8 шагов Чтобы написать эффективный отчет о состоянии проекта

Резюме

Диспетчер задач UDNпреобразует вашу работу с ведущими отраслью

Эффективные отчеты о состоянии проекта - лучший способ сохранить заинтересованные стороны, а в цикле во время прогресса проекта. Эти обновления высокого уровня предусматривают, что ваша команда знает, если проект находится на треке, по риску, или от трека - поэтому вы можете правильно, если необходимо, чтобы ударить свои сроки каждый раз. Узнайте, как создать отчеты о состоянии проекта в несколько простых шагов, плюс проверить шаблон, который вы можете использовать сразу.

Это конец недели, и здесь вы снова: необходимость копать различные электронные таблицы, электронные письма и инструменты, чтобы исправить обновление того, как делает ваш проект.

Отчетность о состоянии работы имеет решающее значение для сохранения вашей команды на той же странице, предварительно выявленную риски и пребывание на пути и в бюджете. Но вручную составление этой информации из разных источников является одним из самых больших водителейРабота о работе-Бозная работа, которая впитывается в ваш значимый, высокий ударные задачи.

Вместо того, чтобы вручную собирать эту информацию, используйте шаблон отчета о состоянии проекта, чтобы упростить этот процесс для вас. Таким образом, вы тратите меньше времени на ненужные данные сбора данных и больше времени на работу, которая имеет значение.

Независимо от того, вы готовитесь к первому сообщению о статусе проекта или вы ищете лучшую систему, чем у вас, которую вы используете в настоящее время, эта статья будет проходить вас через то, какой отчет о ходе работы, как вы можете построить один, и как Используйте отчеты о состоянии проекта, чтобы вовремя ударить свои сроки проекта, каждый раз. Вот как.

Что такое отчет о состоянии проекта?

Отчеты о состоянии проекта являются своевременными обновлениями прогресса ваших проектов. Анакопированные сообщения, проектные отчеты предлагают информацию о высоком уровне о прогрессе проекта, поэтому члены команды получают ощущение понимания того, что происходит в рамках проекта. С своевременным отчетом о статусе вы можете убедиться, что вся эта команда проекта и кросс-функциональные заинтересованные стороны понимают, что на пути, что заблокировано, а что идет дальше.

Регулярно обменивание отчетов о состоянии проекта важно, потому что они помогут вам сохранить всеЗаинтересованные стороны проектаВ петле и выровнено на том, как ваш проект прогрессирует. Они отвечают на вопросы, которые у каждого есть, прежде чем члены команды даже имеют возможность спросить их. Они показывают и рассказывают вашу команду, что вы находитесь на пути, делая вас (и все остальные) чувствовать себя уверенно.

Как часто вы обмениваетесь отчеты о состоянии проекта, зависит от временных швейной шкорирования вашего проекта. Некоторые проекты извлекают выгоду из еженедельных отчетов, в то время как другие нужно обновлять только один раз в месяц. Запланируйте свои проектные отчеты так часто, как это полезно для ваших заинтересованных сторон. Они не должны быть реактивными отчетами о вещах, которые идут плохо - скорее, эффективные отчеты поддерживают вашу команду, обновляемую прогрессу проекта, независимо от того, находится ли проект на пути к риску, или от трека.

Преимущества эффективной отчетности проекта

Отчетность не просто то, что вы должны сделать ради этого. Эффективная отчетность имеет множество преимуществ. Когда вы правильно сообщаете о статусе проекта, вы эффективно:

Следите за здоровью проекта

Худшее для проекта - это когда вы приедете к концу временной шкалы и понимаете, что вы отслеживали все время. Никто не любит быть следствием - и как менеджер проекта, вы уполномочиваетесь, чтобы ваша команда знала о здоровье вашего проекта во все времена.

Отчеты о ходе работы - это способ сделать это без слишком много ручной работы. Поскольку эти отчеты смешайте резюме высокого уровня с некоторыми важными метриками, у каждого есть ощущение здоровья проекта. И если проект отслеживается? Вы можете быстро и предварительно исправить это - так что вы все еще добились сроки проекта вовремя и в бюджете.

