8 lépés a hatékony projekt állapotjelentésének megírásához
Összefoglaló
Hatékony projekt állásáról szóló jelentések a legjobb módja annak, hogy az érdekelteknek egy vonalban, a hurok alatt a projekt előrehaladását. Ezek a magas szintű frissítések proaktív módon hagyják, hogy a csapat tudja, hogy van-e egy projekt a pályán, a veszélyenként, vagy a pályán kívül, így szükség esetén módosíthatja a határidőket minden alkalommal. Ismerje meg, hogyan lehet létrehozni a projekt állapotjelentéseit néhány egyszerű lépésben, plusz kijelöl egy sablont, amelyet azonnal használhat.
Ez a hét vége, és itt van, ha újra meg kell ásni a különböző táblázatokat, e-maileket és eszközöket a javításhoz egy frissítést arról, hogy a projekt hogyan működik.
A munkaállapotról szóló jelentések kritikus fontosságúak ahhoz, hogy a csapata ugyanazon az oldalon maradjon, proaktívan azonosítja a kockázatokat, és maradjon a pályán és a költségvetésen. De a különböző forrásokból származó információk manuális összeállítása az egyik legnagyobb járművezetőmunka a munkáról-Busywork, amely az értelmes, nagy hatású feladatok útjába kerül.
Az információk manuális összeszerelése helyett használjon egy projekt állapotjelentési sablont, hogy egyszerűsítse ezt a folyamatot az Ön számára. Így kevesebb időt töltesz a felesleges adatok összegyűjtésére és több időre, ami számít.
Függetlenül attól, hogy az első projektállapot-jelentést kapja, vagy jobb rendszert keres, mint a jelenleg használt, ez a cikk meg fog járni, milyen előrehaladási jelentés, hogyan lehet építeni egy, és hogyan lehet használat projekt állásáról szóló jelentések, hogy elérje a projekt határidők időben, minden alkalommal. Itt van, hogyan.
Mi a projekt állapotjelentése?
A projekt állapotjelentései időszerű frissítések a projektek előrehaladásáról. Írásbeli tömören projekt jelentések kínál magas szintű tájékoztatás projekt folyamatban van, így a csapat tagjai eljutni egy pillantással betekintést, hogy mi történik a projekt keretében. Időszerű státuszjelentéssel biztosíthatja az egész projektcsapat és a keresztfunkciós érdekeltek megértését, mi van a pályán, mi blokkolva van, és mi jön a következő.
A projekt állapotjelentéseinek rendszeres megosztása fontos, mert segítenek megtartani az összesetProjekt érdekeltekA hurokban és a projekt előrehaladásának igazítása. Válaszolnak a kérdésekre, akiknek mindenkinek, mielőtt a csapat tagjai még esélyük van arra, hogy megkérdezzék őket. Megmutatják és elmondják csapatának, hogy a pályán vagy, így (és mindenki más) magabiztosnak érzi magát.
Milyen gyakran osztja meg a projekt állapotjelentéseit a projekt idővonalától függ. Néhány projekt heti jelentéstételből részesül, míg mások csak havonta egyszer frissíteniük kell. A projekt jelentéseinek ütemezése olyan gyakran, amennyire hasznos az érdekeltek számára. Ezeket nem lehet reaktív jelentéseket dolgok rosszul inkább hatékony jelentések tartsa csapat frissíteni a projekt előrehaladását, hogy a projekt jó úton halad, veszélyeztetett, vagy ki a pályán.
A hatékony projektjelentés előnyei
A jelentések nem csak valami, amit meg kell tennie, hogy ezt csinálja. A hatékony jelentésnek számos előnye van. Ha helyesen jelentkezik a projekt állapotáról, hatékonyan:
Tartsa nyomon a projekt egészségét
A legrosszabb dolog a projekt, amikor megérkezik a végén az idővonal és rájössz arra off követni az egész idő alatt. Senki sem szereti a vakokat - és a projektmenedzserként, felhatalmazva, hogy győződjön meg róla, hogy a csapat tudatában van a projekt egészségével.
