8 trinn for å skrive en effektiv prosjektstatusrapport
Sammendrag
Effektive prosjektstatusrapporter er den beste måten å holde interessentene justert og i sløyfen under prosjektets fremgang. Disse oppdateringene på høyt nivå proaktivt lar teamet ditt vite om et prosjekt er på sporet, i fare, eller på sporet, slik at du kan klare deg om nødvendig for å slå deadlines hver gang. Lær hvordan du lager prosjektstatusrapporter i noen få enkle trinn, samt sjekk ut en mal du kan bruke med en gang.
Det er slutten på uken, og her er du igjen: å måtte grave gjennom en rekke regneark, e-post og verktøy for å lappe sammen en oppdatering av hvordan prosjektet ditt gjør.
Rapportering om arbeidsstatus er avgjørende for å holde teamet på samme side, proaktivt identifisere risikoer, og holde seg på sporet og på budsjett. Men å samle denne informasjonen manuelt fra forskjellige kilder er en av de største driverne til Arbeid om arbeid -Busywork som kommer i veien for dine meningsfulle, høyeffektlige oppgaver.
I stedet for å montere denne informasjonen manuelt, bruk en prosjektstatusrapportmal for å effektivisere denne prosessen for deg. På den måten bruker du mindre tid på unødvendig datainnsamling og mer tid på arbeid som betyr noe.
Enten du gir opp for din første prosjektstatusrapport eller du leter etter et bedre system enn det du for tiden bruker, vil denne artikkelen gå deg gjennom hva en fremdriftsrapport er, hvordan du kan bygge en, og hvordan Bruk prosjektstatusrapporter for å slå prosjektet tidsfrister i tide hver gang. Dette er hvordan.
Hva er en prosjektstatusrapport?
Prosjektstatusrapporter er rettidig oppdateringer om fremdriften av prosjektene dine. Skrevet kortfattet, tilbyr prosjektrapporter på høyt nivå informasjon om prosjektfremdrift, slik at lagmedlemmer får innblikk i det som skjer i prosjektet. Med en rettidig statusrapport kan du sikre at hele prosjektgruppen din og tverrfunksjonelle interessenter forstår hva som er på sporet, det som er blokkert, og hva som kommer neste gang.
Regelmessig deling av prosjektstatusrapporter er viktig fordi de hjelper deg med å holde alt Prosjektets interessenter I sløyfen og justert på hvordan prosjektet ditt går. De svarer på spørsmålene som alle har før lagmedlemmer, selv har en sjanse til å spørre dem. De viser og forteller ditt lag at du er på sporet, noe som gjør deg (og alle andre) føler seg trygge.
Hvor ofte deler du prosjektstatusrapporter, avhenger av prosjektets tidslinje. Noen prosjekter drar nytte av ukentlig rapportering, mens andre bare trenger å bli oppdatert en gang i måneden. Planlegg prosjektrapportene dine så ofte som er nyttig for dine interessenter. Disse bør ikke være reaktive rapporter om ting som går dårlig, snarere, effektive rapporter, hold teamet ditt oppdatert på prosjektets fremgang, om prosjektet er på sporet, i fare eller av sporet.
Fordelene med effektiv prosjektrapportering
Rapportering er ikke bare noe du bør gjøre for å gjøre det. Effektiv rapportering har en rekke fordeler. Når du rager riktig om prosjektstatus, er du effektivt:
Hold styr på prosjektets helse
Det verste for et prosjekt er når du ankommer til slutten av tidslinjen og innser at du var utenfor sporet hele tiden. Ingen liker å være blindsided - og som prosjektleder, er du bemyndiget for å sikre at laget ditt er klar over prosjektets helse til enhver tid.
Fremdriftsrapporter er en måte å gjøre det uten for mye manuell arbeid. Fordi disse rapportene blander høyt nivå oppsummeringer med noen viktige beregninger, har alle en følelse av prosjektets helse. Og hvis prosjektet er ute av sporet? Du kan raskt og proaktivt fikse det - slik at du fortsatt slår prosjektfristen i tide og på budsjettet.
Oppsummer prosjektets fremgang
Prosjektstatusrapporter er ikke sanntidsrapporter. Disse rapportene er oppsummeringer av det som skjedde i løpet av den siste uken, to uker, eller måned av prosjektarbeid. De er en mulighet for dine interessenter å holde deg informert om hvor godt du holder deg til prosjektplan .
