8 étapes pour écrire un rapport d'état de projet efficace

Sommaire

Gestionnaire de tâches UDN[dix]Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe

Les rapports d'état de projet efficaces sont le meilleur moyen de conserver votre alignement de vos parties prenantes et dans la boucle pendant vos progrès de votre projet. Ces mises à jour de haut niveau permettent à votre équipe de savoir si un projet est sur la bonne voie, à risque ou hors piste, vous pouvez donc être correct si nécessaire pour atteindre vos délais à chaque fois. Apprenez à créer des rapports d'état du projet dans quelques étapes simples, ainsi que de consulter un modèle que vous pouvez utiliser immédiatement.

C'est la fin de la semaine et vous êtes à nouveau suivant: avoir à creuser une variété de feuilles de calcul, d'emails et d'outils pour fixer une mise à jour de votre projet.

Les rapports sur l'état des travaux sont essentiels pour garder votre équipe sur la même page, identifiant de manière proactive les risques et rester sur la bonne voie et le budget. Mais la compilation manuelle de ces informations provenant de différentes sources est l'un des plus grands pilotes de travailler sur le travail -Busywork qui obtient dans la voie de vos tâches significatives et à impact élevé.

Au lieu d'assembler manuellement ces informations, utilisez un modèle de rapport d'état du projet pour rationaliser ce processus pour vous. De cette façon, vous passez moins de temps sur la collecte de données inutiles et plus de temps sur le travail qui compte.

Que vous préfériez pour votre premier rapport de statut de projet ou que vous recherchiez un meilleur système que celui que vous utilisez actuellement, cet article vous fera de même que votre rapport de progression est, comment vous pouvez en entraîner un et comment Utilisez les rapports d'état du projet pour frapper vos délais de projet à temps, à chaque fois. Voici comment.

Qu'est-ce qu'un rapport d'état du projet?

Les rapports d'état du projet sont des mises à jour en temps utiles sur l'avancement de vos projets. Écrit de manière concise, les rapports de projet offrent des informations de haut niveau sur les progrès du projet. Les membres de l'équipe se présentent donc à un aperçu de ce qui se passe dans le projet. Avec un rapport de situation en temps opportun, vous pouvez vous assurer que toute votre équipe de projet et que les intervenants interfonctionnels comprennent ce qui est sur la bonne voie, ce qui est bloqué et ce qui vient ensuite.

Le partage régulier des rapports d'état du projet est important car ils vous aident à garder tout Parties prenantes du projet[dix]dans la boucle et aligné sur la progression de votre projet. Ils répondent aux questions que tout le monde a avant que les membres de l'équipe aient même une chance de leur demander. Ils montrent et disent à votre équipe que vous êtes sur la bonne voie, vous rendant (et tout le monde) se sentent confiant.

La fréquence à laquelle vous partagez des rapports d'état du projet dépend de la chronologie de votre projet. Certains projets bénéficient de rapports hebdomadaires, tandis que d'autres doivent seulement être mis à jour une fois par mois. Planifiez vos rapports de projet aussi fréquemment que vous êtes utile pour vos parties prenantes. Celles-ci ne devraient pas être des rapports réactifs sur les choses qui se déroulent mal - plutôt, des rapports efficaces gardent votre équipe à jour sur les progrès du projet, que le projet soit sur la bonne voie, à risque ou hors piste.

Les avantages de la déclaration de projet efficace

Le rapport n'est pas juste quelque chose que vous devriez faire pour le faire. Un reporting efficace a une variété d'avantages. Lorsque vous rapportez correctement le statut du projet, vous avez effectivement:

Gardez une trace de la santé du projet

La pire chose à faire pour un projet est lorsque vous arrivez à la fin de la chronologie et que vous réalisez que vous étiez hors de piste tout le temps. Personne n'aime être aveugle - et comme le chef de projet, vous êtes habilité à vous assurer que votre équipe est au courant de votre projet de santé à tout moment.

Les rapports d'avancement sont un moyen de le faire sans trop de travail manuel. Parce que ces rapports mélangent des résumés de haut niveau avec des métriques importantes, chacun a un sentiment de santé du projet. Et si le projet est hors piste? Vous pouvez le réparer rapidement et de manière proactive, vous permettez donc de frapper votre date limite de votre projet à temps et au budget.

Résumer les progrès du projet

Les rapports d'état du projet ne sont pas des rapports en temps réel. Ces rapports sont des résumés de ce qui s'est passé au cours de la semaine dernière, deux semaines ou mois de travail de projet. Ils sont une opportunité pour vos intervenants de rester informés sur la façon dont vous collez bien au plan de projet[dix] .

