การควบคุมโครงการง่ายขึ้น: วิธีการจัดการและควบคุมโครงการของคุณ?

การควบคุมโครงการง่ายขึ้น: วิธีการจัดการและควบคุมโครงการของคุณ?

เป็นปีที่ 2020 แล้วและ บริษัท ส่วนใหญ่มีผู้จัดการโครงการดิจิทัลที่ต้องจัดการทีมที่มีทั้งในบ้านหรือรีโมท คนอื่นกำลังได้รับวัน หนึ่งวันในเวลา…

ความคิดหลายอย่างที่ข้ามจิตใจของผู้จัดการโครงการดิจิทัลจำนวนมากคือ "ทำไมฉันต้องรำคาญกับการควบคุมโครงการ", "เราไม่ได้ครอบคลุมทุกรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการในโครงการสั้น ๆ หรือไม่" และ "ทุกคนดูเหมือนจะค่อนข้างมั่นใจในครั้งสุดท้ายที่เราทำการเซสชั่น" ในหมู่คนอื่น ๆ อีกมากมาย

ความจริงของเรื่องนี้คือสิ่งที่ไม่เคยไปตามที่วางแผนไว้ในโลกแห่งความจริงและคุณต้องคำนึงถึงปัจจัยทั้งหมดที่อาจมีผลต่อโครงการของคุณหรือไม่ คุณควรมีโซลูชันการสำรองข้อมูลเพื่อควบคุมโครงการและทำให้สมบูรณ์

นั่นคือที่ที่การควบคุมโครงการเข้ามาในขณะที่มันสำคัญมากที่คุณมีรายละเอียดการทำงานที่ประกอบด้วยการประมาณการงบประมาณที่เหมาะสมและรายละเอียดแผนโครงการที่รองรับกลยุทธ์การเปลี่ยนลำดับความสำคัญที่แตกต่างกันคุณยังต้องมีการควบคุมโครงการที่โอบกอดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไปยังหลักเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ

การตั้งค่าระบบควบคุมโครงการนี้จะช่วยให้คุณคอยติดตามงบประมาณของคุณอย่างละเอียดเมื่อตัวแปรต่าง ๆ ของการเปลี่ยนแปลงโครงการและวิวัฒนาการตลอดอายุการใช้งานโครงการ มันเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่คุณต้องเก็บไว้โครงการลอยในตลาดที่ยากลำบากในปัจจุบันและทำให้สำเร็จ

ให้เราเริ่มต้นจากจุดเริ่มต้นแล้ว

การควบคุมโครงการคืออะไร?

ตามคำจำกัดความที่กำหนดโดยสถาบันการจัดการโครงการ (PMI) :

"ระบบควบคุมโครงการมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดช่องว่างระหว่างการวางแผนโครงการและการดำเนินโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการ I.e. ค่าใช้จ่ายเวลาและเนื้อหา"

ในระยะสั้นการควบคุมเหล่านี้เป็นการกระทำที่ยืนยันและเอกสารที่มีรายละเอียดจำเป็นต้องมีโครงการติดตามและรับการส่งมอบให้สำเร็จ และในวงจรวงจรโครงการการควบคุมโครงการเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการตรวจสอบและการควบคุมขั้นตอนโครงการ

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการควบคุมโครงการคือคุณต้องยึดมั่นในทีมให้แน่นตลอดเวลาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ถึงกระนั้นถ้าคุณควบคุมทีมของคุณในรูปแบบของ micromanaging คุณจะไม่ได้เพลิดเพลินไปกับความแข็งแกร่งสูงสุดของทีมและในที่สุดก็จะดำเนินการติดตามโครงการ

การควบคุมโครงการไม่สามารถมองเห็นได้ตรงกันข้ามกับความเชื่อทั่วไป การควบคุมโครงการครองราชย์เหนือโครงสร้างและการไหลของโครงการแทนที่จะควบคุมงานหรือคนที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน การควบคุมเหล่านี้ยังเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จำเป็นในการคาดการณ์โอกาสและปัญหาที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด

ทำไมการควบคุมโครงการจึงมีความสำคัญมาก?

