8 trin til at skrive en effektiv projekt statusrapport

Resumé

UDN Task ManagerOmformer dit arbejde med branchens førende funktioner

Effektive projekt statusrapporter er den bedste måde at holde dine interessenter på linie og i loop under dit projekt fremskridt. Disse højt niveau opdateringer proaktivt lade dit team vide, om et projekt er på rette spor, i fare, eller sporet-så du kan selvfølgelig korrekt, hvis nødvendigt for at ramme dine deadlines hver gang. Lær hvordan du opretter projekt statusrapporter i et par enkle trin, plus tjek en skabelon, du kan bruge med det samme.

Det er i slutningen af ugen, og her er du igen: at skulle grave gennem en række regneark, e-mails og værktøjer til at lappe sammen en opdatering af, hvordan dit projekt gør.

Rapportering om status for arbejdet er afgørende for at holde dit hold på samme side, proaktivt at identificere risici, og opholder sig på sporet og på budget. Men manuelt kompilere denne information fra forskellige kilder er en af de største drivkræfter forArbejde om arbejde-busywork der kommer i vejen for dine meningsfulde, stor effekt opgaver.

I stedet for manuelt at samle disse oplysninger, skal du bruge et projekt statusrapport skabelon til at strømline denne proces for dig. På den måde, du bruger mindre tid på unødvendig dataindsamling og mere tid på arbejde, der betyder noget.

Uanset om du geare op til din første nogensinde projekt statusrapport eller du leder efter et bedre system end den, du bruger i øjeblikket, denne artikel vil gå dig gennem hvad en statusrapport er, hvordan du kan bygge en, og hvordan man brug projektstatus rapporterer at ramme dit projekt deadlines til tiden, hver gang. Her er hvordan.

Hvad er et projekt statusrapport?

Projekt statusrapporter er rettidige opdateringer om forløbet af dine projekter. Skrevet koncist, projektrapporter tilbyder højt niveau information om projektets fremdrift, så teammedlemmer får ved et hurtigt blik indblik i, hvad der sker i projektet. Med en rettidig statusrapport, kan du sikre hele dit projekt team og tværgående interessenter forstår, hvad der er på sporet, hvad der er blokeret, og hvad der kommer næste.

Regelmæssigt deling projekt statusrapporter er vigtigt, fordi de hjælper dig med at holde alleProjektinteressenteri løkken og justeret på, hvordan dit projekt skrider frem. De besvarer spørgsmålene alle har før teammedlemmer selv har en chance for at spørge dem. De viser og fortælle dit team, at du er på rette spor, hvilket gør dig (og alle andre) føler sig overbevist.

Hvor ofte du deler projekt statusrapporter afhænger af dit projekts tidslinje. Nogle projekter gavn af ugentlig rapportering, mens andre kun skal opdateres en gang om måneden. Planlæg dine projektrapporter så ofte som er nyttigt for dine interessenter. Disse bør ikke være reaktive rapporter om tingene går dårligt snarere, effektive rapporter holder dit team opdateret på projektets fremskridt, om projektet er på rette spor, i fare, eller sporet.

Fordelene ved en effektiv rapportering projekt

Rapportering er ikke bare noget, man skal gøre af hensyn til at gøre det. Effektiv rapportering har en række fordele. Når du korrekt rapportere om projektets status, du effektivt:

Hold styr på projektets sundhed

Det værste for et projekt er, når du ankommer i slutningen af tidslinjen og indse du var kørt af sporet hele tiden. Ingen kan lide at blive blindsided-og som projektleder, er du bemyndiget til at sørge for, dit team er opmærksom på dit projekt sundhed på alle tidspunkter.

Statusrapporter er en måde at gøre det uden for meget manuelt arbejde. Fordi disse rapporter mix resuméer på højt niveau med nogle vigtige målinger, alle har en fornemmelse af projektets helbred. Og hvis projektet er kørt af sporet? Du kan hurtigt og proaktivt ordne det-så du stadig rammer din deadline projekt til tiden og inden for budgettet.

Opsummere projektets fremskridt

Projekt statusrapporter er ikke real-time rapporter. Disse rapporter er sammendrag af, hvad der skete i løbet af den seneste uge, to uger eller måneder af projektarbejde. De er en mulighed for dine interessenter at holde sig orienteret om, hvor godt du er stikning tilProjektplan. .