Суммировать прогресс проекта

Отчеты о состоянии проекта не являются отчетами в режиме реального времени. Эти доклады являются резюмирование того, что произошло в течение последней недели, две недели или месяц проектной работы. Это возможность для ваших заинтересованных сторон оставаться в курсе того, насколько хорошо вы придерживаетесьплан проэктаОтказ

Если вы ищете советы о том, как сообщать о проектах в режиме реального времени, проверьте нашу статью на Универсальные инструменты отчетности для каждой командыОтказ

Уменьшить ручную работу

Как менеджер проекта, вам уже достаточно на тарелке. Вам не нужно также тратить часы каждую неделю или месяц, схватив данные из разных мест. Инструменты отчетности проекта позволяют легко найти всю эту информацию в одном месте и создать отчет о состоянии проекта с помощью кнопки.

Поделитесь следующими шагами и предметами действий

Отчеты о состоянии проекта должны выйти в команду проекта, спонсору проекта, важных заинтересованных сторон и кроссфункциональных членов команды. Поскольку это высокоуровневые отчеты, они подходят для всех, кто хочет, чтобы оставаться в курсе прогресса проекта.

Это оптимальный способ позволить всем знать, что происходит, не попадая в детали. Если есть важный проект следующих шагов или предметов действий, поделитесь их здесь, чтобы все знали, что ожидать.

Проактивно идентифицировать блокаторы

Если ваш проект не находится на пути, ваш отчет о состоянии позволяет другим знать, какую задержку и то, что вы делаете, чтобы разрешить любые блокировщики, позволяя вам показывать свой проактивный подход к получению вещей к тому, где они должны быть. Похож наПроцесс управления рисками проектаПроактивный отчет о состоянии помогает выявить и преодолеть проблемы, прежде чем они повлияют на ваш график проекта.

Попрощаться с статус встреч

День встречи состояния закончится. Теперь мы знаем, что это не эффективные способы провести время. В отличие от лицевых собраний, отчеты о состоянии проекта совместно используются в центральном инструменте, что члены команды могут проверитьасинхроннокогда они хотят. Они могут обратиться к информации или раскопать глубже в проект при необходимости. Сохраните время встречи в лицо к лицу для ценных встреч, таких как мозговые штурма или все руки.

Перед тем, как сообщать: Комбинируйте отчетность с эффективным управлением проектами

Самое большое преимущество отчетности о состоянии проекта заключается в том, что он уменьшает работу вашей ручной работы, централизует информацию и позволяет легко держать всех в курсе. Если ваша информация разбросана по нескольким инструментам, вы не можете эффективно использовать шаблоны отчетности проекта - вам все равно нужно вручную открывать эту электронную таблицу Excel, а также эта команда электронная почта, чтобы собрать вашу информацию.

Вместо этого убедитесь, что вы используетеПрограммное обеспечение для управления проектамиКак ваш центральный источник правды. С помощью программного обеспечения для управления проектом вы:

У центрального источника правды, поэтому члены команды могут видеть, кто делает то, что когда.

Может легко визуализировать информацию о проекте вДиаграмма Ганта С Канбанская доскаСписок календаря или списка стилей в стиле электронных таблиц.

Создание отчетов о состоянии одним щелчком нажатия кнопки.

Предложите место для членов команды, которые прочитали отчет о статусе и хотят посмотреть больше деталей и найти необходимую информацию.

Иметь доступ к дополнительной информации проекта, как план проекта,План связи, Цели проекта, Вехи,Практические результаты, и больше.

Естественно, мы думаем Диспетчер задач UDN это отличный вариант.Диспетчер задач UDNэтоИнструмент управления работойВаша команда может использовать. Ваши кроссфункциональные сотрудники нуждаются в способе просмотра прошлых отчетов о состоянии. Ваши ключевые заинтересованные стороны нуждаются в виду птичьего полета всей программы или прогресса по управлению портфелем проекта. И члены вашей команды нуждаются в способе отслеживания индивидуальной работы на протяжении всего жизненного цикла проекта.

8 шагов, чтобы написать отличный отчет о состоянии проекта

Итак, как вы идете о докладах состояния проекта? Обязательно создайте четкую структуру, которую вы можете использовать последовательно для всех будущих отчетов о состоянии. Вы также должны убедиться, что он совпадает с вашимБриф проектаЧтобы сохранить ваш отчет по теме.

