8 خطوات لكتابة تقرير فعال لحالة المشروع

ملخص

UDN مدير المهاميحول عملك مع ميزات الرائدة في الصناعة

تقارير حالة المشروع الفعالة هي أفضل طريقة للحفاظ على مواءمة أصحاب المصلحة في الحلقة أثناء تقدم المشروع الخاص بك. تدع هذه التحديثات الرفيعة المستوى بشكل استباقي إذا كان فريقك يعرف ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أو مخاطرة أو خارج المسار - حتى تتمكن من صحة المسار إذا لزم الأمر لضرب مواعيدك النهائية في كل مرة. تعلم كيفية إنشاء تقارير حالة المشروع في بضع خطوات سهلة، بالإضافة إلى التحقق من قالب يمكنك استخدامه على الفور.

إنها نهاية الأسبوع وهنا مرة أخرى: الاضطرار إلى حفر من خلال مجموعة متنوعة من جداول البيانات، ورسائل البريد الإلكتروني والأدوات إلى التصحيح معا تحديثا لكيفية القيام بمشروعك.

الإبلاغ عن حالة العمل أمر بالغ الأهمية للحفاظ على فريقك على نفس الصفحة، وتحديد المخاطر بشكل استباقي، والبقاء على المسار الصحيح وعلى الميزانية. ولكن تجميع هذه المعلومات يدويا من مصادر مختلفة هي واحدة من أكبر برامج التشغيلالعمل عن العمل- العمل الذي يحصل في طريق مهامك ذات معنى عالية الأثر.

بدلا من تجميع هذه المعلومات يدويا، استخدم قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط هذه العملية لك. بهذه الطريقة، تقضي وقتا أقل في جمع البيانات غير الضرورية وأكثر من الوقت في العمل الذي يهم.

سواء كنت تستعد لأول تقرير لك لحالة المشروع الأول أو كنت تبحث عن نظام أفضل من الاستخدام الذي تستخدمه حاليا، فإن هذه المقالة ستشيك من خلال ما هو تقرير مرحلي هو، وكيف يمكنك بناء واحد، وكيف استخدم تقارير حالة المشروع لضرب المواعيد النهائية للمشروع في الوقت المحدد، في كل مرة. إليك الطريقة.

ما هو تقرير حالة المشروع؟

تقارير حالة المشروع هي تحديثات في الوقت المناسب على تقدم مشاريعك. مكتوب موجش بإيجاز، تقدم تقارير المشروع معلومات رفيعة المستوى حول تقدم المشروع، لذلك يحصل أعضاء الفريق على نظرة ثاقبة على ما يحدث داخل المشروع. من خلال تقرير الحالة في الوقت المناسب، يمكنك ضمان أن يفهم فريق المشروع بأكمله وأصحاب المصلحة عبر وظيفيين ما يدور على المسار الصحيح، ما الذي تم حظره، وما الذي يأتي بعد ذلك.

تبادل بانتظام تقارير حالة المشروع مهمة لأنها تساعدك في الحفاظ على كل شيءأصحاب المصلحة في المشروعفي الحلقة ومحاذاة حول كيفية تقدم مشروعك. يجيبون على الأسئلة التي يمتلكها الجميع قبل أن يكون لدى أعضاء الفريق فرصة لسؤالهم. يظهرون ويخبرون فريقك أنك على المسار الصحيح، مما يجعلك (وكل شخص آخر) يشعر بالثقة.

كم مرة تقاسم تقارير حالة المشروع يعتمد على جدول مشروع مشروعك. تستفيد بعض المشاريع من الإبلاغ الأسبوعي، بينما يحتاج البعض الآخر إلى تحديثه مرة واحدة في الشهر. جدولة تقارير المشروع الخاصة بك في كثير من الأحيان كما هي مفيدة لأصحاب المصلحة الخاصة بك. لا ينبغي أن تكون هذه تقارير تفاعلية عن الأمور التي تسير بشكل سيء إلى أن التقارير الفعالة تحافظ على تحديث فريقك على تقدم المشروع، سواء كان المشروع على المسار الصحيح أو المخاطرة أو خارج المسار.

فوائد إعداد المشروع الفعال

الإبلاغ ليس مجرد شيء يجب عليك القيام به من أجل القيام بذلك. التقارير الفعالة لديها مجموعة متنوعة من الفوائد. عند تقديم تقرير بشكل صحيح عن حالة المشروع، فأنت بفعالية:

تتبع صحة المشروع

أسوأ شيء للمشروع هو عند وصولك إلى نهاية الجدول الزمني وأدرك أنك خارج المسار الصحيح طوال الوقت. لا أحد يحب أن يكون عملا عميقا - وكما يدير مدير المشروع، فأنت تمتقر بالتأكد من أن فريقك يدرك صحة مشروعك في جميع الأوقات.

