8 pași pentru a scrie un raport eficient statutul de proiect

rezumat

Manager de sarcini UDN.Transformează munca dvs. cu caracteristicile de vârf ale industriei

Rapoartele eficiente de stare de proiect sunt cel mai bun mod de a păstra părților interesate aliniate și în bucla în timpul progresului proiectului. Aceste actualizări la nivel înalt lasa proactiv știu echipa ta, dacă un proiect este pe drumul cel bun, la risc, sau de pe pista, astfel încât să puteți corecta desigur, dacă este necesar pentru a lovi termenele de fiecare dată. Aflați cum să creați rapoarte de stare de proiect în câțiva pași simpli, plus a verifica afară un șablon, puteți utiliza imediat.

Este sfârșitul săptămânii și aici din nou: a fi nevoie să sape printr-o varietate de foi de calcul, email-uri și instrumente de patch-uri împreună o actualizare a modului în care proiectul dumneavoastră este de a face.

Raportarea cu privire la statutul de muncă este esențială pentru păstrarea echipa pe aceeași pagină, în mod proactiv identificarea riscurilor, și stau pe drumul cel bun și în buget. Dar compilarea manual aceste informații din surse diferite este una dintre cele mai mari factori delucrează despre muncă-busywork care devine în calea, sarcinile semnificative de mare impact.

În loc de asamblare manual aceste informații, utilizați un proiect șablon de raport de stare pentru a eficientiza acest proces pentru tine. În acest fel, petrece mai puțin timp la colectarea datelor inutile și mai mult timp de lucru care contează.

Fie că sunteți pregătește pentru primul raport de stare de proiect vreodată sau sunteți în căutarea pentru un sistem mai bun decât cel pe care îl utilizați în prezent, acest articol vă va merge prin ceea ce un raport de progres este, cum vă puteți construi una, și cum să starea de utilizare rapoarte de proiect pentru a lovi termenele limita de proiect la timp, de fiecare dată. Iată cum.

Ce este un raport privind statutul proiectului?

rapoarte de stare de proiect sunt în timp util actualizări privind progresul proiectelor tale. Scris concis, rapoarte de proiect oferă informații la nivel înalt cu privire la progresul proiectului, astfel încât membrii echipei obține la-o privire perspectivă asupra ceea ce se întâmplă în cadrul proiectului. Cu un raport de stare în timp util, vă puteți asigura întreaga echipă de proiect și părțile interesate eco-funcționale înțeleg ce este pe drumul cel bun, ceea ce este blocat, și ce va urma.

În mod regulat schimbul de rapoarte de stare de proiect este important deoarece vă ajută să păstrați toatePersoane interesate de proiectîn buclă și aliniate la modul în care proiectul progresează. Ei răspunde la întrebările toată lumea are de membrii echipei au chiar și o șansă de a le cere. Ele arată și spune echipa ta ca esti pe drumul cel bun, făcându-te (și toți ceilalți) se simt încrezător.

Cât de des distribuiți rapoartele de stare de proiect depinde de cronologia proiectului dumneavoastră. Unele proiecte beneficiază de raportare saptamanala, in timp ce altele trebuie doar să fie actualizate o dată pe lună. Programați rapoartele de proiect la fel de frecvent ca este util pentru părțile interesate. Acestea nu ar trebui să fie rapoarte reactive pe lucrurile merg prost, mai degrabă, rapoarte eficiente ține echipa la curent cu progresele proiectului, dacă proiectul este pe drumul cel bun, la risc, sau de pe pista.

Beneficiile de raportare eficientă a proiectului

Raportarea nu este doar ceva ce ar trebui să faci de dragul de a face aceasta. raportarea efectivă are o varietate de beneficii. Când raportați corect cu privire la statutul de proiect, în mod concret:

Monitorizați sănătății proiect

Cel mai rau lucru pentru un proiect este atunci când ajunge la sfârșitul cronologiei și seama că urmăriți pe tot timpul. Nimeni nu îi place să fie orbiti și ca manager de proiect, sunteți împuternicit să vă asigurați că echipa este conștient de sănătatea dumneavoastră de proiect, în orice moment.