Si vous cherchez des conseils sur la façon de faire rapport sur les projets en temps réel, consultez notre article sur des outils de reporting universel pour chaque équipe .

Réduire le travail manuel

En tant que gestionnaire de projet, vous avez déjà assez sur votre assiette. Vous n'avez pas besoin de passer des heures aussi chaque semaine ou mois saisissant des données de différents endroits. outils de reporting du projet, il est facile de trouver toutes ces informations en un seul endroit, et de créer un état du projet rapport avec le clic d'un bouton.

Partager les prochaines étapes et points d'action

Des rapports d'étape devraient aller à votre équipe de projet, promoteur du projet, les parties prenantes importantes, et les membres de l'équipe multifonctionnelles. Parce que ce sont des rapports de haut niveau, ils sont appropriés pour tous ceux qui veulent rester au courant de l'avancement du projet.

Ceci est la façon optimale pour que chacun sache ce qui se passe sans entrer dans les détails. S'il y a des projets importants prochaines étapes ou des éléments d'action, de partager les ici que tout le monde sait ce qu'il faut attendre.

Identifier de manière proactive les bloqueurs

Si votre projet n'est pas sur la bonne voie, votre rapport de situation permet de savoir aux autres ce que le retard est et ce que vous faites pour résoudre tous les bloqueurs, vous permettant de montrer votre approche proactive pour faire avancer les choses à l'endroit où ils devraient être. Semblable à la projet processus de gestion des risques[dix], Les rapports d'état proactif vous aide à identifier et à surmonter les problèmes avant leur impact sur votre calendrier du projet.

Dites adieu aux réunions d'état

Le jour de la réunion d'état est terminée. Nous savons maintenant ce ne sont pas des moyens efficaces pour passer votre temps. Contrairement à des réunions en face-à-face, les rapports d'avancement des projets sont partagés dans un outil central que les membres de l'équipe peuvent vérifier asynchroneusement quand ils veulent. Ils peuvent se référer aux informations, ou creuser plus profondément dans le projet si nécessaire. Enregistrez votre temps de rencontre en face-à-face pour des réunions précieuses comme brainstormings ou toutes les mains.

Avant de signaler: Combiner des rapports avec une gestion efficace du projet

Le plus grand avantage des rapports sur l'état du projet est qu'il réduit votre travail manuel, centralise les informations et il est facile de garder tout le monde à ce jour. Si vos informations sont dispersées sur plusieurs outils, vous ne pouvez pas utiliser efficacement des modèles-vous de rapports de projet toujours besoin d'ouvrir manuellement cette feuille de calcul Excel et que le courrier électronique d'équipe pour recueillir vos informations.

Au lieu de cela, assurez-vous que vous utilisez Logiciel de gestion de projet[dix]comme source centrale de la vérité. Avec le logiciel de gestion de projet vous:

Avoir une source centrale de la vérité afin que les membres de l'équipe peuvent voir qui fait quoi quand.

Peut facilement visualiser les informations de projet dans un diagramme de Gantt , Board Kanban , Calendrier, ou de liste de style tableur.

Créer des rapports d'état avec le clic d'un bouton.

Offrir un lieu pour les membres de l'équipe qui ont lu le rapport de situation et que vous voulez plus de détails à regarder et trouver les informations dont ils ont besoin.

Avoir accès à des informations supplémentaires du projet, comme votre plan de projet, plan de communication , Les objectifs du projet, les étapes, livrables , et plus.

Naturellement, nous pensons Gestionnaire de tâches UDN[dix] est une excellente option. Gestionnaire de tâches UDN[dix]est un Outil de gestion de travail[dix]votre équipe peut utiliser. Vos collaborateurs transverses ont besoin d'un moyen de consulter les rapports d'état passé. Vos principaux intervenants ont besoin d'un point de vue des yeux d'oiseau de l'ensemble des progrès du programme ou de la gestion du portefeuille de projets. Et vos membres de l'équipe ont besoin d'un moyen de suivre le travail individuel tout au long du cycle de vie du projet.

8 étapes pour écrire un rapport d'état grand projet

Alors, comment allez-vous faire des rapports d'avancement du projet? Assurez-vous de créer une structure claire, vous pouvez utiliser de manière cohérente pour tous les rapports sur l'état futur. Vous devez également vous assurer qu'il correspond à votre résumé du projet de garder votre rapport sur le sujet.

Suivez ce guide pour comprendre ce qu'il faut inclure dans votre rapport de statut de projet et surveille lorsque nous mettons chaque étape dans la pratique avec un exemple de projet de satisfaction des employés.

