjektet i stedet for å kontrollere arbeidet eller folket som er involvert i arbeidet. Disse kontrollene er også de viktigste elementene som er nødvendige for å forutse alle kommende muligheter og problemer.[1. 3]

Hvorfor prosjektkontroller er så viktig?

Som en digital PM er det en stor sjanse for at du ikke jobber med en prosjektkontroller, og deg selv er kontrolleren. Dette gjør deg ansvarlig for alle elementene knyttet til prosjektet som tidsplan, omfang og kostnad.[1. 3]

Hver prosjektkontroller har vært i en tilstand der de kanskje har hatt en samtale med klienten om å kjøpe litt tid og bruke noen endringer. Og i retur, er klienten enig, men med flere budsjettkutt.[1. 3]

Disse to punktene er store overskrifter av de fleste klient-kontroller samtaler og balansering av begge er virkelig et av de vanskeligste målene for å oppnå som ledere. Dette er hvor prosjektkontroller viser oss deres sanne farger.[1. 3]

Prosjektkontroller gjør at ledere kan gå og ta kontroll over disse møtene med informerte beslutninger. Når disse kontrollene påføres riktig, kan ledere være mer sikre samtidig som man opprettholder en skikkelig balanse mellom tidsplan, kostnad og kvalitet.[1. 3]

Prosedyren for å kontrollere prosjekter

Hvis du er i posisjonen til en prosjektleder, vet du at denne rollen handler om Holde prosjektet på sporet Uansett hva kostnaden. Og for det må du alltid vite hva som skjer med laget ditt til enhver tid.[1. 3]

Følgende trinn hjelper prosjektledere til enhver tid til å kontrollere sine respektive prosjekter. La oss ta en titt.[1. 3]

Uansett hvilken aktivitet du er i ferd med å utføre om prosjektet ditt eller på annen måte, trenger du alltid å evaluere alle komponentene og deres utganger fra dag ett. Hvorfor? Fordi evaluering av disse komponentene vil gi deg nyttige prognoser om prosjektets overordnede bane.[1. 3]

Som prosjektleder må du komme under hetten og få en følelse for alt som skjer med hensyn til prosjektet ditt. Du må stille de rette spørsmålene, og du må bruke statusrapporter og prosjektmålinger som grunnlag for alle dine fremtidige prosjektbeslutninger.[1. 3]

Basert på dine evalueringer, må du planlegge dine fremtidige prosjektaktiviteter. Å være en prosjektleder, må du forutse, før noen andre, hvor ting faktisk går og hva du kan gjøre for å unngå potensielle hindringer i Utvikling av prosjektet ditt . [1. 3]

Når du har utviklet planen din, og du har all den informasjonen som er nødvendig for utviklingen av prosjektet ditt, implementere endringene du tror vil være gunstig. Dette inkluderer også å informere klienten hva som endrer seg i prosjektet, samtidig som teamet er informert om disse beslutningene også.[1. 3]

Du må forstå hva disse endringene trenger å bli brukt, hvilke konsekvenser vil disse endringene ha på budsjettet og det overordnede prosjektets tidslinje. All denne informasjonen vil la deg gjøre de riktige tilpasningene om prosjektet ditt.[1. 3]

Som en prosjektleder , Du er senterestenen som hele laget, interessenter og klientene dreier seg om. Du må kommunisere riktig kunnskap til alle de berørte personene knyttet til prosjektet ditt, slik at alle som har noen forbindelse med prosjektet, får hele bildet.[1. 3]

For å sikre at alle får denne kunnskapen, må du sette påminnelser og gjøre oppfølgingsmøter med de interne aktørene og de eksterne spillerne, slik at all informasjonen kommuniseres, og ingenting er igjen usagt.[1. 3]

Hvor mye rapportering er nødvendig?

I denne artikkelen har vi konsekvent snakket om prosjektkontroller som et av de viktigste elementene i å ta avgjørelser om prosjektet ditt, men hvordan får du faktisk alle beregninger Rett for disse aktivitetene? Dette er hvor rapportering viser sine sanne farger.[1. 3]

Rapportering er ikke et skritt som du bør ta så enkelt eller forkynt mens du utvikler et system for det. Preparatet for dette trinnet bør startes fra begynnelsen av prosjektet.[1. 3]

Hvis du bruker Prosjektstyringsprogramvare så er du en pro, men hvis du ikke er, bør du begynne å bruke UDN Task Manager . Den har fantastiske sporingsverktøy og andre metriske generasjonsfunksjoner som vil hjelpe deg med å generere rapportene dine sømløst.[1. 3]

På Start av prosjektet Du bør sørge for følgende elementer:[1. 3]

Ekstern VS intern rapportering

Det er mange forskjeller når det gjelder ekstern og intern rapportering. Som hovedregel bør du la laget vite hva selskapet gjør, og hvilke endringer som skjer med hensyn til prosjektet. Dette betyr at du må avsløre laget til den samlede rapporteringen og all prosjektkontrollinnsats på et svært høyt nivå slik at de kan få det fulle bildet av alt som skjer rundt dem.[1. 3]

Som den prosjektleder , det avhenger av nivået av tillit mellom deg og ditt lag at du deler med dem selve tallene og vekstprojeksjonene eller ikke. For å være på den sikre siden, bør du alltid holde noen ting for deg selv i stedet for å spyle hele historien.[1. 3]

For å hjelpe intern rapportering, må du kontrollere at følgende trinn følges:[1. 3]

Hva er de forskjellige typer rapporter du trenger, for å kontrollere prosjektene dine lettere?

EN Statusrapport er den mest omfattende av de tre. Den består av all informasjon om det pågående prosjektet og sikrer at alle interessenter og andre parter som er involvert i prosjektet, har en klar forståelse av hvor prosjektet er akkurat nå og hvor er det på vei.[1. 3]

Statusrapport er viktig for mange ting, hovedsakelig på grunn av det faktum at det sikrer at alle relevante parter blir informert om beslutninger og andre beregninger som kostnader, blokkere, risiko og timing. Å ha en vanlig møtesesjon vil holde klientene lykkelige og i sløyfen som vil lette spenningen i tøffe samtaler.[1. 3]

En generisk statusrapport bør bestå av følgende ting:[1. 3]

Kilde [1. 3]

EN forespørsel om endring Er riktig dokumentasjon av alle endringene som har skjedd i prosjektet eller skal skje. Denne dokumentasjonen bidrar til å holde alle på samme side. Når du har alle endringene kartlagt, opprett beskrivelsen, påvirker tidslinjen og budsjettet, og send det over til klienten.[1. 3]

Dette vil bidra til å sikre at klienten er informert om alle endringene som vil skape færre argumenter som skal heves i tøffe samtaler.[1. 3]

Følgende elementer oppnås ved hjelp av endringsforespørsler:[1. 3]

Konklusjon

I vår erfaring er prosjektkontroller midtstenen for å levere alle prosjektene i tide og for det meste på det forhåndsbestemte budsjettet. Det gir også støtte og ro i sinnet til teamet, samt en følelse av å tilhøre at prosjektlederen holder dem i løkken mens de tar viktige beslutninger.[1. 3]