Hvis du leter etter tips om hvordan du rapporterer om prosjekter i sanntid, sjekk ut vår artikkel på Universelle rapporteringsverktøy for hvert lag .
Redusere manuell arbeid
Som prosjektleder har du allerede nok på tallerkenen din. Du trenger ikke å tilbringe timer hver uke eller måned, griper data fra forskjellige steder. Prosjektrapporteringsverktøy gjør det enkelt å finne all denne informasjonen på ett sted, og opprett en prosjektstatusrapport med klikk på en knapp.
Del neste trinn og handlingsartikler
Prosjektstatusrapporter bør gå ut til prosjektgruppen, prosjektsponsor, viktige interessenter og tverrfunksjonelle lagmedlemmer. Fordi disse er på høyt nivå, er de aktuelle for alle som ønsker å holde seg informert om prosjektfremgang.
Dette er den optimale måten å la alle få vite hva som skjer uten å komme inn i detaljene. Hvis det er viktige prosjektet neste trinn eller handlingsartikler, del dem her, slik at alle vet hva de kan forvente.
Proaktivt identifisere blokkere
Hvis prosjektet ditt ikke er på sporet, lar statusrapporten din andre vite hva forsinkelsen er og hva du gjør for å løse noen blokkere, slik at du kan vise frem din proaktive tilnærming til å få ting tilbake til hvor de skal være. Ligner på den Prosjektrisikostyringsprosess , Proaktiv statusrapportering hjelper deg med å identifisere og overvinne problemer før de påvirker prosjektets tidslinje.
Si farvel til statusmøter
Statusmøtet er over. Vi vet nå at disse ikke er effektive måter å tilbringe tid på. I motsetning til ansikt til ansiktsmøter, deles prosjektstatusrapporter i et sentralt verktøy som lagmedlemmer kan sjekke asynkront når de vil. De kan henvise tilbake til informasjonen, eller grave dypere inn i prosjektet om nødvendig. Lagre ansikt-til-ansiktsmøtetiden for verdifulle møter som brainstormer eller alle hender.
Før du rapporterer: Kombiner rapportering med effektiv prosjektledelse
Den største fordelen med prosjektstatusrapportering er at det reduserer ditt manuelle arbeid, sentraliserer informasjon, og gjør det enkelt å holde alle oppdatert. Hvis informasjonen din er spredt over flere verktøy, kan du ikke effektivt bruke prosjektrapporteringsmaler - du må fortsatt manuelt åpne dette Excel-regnearket og den lag-e-posten for å samle informasjonen din.
I stedet sørg for at du bruker Prosjektstyringsprogramvare som din sentrale sannhetskilde. Med prosjektledelse programvare du:
Ha en sentral kilde til sannhet, så lagmedlemmer kan se hvem som gjør hva som helst når.
Kan enkelt visualisere prosjektinformasjon i en Gantt Chart. , Kanban styre , kalender eller regneark-stil listevisning.
Opprett statusrapporter med et klikk på en knapp.
Tilbyr et sted for lagmedlemmer som leser statusrapporten og vil ha flere detaljer om å se og finne den informasjonen de trenger.
Har tilgang til ekstra prosjektinformasjon, som prosjektplanen din, Kommunikasjonsplan , prosjektmål, milepæler, leveranser , og mer.
Naturligvis tenker vi UDN Task Manager er et flott alternativ. UDN Task Manager er en Arbeidsstyringsverktøy Hele laget ditt kan bruke. Dine tverrfunksjonelle samarbeidspartnere trenger en måte å vise tidligere statusrapporter. Dine viktigste interessenter trenger et fugleperspektiv av hele programmet eller prosjektporteføljehåndtering. Og dine lagmedlemmer trenger en måte å spore individuelle arbeid gjennom hele prosjektets livssyklus.
8 trinn for å skrive en god prosjektstatusrapport
Så, hvordan går du om å gjøre prosjektstatusrapporter? Pass på at du oppretter en klar struktur du kan bruke konsekvent for alle fremtidige statusrapporter. Du bør også sørge for at den passer med din Prosjektoversikt for å holde rapporten om emne.
