एक प्रभावी परियोजना स्थिति रिपोर्ट लिखने के लिए 8 कदम

सारांश

प्रभावी परियोजना स्थिति रिपोर्ट आपके हितधारकों को अपनी परियोजना प्रगति के दौरान गठबंधन और लूप में रखने का सबसे अच्छा तरीका है। इन उच्च स्तरीय अपडेट सक्रिय रूप से आपकी टीम को यह बताते हैं कि कोई प्रोजेक्ट ट्रैक पर है, जोखिम पर, या ट्रैक पर है- इसलिए यदि आप हर बार अपनी समयसीमा को हिट करने के लिए आवश्यक हैं तो आप कोर्स को सही कर सकते हैं। जानें कि कुछ आसान चरणों में प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट कैसे बनाएं, साथ ही एक टेम्पलेट देखें जिसे आप तुरंत उपयोग कर सकते हैं।

यह सप्ताह का अंत है और यहां आप फिर से हैं: आपकी परियोजना कैसे कर रही है इसके अपडेट को एक साथ पैच करने के लिए विभिन्न स्प्रैडशीट्स, ईमेल और टूल्स के माध्यम से खोदने के लिए।

कार्य की स्थिति पर रिपोर्टिंग आपकी टीम को उसी पृष्ठ पर रखने, सक्रिय रूप से जोखिम की पहचान करने और ट्रैक और बजट पर रहने के लिए महत्वपूर्ण है। लेकिन विभिन्न स्रोतों से इस जानकारी को मैन्युअल रूप से संकलित करना सबसे बड़े ड्राइवरों में से एक है काम के बारे में काम -बूसवर्क जो आपके सार्थक, उच्च प्रभाव वाले कार्यों के रास्ते में आता है।

इस जानकारी को मैन्युअल रूप से इकट्ठा करने के बजाय, इस प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट टेम्पलेट का उपयोग करें। इस तरह, आप अनावश्यक डेटा सभा और काम पर अधिक समय पर कम समय बिताते हैं जो मायने रखता है।

चाहे आप अपनी पहली परियोजना स्थिति रिपोर्ट के लिए तैयार हों या आप जिस भी वर्तमान में उपयोग करते हैं उससे बेहतर सिस्टम की तलाश में हैं, यह आलेख आपको प्रगति रिपोर्ट के माध्यम से चल जाएगा, आप कैसे बना सकते हैं, और कैसे करें हर बार अपनी परियोजना की समय सीमा को हिट करने के लिए परियोजना की स्थिति रिपोर्ट का उपयोग करें। ऐसे।

एक परियोजना स्थिति रिपोर्ट क्या है?

प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट आपकी परियोजनाओं की प्रगति पर समय पर अपडेट हैं। संक्षेप में लिखा गया, परियोजना रिपोर्ट परियोजना प्रगति के बारे में उच्च स्तरीय जानकारी प्रदान करती है, इसलिए टीम के सदस्यों को परियोजना के भीतर क्या हो रहा है में अंतर्दृष्टि अंतर्दृष्टि मिलती है। समय पर स्थिति रिपोर्ट के साथ, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी संपूर्ण प्रोजेक्ट टीम और क्रॉस-फ़ंक्शनल हितधारकों को यह समझ में आ गया है कि ट्रैक पर क्या है, अवरुद्ध है, और आगे क्या आ रहा है।

नियमित रूप से प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट साझा करना महत्वपूर्ण है क्योंकि वे आपको सभी को रखने में मदद करते हैं परियोजना हितधारकों लूप में और इस बात पर गठबंधन किया गया कि आपकी परियोजना कैसे बढ़ रही है। वे टीम के सदस्यों से पहले उन प्रश्नों का उत्तर देते हैं, यहां तक ​​कि उनसे पूछने का मौका भी है। वे आपकी टीम को दिखाते हैं और बताते हैं कि आप ट्रैक पर हैं, जिससे आप (और हर कोई) आत्मविश्वास महसूस करते हैं।