Следуйте этим руководству, чтобы понять, что включить в свой отчет о состоянии проекта, и посмотреть, как мы ставим каждый шаг на практике на примере проекта удовлетворенности сотрудника.

1. Создайте свой отчет, где жизнь работает

Прежде чем создать свой отчет, убедитесь, что вы уже отслеживаете свою работу в инструменте управления проектом. Таким образом, вам не нужно вручную получить информацию от множества источников - вместо этого вы можете сократить ручную работу и создать отчет с несколькими кликами.

Запуск с помощью инструмента управления проектами позволяет легко захватывать зависимости и обратите внимание на предстоящие задачи, поэтому вы никогда не ослепляете о здоровье вашего проекта.

2. Назовите свой отчет

Отличный вариант - просто использовать название проекта для ясности. Если вы регулярно сообщаете об этом проекте, вы также должны включать дату или временную метку.

Пример названия отчета о проекте:2020 г. 2020 г. - Инициатива удовлетворенности сотрудниками

3. Укажите здоровье проекта

Здоровье проекта является текущим статусом проекта. Здоровье проекта может измениться от доклада до отчета, особенно если вы работаете в блокировщиках или разблокируете большие риски проекта. Ищите А.Инструмент управления проектамиЭто позволяет сообщить о состоянии проекта и независимо от того, он находится на пути. Один из способов сделать это - использовать систему Color Coding (Green = On Track, yellow = на риске, Red = Off Track).

Пример обновления здоровья проекта:Состояние проекта находится на трассе.

4. Быстро суммировать отчет о состоянии

Ваш отчет о статусе проекта должен быть кратковременно - около 2-3 предложений. Целью здесь состоит в том, чтобы дать читателям, которые, возможно, не успевают прочитать весь доклад, быстрый TL; DR из самых важных фактов.

Это первый раздел вашего отчета, так что это лучшее место:

Включают блики

Флаг главных блокаторов

Примечание Неожиданные риски проекта

Пример Сводка отчета о состоянии:Наши результаты опроса включены и рассматриваются. На первый взгляд, мы видим 80% удовлетворенность сотрудников, до 3 очков от последнего опроса. Комитет поручения работает с Исполнительной командой о том, какие новые инициативы по вовлечению для реализации в наших ключевых целевых областях, которые включают рост карьеры и прозрачность.

5. Добавьте обзор высокого уровня каждого ключевой области

В зависимости от вашего проекта ваши ключевые области могут варьироваться от доклада до отчета, или они могут оставаться последовательными. Например, вAgile ProjectЭто постоянно улучшается, вы, вероятно, используете динамические ключевые области, которые охватывают то, что ваша команда работала во время последнего спринта. В качестве альтернативы, для проекта планирования мероприятий существует установленное количество ключевых областей, которые вы всегда хотите прикоснуться к, например, продвижение, регистрации и динамики.

Для каждой ключевой области в отчете о состоянии добавьте несколько пунктов пули, которые дают обновленную работу о прогрессе, достижениях и предстоящей работе.

Пример Обзор высокого уровня ключевой площади:Результаты опроса

70% сотрудников приняли опрос удовлетворенности.

Наш общий рейтинг удовлетворенности составляет 80%.

Только 57% сотрудников сообщают о том, чтобы иметь четкий путь к продвижению карьеры, на 5% с момента последнего опроса.

41% сотрудников перечислены прозрачность как улучшение числа, которое они хотели бы видеть.

6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Хотя вы не должны включать все маленькие детали о том, как идет ваш проект, некоторые люди захотят узнать больше. Для заинтересованных сторон, которые ищет более подробную информацию, предоставляют ссылки на документы или ресурсы. Это может включать в себя более конкретную информацию о проекте, как ссылки наКонкретные вехи проектаили более широкие воздействия проекта, как ссылка наДеловые целиПроект способствует.

Пример:Включите ссылку на опрос удовлетворенности сотрудника, а также большего Компания ОКРвокруг растущего участия работника в течение финансового года.

7. Флаг любые блокировщики Проект работает в

Все проекты работают в контрольные блоки. Это может прийти в формуриски проектанеожиданное увеличение добюджетили задержать, что влияет насроки реализации проектаОтказ Хранение заинтересованных сторон в цикле, когда возникает проблемы, поможет каждому настроить соответственно, чтобы остаться на пути.