تقارير التقدم هي وسيلة للقيام بذلك دون الكثير من العمل اليدوي. لأن هذه التقارير تخلط ملخصات رفيعة المستوى مع بعض المقاييس المهمة، كل شخص لديه شعور بصحة المشروع. وإذا كان المشروع خارج المسار؟ يمكنك إصلاحه بسرعة وبكاكيتها - لذلك لا تزال تضرب الموعد النهائي للمشروع في الوقت المحدد وعلى الميزانية.

تلخيص تقدم المشروع

تقارير حالة المشروع ليست تقارير في الوقت الفعلي. هذه التقارير ملخصات لما حدث خلال الأسبوع الماضي أو أسبوعين أو شهر عمل المشروع. إنها فرصة لأصحاب المصلحة الخاصة بك للبقاء على اطلاع حول مدى صعوبة التمسك خطة المشروعوبعد

إذا كنت تبحث عن نصائح حول كيفية الإبلاغ عن المشاريع في الوقت الفعلي، تحقق من مقالتناأدوات التقارير العالمية لكل فريقوبعد

تقليل العمل اليدوي

كدير مدير المشروع، لديك بالفعل ما يكفي على طبقك. لا تحتاج أيضا إلى قضاء ساعات في كل أسبوع أو شهر الاستيلاء على البيانات من أماكن مختلفة. تجعل أدوات الإبلاغ عن المشروع من السهل العثور على جميع هذه المعلومات في مكان واحد، وإنشاء تقرير حالة المشروع بنقرة زر واحدة.

مشاركة الخطوات التالية وعناصر العمل

يجب أن تخرج تقارير حالة المشروع إلى فريق المشروع الخاص بك، وراعي المشروع وأصحاب المصلحة الهامين وأعضاء الفريق عبر الوظائف. لأن هذه تقارير رفيعة المستوى، فهي مناسبة لأي شخص يريد أن يبقى على علم بتقدم المشروع.

هذه هي الطريقة المثلى للسماح للجميع بمعرفة ما يحدث دون الدخول في التفاصيل. إذا كان هناك مشروع مهم خطوات أو عناصر الإجراء التالية، فتشاركها هنا حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه.

تحديد استباقي حاصرات

إذا لم يكن مشروعك على المسار الصحيح، فإن تقرير الحالة الخاص بك يتيح للآخرين معرفة ما هو التأخير وما الذي تقوم به لحل أي حاصرات، مما يتيح لك إظهار نهجك الاستباقي للحصول على الأشياء التي يجب أن تكون فيها. مشابهه لعملية إدارة مخاطر المشروع، يساعدك تقارير الحالة الاستباقية على تحديد القضايا والتغلب عليها قبل أن تؤثر على جدول مشروعك.

قل وداعا لاجتماعات الحالة

انتهى يوم اجتماع الحالة. نحن نعرف الآن أن هذه ليست طرق فعالة لقضاء وقتك. على عكس الاجتماعات وجها لوجه، يتم تقاسم تقارير حالة المشروع في أداة مركزية يمكن لأعضاء الفريق التحقق منهاغير متزامنعندما يريدون ذلك. يمكنهم الرجوع إلى المعلومات، أو حفر أعمق في المشروع إذا لزم الأمر. احفظ وقت التقاء وجهك وجها لاجتماعات قيمة مثل العصفور الذهنية أو كل الأيدي.

قبل التقرير: الجمع بين التقارير مع إدارة المشاريع الفعالة

أكبر فائدة من تقارير حالة المشروع هي أنها تقلل من عملك اليدوي، وتحفيز المعلومات، ويجعل من السهل الحفاظ على الجميع حتى الآن. إذا كانت معلوماتك متناثرة عبر أدوات متعددة، فلن تتمكن من استخدام قوالب الإبلاغ عن المشروع بشكل فعال - لا تزال بحاجة إلى فتح جدول بيانات Excel يدويا وهذا البريد الإلكتروني للفريق لجمع معلوماتك.

بدلا من ذلك، تأكد من أنك تستخدمبرنامج إدارة المشاريعكمصدرك المركزي للحقيقة. مع برنامج إدارة المشاريع،

لديك مصدر مركزي للحقيقة حتى يتمكن أعضاء الفريق من معرفة من يفعل ما عندما.