प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट कितनी बार साझा करते हैं, आपकी प्रोजेक्ट की टाइमलाइन पर निर्भर करता है। कुछ परियोजनाओं को साप्ताहिक रिपोर्टिंग से लाभ होता है, जबकि अन्य को केवल महीने में एक बार अद्यतन करने की आवश्यकता होती है। अपने हितधारकों के लिए उपयोगी होने के रूप में अक्सर अपनी परियोजना रिपोर्ट शेड्यूल करें। यह खराब होने वाली चीजों पर प्रतिक्रियाशील रिपोर्ट नहीं होनी चाहिए, बल्कि प्रभावी रिपोर्ट परियोजना की प्रगति पर आपकी टीम को अपडेट रखती है, भले ही परियोजना ट्रैक पर, जोखिम पर या ट्रैक पर हो।

प्रभावी परियोजना रिपोर्टिंग के लाभ

रिपोर्टिंग सिर्फ ऐसा करने के लिए कुछ ऐसा नहीं है जो आपको करने के लिए करना चाहिए। प्रभावी रिपोर्टिंग में विभिन्न प्रकार के लाभ हैं। जब आप परियोजना की स्थिति पर सही ढंग से रिपोर्ट करते हैं, तो आप प्रभावी ढंग से:

परियोजना स्वास्थ्य का ट्रैक रखें

एक परियोजना के लिए सबसे बुरी चीज तब होती है जब आप समयरेखा के अंत में पहुंचते हैं और महसूस करते हैं कि आप पूरे समय ट्रैक कर रहे थे। कोई भी अंधाधुंध होना पसंद नहीं करता है-और प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए सशक्त बनाया गया है कि आपकी टीम हर समय आपके प्रोजेक्ट हेल्थ से अवगत है।

प्रगति रिपोर्ट बहुत अधिक मैनुअल काम के बिना ऐसा करने का एक तरीका है। चूंकि ये रिपोर्ट कुछ महत्वपूर्ण मीट्रिक के साथ उच्च स्तरीय सारांश मिश्रण करती हैं, इसलिए सभी को परियोजना के स्वास्थ्य की भावना होती है। और यदि परियोजना बंद है? आप इसे तुरंत और सक्रिय रूप से ठीक कर सकते हैं- इसलिए आप अभी भी समय और बजट पर अपनी परियोजना की समयसीमा मारा।

संक्षेप में परियोजना प्रगति

परियोजना की स्थिति रिपोर्ट वास्तविक समय की रिपोर्ट नहीं है। ये रिपोर्ट पिछले हफ्ते, दो सप्ताह, या परियोजना के काम के महीने के दौरान क्या हुईं सारांश हैं। वे आपके हितधारकों के लिए एक अवसर हैं कि आप इस बात पर सूचित रहें कि आप कितने अच्छे हैं परियोजना योजना ।

यदि आप वास्तविक समय में परियोजनाओं पर रिपोर्ट करने के तरीकों की तलाश में हैं, तो हमारे लेख को देखें हर टीम के लिए सार्वभौमिक रिपोर्टिंग उपकरण ।

मैनुअल वर्क कम करें

प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपके पास पहले से ही आपकी प्लेट पर पर्याप्त है। आपको हर हफ्ते या महीने के विभिन्न स्थानों से डेटा को हथियाने के लिए घंटों खर्च करने की आवश्यकता नहीं है। प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग टूल इस जानकारी को एक ही स्थान पर ढूंढना आसान बनाता है, और एक बटन के क्लिक के साथ एक प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट तैयार करता है।

अगले चरण और एक्शन आइटम साझा करें

परियोजना की स्थिति रिपोर्ट आपकी परियोजना टीम, प्रोजेक्ट प्रायोजक, महत्वपूर्ण हितधारकों और क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के सदस्यों के पास जाना चाहिए। चूंकि ये उच्च स्तरीय रिपोर्ट हैं, इसलिए वे किसी भी व्यक्ति के लिए उपयुक्त हैं जो परियोजना प्रगति के बारे में सूचित रहना चाहते हैं।