Følg denne veiledningen for å forstå hva som skal inkluderes i prosjektstatusrapporten din, og se når vi legger til hvert trinn i praksis med et eksempel på et ansattes tilfredshetsprosjekt.
1. Bygg din rapport der arbeidet lever
Før du bygger rapporten, må du sørge for at du allerede sporer arbeidsinformasjonen din i et prosjektstyringsverktøy. På den måten trenger du ikke å ta tak i informasjon fra en rekke kilder - i stedet kan du redusere manuell arbeid og opprette en rapport med noen få klikk.
Starter med et prosjektstyringsverktøy gjør det enkelt å fange avhengigheter og notere kommende oppgaver, slik at du aldri har blindsidert om prosjektets helse.
2. Navn din rapport
Et godt alternativ er å bare bruke prosjektnavnet for klarhet. Hvis du rapporterer om dette prosjektet regelmessig, bør du også inkludere en dato eller et tidsstempel.
Eksempel Prosjektrapport Tittel: 20. februar 2020 - Ansattes tilfredshetsinitiativ
3. Angi prosjekthelse
Prosjektets helse er prosjektets nåværende status. Prosjekthelse kan endres fra Rapport til Rapport, spesielt hvis du kjører i blokkere eller unblock store prosjektrisiko. Se etter A. Prosjektstyringsverktøy som lar deg kommunisere prosjektets status og om det er på sporet. En måte å gjøre dette på er å bruke et fargekodingssystem (grønn = på sporet, gult = i fare, rødt = av spor).
Eksempel Prosjekt Helseoppdatering: Prosjektstatus er på sporet.
4. Oppsummer raskt statusrapporten
Sammendrag av prosjektstatus Rapportering bør være kortvarig 2-3 setninger. Målet her er å gi leserne som kanskje ikke har tid til å lese hele rapporten en rask TL; Dr av de viktigste fakta.
Dette er den første delen av rapporten, så det er det beste stedet å:
Inkluder høydepunkter
Flagg store blokkere
Legg merke til uventede prosjektrisiko
Eksempel Status Rapport Sammendrag: Våre undersøkelsesresultater er i og blir vurdert. Ved første øyekast ser vi 80% medarbeidernes tilfredshet, opp 3 poeng fra den siste undersøkelsen. Engasjementkomiteen jobber med Executive-teamet om hvilke nye engasjementsinitiativer for å implementere i våre viktigste målområder, som inkluderer karrierevekst og åpenhet.
5. Legg til en oversikt over høyt nivå på hvert nøkkelområde
Avhengig av prosjektet ditt, kan dine nøkkelområder variere fra rapport til rapport, eller de kan holde seg konsistent. For eksempel, i en Agile prosjektet Det forbedrer kontinuerlig, du vil sannsynligvis bruke dynamiske nøkkelområder som dekker de tingene laget ditt jobbet på under den siste sprinten. Alternativt, for et arrangementsplanleggingsprosjekt, er det et sett antall nøkkelområder som du alltid vil røre på, som forfremmelse, registreringer og høyttalere.
For hvert nøkkelområde i statusrapporten, legg til noen kulepunkter som gir en oppdatering på fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Eksempel på høyt nivå Oversikt over et nøkkelområde: Undersøkelsesresultater
70% av ansatte tok tilfredsstillelsesundersøkelsen.
Vår generelle tilfredsstillelse er 80%.
Bare 57% av de ansatte rapporterer å ha en klar vei mot karriereutvikling, ned 5% siden den siste undersøkelsen.
41% av de ansatte som er oppført gjennomsiktighet som nummer én forbedring de vil se.
6. Legg til lenker til andre dokumenter eller ressurser
Mens du ikke bør inkludere hver liten detalj om hvordan prosjektet ditt går, vil noen mennesker ønske å vite mer. For interessenter som leter etter mer grundig informasjon, gi koblinger til dokumenter eller ressurser. Dette kan inneholde mer spesifikk prosjektinformasjon, som lenker til Spesifikke prosjektmiljøer , eller de bredere konsekvensene av prosjektet, som en referanse til forretningsmål Prosjektet bidrar til.
Eksempel: Inkludere en lenke til den ansatte tilfredsstillingsundersøkelsen, så vel som til større Selskapet Okr. rundt økende ansattes engasjement i løpet av regnskapsåret.