Пример RoadBlock:Исполнительная группа хочет посмотреть результаты до того, как комитет поручения снова встретится, но не сможет сделать это еще на три недели. Это задержит наш общий график проекта.

8. Выделите следующие шаги

Они могут включать в себя список следующих шагов, kudos, который вы хотите дать кому-то, или что-то еще, что вы хотите выделить.

Пример:Спасибо Сары А. Для отправки нескольких коммуникаций сотрудникам, поощряющим их участию в опросе!

Шаблон для создания отчета о состоянии проекта

Чтобы быстро поставить все, что узнали в предыдущем разделе, чтобы использовать, напишите следующий отчет о состоянии проекта, используя этот простой для заполнения шаблона:

Имя отчета:

Здоровье проекта:

Резюме:

Основная площадь 1: Обзор высокого уровня

Конкретные детали о прогрессе, достижениях и предстоящей работе.

Основная площадь 2: Обзор высокого уровня

Конкретные детали о прогрессе, достижениях и предстоящей работе.

Основная площадь 3: Обзор высокого уровня

Конкретные детали о прогрессе, достижениях и предстоящей работе.

Дополнительная информация и ссылки:

Блокировщики:

Дополнительные ноты или основные моменты:

Пример отчета о состоянии проекта

В то время как руководство по написанию отчетов о состоянии состояния проекта является полезным, иногда видя пример реального качества позволяет вам по-настоящему увидеть, как может выглядеть ваше собственное обновление, верно? Мы подумали, что вы можете согласиться, поэтому вот пример, который вы можете найти полезным:

Имя отчета:Запуск электронных книг

Статус проекта:На трек

Резюме:

Большой прогресс на этой неделе! Мы все еще находимся на концептуальной фазе, но Avery Lomax выбирает тему на этой неделе. Команды контента и дизайна стоят и готов начать работу после того, как мы даем идти вперед.

Концепция:

Команда планирования встретилась, чтобы обсудить общую тему

У нас есть три окончательных идеи и выберете одну в пятницу

Краткое время связано с командой контента в следующий четверг

Содержание:

Команда содержания готова начать писать копию, как только наша идея будет завершена

Они собирают соответствующую информацию компании, которая должна быть включена

Дизайн:

Дизайн рассмотрел пять примеров электронных книг, чтобы определить стиль, который им понравился

Они будут выбирать шаблон к следующему вторнику

Дополнительные ноты или основные моменты:

Джен был вне офиса на следующей неделе, поэтому, пожалуйста, направьте любые вопросы контента к радости

Спасибо Генрику за крепление огромного списка тем для нас на выбор!

Проблемы / проблемы:

Краткий срок электронной книги крепко, как мы все знаем. Критический, что мы все работаем в нашем инструменте управления проектами, чтобы все организовали и на трассе. Спасибо!

Оптимизация отчетности с инструментом управления работой

Приведенный выше отчет ясен и легко следовать. Создавая этот отчет в инструменте управления работой, какДиспетчер задач UDN, вы можете автоматически заполнить каждый раздел, кроме как резюме. Вот что вышеупомянутый отчет выглядит вДиспетчер задач UDN :

Состояние проекта Отчетность лучших практик

Теперь вы знаете, что включить в ваш отчет о состоянии проекта, но у вас еще несколько дополнительных вопросов. Как вы создаете отчеты о статусе для вашего проекта, эти лучшие практики помогут вам сформулировать обновление выигрыша.

Как часто вы должны сообщить?

Частота, с которой вы отправляете обновления проекта, зависит от типа проекта, который вы работаете. Если ваш проект имеет короткий таймфрейм, или если вещи быстро движутся, стремитесь отправить еженедельные отчеты о состоянии проекта. В качестве альтернативы, если инициатива, которую вы сообщаете о том, это долгосрочный проект, вам, вероятно, нужно только отправлять два недели или даже ежемесячные отчеты. Самое главное, что гарантирует, что ваши заинтересованные стороны проекта актуальны.