يمكن بسهولة تصور معلومات المشروع فيمخطط جانت ، مجلس كانانبأو التقويم، أو عرض قائمة نمط جدول البيانات.

إنشاء تقارير الحالة بنقرة زر واحدة.

تقدم مكانا لأعضاء الفريق الذين يقرؤون تقرير الحالة ويريدون بمزيد من التفاصيل النظر والعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.

يمكنك الوصول إلى معلومات المشروع الإضافية، مثل خطة مشروعك،خطة تواصل، أهداف المشروع، معالم،الإنجازات، و اكثر.

بطبيعة الحال، نعتقد UDN مدير المهام هو خيار رائع.UDN مدير المهام هو أداة إدارة العمليمكن لفريقك بأكمله استخدام. يحتاج المتعاونون عبر الوظائف الخاصة بك إلى طريقة لعرض تقارير الحالة السابقة. يحتاج أصحاب المصلحة الرئيسيون إلى عرض عين الطيور للبرنامج أو التقدم المحرز لإدارة محافظ المشاريع بالكامل. ويحتاج أعضاء فريقك إلى طريقة لتتبع العمل الفردي طوال دورة حياة المشروع.

8 خطوات لكتابة تقرير حالة مشروع رائع

لذلك، كيف يمكنك الذهاب حول القيام تقارير حالة المشروع؟ تأكد من إنشاء بنية واضحة يمكنك استخدامها باستمرار لجميع تقارير الحالة المستقبلية. يجب عليك أيضا التأكد من أنه يتطابق معمشروع موجزللحفاظ على تقريرك عن الموضوع.

اتبع هذا الدليل لفهم ما يجب تضمينه في تقرير حالة المشروع، ومشاهدة حيث وضعنا كل خطوة موضع التنفيذ مع مثال لمشروع رضا الموظفين.

1. بناء تقريرك حيث حياة العمل

قبل إنشاء تقريرك، تأكد من أنك تقوم بالفعل بتتبع معلومات عملك بالفعل في أداة إدارة المشروع. بهذه الطريقة، لا يتعين عليك الاستيلاء على المعلومات يدويا من مجموعة من المصادر - بدلا من ذلك، يمكنك تقليل العمل اليدوي وإنشاء تقرير مع عدد قليل من النقرات.

إن بدء تشغيل أداة لإدارة المشاريع يجعل من السهل التقاط التبعيات ولاحظ المهام القادمة حتى لا تعمق أبدا بشأن صحة مشروعك.

2. اسم تقريرك

خيار رائع هو استخدام اسم المشروع ببساطة للوضوح. إذا كنت تقارير عن هذا المشروع بانتظام، يجب عليك أيضا تضمين تاريخ أو طابع زمني.

مثال عنوان تقرير المشروع:فبراير 2020 - مبادرة رضا الموظفين

3. تشير إلى صحة المشروع

صحة المشروع هي الوضع الحالي للمشروع. قد تتغير صحة المشروع من التقرير إلى الإبلاغ، خاصة إذا واجهت حاصرات أو إلغاء حظر مخاطر المشروع الكبيرة. بحث عنأداة إدارة المشاريعيتيح لك ذلك توصيل وضع المشروع وما إذا كان الأمر قيد التنفيذ أم لا. طريقة واحدة للقيام بذلك هي استخدام نظام ترميز اللون (الأخضر = على المسار الصحيح والأصفر = في المخاطر والأحمر = خارج المسار).

مثال تحديث صحة المشروع:حالة المشروع على المسار الصحيح.

4. لخصية تقرير الحالة بسرعة

يجب أن يكون ملخص تقرير حالة المشروع موجز - حوالي 2-3 جمل. الهدف هنا هو إعطاء القراء الذين قد لا يكون لديهم وقت لقراءة التقرير بأكمله ل TL سريع؛ الدكتور من أهم الحقائق.

هذا هو القسم الأول من تقريرك، لذلك هو أفضل مكان إلى:

تضمين أبرز

علم حاصرات رئيسية

لاحظ مخاطر المشروع غير المتوقعة

مثال تقرير الحالة Summary:نتائج المسح لدينا في ومراجعتها. للوهلة الأولى، نرى 80٪ رضا الموظفين، بزيادة 3 نقاط من آخر مسح. تعمل لجنة المشاركة مع الفريق التنفيذي بشأن ما هي مبادرات المشاركة الجديدة لتنفيذها في مجالاتنا المستهدفة الرئيسية، والتي تشمل النمو الوظيفي والشفافية.