7. Flagg noen blokkere Prosjektet har gått inn i
Alle prosjekter går i veibeskyttelse. Disse kan komme i form av Prosjektrisiko , uventede øker til budsjett , eller forsinkelser som påvirker prosjektet tidslinje . Å holde interessenter i sløyfen når problemer oppstår, vil hjelpe alle til å justere tilsvarende for å holde seg på sporet.
EKSEMPEL ROADBLOCK: Executive-teamet ønsker å se på resultater før engasjementkomiteen møtes igjen, men vil ikke kunne gjøre det i ytterligere tre uker. Dette vil forsinke vårt samlede prosjekt tidslinje.
8. Fremhev neste trinn
Disse kan inkludere en liste over neste trinn, Kudos du vil gi noen, eller noe annet du vil fremheve.
Eksempel: Takk Sarah A. For å sende ut flere kommunikasjoner til ansatte som oppfordrer dem til å delta i undersøkelsen!
Mal for å opprette prosjektstatusrapporten
For å raskt sette alt du lærte i forrige seksjon som skal brukes, skriv din neste prosjektstatusrapport ved hjelp av denne enkle å fylle ut malen:
Rapporternavn:
Prosjekt Helse:
Sammendrag:
Nøkkelområde 1: Oversikt over høyt nivå
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Nøkkelområde 2: Oversikt over høyt nivå
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Nøkkelområde 3: Oversikt over høyt nivå
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Spesifikke detaljer om fremdrift, prestasjoner og kommende arbeid.
Tilleggsinformasjon og lenker:
Blokkere:
Ytterligere notater eller høydepunkter:
Eksempel Prosjektstatusrapport
Mens en veiledning for å skrive prosjektstatusrapporter er nyttig, noen ganger å se et virkelighetseksempel, lar deg virkelig se hva din egen oppdatering kan se ut, ikke sant? Vi trodde du kanskje er enig, så her er et eksempel du kan finne nyttig:
Rapporternavn: Ebook lansering
Prosjekt status: På sporet
Sammendrag:
Stor fremgang denne uken! Vi er fortsatt i konseptfasen, men Avery Lomax vil velge et emne denne uken. Innholds- og designteamene står for og klar til å komme i gang når vi gir gå videre.
Konsept:
Planleggingslaget møtte å diskutere et samlet tema
Vi har tre siste ideer og vil velge en på fredag
En kort skyldes innholdsteamet følgende torsdag
Innhold:
Innholdsteamet er klar til å begynne å skrive kopi så snart ideen er ferdig
De samler relevant bedriftsinformasjon som skal inkluderes
Design:
Design vurdert fem ebook-eksempler for å bestemme stilen de likte
De vil være å velge en mal ved neste tirsdag
Flere merknader eller høydepunkter:
Jen er ute av kontoret hele neste uke, så kan du henvise til noen innholds spørsmål til Joy
Takk til Henry for kuratering en enorm liste over temaer for oss å velge mellom!
Problemer / utfordringer:
E-bokens fristen er stramt, som vi alle vet. Det er viktig at vi alle arbeider i vår prosjektstyringsverktøy for å holde alle organisert og på sporet. Takk!
Streamline rapportering med et arbeid styringsverktøy
Rapporten ovenfor er tydelig og lett å følge. Ved å bygge denne rapporten i et arbeid styringsverktøy som UDN Task Manager Du kan automatisk fylle hver del, men sammendraget. Her er hva de ovennevnte rapport ser ut i UDN Task Manager :
Prosjekt status rapportering beste praksis
Nå vet du hva du skal inkludere i din prosjektstatusrapport, men du kan fortsatt ha noen ekstra spørsmål. Når du lager statusrapporter for prosjektet ditt, vil disse beste praksisene hjelpe deg med å formulere en vinnende oppdatering.
Hvor ofte skal du rapportere ut?
Frekvensen som du sender prosjektoppdateringer, avhenger av hvilken type prosjekt du kjører. Hvis prosjektet ditt har en kort tidsramme, eller hvis ting beveger seg raskt, tar sikte på å sende ukentlige prosjektstatusrapporter. Alternativt, hvis initiativet du rapporterer om, er et langsiktig prosjekt, trenger du sannsynligvis bare å sende toweekly eller til og med månedlige rapporter. Det viktigste er å sørge for at prosjektets interessenter er oppdatert.