Hvis du leder efter tips om, hvordan du rapporterer om projekter i realtid, skal du tjekke vores artikel om Universal Reporting Tools for hvert hold .

Reducer manuel arbejde

Som projektleder har du allerede nok på din tallerken. Du behøver ikke også tilbringe timer hver uge eller måned greb data fra forskellige steder. Projektrapporteringsværktøjer gør det nemt at finde alle disse oplysninger på ét sted, og opret en projektstatusrapport med et klik på en knap.

Del de næste trin og handlingselementer

Projektstatusrapporter skal gå ud til dit projektteam, projektsponsor, vigtige interessenter og tværfunktionelle holdmedlemmer. Fordi disse er rapporter på højt niveau, er de passende for alle, der ønsker at blive informeret om projektets fremskridt.

Dette er den optimale måde at lade alle vide, hvad der sker uden at komme ind i detaljerne. Hvis der er vigtige projekt næste trin eller handlingselementer, del dem her, så alle ved, hvad de skal forvente.

Proaktivt identificere blokkere

Hvis dit projekt ikke er på sporet, giver din statusrapport andre vide, hvad forsinkelsen er, og hvad du laver for at løse eventuelle blokkere, så du kan vise din proaktive tilgang til at få tingene tilbage til, hvor de skal være. LignerProjektrisikostyringsproces, Proaktiv statusrapportering hjælper dig med at identificere og overvinde problemer, før de påvirker din projekttidslinje.

Sig farvel til statusmøder

Dagen for statusmødet er overstået. Vi ved nu, at disse ikke er effektive måder at bruge din tid på. I modsætning til ansigt til ansigtsmøder deles projektstatusrapporter i et centralt værktøj, som holdmedlemmer kan tjekkeasynkrontnår de vil. De kan henvise til oplysningerne eller grave dybere ind i projektet, hvis det er nødvendigt. Gem dit ansigt til ansigt mødetid for værdifulde møder som brainstormings eller alle hænder.

Før du rapporterer: Kombiner rapportering med effektiv projektstyring

Den største fordel ved projektstatusrapportering er, at det reducerer dit manuelle arbejde, centraliserer information og gør det nemt at holde alle opdaterede. Hvis dine oplysninger er spredt på tværs af flere værktøjer, kan du ikke effektivt bruge projektrapporteringsskabeloner - du skal stadig manuelt åbne dette Excel-regneark og den team email for at samle dine oplysninger.

I stedet skal du sørge for at brugeProjektstyringssoftwaresom din centrale kilde til sandhed. Med Project Management Software dig:

Har en central kilde til sandhed, så holdmedlemmer kan se, hvem der laver, hvad hvornår.

Kan nemt visualisere projektoplysninger i enGantt kort Vi Kanban Board, kalender eller regneark-listevisning.

Opret statusrapporter med et klik på en knap.

Tilby et sted for holdmedlemmer, der læser statusrapporten og vil have flere detaljer at se og finde de oplysninger, de har brug for.

Har adgang til yderligere projektoplysninger, som din projektplan,Kommunikationsplan., projektmål, milepæle,Leverablerer., og mere.

Naturligvis tror vi UDN Task Manager er en god mulighed.UDN Task Managerer enArbejdsstyringsværktøjDit hele hold kan bruge. Dine tværfunktionelle samarbejdspartnere har brug for en måde at se tidligere statusrapporter på. Dine nøgleinteressenter har brug for en fugleperspektiv på hele programmet eller projektporteføljestyringsforvaltningen. Og dine holdmedlemmer har brug for en måde at spore individuelt arbejde i hele projektets livscyklus.

8 trin til at skrive en god projektstatusrapport

Så hvordan går du om at lave projektstatusrapporter? Sørg for at oprette en klar struktur, du kan bruge konsekvent til alle fremtidige statusrapporter. Du skal også sørge for, at det matcher med dinProjekt kortfor at holde din rapport om emnet.

Følg denne guide til at forstå, hvad der skal medtages i dit projekt statusrapport, og se som vi sætter hvert trin i praksis med et eksempel på en medarbejdertilfredshedsundersøgelse projekt.