Rapoartele de progres sunt o modalitate de a face acest lucru, fără prea multă muncă manuală. Deoarece aceste rapoarte se amestecă rezumate la nivel înalt, cu unele valori importante, toată lumea are un sentiment de sănătate a proiectului. Și în cazul în care proiectul este drumul cel bun? Puteți să-l-atât stabilească rapid și în mod proactiv te-a lovit încă termenul limită de proiect la timp si in buget.

progresul proiectului Rezuma

rapoarte de stare de proiect nu sunt rapoarte în timp real. Aceste rapoarte sunt rezumate a ceea ce sa întâmplat în timpul săptămânii trecute, două săptămâni sau luni de munca de proiect. Acestea reprezintă o oportunitate pentru părțile interesate pentru a rămâne informat cu privire la cât de bine te lipirea laplan de proiect .

Dacă sunteți în căutarea pentru sfaturi despre cum să raporteze cu privire la proiecte în timp real, consultați articolul despre universal de raportare instrumente pentru fiecare echipă .

Reducerea muncă manuală

Ca manager de proiect, aveți deja suficient pe farfurie. Nu aveți nevoie pentru a petrece ore în fiecare săptămână sau lună hapsân date din diferite locuri. Instrumente de raportare de proiect face mai ușor de a găsi toate aceste informații într-un singur loc, și de a crea un raport de stare proiect cu clic pe un buton.

Împărtășiți etapele următoare și elemente de acțiune

rapoarte de stare de proiect ar trebui să meargă la echipa de proiect, sponsorul proiectului, părțile interesate importante, și membrii echipei eco-funcționale. Deoarece acestea sunt rapoarte la nivel înalt, acestea sunt potrivite pentru oricine care vrea să rămână informat cu privire la evoluția proiectului.

Aceasta este calea optimă pentru a lăsa toată lumea știe ce se întâmplă fără a intra în detalii. În cazul în care există proiecte importante următorii pași sau elemente de acțiune, cota-le aici, astfel încât toată lumea știe ce să se aștepte.

identifica anticipativ blocante

În cazul în care proiectul nu este pe drumul cel bun, raportul de stare permite altora să știu ce întârzierea este și ceea ce faci pentru a rezolva orice blocante, permițându-vă să arate off abordare proactivă pentru a obține lucrurile înapoi în cazul în care acestea ar trebui să fie. Similar cuProcesul de management al riscului de proiect, Raportarea de stare proactivă ajută să identifice și să depășească problemele înainte de a avea impact asupra cronologia proiectului.

Spune la revedere de la întâlnirile de stare

A doua zi a reuniunii de stare este de peste. Acum noi știm că acestea nu sunt eficiente metode de a petrece timpul. Spre deosebire de întâlnirile față-în-față, rapoartele de stare de proiect sunt partajate într-un instrument central pe care membrii echipei pot verificaasincronatunci când doresc să. Ele se pot referi înapoi la informații, sau sape mai adânc în proiect, dacă este necesar. Salvați timp față-în-față întâlnire pentru întâlniri valoroase, cum ar fi toate mâinile sau brainstorming-uri.

Înainte de a raporta: Se combină raportarea cu gestionarea eficientă a proiectului

Cel mai mare beneficiu al raportării statutului de proiect este faptul că reduce munca manuală, centralizează informații, și îl face ușor de a păstra toată lumea la zi. În cazul în care informațiile sunt împrăștiate în mai multe instrumente, nu puteți utiliza în mod eficient șabloane raportați de proiect încă mai trebuie să deschideți manual această foaie de calcul Excel și care e-mail echipa pentru a aduna informațiile.

În schimb, asigurați-vă că utilizațiSoftware de management de proiectca sursă centrală de adevăr. Cu software-ul de management de proiect vă:

Au o sursă centrală de adevăr astfel încât membrii echipei pot vedea cine face ceea ce de atunci.