A haladási jelentések olyan módok, amelyek túl sok kézi munkát végeznek. Mivel ezek a jelentések mix magas szintű összefoglalók néhány fontos mutatót, mindenkinek van egyfajta projekt egészségét. És ha a projekt ki a pályán? Gyorsan és proaktívan kijavítani, tehát érdemes mindig nyomja a projekt határidőre időben és a költségvetés.
Summarize projekt előrehaladásáról
Projekt státusz jelentések nem valós idejű jelentések. Ezek a jelentések összefoglalóit, hogy mi történt az elmúlt hét, két hét, vagy hónap a projekt munka. Ők lehetőséget az érdekelteknek, hogy tájékozott maradjon, milyen jól Maradjunk aprojekt terv .
Ha tippeket keres a valós idejű projektekről, nézd meg a cikkünket Univerzális jelentési eszközök minden csapat számára .
A kézi munka csökkentése
A projektmenedzserként már elég volt a lemezen. Nem kell minden héten, vagy havonta eltölteni az adatokat különböző helyeken. A Project Reporting Tools lehetővé teszi, hogy az összes információt egy helyen találja meg, és hozzon létre egy projekt állapotjelentést egy gombnyomással.
Ossza meg a következő lépéseket és cselekvési elemeket
A projekt állapotjelentéseinek ki kell mennie a projektcsapatához, a projekt szponzorához, a fontos érdekeltekhez és a Cross-Funkcionális csapattagokhoz. Mivel ezek magas szintű jelentések, alkalmasak mindenkinek, aki tájékoztatni akar a projekt haladásáról.
Ez az optimális módja annak, hogy mindenki tudja, mi történik anélkül, hogy bejutnának a részletekbe. Ha fontosak a következő lépések vagy cselekvési elemek, ossza meg őket, hogy mindenki tudja, mit várhat.
Proaktívan azonosítja a blokkolókat
Ha a projekt nem a pályán van, az állapotjelentés lehetővé teszi, hogy mások tudják, hogy mi a késedelem, és mit csinálsz, hogy megoldja a blokkolókat, lehetővé téve, hogy megmutassák a proaktív megközelítést, hogy a dolgok visszaálljanak. Hasonló aProjektkockázatkezelési folyamat, A proaktív állapotjelentés segít azonosítani és leküzdeni a problémákat, mielőtt befolyásolná a projekt idővonalát.
Mondj búcsút az állapotos megbeszélésekre
Az állapotszerződés napja vége. Most már tudjuk, hogy ezek nem hatékonyak az idejét. A személyes találkozóktól eltérően a projekt állapotjelentéseit megosztják egy központi eszközben, amelyet a csapattagok ellenőrizhetnekaszinkron módonamikor akarnak. Visszatérhetnek az információhoz, vagy szükség esetén mélyebbre áshatják a projektet. Mentsd el szemtől-szembe találkozó ideje értékes ülések mint brainstormings vagy minden kéz.
Jelentés előtt: Kombinálja a jelentést a hatékony projektmenedzsment segítségével
A projekt állapotjelentésének legnagyobb előnye, hogy csökkenti a kézi munkáját, az információkat, és megkönnyíti mindenkinek naprakészen tartását. Ha az adatait elszórva több eszköz nem tudja hatékonyan használni a projekt jelentési sablonok-még mindig kézzel kell nyitni ezt Excel táblázatkezelő és hogy a csapat e-mail, hogy összegyűjtse az adatokat.
Ehelyett győződjön meg róla, hogy használjaProjektmenedzsment szoftvermint az igazság központi forrása. A projektmenedzsment szoftverrel Ön:
Van egy központi igazságforrás, így a csapattagok láthatják, ki csinálja, hogy mikor.
Könnyen megjelenítheti a projektinformációkat aGantt-diagram , Kanban tábla, Naptár, vagy Spreadsheet-stílusú lista nézet.