1. Byg din rapport, hvor arbejdsliv

Før du bygger din rapport, skal du sørge for du allerede sporer dit arbejde oplysninger i et projekt ledelsesværktøj. På den måde behøver du ikke at manuelt grab oplysninger fra et væld af kilder-stedet, kan du reducere det manuelle arbejde og skabe en rapport med et par klik.

Starter med et projektstyringsværktøj gør det nemt at fange afhængigheder og note kommende opgaver, så du aldrig er blindsided om dit projekt sundhed.

2. Navngiv din rapport

En stor mulighed er simpelthen at bruge projektets navn for klarhed. Hvis du rapporterer på dette projekt regelmæssigt, bør du også omfatte en dato eller et tidsstempel.

Eksempel projektrapport titel:Februar 2020-- Medarbejdertilfredshed initiativ

3. Angiv projekt sundhed

projekt sundhed er den aktuelle status for projektet. Projekt sundhed kan ændre sig fra rapport til rapport, især hvis du løber ind blokkere eller fjerne blokeringen store projektrisici. Kig efter A.Projektstyringsværktøjder giver dig mulighed for at kommunikere projektets status og uanset om det er på sporet eller ej. En måde at gøre dette på er at bruge en farve kodningssystem (grønne = på sporet, gule = i fare, røde = off spor).

Eksempel projekt sundhed opdatering:Projekt status er på rette spor.

4. Hurtigt opsummere statusrapporten

Dit projekt statusrapport resumé skal være kort-ca 2-3 sætninger. Målet her er at give læsere, der måske ikke har tid til at læse hele rapporten en hurtig TL; DR af de mest vigtige fakta.

Dette er den første del af din rapport, så det er det bedste sted at:

Medtag højdepunkter

Flag store blokkere

Bemærk uventede projektrisici

Eksempel statusrapporten resumé:Vores undersøgelsesresultater er i og blive gennemgået. Ved første øjekast, ser vi 80% medarbejdertilfredshed, op 3 point fra den seneste undersøgelse. Det Engagement Udvalget arbejder med direktionen team på hvilke nye engagement initiativer til gennemførelse i vores vigtigste indsatsområder, som omfatter karriere vækst og gennemsigtighed.

5. Tilføj et højt niveau overblik over hvert nøgleområde

Afhængigt af dit projekt, kan dine nøgleområder variere fra rapport til rapport, eller de kan forblive konsekvent. For eksempel i enAgile Project.at s løbende at forbedre, du må sandsynligvis brug dynamiske nøgleområder, som dækker de ting, dit team arbejdede på i løbet af den sidste spurt. Alternativt til en begivenhed projektplanlægning, er der et sæt række centrale områder, som du altid ønsker at komme ind på, ligesom forfremmelse, tilmeldinger, og højttalere.

For hvert nøgleområde i statusrapporten, tilføje et par punkttegn, der giver en opdatering om fremskridt, resultater, og kommende arbejde.

Eksempel generel oversigt over et nøgleområde:undersøgelsens resultater

70% af medarbejderne tog tilfredshedsundersøgelse.

Vores samlede tilfredshed bedømmelse er 80%.

Kun 57% af de ansatte rapporterer at have en klar vej mod avancement, ned 5% siden den sidste undersøgelse.

41% af medarbejderne opført gennemsigtighed som nummer et forbedring, de gerne vil se.

6. Tilføj links til andre dokumenter eller ressourcer

Selvom du ikke bør omfatte hver eneste lille detalje om, hvordan dit projekt går, vil nogle mennesker ønsker at vide mere. For interessenter, der er på udkig efter mere dybdegående information, links til dokumenter eller ressourcer. Dette kan omfatte mere konkret projekt information, ligesom links tilspecifikke milepæleeller de bredere konsekvenser af projektet, som en henvisning til denForretnings målprojektet bidrager til.

Eksempel:Medtag et link til medarbejdertilfredshedsundersøgelsen såvel som til den større Firma OKR.omkring stigende medarbejderindsats i løbet af regnskabsåret.

7. Flag eventuelle blokkere Projektet har kørt ind

Alle projekter løber ind i Roadblocks. Disse kan komme i form afProjektrisici, uventede stigninger tilbudget, eller forsinkelser, der påvirkerProjekt Tidslinje.. At holde interessenter i løkken, når der opstår problemer, vil hjælpe alle med at tilpasse sig i overensstemmelse hermed for at blive på sporet.