Se poate vizualiza cu ușurință informații într-un proiectGantt Chart. , Kanban Board., Calendar, sau stil de calcul tabelar vizualizare listă.

Creați rapoarte de stare cu clic pe un buton.

Ofera un loc pentru membrii echipei care a citit raportul de stare și doresc mai multe detalii să caute și să găsească informațiile de care au nevoie.

Au acces la informații suplimentare de proiect, cum ar fi planul de proiect,Plan de comunicare, Obiectivele proiectului, etapele principale,livrabile, și altele.

Desigur, credem Manager de sarcini UDN. este o opțiune mare.Manager de sarcini UDN.este A.Instrumentul de gestionare a munciiintreaga echipa ta poate folosi. colaboratorii dvs. eco-funcționale au nevoie de o modalitate de a vizualiza rapoarte de stare din trecut. părțile interesate cheie au nevoie de o pasăre ochi vedere al programului sau de management al portofoliului de proiecte întregul progres. Și membrii echipei au nevoie de o modalitate de a urmări lucrul individual pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

8 pași pentru a scrie un raport de stare mare proiect

Deci, cum te duci despre a face rapoartele de stare de proiect? Asigurați-vă că pentru a crea o structură clară, puteți utiliza în mod consecvent pentru toate rapoartele de stare viitoare. Ar trebui, de asemenea, asigurați-vă că se potrivește cu dvs.rezumatul proiectuluipentru a menține raportul pe subiect.

Urmați acest ghid pentru a înțelege ce să includeți în raportul dvs. de stare a proiectului și urmăriți deoarece punem fiecare pas în practică, cu un exemplu de proiect de satisfacție a angajaților.

1. Construiți-vă raportul în cazul în care viața profesională

Înainte de a vă construi raportul, asigurați-vă că urmăriți deja informațiile dvs. de lucru într-un instrument de gestionare a proiectului. În acest fel, nu trebuie să luați în mod manual informații de la o serie de surse - în schimb, puteți reduce munca manuală și puteți crea un raport cu câteva clicuri.

Pornirea cu un instrument de management de proiect facilitează captarea dependențelor și notați sarcinile viitoare, astfel încât nu sunteți niciodată orbit la sănătatea proiectului dvs.

2. Denumiți raportul dvs.

O mare opțiune este să utilizați pur și simplu numele proiectului pentru claritate. Dacă raportați în mod regulat acest proiect, trebuie să includeți și o dată sau o marcaj de timp.

Exemplu de raport al proiectului Titlu:Februarie 2020 - Inițiativa privind satisfacția angajaților

3. Indicați sănătatea proiectului

Proiectul Sănătate este starea actuală a proiectului. Proiectul Sănătatea se poate schimba de la raport la raport, mai ales dacă rulați în blocante sau deblocați riscuri mari de proiect. Căutați a.Instrumentul de gestionare a proiectelorAcest lucru vă permite să comunicați statutul proiectului și dacă este sau nu pe drumul cel bun. O modalitate de a face acest lucru este de a utiliza un sistem de codare a culorilor (verde = pe pistă, galben = la risc, roșu = tracțiune).

Exemplu de actualizare a sănătății proiectului:Starea proiectului este pe drumul cel bun.

4. Rezumați rapid raportul de stare

Rezumatul raportului dvs. privind starea proiectului trebuie să fie scurt - aproximativ 2-3 propoziții. Scopul de aici este de a oferi cititorilor care nu au timp să citească întregul raport un TL rapid; DR din cele mai importante fapte.

Aceasta este prima secțiune a raportului dvs., deci este cel mai bun loc pentru a:

Includeți evidențierea

Flag Blocantele majore

Notați riscurile neașteptate ale proiectului

Exemplu de raport privind starea REZUMAT:Rezultatele sondajului nostru sunt și sunt revizuite. La prima vedere, vedem o satisfacție de 80% a angajaților, până la 3 puncte de la ultimul sondaj. Comitetul de angajare colaborează cu echipa executivă cu privire la noile inițiative de angajare pentru a pune în aplicare în zonele-cheie-cheie, care includ creșterea și transparența carierei.