Állapotjelentések létrehozása egy gombnyomással.
Tegyen egy helyet a csapat tagjai számára, akik elolvassák az állapotjelentést, és további részleteket szeretnénk megjeleníteni és megtalálni a szükséges információkat.
Hozzáférhetnek a további projektinformációkhoz, mint a projekttervhez,kommunikációs terv, projektcélok, mérföldkövek,szállítmányozók, és több.
Természetesen azt gondoljuk UDN feladatkezelő nagyszerű lehetőség.UDN feladatkezelőegyMunkagazdálkodási eszközAz egész csapat használható. A keresztfunkciós együttműködőknek szüksége van a múltbeli állapotjelentések megtekintésére. A kulcsfontosságú érdekelteknek szüksége van egy madár szemre nézve az egész programról vagy a projektportfóliókezelésre. És a csapat tagjai szükségük van arra, hogy nyomon követhessék az egyéni munkát a projekt életciklusában.
8 lépés a nagyszerű projekt állapotjelentésének megírásához
Szóval, hogyan jársz a projekt állapotjelentéseiről? Ügyeljen arra, hogy világos struktúrát hozzon létre, amellyel következetesen használhatja az összes jövőbeli állapotjelentéshez. Biztosítania kell, hogy megfeleljen az Önnekrepülési rövidítésA jelentés a témáról.
Kövesse ezt az útmutatót, hogy megértsék, mit kell tartalmaznia a projekt állapotáról szóló jelentést, és nézni, ahogy tesszük minden egyes lépés a gyakorlatban egy példát dolgozói elégedettség projekt.
1. Építsd meg a jelentést, ahol a munka él
Mielőtt építeni a jelentést, győződjön meg a már nyomon a munkát adatokat egy projekt menedzsment eszköz. Így, ha nem kell manuálisan megragad információkat számos forrásból ahelyett, akkor csökkentheti a kézi munka, és hozzon létre egy jelentést néhány kattintással.
A projektmenedzsment eszközzel való elindítás egyszerűvé teszi a függőség rögzítését és a feljegyzések közelgő feladatait, így soha nem vakul meg a projekt egészségével kapcsolatban.
2. Adja meg a jelentést
Nagyszerű lehetőség az, hogy egyszerűen használja a projekt nevét az egyértelműségért. Ha rendszeresen jelentkezik erről a projektről, tartalmaznia kell egy dátumot vagy időbélyeget is.
Példa Projektjelentés Cím:2020. február - Munkavállalói elégedettségi kezdeményezés
3. Jelölje meg a projekt egészségi állapotát
A projekt egészségét a projekt jelenlegi állapota. A Project Health jelentést változtathat a jelentéshez, különösen akkor, ha blokkolókba kerül, vagy a nagy projektkockázatok feloldása. Keressen egyProjektmenedzsment eszközEz lehetővé teszi, hogy kommunikáljon a projekt állapotának, és hogy a pályán van-e vagy sem. Ennek egyik módja, hogy egy színkódolási rendszert (zöld = a pályán, sárga = veszélyben, piros = ki).
Példa Projekt Health Update:A projekt állapota a pályán van.
4. Gyorsan összefoglalja az Állapotjelentést
A projekt állapotjelentési összefoglalójának rövidítése 2-3 mondatnak kell lennie. A cél itt az, hogy olyan olvasókat adjunk meg, akiknek nincs ideje, hogy olvassa el a teljes jelentést, gyors Tl; dr a legfontosabb tények.
Ez a jelentés első része, így ez a legjobb hely:
Tartalmazza a kiemeléseket
Flag Fő blokkolók
Ne feledje a váratlan projektkockázatokat
Példa állapotjelentés összefoglaló:Felmérési eredményeink vannak, és felülvizsgálják. Első pillantásra 80% -os munkavállalói elégedettséget látunk, 3 pontot az utolsó felmérésből. Az eljegyzési bizottság együttműködik az ügyvezető csapat, hogy milyen új megbízás végrehajtására vonatkozó kezdeményezéseket az a legfontosabb célterületek, amelyek magukban foglalják a karrier növekedést és az átláthatóság.