Eksempel RoadBlock:Executive-teamet ønsker at se på resultaterne, før engagementskomiteen mødes igen, men vil ikke kunne gøre det i yderligere tre uger. Dette vil forsinke vores samlede projekttidslinje.

8. Fremhæv næste trin

Disse kan indeholde en liste over næste trin, kudos, du vil give nogen, eller noget andet, du vil fremhæve.

Eksempel:Tak Sarah A. For at sende flere kommunikation til medarbejdere, der opfordrer dem til at deltage i undersøgelsen!

Skabelon til oprettelse af din projektstatusrapport

For hurtigt at sætte alt, hvad du har lært i det foregående afsnit, der skal bruges, skal du skrive din næste projektstatusrapport ved hjælp af denne nemme at udfylde skabelon:

Rapportnavn:

Projekt Sundhed:

Resumé:

Nøgleområde 1: Oversigt over højt niveau

Specifikke detaljer om fremskridt, præstationer og kommende arbejde.

Nøgleområde 2: Oversigt over højt niveau

Specifikke detaljer om fremskridt, præstationer og kommende arbejde.

Nøgleområde 3: Oversigt over højt niveau

Specifikke detaljer om fremskridt, præstationer og kommende arbejde.

Yderligere oplysninger og links:

Blockers:

Yderligere noter eller højdepunkter:

Eksempel Project Status Report

Mens en how-to guide om at skrive projektstatusrapporter er nyttige, nogle gange at se et real-life eksempel giver dig mulighed for virkelig at se, hvad din egen opdatering kunne se ud, ikke? Vi troede, du kunne være enig, så her er et eksempel, du kan finde nyttige:

Rapportnavn:Ebook lancering

Projektstatus:På sporet

Resumé:

Store fremskridt i denne uge! Vi er stadig i konceptfasen, men Avery Lomax vælger et emne i denne uge. Indholds- og designteam står ved og klar til at komme i gang, når vi giver de gå videre.

Koncept:

Planlægning hold mødtes for at diskutere et overordnet emne

Vi har tre endelige ideer og vil vælge en på fredag

En kort skyldes indholdsholdet den følgende torsdag

Indhold:

Indholdsteamet er klar til at begynde at skrive kopi, så snart vores ide er færdiggjort

De samler relevante virksomhedsoplysninger, der bør medtages

Design:

Design revideret fem e-bog eksempler til at bestemme den stil de kunne lide

De vil være at vælge en skabelon ved næste tirsdag

Yderligere noter eller højdepunkter:

Jen er ude af kontoret hele næste uge, så bedes rettet indhold spørgsmål til Joy

Tak til Henry for at kuratere en enorm liste over emner for os at vælge fra!

Problemer / udfordringer:

E-bogen deadline er stram, som vi alle ved. Det er afgørende, at vi alle arbejder i vores projektstyringsværktøj for at holde alle organiseret og på sporet. Tak!

Streamline rapportering med et arbejde ledelsesværktøj

Ovenstående rapport er klar og let at følge. Ved at bygge denne rapport i et værk management værktøj somUDN Task ManagerDu kan automatisk udfylde hvert afsnit, men resuméet. Her er, hvad de ovenstående rapport ser ud iUDN Task Manager :

Projekt status rapportering bedste praksis

Nu ved du, hvad du skal medtage i din projektstatusrapport, men du kan stadig have et par yderligere spørgsmål. Når du opretter statusrapporter for dit projekt, vil disse bedste praksis hjælpe dig med at formulere en vindende opdatering.

Hvor ofte skal du rapportere ud?

Den hyppighed, som du sender projektopdateringer, afhænger af den type projekt, du kører. Hvis dit projekt har en kort tidsramme, eller hvis tingene bevæger sig hurtigt, sigter mod at sende ugentlige projektstatusrapporter. Alternativt, hvis det initiativ, du rapporterer om, er et langsigtet projekt, behøver du sandsynligvis kun at sende to gange eller endda månedlige rapporter. Det vigtigste er at sikre, at dine projektinteressenter er opdaterede.