ในฐานะที่เป็น PM ดิจิทัลมีโอกาสสูงที่คุณไม่ได้ทำงานกับคอนโทรลเลอร์โครงการและตัวคุณเองเป็นตัวควบคุม สิ่งนี้ทำให้คุณต้องรับผิดชอบต่อองค์ประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการเช่นกำหนดการขอบเขตและค่าใช้จ่าย

ผู้ควบคุมโครงการทุกรายอยู่ในสภาพที่พวกเขาอาจมีการสนทนากับลูกค้าเกี่ยวกับการซื้อเวลาและใช้การเปลี่ยนแปลงบางอย่าง และในทางกลับกันลูกค้าเห็นด้วย แต่มีการตัดงบประมาณมากขึ้น

จุดสองจุดเหล่านี้เป็นพาดหัวข่าวที่สำคัญของการสนทนาที่ควบคุมลูกค้าส่วนใหญ่และการปรับสมดุลทั้งสองนี้เป็นหนึ่งในเป้าหมายที่ยากที่สุดเพื่อให้บรรลุในฐานะผู้จัดการ นี่คือที่ที่การควบคุมโครงการแสดงให้เราเห็นถึงสีที่แท้จริงของพวกเขา

การควบคุมโครงการอนุญาตให้ผู้จัดการไปควบคุมการประชุมเหล่านี้ด้วยการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด เมื่อมีการใช้ตัวควบคุมเหล่านี้อย่างถูกต้องผู้จัดการสามารถมั่นใจได้มากขึ้นในขณะที่รักษาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างกำหนดการต้นทุนและคุณภาพ

ขั้นตอนการควบคุมโครงการ

หากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้จัดการโครงการคุณก็รู้ว่าบทบาทนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับรักษาโครงการในการติดตามไม่ว่าจะมีค่าใช้จ่ายอะไรก็ตาม และสำหรับสิ่งนั้นคุณต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับทีมของคุณตลอดเวลา

ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถควบคุมโครงการที่เกี่ยวข้องได้ตลอดเวลา ลองมาดูกัน

ไม่ว่าคุณจะทำกิจกรรมใดเกี่ยวกับโครงการของคุณหรืออย่างอื่นคุณต้องประเมินส่วนประกอบทั้งหมดและเอาต์พุตของพวกเขาตั้งแต่วันที่หนึ่ง ทำไม? เนื่องจากการประเมินส่วนประกอบเหล่านี้จะทำให้คุณมีการคาดการณ์ที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิถีโดยรวมของโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณต้องได้รับภายใต้ประทุนและรับความรู้สึกสำหรับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับโครงการของคุณ คุณต้องถามคำถามที่ถูกต้องและคุณต้องใช้รายงานสถานะและตัวชี้วัดโครงการเป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจในอนาคตของคุณในอนาคต

ขึ้นอยู่กับการประเมินของคุณคุณต้องวางแผนกิจกรรมโครงการในอนาคตของคุณ การเป็นผู้จัดการโครงการคุณต้องคาดการณ์ไว้ต่อหน้าคนอื่นที่ซึ่งสิ่งต่าง ๆ เป็นไปและสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในการพัฒนาโครงการของคุณ .

เมื่อคุณวางแผนแผนของคุณแล้วและคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาโครงการของคุณใช้การเปลี่ยนแปลงที่คุณคิดว่าจะเป็นประโยชน์ นอกจากนี้ยังรวมถึงการแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในโครงการในขณะที่การแจ้งให้ทีมทราบถึงการตัดสินใจเหล่านี้เช่นกัน

คุณต้องเข้าใจสิ่งที่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สิ่งที่ส่งผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เกี่ยวกับงบประมาณและไทม์ไลน์โครงการโดยรวม ข้อมูลทั้งหมดนี้จะช่วยให้คุณทำการปรับเปลี่ยนที่เหมาะสมเกี่ยวกับโครงการของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณเป็นศิลากลางที่ทั้งทีมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้าหมุนรอบ คุณต้องสื่อสารความรู้ที่เหมาะสมกับทุกคนที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณเพื่อให้ทุกคนที่มีการเชื่อมต่อกับโครงการได้รับภาพทั้งหมด

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับความรู้นี้ตั้งค่าการแจ้งเตือนและทำการประชุมติดตามผู้เล่นภายในและผู้เล่นภายนอกเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดมีการสื่อสารและไม่มีอะไรเหลืออยู่