5. Adjon hozzá egy nagyszintű áttekintést az egyes kulcsfontosságú területről
A projektetől függően a kulcsfontosságú területek jelentést jelenthetnek a jelentéshez, vagy konzisztensek maradhatnak. Például egyAgilis projektEz folyamatosan javul, valószínűleg dinamikus kulcsfontosságú területeket fog használni, amelyek lefedi a csapat által az utolsó Sprint során dolgozott dolgokat. Alternatív megoldásként egy eseménytervezési projekt esetében van olyan kulcsfontosságú területek száma, amelyek mindig érintkeznek, mint például a promóció, a feliratkozások és a hangszórók.
Az Állapotjelentés minden egyes kulcsfontosságú területén adjunk hozzá néhány golyópontot, amelyek frissítést adnak a haladásról, az eredményekről és a közelgő munkáról.
Példa magas szintű áttekintés kulcsrészről:A felmérés eredményei
Az alkalmazottak 70% -a elvette az elégedettségi felmérést.
Általános elégedettségi minősítésünk 80%.
A munkavállalók mindössze 57% -a arról számol be, hogy az utolsó felmérés óta 5% -kal csökkent.
Az alkalmazottak 41% -a felsorolta az átláthatóságot, mint az első számú javulás, amit szeretnének látni.
6. Adjon hozzá linkeket más dokumentumokhoz vagy erőforrásokhoz
Amíg nem kell tartalmaznia minden kis részlet arról, hogy a projekt lesz, sokan szeretnének többet megtudni. Az érdekeltek számára, akik mélyreható információt keresnek, linkeket szolgáltatnak a dokumentumokhoz vagy az erőforrásokhoz. Ez magában foglalhat több konkrét projektinformációt, például a linkeketSpeciális projekt mérföldkövekvagy a projekt szélesebb hatásai, mint a hivatkozás aüzleti célokA projekt hozzájárul.
Példa:Tartalmazzon egy linket a munkavállalói elégedettségi felméréshez, valamint a nagyobbhoz OKR céga munkavállalói elkötelezettség növelése a pénzügyi év folyamán.
7. Flag Minden blokkoló A projekt bekövetkezett
Minden projekt az útblokkba fut. Ezek lehetnek formájábanProjektkockázatok, váratlan növekszik aköltségvetésvagy késedelem, amely hatással van aProjekt idővonal. Az érdekeltek tartása a hurokban, amikor a problémák merülnek fel mindenkinek, hogy mindenkinek megfelelően állítsa be a pályán.
Példa roadblock:A vezetői csapat meg akarja nézni eredményeket, mielőtt a megbízás ülésezik újra, de nem lesz képes megtenni másik három hétig. Ez késlelteti a teljes projekt idővonalát.
8. Jelölje ki a következő lépéseket
Ezek magukban foglalhatják a következő lépések listáját, a Kudos-t, amit valakinek szeretnél adni, vagy bármi más, amit ki szeretnél kiemelni.
Példa:Köszönöm Sarah A. kiküldéséhez több kommunikációs alkalmazottak ösztönözve őket, hogy vegyenek részt a felmérésben!
Sablon a projekt állapotjelentésének létrehozásához
Ahhoz, hogy gyorsan elhelyezzék mindent, amit az előző részben megtanultál, írja be a következő projekt állapotjelentését az egyszerűen tölthető sablon segítségével:
Jelentés neve:
Projektegészségügy:
Összefoglaló:
Kulcs 1. terület: magas szintű áttekintés
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Kulcsterület 2: magas szintű áttekintés
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Kulcsterület 3: magas szintű áttekintés
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
Különleges részletek a haladásról, a teljesítményről és a közelgő munkáról.