Når du bruger et projektrapporteringsværktøj, kan du indstille en opgave for dig selv for altid at sende statusrapporter på en bestemt dag hver uge. Disse tilbagevendende påmindelser gør det nemt at holde interessenterne informeret, uanset om du sender ugentlige statusopdateringer eller månedlige statusrapporter. På nogen måde vil interessenterne begynde at forvente dine opdateringer, hvilket betyder mindre hyppige check-ins fra dem (plus de vil sætte pris på altid at være i løkken).

Ved at sende regelmæssige rapporter kan du undgå flere møder relateret til et projekt (vi ved alleUnødvendige møder har deres eget ry). Spring over check-in møderne og spar din tid til vigtigere arbejde.

Hvem skal du inkludere?

Det afhænger af projektet, og som er involveret, men planlægger typisk at sende en opdatering til de interessenter, der arbejder på dit projekt. Du burde have skabt en interessentanalyse - redutere alle interessenter, sponsorer og holdmedlemmer - under projektplanlægningsprocessen, men se dinProjektplan.Hvis du ikke er sikker.

Selvom denne uges statusrapport ikke påvirker et bestemt holdmedlem, skal du stadig dele det med alle. Det er vigtigt for alle at have et overblik over højt niveau. Teammedlemmer, der ikke behøver at gennemgå rapporten i dybden, kan hurtigt skumme dit resuméafsnit, mens andre, der er mere involverede, kan dykke ind i de detaljer, du har angivet.

Hvor detaljeret skal du få?

En projektstatusrapport bør ikke tilbyde hver eneste lille detalje. Lad arbejdet fortælle historien - du skærer simpelthen information og tilføjer en lille farve. Tænk på en projektstatusrapport som en toplinjebesked - kun de vigtigste stykker af dit projekt, der påvirker de fleste interessenter, bør medtages.

Du skal altid angive, om projektet er på sporet, i fare eller off-spor, giv et hurtigt resumé af, hvad der er komplet, og hvad der er kommet, og derefter linke ud til andre ressourcer til personer, der ønsker flere detaljer.

Hvor skal du skrive din projektstatusrapport?

Den bedste måde at udarbejde og dele statusopdateringer på er med enArbejdsstyringsværktøj. Kig efter et værktøj, der giver et overblik over dit projekt, så dit hold har en central kilde til sandhed for alt projektrelateret arbejde. På den måde, i stedet for at styre projekter iregneark., Du kan beholde det all-status opdateringer, projektretninger, nøgleafgivelser og vigtige projektmilepæle-på ét sted. Dine rapporter vil være let opstillelige, og interessenterne kan til enhver tid se tilbage på tidligere rapporter, og undgå e-mail-overbelastning på din ende.

Indpakning af dit projekt op: Opsummering af dit arbejde

Statusrapporterne, vi har talt om, sendes altid under et projekt for at holde alle i løkken. Men når projektet er færdigt, er det smart at sende en endelig oversigtsrapport. Tænk på dette somExecutive Resumétil dit projekt. Dette er din chance for at tilbyde interessenter en wrap-up til projektet. Brug det til officielt at lukke det ud.

Igen er det et overblik over højt niveau, men i stedet for at inkludere opdateringer og statuser, vil du give et resumé af, hvordan det samlede projekt gik. Her er et par spørgsmål til at svare i en projektoversigtsrapport:

Hvad var målene for dette projekt og var de mødt?

Var projektet afsluttet til tiden og på budgettet (hvis relevant)?

Hvilke succeser skal der fremhæves?

Hvilke udfordringer løber vi ind i?

Hvad kan vi lære af dette projektat hjælpe os med fremtidige projekter?

Hold hver interessenter på sporet med statusrapporter, der skriver sig selv

Hvis du søger at over-levere på dit næste projekt, skal du prøve at sende projektstatusopdateringer. De holder dig produktiv, effektiv og ansvarlig, mens de giver alle andre en hurtig (og engagerende) se på, hvad der sker.

Brug de ressourcer, vi har givet til at oprette rapporter, der giver lige nok information uden at dykke i for meget detaljer. Find en projektstyringsløsning som UDN Task Manager der har funktioner designet specielt til at hjælpe med statusrapporter. Du sparer tid og være så organiseret som muligt.