5. أضف نظرة عامة رفيعة المستوى عن كل منطقة رئيسية

اعتمادا على مشروعك، قد تختلف مجالاتك الرئيسية من التقرير إلى الإبلاغ، أو قد تظل متسقة. على سبيل المثال، فيمشروع رشيقهذا يتحسن باستمرار، من المرجح أن تستخدم المجالات الرئيسية الديناميكية التي تغطي الأشياء التي يعمل فيها فريقك خلال الرصيف الأخير. بدلا من ذلك، بالنسبة لمشروع تخطيط الأحداث، يوجد عدد محدد من المجالات الرئيسية التي ترغب دائما في لمسها، مثل الترويج والتسجيل والمكبرات الصوتية.

لكل مجال رئيسي في تقرير الحالة، أضف بعض النقاط الرصاصة التي تعطي تحديثا عن التقدم والإنجازات والعمل القادم.

مثال على المستوى الرفيع نظرة عامة على منطقة رئيسية:نتائج الاستطلاع

استغرق 70٪ من الموظفين مسح الرضا.

لدينا تصنيف الرضا العام لدينا هو 80٪.

يبلغ 57٪ فقط من الموظفين عن وجود طريق واضح نحو التقدم الوظيفي، بانخفاض 5٪ منذ آخر مسح.

41٪ من الموظفين مدرجون بالشفافية كتحسن رقم واحد يرغبون في رؤيته.

6. إضافة روابط إلى مستندات أو موارد أخرى

على الرغم من أنك يجب أن لا تتضمن كل التفاصيل الصغيرة حول كيفية الذهاب مشروعك، فإن بعض الأشخاص يريدون معرفة المزيد. بالنسبة لأصحاب المصلحة الذين يبحثون عن المزيد من المعلومات المتعمقة، تقدم روابط للمستندات أو الموارد. يمكن أن يشمل ذلك معلومات المشروع أكثر تحديدا، مثل الروابط لمعالم مشاريع محددة، أو الآثار الأوسع للمشروع، مثل الإشارة إلىاهداف العملالمشروع يساهم في.

مثال:قم بتضمين رابط لمسح رضا الموظفين، وكذلك أكبرشركة OKR.حول زيادة مشاركة الموظفين على مدار السنة المالية.

7. ضع علامة على أي حاصرات تم تشغيل المشروع

جميع المشاريع تعمل في حواجز على الطرق. هذه يمكن أن تأتي في شكلمخاطر المشروع، زيادات غير متوقعة إلىتبرع، أو التأخير الذي يؤثر علىالجدول الزمني للمشروعوبعد إبقاء أصحاب المصلحة في الحلقة عندما تساعد المشكلات في ضبط الجميع وفقا لذلك للبقاء على المسار الصحيح.

مثال على حاجز الطريق:يريد الفريق التنفيذي أن ينظر إلى النتائج قبل أن تجتمع لجنة المشاركة مرة أخرى، لكن لن تكون قادرة على القيام بذلك لمدة ثلاثة أسابيع أخرى. سيؤدي ذلك إلى تأخير الجدول الزمني للمشروع الخاص بنا.

8. تسليط الضوء على الخطوات التالية

قد تتضمن هذه قائمة بالخطوات التالية، مجدك تريد إعطاء شخص ما، أو أي شيء آخر تريد تسليط الضوء عليه.

مثال:شكرا لك سارة أ. لإرسال اتصالات متعددة للموظفين تشجيعهم على المشاركة في المسح!

قالب لإنشاء تقرير حالة المشروع الخاص بك

لوضع كل ما تعلمته في القسم السابق لاستخدامه، اكتب تقرير حالة المشروع التالي باستخدام هذا القالب سهل الاستخدام:

تقرير اسم:

صحة المشروع:

ملخص:

المنطقة الرئيسية 1: نظرة عامة رفيعة المستوى

تفاصيل محددة حول التقدم والإنجازات والعمل القادم.

المنطقة الرئيسية 2: نظرة عامة رفيعة المستوى

تفاصيل محددة حول التقدم والإنجازات والعمل القادم.

المنطقة الرئيسية 3: نظرة عامة رفيعة المستوى

تفاصيل محددة حول التقدم والإنجازات والعمل القادم.