Когда вы используете инструмент отчетности проекта, вы можете установить задачу для вас всегда отправлять отчеты о состоянии в определенный день каждую неделю. Эти повторяющиеся напоминания облегчают сохранение заинтересованных сторон, независимо от того, отправляете ли вы еженедельные обновления статуса или ежемесячные отчеты о ходе работы. В любом случае, заинтересованные стороны начнут ожидать ваших обновлений, что означает меньшие частые проверки от них (плюс они оценят всегда быть в цикле).

Отправляя регулярные отчеты, вы можете избежать нескольких встреч, связанных с проектом (мы все знаемНенужные встречи имеют собственную репутацию). Пропустите регистрацию заезда и сэкономьте свое время для более важной работы.

К кому вы должны включить?

Это зависит от проекта и кто участвует, но обычно планирует отправить обновление любым заинтересованным сторонам, работающим над вашим проектом. Вы должны были создать анализ заинтересованных сторон - выделение всех заинтересованных сторон, спонсоров и членов команды - во время процесса планирования проекта, но обратитесь к вашемуплан проэктаЕсли вы не уверены.

Даже если отчет о состоянии статуса недействия не влияет на конкретный член команды, вы все равно должны поделиться этим со всеми. Для всех важно иметь обзор высокого уровня. Участники команды, которым не нужно просматривать отчет в глубине, может быстро пролить свой сводный раздел, в то время как другие, которые больше участвуют, могут погружаться в детали, которые вы предоставили.

Насколько подробно вы должны получить?

Отчет о состоянии проекта не должен предлагать каждую маленькую деталь. Пусть работа скажет истории - вы просто кредиторскую информацию и добавляю небольшой цвет. Подумайте о докладе состояния проекта как топ-линейное сообщение - только самые важные произведения вашего проекта, которые влияют на большинство заинтересованных сторон, должны быть включены.

Вы всегда должны указывать, находится ли проект на треке, на риске или отслеживание, дайте быструю резюме того, что является полным, а что предстоящее, а затем ссылка на другие ресурсы для людей, которые хотят больше деталей.

Где вы должны написать свой отчет о состоянии проекта?

Лучший способ налоки и совместных обновленийИнструмент управления работойОтказ Ищите инструмент, который предлагает обзор вашего проекта, поэтому ваша команда имеет центральный источник правды для всех работ, связанных с проектом. Таким образом, вместо управления проектами вэлектронные таблицы, вы можете сохранить все это обновления статуса, трусы проекта, ключевые результаты и важные вехи проекта - в одном месте. Ваши отчеты будут легко совпадать, и заинтересованные стороны могут оглянуться назад на предыдущие отчеты в любое время, избегая перегрузки электронной почты на вашем конце.

Оборачивая свой проект: суммирование вашей работы

Сообщения о состоянии, о которых мы говорили, всегда отправляются во время проекта, чтобы держать всех в цикле. Однако, как только проект закончен, он умный для отправки окончательного сводного отчета. Думать об этом какуправляющее резюмеДля вашего проекта. Это ваш шанс предложить заинтересованным сторонам завернуть к проекту. Используйте его, чтобы официально закрыть его.

Опять же, это обзор высокого уровня, но вместо того, чтобы включить обновления и статусы, вы предоставите краткое изложение того, как прошел общий проект. Вот несколько вопросов для ответа в сводном отчете проекта:

Каковы были цели этого проекта, и они встречались?

Был ли проект завершен вовремя и в бюджете (если применимо)?

Какие успехи должны быть выделены?

На каких вызовах мы столкнулись?

Что мы можем узнать из этого проектаЧтобы помочь нам на будущих проектах?

Держите каждого заинтересованных сторон на трассе со статусными отчетами, которые пишет себя

Если вы хотите перевернуть на свой следующий проект, попробуйте отправить обновления состояния проекта. Они держат вас продуктивными, эффективными и подотчетными, придавая всем еще быстрый (и привлекать) взглянуть на то, что происходит.

Используйте ресурсы, которые мы предоставлены для создания отчетов, которые дают достаточно информации без погружения в слишком много подробностей. Найти решение для управления проектом, как Диспетчер задач UDN У этого есть функции, разработанные специально, чтобы помочь с отчетами о состоянии. Вы сэкономите время и будьте максимально организованы.