5. Adăugați o imagine de ansamblu la nivel înalt a fiecărei zone cheie

În funcție de proiectul dvs., domeniile cheie pot varia de la raport la raport sau pot rămâne consecvente. De exemplu, într-unProiect agilÎși îmbunătățește continuu, ați folosi probabil domenii cheie dinamice care acoperă lucrurile pe care echipa dvs. a lucrat în timpul ultimului sprint. Alternativ, pentru un proiect de planificare a evenimentelor, există un număr setat de domenii cheie pe care doriți întotdeauna să le atingeți, cum ar fi promovarea, semnătura și difuzoarele.

Pentru fiecare zonă cheie din raportul de stare, adăugați câteva puncte de bullet care oferă o actualizare privind progresul, realizările și munca viitoare.

Exemplu de ansamblu la nivel înalt al unei zone cheie:Rezultatele sondajului

70% dintre angajați au luat studiul de satisfacție.

Evaluarea generală de satisfacție este de 80%.

Doar 57% dintre angajați raportează că au o cale clară către avansarea în carieră, în scădere cu 5% de la ultimul sondaj.

41% dintre salariați listați transparența ca îmbunătățire numărul unu pe care ar dori să îl vadă.

6. Adăugați linkuri către alte documente sau resurse

În timp ce nu ar trebui să includeți fiecare detaliu despre cum merge proiectul dvs., unii oameni vor dori să afle mai multe. Pentru părțile interesate care caută informații detaliate, oferă legături către documente sau resurse. Aceasta poate include informații mai specifice ale proiectului, cum ar fi legăturile cătreMomentele de proiect specifice, sau impactul mai larg al proiectului, ca o referire laObiective de afaceri.Proiectul contribuie la.

Exemplu:Include un link către studiul de satisfacție al angajaților, precum și cu cel mai mare firma OKRîn jurul valorii de creștere implicarea angajaților pe parcursul anului fiscal.

7. semnaliza orice blocare a proiectului a rula în

Toate proiectele rula în blocaje rutiere. Acestea pot veni sub forma deRiscuri de proiect, Creșterile inopinate labugetSau întârzierile care au impactCronologie de proiect. Păstrarea părțile interesate în bucla atunci când apar probleme va ajuta toată lumea se adapteze în mod corespunzător pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Exemplu blocaj:Echipa executiva vrea sa se uite la rezultatele în fața comisiei de angajament se întâlnește din nou, dar nu va fi capabil să facă acest lucru pentru încă trei săptămâni. Acest lucru va întârzia cronologie nostru proiect de ansamblu.

8. Evidențiați pașii următori

Acestea ar putea include o listă a următorilor pași, Kudos pe care doriți să dea pe cineva, sau orice altceva pe care doriți să le evidențiați.

Exemplu:Vă mulțumim Sarah A. pentru trimiterea de comunicații multiple pentru angajații încurajarea acestora să participe la sondaj!

Șablon pentru crearea unui raport de stare de proiect

Pentru tot ceea ce a pus rapid ați învățat în secțiunea anterioară de a folosi, scrie pentru raport de stare urmatorul proiect folosind acest ușor de umplere-out șablon:

Numele raportului:

sănătate Proiect:

Rezumat:

Domeniul cheie 1: Privire de ansamblu asupra nivel înalt

Detalii specifice despre progres, realizări, și de muncă viitoare.

Domeniul Major 2: Privire de ansamblu asupra nivel înalt

Detalii specifice despre progres, realizări, și de muncă viitoare.

Domeniul cheie 3: Privire de ansamblu asupra nivel înalt

Detalii specifice despre progres, realizări, și de muncă viitoare.