معلومات وروابط إضافية:

حاصرات:

ملاحظات إضافية أو أبرز:

مثال تقرير حالة المشروع

في حين أن توجيه كيفية توجيه تقارير حالة المشروع مفيدة، فإن رؤية مثال حقيقي حقيقي يسمح لك أن ترى حقا ما يمكن أن يبدو التحديث الخاص به، أليس كذلك؟ كنا نظن أنك قد توافق، لذلك هنا مثال قد تجد مفيدا:

تقرير اسم:إطلاق الكتاب الاليكتروني

حالة المشروع:على الطريق

ملخص:

تقدم كبير هذا الأسبوع! ما زلنا في مرحلة المفاهيم، لكن Avery Lomax سيقوم باختيار موضوع هذا الأسبوع. تقف فرق المحتوى والتصميم من جانب وجاهز للبدء بمجرد إعطاء المضي قدما.

مفهوم:

اجتمع فريق التخطيط لمناقشة موضوع عام

لدينا ثلاث أفكار نهائية وسوف تختار واحدة يوم الجمعة

موجز يرجع إلى فريق المحتوى يوم الخميس التالي

محتوى:

فريق المحتوى جاهز لبدء كتابة نسخة بمجرد الانتهاء من فكرتنا

إنهم يجمعون معلومات الشركة ذات الصلة التي ينبغي تضمينها

تصميم:

قام التصميم بمراجعة خمسة من أمثلة الكتاب الاليكتروني لتحديد النمط الذي أعجبوه

سوف يختارون قالب بحلول يوم الثلاثاء المقبل

ملاحظات إضافية أو أبرز:

جين خارج المكتب طوال الأسبوع المقبل، لذا يرجى توجيه أي أسئلة محتوى إلى الفرح

شكرا على هنري لرعاية قائمة ضخمة من الموضوعات بالنسبة لنا للاختيار من بينها!

القضايا / التحديات:

الموعد النهائي للكتاب الإلكتروني ضيق، كما نعلم جميعا. من الأهمية بمكان أن نعمل جميعا في أداة إدارة المشروع الخاصة بنا للحفاظ على نظام الجميع وعلى المسار الصحيح. شكرا!

تبسيط الإبلاغ مع أداة إدارة العمل

التقرير أعلاه واضح وسهل اتباعه. عن طريق بناء هذا التقرير في أداة إدارة العمل مثلUDN مدير المهام، يمكنك ملء كل قسم تلقائيا ولكن الملخص. إليك ما يبدو عليه التقرير أعلاهUDN مدير المهام في

حالة المشروع الإبلاغ عن أفضل الممارسات

أنت تعرف الآن ما يجب تضمينه في تقرير حالة المشروع، ولكن قد لا يزال لديك بعض الأسئلة الإضافية. أثناء إنشاء تقارير الحالة لمشروعك، ستساعدك هذه أفضل الممارسات في صياغة تحديث فائز.

كم مرة يجب أن تقفز بها؟

يعتمد التردد الذي ترسله تحديثات المشروع على نوع المشروع الذي تقوم بتشغيله. إذا كان مشروعك يحتوي على إطار زمني قصير، أو إذا كانت الأمور تتحرك بسرعة، فهي تهدف إلى إرسال تقارير حالة مشروع أسبوعية. بدلا من ذلك، إذا كانت المبادرة التي تقترب بها هي مشروع طويل الأجل، فمن المحتمل أن تحتاج فقط إلى إرسال تقارير كل أسبوعين أو حتى شهريا. الشيء الأكثر أهمية هو التأكد من تحديث أصحاب المصلحة في المشروع.

عند استخدام أداة تقارير المشروع، يمكنك تعيين مهمة لنفسك لإرسال تقارير الحالة دائما في يوم معين كل أسبوع. تجعل هذه التذكيرات المتكررة هذه من السهل إبقاء أصحاب المصلحة على علم، سواء كنت ترسل تحديثات حالة أسبوعية أو تقارير مرحلية شهرية. وفي كلتا الحالتين، سيبدأ أصحاب المصلحة في توقع التحديثات الخاصة بك، مما يعني عدم وجود اختيارات أقل تواترا منها (بالإضافة إلى أنهم يقدرون دائما في الحلقة).

عن طريق إرسال تقارير منتظمة، يمكنك تجنب اجتماعات متعددة تتعلق بمشروع (نعلم جميعاالاجتماعات غير الضرورية لها سمعتها الخاصة). تخطي اجتماعات تسجيل الوصول وحفظ وقتك للعمل الأكثر أهمية.