További információk és linkek:
Blockers:
Kiegészítő megjegyzések vagy kiemelések:
Példa Projekt Állapotjelentés
Míg a projekt státuszjelentéseinek írásbeli útmutatója hasznos, néha egy igazi életet látva lehetővé teszi, hogy valóban megnézhesse, hogy milyen saját frissítésed néz ki, ugye? Azt hittük, hogy beleegyezhetsz, így itt van egy példa, amit hasznos lehet:
Jelentés neve:EBook elindítása
Projekt állapota:Terv szerint
Összefoglaló:
Nagyszerű haladás ezen a héten! Még mindig a koncepciófázisban vagyunk, de az Avery Lomax ezen a héten egy témát választ. A tartalom és a tervezési csapatok állnak és készen állnak arra, hogy elkezdhessünk, miután elindulunk.
Koncepció:
Tervezési csapat találkozott, hogy megvitassák az általános témát
Három végső ötletünk van, és pénteken válasszunk egyet
A következő csütörtökön a tartalomcsapatnak köszönhető
Tartalom:
A tartalomcsapat készen áll arra, hogy elkezdje az írás másolatát, amint az ötletünk véglegesítésre kerül
Ezek összegyűjtik a megfelelő vállalati információkat, amelyeket be kell vonni
Tervezés:
A tervezés áttekintette az öt ebook példát, hogy meghatározza az általuk tetszett stílus meghatározását
A következő kedden egy sablont választanak ki
Kiegészítő megjegyzések vagy kiemelések:
Jen a következő héten kívül van az irodából, ezért kérjük, utasítsa el a tartalmi kérdéseket az örömre
Köszönjük Henrynek, hogy kizsákmányolja a hatalmas témákat, hogy válasszon!
Kérdések / kihívások:
Az e-könyv határideje szoros, ahogyan mindannyian tudjuk. Rendkívül fontos, hogy mindannyian dolgoznak a projekt menedzsment eszköz, hogy mindenki a szervezett és a vasúti pályán. Kösz!
A munka menedzsment eszközzel történő jelentéskészítés
A fenti jelentés egyértelmű és könnyen követhető. A jelentés létrehozásával a munka menedzsment eszközbenUDN feladatkezelő, Automatikusan töltheti be az egyes részeket, de az összefoglalót. Itt van a fenti jelentésUDN feladatkezelő :
A projekt állapota A legjobb gyakorlatok jelentése
Most már tudja, mit kell tartalmaznia a projekt állapotáról szóló jelentést, de előfordulhat, hogy még mindig van néhány további kérdéseket. Ahogy te létre helyzetjelentést a projekt, ezek a legjobb gyakorlatok segít megfogalmazni egy nyerő frissítés.
Milyen gyakran jelentse ki?
A gyakoriság, amellyel küld projekt frissítéseket függ a projekt típusától futsz. Ha a projekt rövid időn belül, vagy ha a dolgok gyorsan mozog, célja, hogy küldjön heti projekt állásáról szóló jelentések. Másfelől, ha a kezdeményezés éppen beszámoló egy hosszú távú projekt, akkor valószínűleg csak be kell küldeni kéthetente vagy akár havi jelentéseket. A legfontosabb dolog, hogy ellenőrizze, hogy a projektben résztvevők naprakész.
Ha olyan projekt jelentési eszköz, akkor meg egy feladatot magad, hogy mindig állapotfrissítéseket egy bizonyos napon minden héten. Ezek az ismétlődő emlékeztetők könnyen tartani az érintettek arról tájékoztatták, hogy te küld hetente állapotfrissítések vagy havi előrehaladási jelentéseket. Akárhogy is, az érdekelt felek elkezdenek várni a frissítéseket, ami azt jelenti, ritkábban bejelentkezéseket tőlük (plusz, hogy örülnének, hogy mindig a hurok).
Elküldésével rendszeres jelentéseket, akkor elkerülhető több kapcsolatos üléseken a projekt (Tudjuk,szükségtelen ülések saját hírnevét). Ugrás a check-in találkozók és időt takaríthat meg több fontos munkát.