Informații și link-uri suplimentare:

blocante:

note sau Subliniaza suplimentare:

Exemplu proiect de raport de stare

În timp ce un ghid cu privire la scrierea rapoartelor de stare de proiect este de ajutor, văzând, uneori, un exemplu în viața reală vă permite să vedeți cu adevărat ce ar putea arăta propria actualizare cum ar fi, nu? Am crezut că s-ar putea de acord, așa că aici e un exemplu s-ar putea găsi utile:

Numele raportului:lansare de carte electronică

Starea proiectului:In grafic

Rezumat:

Progrese semnificative în această săptămână! Suntem încă în faza de concept, dar Avery Lomax va fi alegerea unui subiect în această săptămână. Echipele de conținut și de proiectare sunt în picioare de către și gata pentru a începe odată ce vom da merge mai departe.

Concept:

Echipa de planificare a întâlnit pentru a discuta un subiect de ansamblu

Avem trei idei finale și va alege una vineri

O scurtă se datorează echipei de conținut următoarea joi

Conţinut:

Echipa de conținut este gata să înceapă scris copie imediat ce ideea noastră este finalizat

Acestea sunt colectarea de informații pertinente companie care ar trebui să fie incluse

Proiecta:

Design revizuit cinci exemple de cărți electronice pentru a determina stilul le-a plăcut

Acestea vor fi alegerea unui șablon de marțea viitoare

note sau Subliniaza suplimentare:

Jen este în afara biroului toată săptămâna următoare, astfel încât vă rugăm să orice întrebare de conținut la Joy

Vă mulțumim lui Henry pentru curatoriat o listă foarte mare de subiecte pentru noi de a alege de la!

Probleme / provocari:

Termenul limită e-carte este strâns, după cum știm cu toții. Este important că suntem de lucru în instrumentul nostru de management de proiect pentru a păstra toată lumea a organizat și pe drumul cel bun. Mulțumiri!

raportare Streamline cu un instrument de management de lucru

Raportul de mai sus este clar și ușor de urmat. Prin construirea acestui raport într-un instrument de management de lucru cum ar fiManager de sarcini UDN., Puteți completa automat fiecare secțiune, dar rezumatul. Iată ce arată raportul de mai sus ca înManager de sarcini UDN. :

Starea de proiect de raportare cele mai bune practici

Acum știți ce să includeți în raportul de stare a proiectului dvs., dar puteți avea în continuare câteva întrebări suplimentare. Pe măsură ce creați rapoarte de stare pentru proiectul dvs., aceste bune practici vă vor ajuta să formulați o actualizare câștigătoare.

Cât de des ar trebui să raportați?

Frecvența cu care trimiteți actualizări de proiect depinde de tipul de proiect pe care îl executați. Dacă proiectul dvs. are un termen scurt sau dacă lucrurile se mișcă rapid, vizează trimiterea rapoartelor săptămânale de stare a proiectului. Alternativ, în cazul în care inițiativa pe care o raportați este un proiect pe termen lung, probabil că trebuie doar să trimiteți rapoarte lunare de bijuteu sau chiar lunare. Cel mai important lucru este să vă asigurați că părțile interesate ale proiectului dvs. sunt actualizate.

Când utilizați un instrument de raportare a proiectului, puteți seta o sarcină pentru a trimite întotdeauna rapoarte de stare într-o anumită zi în fiecare săptămână. Aceste mementouri recurente facilitează informarea părților interesate, indiferent dacă trimiteți actualizări săptămânale sau rapoarte lunare de progres. Oricum, părțile interesate vor începe să se aștepte actualizările dvs., ceea ce înseamnă mai puțin frecvente de verificare din ele (plus că vor aprecia întotdeauna în buclă).

Prin trimiterea de rapoarte periodice, puteți evita mai multe întâlniri legate de un proiect (știm cu toțiiÎntâlnirile inutile au propria lor reputație). Săriți întâlnirile de check-in și economisiți timpul pentru o muncă mai importantă.

Cine ar trebui să includeți?