من يجب أن تدرج؟

يعتمد ذلك على المشروع ومن المعني، بل يخطط عادة لإرسال تحديث لأي أصحاب المصلحة في مشروعك. يجب أن تكون قد قمت بإنشاء تحليل أصحاب المصلحة - تحديد جميع أصحاب المصلحة والرعاة وأعضاء الفريق - أثناء عملية تخطيط المشاريع، ولكن الرجوع إلىخطة المشروعإذا كنت غير متأكد.

حتى إذا كان تقرير حالة الأسبوع هذا لا يؤثر على عضو فريق معين، فيجب أن تظل مشاركتها مع الجميع. من المهم أن يكون لدى الجميع نظرة عامة رفيعة المستوى. يمكن لأعضاء الفريق الذين لا يحتاجون إلى مراجعة التقرير المتعمق بسرعة مقسم الموجز الخاص بك بسرعة، بينما يمكن للآخرين الذين يشاركون أن يغوصوا في التفاصيل التي قدمتها.

ما مدى تفصيلك؟

لا ينبغي أن يقدم تقرير حالة المشروع كل التفاصيل الصغيرة. دع العمل أخبر القصة - أنت ببساطة برعاية المعلومات وإضافة لون صغير. فكر في تقرير حالة المشروع كرسالة خط أعلى - فقط أهم أجزاء مشروعك تؤثر على معظم أصحاب المصلحة.

يجب عليك دائما الإشارة إلى ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح، في المخاطرة، أو خارج المسار، أعط ملخصا سريعا لما هو كامل وما هو القادم، ثم يربط إلى موارد أخرى للأشخاص الذين يريدون المزيد من التفاصيل.

أين يجب أن تكتب تقرير حالة المشروع الخاص بك؟

أفضل طريقة لصياغة وتحديث تحديثات الحالة معأداة إدارة العملوبعد ابحث عن أداة توفر نظرة عامة على مشروعك، لذلك لدى فريقك مصدرا أساسيا للحقيقة لجميع الأعمال المتعلقة بالمشروع. بهذه الطريقة، بدلا من إدارة المشاريع فيجداول البيانات، يمكنك الاحتفاظ به تحديثات الحالة، ملخصات المشروع، والتسليمات الرئيسية، والمعالم الرئيسية للمشروع - في مكان واحد. ستكون تقاريرك قابلة للإصابة بسهولة، ويمكن لأصحاب المصلحة أن ينظروا إلى التقارير السابقة في أي وقت، وتجنب التحميل الزائد عبر البريد الإلكتروني في نهايتك.

لف المشروع الخاص بك: تلخيص عملك

يتم إرسال تقارير الحالة التي نتحدث بها دائما خلال مشروع للحفاظ على الجميع في الحلقة. ومع ذلك، بمجرد الانتهاء من المشروع، فإنه ذكي لإرسال تقرير موجز نهائي. فكر في هذا كما ملخص تنفيذيلمشروعك. هذه هي فرصتك لتقديم أصحاب المصلحة لفات إلى المشروع. استخدمه لإغلاقه رسميا.

مرة أخرى، إنه نظرة عامة رفيعة المستوى، ولكن بدلا من إدراج التحديثات والحالات، ستقدم ملخصا لكيفية ذهب المشروع العام. فيما يلي بعض الأسئلة للإجابة في تقرير ملخص المشروع:

ما هي أهداف هذا المشروع وكانوا التقوا؟

هل تم الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد وعلى الميزانية (إن وجد)؟

ما هي النجاحات التي ينبغي إبرازها؟

ما هي التحديات التي رينها؟

ماذا يمكننا أن نتعلم من هذا المشروعلمساعدتنا في مشاريع المستقبل؟

إبقاء كل أصحاب مصلحة على المسار الصحيح مع تقارير الحالة التي تكتب أنفسهم

إذا كنت تتطلع إلى الإفراط في التسليم في مشروعك التالي، فحاول إرسال تحديثات حالة المشروع. إنهم يبقونك منتجا فعالا وفعالا ومحاسلا، مع إلقاء نظرة على الجميع سريعة (وجذابة) على ما حدث.

استخدم الموارد التي قدمناها لإنشاء تقارير تعطي معلومات كافية فقط دون الغوص في تفاصيل أكبر. العثور على حل إدارة المشاريع مثل UDN مدير المهام يحتوي هذا على ميزات مصممة خصيصا للمساعدة في تقارير الحالة. ستوفر الوقت وتكون نظمت قدر الإمكان.