1. Construisez votre rapport dans la vie de travail

Avant de créer votre rapport, assurez-vous de suivre déjà vos informations de travail dans un outil de gestion de projet. De cette façon, vous n'avez pas besoin de saisir manuellement des informations à la place d'une foule de sources - à la place, vous pouvez réduire le travail manuel et créer un rapport en quelques clics.

À partir d'un outil de gestion de projet, il est facile de saisir les dépendances et de noter les tâches à venir afin que vous n'ayez jamais aveuglé de votre santé.

2. Nommez votre rapport

Une excellente option est de simplement utiliser le nom du projet pour plus de clarté. Si vous rapportez régulièrement ce projet régulièrement, vous devez également inclure une date ou un horodatage.

Exemple de rapport de projet Titre: 20 février 2020 - Initiative de satisfaction des employés

3. Indiquez la santé du projet

La santé du projet est l'état actuel du projet. Le projet Santé peut changer de rapport au rapport, en particulier si vous rencontrez des bloqueurs ou débloquez de gros risques de projet. Chercher un Outil de gestion de projet[dix]Cela vous permet de communiquer le statut du projet et de savoir s'il est sur la bonne voie. Une façon de le faire consiste à utiliser un système de codage de couleur (vert = sur piste, jaune = en péril, rouge = piste d'arrêt).

Exemple de mise à jour de la santé du projet: Le statut du projet est sur la bonne voie.

4. Résumez rapidement le rapport de situation

Votre résumé de rapport de statut de projet devrait être bref - environ 2 à 3 phrases. L'objectif ici est de donner aux lecteurs qui n'ont peut-être pas le temps de lire l'ensemble du rapport un TL rapide; DR des faits les plus importants.

Ceci est la première section de votre rapport, c'est donc le meilleur endroit pour:

Inclure les points forts

Flag Les principaux bloqueurs

Noter les risques de projet inattendus

Exemple de rapport de statut Résumé: Nos résultats de l'enquête sont en cours d'examen. À première vue, nous voyons une satisfaction des employés de 80%, en hausse de 3 points de la dernière enquête. Le comité de fiançailles collabore avec l'équipe exécutive sur les nouvelles initiatives d'engagement à mettre en œuvre dans nos principales zones cibles, notamment la croissance de la carrière et la transparence.

5. Ajoutez un aperçu de haut niveau de chaque zone clé

Selon votre projet, vos zones clés peuvent varier d'un rapport au rapport ou de rester cohérents. Par exemple, dans un Projet agile Cela améliore continuellement, vous utiliseriez probablement des zones clés dynamiques qui couvrent les choses que votre équipe a travaillé lors du dernier sprint. Sinon, pour un projet de planification d'événements, il existe un nombre défini de zones clés que vous souhaitez toujours aborder, comme la promotion, des inscriptions et des haut-parleurs.

Pour chaque zone clé du rapport d'état, ajoutez quelques points de balle qui donnent une mise à jour sur les progrès accomplis, les réalisations et les travaux à venir.

Exemple d'aperçu de haut niveau d'un domaine clé: Résultats du sondage

70% des employés ont pris l'enquête de satisfaction.

Notre évaluation de satisfaction globale est de 80%.

Seuls 57% des employés signalent avoir une voie claire vers l'avancement de la carrière, en baisse de 5% depuis la dernière enquête.

41% des employés répertoriés la transparence à mesure que l'amélioration numéro un souhaitée.

6. Ajouter des liens vers d'autres documents ou ressources

Pendant que vous ne devriez pas inclure tous les détails sur la façon dont votre projet se déroule, certaines personnes voudront en savoir plus. Pour les parties prenantes qui recherchent des informations plus approfondies, fournissent des liens vers des documents ou des ressources. Cela peut inclure des informations de projet plus spécifiques, telles que des liens vers Jalons de projets spécifiques , ou les impacts plus larges du projet, comme une référence à la objectifs d'affaires[dix]Le projet contribue à.

Exemple: Inclure un lien vers l'enquête sur la satisfaction des employés, ainsi que pour le plus grand Société Okr autour de l'engagement croissant des employés au cours de l'exercice financier.

7. Drapeau tout bloqueur du projet rencontré

Tous les projets rencontrent des barrages routiers. Ceux-ci peuvent venir sous la forme de Risques de projet , une augmentation inattendue à la budget , ou des retards qui ont une incidence sur la Chronologie du projet . Garder les parties prenantes dans la boucle lorsque les problèmes surviennent aideront tout le monde à ajuster en conséquence pour rester sur la bonne voie.