Depinde de proiect și care este implicat, dar de obicei intenționează să trimită o actualizare a oricăror părți interesate care lucrează la proiectul dvs. Ar fi trebuit să creați o analiză a părților interesate - reprezentând toate părțile interesate, sponsorii și membrii echipei - în timpul procesului de planificare a proiectului, dar se referă la dvs.plan de proiectDacă nu sunteți sigur.

Chiar dacă raportul de statut al săptămânii nu afectează un anumit membru al echipei, ar trebui să o împărtășiți cu toată lumea. Este important ca toată lumea să aibă o prezentare generală la nivel înalt. Membrii echipei care nu trebuie să revizuiască raportul în profunzime, pot să vă scufunise rapid secțiunea sumară, în timp ce alții care sunt mai implicați se pot scufunda în detaliile pe care le-ați furnizat.

Cât de detaliat ar trebui să obțineți?

Un raport privind statutul proiectului nu ar trebui să ofere toate detaliile mici. Lăsați lucrarea să spună povestea - pur și simplu curățați informațiile și adăugați o mică culoare. Gândiți-vă la un raport privind statutul proiectului ca mesaj de linie de top - doar cele mai importante piese ale proiectului dvs. care afectează majoritatea părților interesate ar trebui incluse.

Trebuie să indicați întotdeauna dacă proiectul este pe cale, la risc sau pe cale oprit, oferă un rezumat rapid al ceea ce este complet și ce se întâmplă, apoi să le conectați la alte resurse pentru persoanele care doresc mai multe detalii.

Unde ar trebui să vă scrieți raportul de stare a proiectului?

Cea mai bună modalitate de a elabora și a împărtăși actualizările de stare este cu aInstrumentul de gestionare a muncii. Căutați un instrument care oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului dvs., astfel încât echipa dvs. are o sursă centrală de adevăr pentru toate lucrările legate de proiect. În acest fel, în loc de gestionarea proiectelor înFoi de calcul, puteți păstra actualizările de stare a modului, a proiectelor, a rezultatelor cheie și a etapelor importante ale proiectului - într-un singur loc. Rapoartele dvs. vor fi ușor acreabile, iar părțile interesate pot privi înapoi în orice moment rapoartele anterioare, evitând supraîncărcarea prin e-mail la capăt.

Îmbunătățirea proiectului dvs.: rezumarea muncii dvs.

Rapoartele de stare pe care le-am vorbit sunt întotdeauna trimise în timpul unui proiect pentru a păstra pe toată lumea în buclă. Cu toate acestea, odată ce proiectul este terminat, este inteligent să trimiteți un raport final de rezumat. Gândiți-vă la acest lucru carezumatpentru proiectul dvs. Aceasta este șansa dvs. de a oferi părților interesate o înfășurare la proiect. Utilizați-l pentru ao închide oficial.

Din nou, este o prezentare generală la nivel înalt, dar în loc să includă actualizări și statute, veți oferi un rezumat al modului în care a fost proiectul general. Iată câteva întrebări pentru a răspunde într-un raport de rezumat al proiectului:

Care au fost obiectivele acestui proiect și au fost întâlnite?

Proiectul a fost finalizat la timp și la buget (dacă este cazul)?

Ce succese ar trebui subliniate?

La ce provocări am intrat?

Ce putem învăța din acest proiectPentru a ne ajuta pe proiecte viitoare?

Păstrați toate părțile interesate pe cale cu rapoartele de stare care se scriu

Dacă sunteți în căutarea de a livra peste următorul proiect, încercați să trimiteți actualizări de stare a proiectului. Vă păstrează productiv, eficient și responsabil, în timp ce dau tuturor celorlalți o privire rapidă (și angajată) în ceea ce se întâmplă.

Utilizați resursele pe care le-ați furnizat pentru a crea rapoarte care să ofere suficiente doar informații fără scufundări în prea multe detalii. Găsiți o soluție de management de proiect cum ar fi Manager de sarcini UDN. care are caracteristici concepute special pentru a ajuta la rapoartele de stare. Veți economisi timp și veți fi la fel de organizați posibil.