यह सभी को यह बताने का सबसे अच्छा तरीका है कि विवरण में आने के बिना क्या हो रहा है। यदि महत्वपूर्ण परियोजनाएं अगले चरण या क्रिया आइटम हैं, तो उन्हें यहां साझा करें ताकि हर कोई जानता है कि क्या उम्मीद करनी है।

सक्रिय रूप से अवरोधकों की पहचान करें

यदि आपकी प्रोजेक्ट ट्रैक पर नहीं है, तो आपकी स्थिति रिपोर्ट दूसरों को यह बताती है कि देरी क्या है और आप किसी भी अवरोधकों को हल करने के लिए क्या कर रहे हैं, जिससे आप चीजों को वापस पाने के लिए अपने सक्रिय दृष्टिकोण को दिखा सकते हैं। के समान परियोजना जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया , प्रोएक्टिव स्टेटस रिपोर्टिंग आपको अपनी परियोजना टाइमलाइन को प्रभावित करने से पहले समस्याओं को पहचानने और दूर करने में मदद करती है।

दर्जे की बैठकों के लिए अलविदा कहें

स्थिति की बैठक का दिन खत्म हो गया है। अब हम जानते हैं कि ये आपका समय बिताने के प्रभावी तरीके नहीं हैं। आमने-सामने बैठकों के विपरीत, परियोजना की स्थिति रिपोर्ट एक केंद्रीय उपकरण में साझा की जाती है जो टीम के सदस्य जांच सकते हैं अतुल्यकालिक रूप से जब वे चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो वे जानकारी को वापस संदर्भित कर सकते हैं, या परियोजना में गहराई से खोद सकते हैं। मंथन या सभी हाथों जैसे मूल्यवान बैठकों के लिए अपने आमने-सामने बैठक का समय बचाएं।

रिपोर्ट करने से पहले: प्रभावी परियोजना प्रबंधन के साथ रिपोर्टिंग को गठबंधन करें

प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्टिंग का सबसे बड़ा लाभ यह है कि यह आपके मैन्युअल काम को कम करता है, जानकारी को केंद्रीकृत करता है, और हर किसी को अद्यतित रखना आसान बनाता है। यदि आपकी जानकारी कई टूल्स में बिखरी हुई है, तो आप प्रभावी रूप से प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग टेम्पलेट्स का उपयोग नहीं कर सकते हैं - आपको अभी भी इस एक्सेल स्प्रेडशीट को मैन्युअल रूप से खोलने की आवश्यकता है और आपकी जानकारी इकट्ठा करने के लिए टीम ईमेल।

इसके बजाय, सुनिश्चित करें कि आप उपयोग कर रहे हैं परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर सत्य के अपने केंद्रीय स्रोत के रूप में। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ:

सच का एक केंद्रीय स्रोत है इसलिए टीम के सदस्य देख सकते हैं कि कब से क्या कर रहा है।

आसानी से परियोजना की जानकारी को देख सकते हैं गैंट चार्ट , कानबन बोर्ड , कैलेंडर, या स्प्रेडशीट-शैली सूची दृश्य।

एक बटन के क्लिक के साथ स्थिति रिपोर्ट बनाएं।

टीम के सदस्यों के लिए एक जगह प्रदान करें जो स्थिति रिपोर्ट पढ़ते हैं और उन्हें आवश्यक जानकारी देखने और खोजने के लिए अधिक जानकारी चाहते हैं।

आपकी परियोजना योजना की तरह अतिरिक्त परियोजना की जानकारी तक पहुंच है, संचार योजना , परियोजना लक्ष्यों, मील का पत्थर, वितरणयोग्य , और अधिक।

स्वाभाविक रूप से, हम सोचते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक एक महान विकल्प है। यूडीएन कार्य प्रबंधक एक है[1 9 2]कार्य प्रबंधन उपकरण