Exemple de barrage routier: L'équipe exécutive souhaite examiner les résultats avant que le comité de fiançailles ne se réunisse à nouveau, mais ne pourra pas le faire pendant trois semaines supplémentaires. Cela retardera notre chronologie globale du projet.

8. Mettez en surbrillance les prochaines étapes

Celles-ci pourraient inclure une liste des prochaines étapes, Kudos que vous souhaitez donner à quelqu'un ou autre chose que vous souhaitez mettre en évidence.

Exemple: Merci Sarah A. Pour avoir envoyé plusieurs communications aux employés les encourageant à participer à l'enquête!

Modèle de création de votre rapport d'état du projet

Pour mettre rapidement tout ce que vous avez appris dans la section précédente à utiliser, écrivez votre prochain rapport d'état du projet à l'aide de ce modèle facile à remplir:

Nom du rapport:

Santé du projet:

Sommaire:

Zone clé 1: Vue d'ensemble de haut niveau

Détails spécifiques sur les progrès, les réalisations et le travail à venir.

Zone clé 2: Vue d'ensemble de haut niveau

Détails spécifiques sur les progrès, les réalisations et le travail à venir.

Zone clé 3: Vue d'ensemble de haut niveau

Détails spécifiques sur les progrès, les réalisations et le travail à venir.

Informations complémentaires et liens:

Bloqueurs:

Notes ou faits saillants supplémentaires:

Exemple de rapport d'état du projet

Bien que le guide sur la rédaction de rédaction de rapports d'état du projet est utile, il est parfois utile de voir un exemple de vie réelle vous permet de voir à quoi ressembler votre propre mise à jour? Nous pensions que vous pourriez être d'accord, alors voici un exemple que vous trouverez utile:

Nom du rapport: Lancement d'ebook

L'état du projet: Sur la piste

Sommaire:

De grands progrès cette semaine! Nous sommes toujours dans la phase conceptuelle, mais Avery Lomax choisira un sujet cette semaine. Les équipes de contenu et de conception sont debout et prêtes à démarrer une fois que nous avons donné de l'avant.

Concept:

L'équipe de planification s'est réunie pour discuter d'un sujet global

Nous avons trois idées finales et choisiront un vendredi

Un bref est dû à l'équipe de contenu le jeudi suivant

Contenu:

L'équipe de contenu est prête à commencer à écrire une copie dès que notre idée est finalisée

Ils rassemblent des informations sur la société pertinentes qui devraient être incluses

Concevoir:

Design a examiné cinq exemples d'ebook pour déterminer le style qu'ils a aimé

Ils choisiront un modèle d'ici mardi prochain

Notes ou faits saillants supplémentaires:

Jen est hors du bureau toute la semaine prochaine, alors veuillez diriger toute question de contenu à la joie

Merci à Henry d'avoir commis une énorme liste de sujets à choisir parmi lesquels choisir!

Problèmes / défis:

La date limite du livre électronique est serrée, comme nous le savons tous. Il est essentiel que nous travaillions tous dans notre outil de gestion de projet pour garder tout le monde organisé et sur la bonne voie. Merci!

Streamline Reporting avec un outil de gestion de travail

Le rapport ci-dessus est clair et facile à suivre. En construisant ce rapport dans un outil de gestion de travail comme Gestionnaire de tâches UDN[dix], vous pouvez automatiquement remplir chaque section mais le résumé. Voici ce que le rapport ci-dessus ressemble à Gestionnaire de tâches UDN[dix] :

Statut de projet Rapport sur les meilleures pratiques

Vous savez maintenant quoi inclure dans votre rapport de statut de projet, mais vous pouvez toujours avoir quelques questions supplémentaires. Lorsque vous créez des rapports d'état pour votre projet, ces meilleures pratiques vous aideront à formuler une mise à jour gagnante.

À quelle fréquence devriez-vous signaler?

La fréquence avec laquelle vous envoyez des mises à jour du projet dépend du type de projet que vous utilisez. Si votre projet a une courte période, ou si les choses se déplacent rapidement, visez à envoyer des rapports d'état de projet hebdomadaire. Sinon, si l'initiative que vous rapportez sur est un projet à long terme, vous devez probablement seulement envoyer des rapports mensuels bihebdomadaires ou même mensuels. La chose la plus importante consiste à s'assurer que vos intervenants de projet sont à jour.