Ki kéne tartalmaznia?
Attól függ, hogy a projekt, és aki részt vesz, de általában tervezzük frissítést küld minden érdekelt fél dolgozik a projektben. Meg kellett volna készítenie a stakeholder analízis-felvázolja az összes érdekelt fél, szponzorok, és a csapat tagjai, a projekt során tervezési folyamat, de lásd aprojekt tervHa nem biztos.
Még ha ez a heti állapot jelentés nem befolyásolja egy adott csapat tagja, akkor is megosztani mindenkivel. Fontos, hogy mindenki magas szintű áttekintést. A csoport tagjai, akik nem kell, hogy vizsgálja felül a jelentés alapos gyorsan fusd az összefoglaló rész, míg mások, akik nagyobb szerepet alámerülhetsz a részleteket az Ön által megadott.
Hogy részletes kellene kapni?
A projekt állapotáról jelentés nem nyújt minden apró részletre. Hagyja, hogy a munka mesélik-készen egyszerűen kurátori információkat, és hozzá egy kis színt. Gondolj egy projekt állapotáról szóló jelentés, mint a felső sorban üzenet, csak a legfontosabb darab a projekt érinti leginkább az érintettek figyelembe kell venni.
Mindig meg kell jelölni, hogy a projekt jó úton halad, veszélyeztetett, vagy ki pálya, egy rövid összefoglalást ad a mi teljes és mi közelgő, majd kösse ki, hogy más források számára, akik szeretnék bővebben.
Hova kell írni a projekt állapotáról szóló jelentés?
A legjobb módja annak tervezetét és megosztás állapotfrissítések van egyMunkagazdálkodási eszköz. Keressen egy eszköz, amely áttekintést nyújt a projekt, így a csapat egy központi forrása az igazság minden projekttel kapcsolatos munkát. Így ahelyett, hogy irányító projektektáblázatokAkkor tartsa minden állapotáról, a projekt rövidnadrág, kulcsfontosságú eredményekkel és fontos projekt mérföldkövek-egy helyen. A jelentések könnyen megosztható, és az érintettek tekint vissza korábbi jelentések bármikor, elkerülve email túlterhelés a vég.
Csomagolás a projekt akár: összefoglalja a munkát
Az állapot jelentések voltunk beszélünk mindig küldött egy projekt során, hogy mindenkit a hurok. Azonban, ha a projekt befejeződött, ez okos, hogy küldjön ki egy összefoglaló zárójelentést. Gondolj erre, mint avezetői összefoglalóa projekthez. Itt a lehetőség, hogy ajánlatot érdekeltek egy wrap-up a projekthez. Használd, hogy hivatalosan lezárja azt.
Ismét, ez egy magas szintű áttekintést, de ahelyett, beleértve a frissítéseket és az állapotokat, akkor egy összefoglaló arról, hogy az általános projekt ment. Íme néhány kérdés megválaszolására a projekt összefoglaló jelentése:
Mik voltak a célok a projekt, és arra, hogy találkoztak?
Ben a projekt fejeződött be időben és a költségvetés (adott esetben)?
Milyen sikereket kell emelni?
Milyen kihívásokkal kellett befut?
Mit tanulhatunk a projekthogy segítsen nekünk a jövőbeli projektek?
Tartsa minden érintett vágányon halad helyzetjelentést, hogy magukat írják
Ha keres, hogy túl is teljesíthetik a következő projekt, próbálja meg elküldeni a projekt állapotáról. Ők mindig produktív, hatékony és elszámoltatható, miközben mindenki más egy gyors (és megnyerő) betekintést mi történik.
A következő általunk kínált forrásokat jelentések készítésére ad éppen elég információ nélkül beleugrik túl sok részlet. Keressen egy projekt menedzsment megoldás, mint a UDN feladatkezelő amely olyan jellemzőkkel rendelkezik, amelyek kifejezetten segítenek az állapotjelentésekben. Időt takarít meg, és a lehető legegyszerűbbek lesznek.