จำเป็นต้องมีการรายงานเท่าใด

ในบทความนี้เราได้พูดคุยกันอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการควบคุมโครงการเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการของคุณ แต่คุณจะได้รับทั้งหมดอย่างไรตัวชี้วัดเหมาะสำหรับกิจกรรมเหล่านี้หรือไม่ นี่คือที่ที่การรายงานแสดงสีที่แท้จริง

การรายงานไม่ใช่ขั้นตอนที่คุณควรใช้งานง่ายหรือผัดวันประกันพรุ่งในขณะที่วางแผนระบบ การเตรียมการสำหรับขั้นตอนนี้ควรเริ่มต้นจากจุดเริ่มต้นของโครงการ

หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจากนั้นคุณเป็นมืออาชีพ แต่ถ้าคุณไม่ได้คุณควรเริ่มใช้ผู้จัดการงาน UDN. มีเครื่องมือติดตามที่น่าทึ่งและคุณสมบัติการสร้างเมตริกอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างรายงานของคุณได้อย่างราบรื่น

ที่เริ่มโครงการคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบต่อไปนี้:

การรายงานภายใน VS ภายนอก

มีความแตกต่างกันมากเมื่อพูดถึงการรายงานภายนอกและภายใน ตามกฎทั่วไปคุณควรให้ทีมทราบว่า บริษัท กำลังทำอะไรอยู่และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเปิดเผยทีมในการรายงานโดยรวมและความพยายามในการควบคุมโครงการทั้งหมดในระดับที่สูงมากเพื่อให้พวกเขาสามารถรับภาพเต็มของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นรอบตัวพวกเขา

ในฐานะผู้จัดการโครงการมันขึ้นอยู่กับระดับของความไว้วางใจระหว่างคุณกับทีมของคุณว่าหรือไม่คุณแบ่งปันจำนวนจริงและการคาดการณ์การเจริญเติบโต ที่จะอยู่ในด้านความปลอดภัยคุณควรเก็บบางสิ่งให้กับตัวเองแทนที่จะหกเรื่องราวทั้งหมด

เพื่อช่วยในการรายงานภายในตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

รายงานประเภทต่าง ๆ ที่คุณต้องการคืออะไรเพื่อควบคุมโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น?

ให้รายงานสถานะมีความครอบคลุมมากที่สุดของทั้งสาม ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการต่อเนื่องและทำให้มั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้เสียและบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในโครงการมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าอยู่ที่ไหนโครงการอยู่ที่ตอนนี้และมันจะอยู่ที่ไหน

รายงานสถานะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหลายสิ่งส่วนใหญ่เป็นเพราะความจริงที่ว่ามันทำให้มั่นใจได้ว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจและตัวชี้วัดอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่ายบล็อกเกอร์ความเสี่ยงและการจับเวลา การมีเซสชั่นการนัดพบปกติจะทำให้ลูกค้ามีความสุขและในวงที่จะช่วยลดความตึงเครียดในการสนทนาที่ยากลำบาก

รายงานสถานะทั่วไปควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

แหล่งที่มา

ให้คำขอเปลี่ยนเป็นเอกสารที่เหมาะสมของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการหรือกำลังจะเกิดขึ้น เอกสารนี้ช่วยให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน เมื่อคุณมีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่แมปออกให้สร้างคำอธิบายส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์และงบประมาณและส่งไปยังลูกค้า

สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับแจ้งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่จะสร้างอาร์กิวเมนต์ที่น้อยลงที่จะยกระดับในการสนทนาที่ยากลำบาก

องค์ประกอบต่อไปนี้ประสบความสำเร็จด้วยความช่วยเหลือของการร้องขอการเปลี่ยนแปลง:

บทสรุป

ในประสบการณ์ของเราการควบคุมโครงการเป็นศิลากลางสำหรับการส่งมอบโครงการทั้งหมดตรงเวลาและส่วนใหญ่ในงบประมาณที่ตัดสินใจล่วงหน้า นอกจากนี้ยังให้การสนับสนุนและความอุ่นใจต่อทีมรวมถึงความรู้สึกเป็นของผู้จัดการโครงการทำให้พวกเขาอยู่ในวงในขณะที่ตัดสินใจที่สำคัญ