Lorsque vous utilisez un outil de rapport de projet, vous pouvez définir une tâche pour toujours envoyer des rapports d'état sur un certain jour chaque semaine. Ces rappels récurrents facilitent les parties prenantes informées, que vous envoyiez des mises à jour de l'état hebdomadaire ou des rapports d'avancement mensuels. Quoi qu'il en soit, les parties prenantes commenceront à s'attendre à vos mises à jour, ce qui signifie des contrôles moins fréquents d'eux (plus ils apprécieront toujours être dans la boucle).

En envoyant des rapports réguliers, vous pouvez éviter plusieurs réunions liées à un projet (nous savons tous Des réunions inutiles ont leur propre réputation[dix]). Passer les réunions d'enregistrement et économisez votre temps pour un travail plus important.

Qui devriez-vous inclure?

Cela dépend du projet et qui est impliqué, mais prévoit généralement d'envoyer une mise à jour à des parties prenantes travaillant sur votre projet. Vous auriez dû créer une analyse des parties prenantes - décrivant toutes les parties prenantes, les sponsors et les membres de l'équipe - pendant le processus de planification du projet, mais font référence à votre plan de projet[dix]Si vous n'êtes pas sûr.

Même si le rapport de situation de cette semaine n'affecte pas un membre de l'équipe particulière, vous devez toujours la partager avec tout le monde. Il est important que tout le monde ait une vue d'ensemble de haut niveau. Les membres de l'équipe qui n'ont pas besoin d'examiner le rapport en profondeur peuvent rapidement parcourir votre section récapitulative, tandis que d'autres personnes plus impliquées peuvent plonger dans les détails que vous avez fournis.

À quel point devriez-vous avoir détaillé?

Un rapport d'état du projet ne devrait pas offrir tous les détails. Laissez le travail raconter l'histoire - vous faites simplement des informations et ajoutez une petite couleur. Pensez à un rapport d'état du projet en tant que message de ligne haut de gamme - juste les pièces les plus importantes de votre projet qui affectent la plupart des parties prenantes devraient être incluses.

Vous devez toujours indiquer si le projet est sur la bonne voie, à risque ou hors piste, donnez un résumé rapide de ce qui est complet et de ce qui est à venir, puis de lier à d'autres ressources pour les personnes qui souhaitent plus de détails.

Où devriez-vous écrire votre rapport d'état du projet?

La meilleure façon de rédiger et de partager des mises à jour de statut est avec un Outil de gestion de travail[dix]. Recherchez un outil qui offre un aperçu de votre projet, votre équipe a donc une source de vérité centrale pour tous les travaux liés au projet. De cette façon, au lieu de gérer des projets dans feuilles de calcul Vous pouvez conserver les mises à jour de toutes les états, les mémoires de projet, les livrables de clé et les jalons importants du projet - au même endroit. Vos rapports seront facilement partagés et les parties prenantes peuvent rechercher des rapports précédents à tout moment, en évitant la surcharge par courrier électronique à votre fin.

Emballage de votre projet UP: résumez votre travail

Les rapports de statut dont nous avons parlé sont toujours envoyés lors d'un projet pour garder tout le monde dans la boucle. Cependant, une fois le projet terminé, il est intelligent d'envoyer un rapport de synthèse final. Pense à cela comme le résumé pour votre projet. C'est votre chance d'offrir aux parties prenantes une conclusion du projet. Utilisez-le pour le fermer officiellement.

Encore une fois, il s'agit d'un aperçu de haut niveau, mais au lieu d'inclure des mises à jour et des statuts, vous résumez un résumé de la manière dont le projet global est allé. Voici quelques questions à répondre dans un rapport de résumé du projet:

Quels étaient les objectifs de ce projet et ont-ils été rencontrés?

Le projet a-t-il été achevé à temps et au budget (le cas échéant)?

Quels succès doivent être mis en évidence?

Quels défis avons-nous rencontré?

Que pouvons-nous apprendre de ce projet[dix]Pour nous aider sur les futurs projets?

Gardez chaque intervenant sur la bonne voie avec les rapports de situation qui se écrivent

Si vous souhaitez surcharger sur votre prochain projet, essayez d'envoyer des mises à jour sur l'état du projet. Ils vous tiennent productifs, efficaces et responsables, tout en donnant à tous les autres un aspect rapide (et engageant) dans ce qui se passe.

Utilisez les ressources que nous avons fournies pour créer des rapports qui donnent juste des informations suffisantes sans plonger trop de détails. Trouver une solution de gestion de projet comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] Cela comporte des fonctionnalités spécialement conçues pour aider avec les rapports de situation. Vous gagnerez du temps et sera aussi organisé que possible.