Når du bruker et prosjektrapporteringsverktøy, kan du angi en oppgave for deg selv for å alltid sende statusrapporter på en bestemt dag hver uke. Disse gjentatte påminnelsene gjør det enkelt å holde interessenter informert, enten du sender ukentlige statusoppdateringer eller månedlige fremdriftsrapporter. Uansett vil interessenter begynne å forvente oppdateringene dine, noe som betyr mindre hyppige innsjekkinger fra dem (pluss de vil sette pris på alltid å være i løkken).
Ved å sende regelmessige rapporter, kan du unngå flere møter relatert til et prosjekt (vi vet alle Unødvendige møter har sitt eget rykte ). Hopp over innsjekkingsmøtene og spar tid for mer viktig arbeid.
Hvem bør du inkludere?
Det avhenger av prosjektet og som er involvert, men planlegger vanligvis å sende en oppdatering til alle interessenter som arbeider med prosjektet ditt. Du burde ha opprettet en interessentanalyse som beskriver alle interessenter, sponsorer og lagmedlemmer - under prosjektplanleggingsprosessen, men referer til din prosjektplan Hvis du ikke er sikker på.
Selv om den ukens statusrapport ikke påvirker et bestemt lagmedlem, bør du fortsatt dele det med alle. Det er viktig for alle å ha en oversikt over høyt nivå. Teammedlemmer som ikke trenger å gjennomgå rapporten i dybden, kan raskt skumme sammendragsdelen, mens andre som er mer involvert, kan dykke inn i detaljene du har oppgitt.
Hvor detaljert skal du få?
En prosjektstatusrapport bør ikke tilby hver liten detalj. La arbeidet fortelle historien - du er bare nysgjerrig informasjon og legger til en liten farge. Tenk på en prosjektstatusrapport som en topplinjemelding - bare de viktigste delene av prosjektet ditt som påvirker de fleste interessenter bør inkluderes.
Du bør alltid angi om prosjektet er på sporet, i fare eller av spor, gi et raskt sammendrag av hva som er komplett og hva som skjer, og koble til andre ressurser for folk som ønsker flere detaljer.
Hvor skal du skrive din prosjektstatusrapport?
Den beste måten å utarbeide og dele statusoppdateringer er med a Arbeidsstyringsverktøy . Se etter et verktøy som gir en oversikt over prosjektet ditt, så laget ditt har en sentral sannhetskilde for alt prosjektrelatert arbeid. På den måten, i stedet for å administrere prosjekter i regneark , Du kan holde det all-status oppdateringer, prosjektet kort, nøkkel leveranser og viktige prosjekt milepæler-på ett sted. Rapportene dine vil være lett delable, og interessenter kan når som helst se tilbake på tidligere rapporter, og unngå å overbelaste e-postoverbelastningen på slutten.
Innpakning av prosjektet ditt: Oppsummering av arbeidet ditt
Statusrapporter vi har snakket om, sendes alltid under et prosjekt for å holde alle i løkken. Men når prosjektet er ferdig, er det smart å sende ut en endelig sammendragsrapport. Tenk på dette som Kortfattet sammendrag for prosjektet ditt. Dette er din sjanse til å tilby interessenter en wrap-up til prosjektet. Bruk den til å offisielt lukke den ut.
Igjen, det er en oversikt over høyt nivå, men i stedet for å inkludere oppdateringer og statuser, vil du gi et sammendrag av hvordan det overordnede prosjektet gikk. Her er noen spørsmål å svare på i en prosjektsammendragsrapport:
Hva var målene for dette prosjektet og ble de møtt?
Var prosjektet fullført i tide og på budsjett (hvis aktuelt)?
Hvilke suksesser bør fremheves?
Hvilke utfordringer løp vi inn?
Hva kan vi lære av dette prosjektet å hjelpe oss på fremtidige prosjekter?
Hold alle interessenter på sporet med statusrapporter som skriver seg selv
Hvis du ønsker å overlevere på ditt neste prosjekt, kan du prøve å sende prosjektstatusoppdateringer. De holder deg produktive, effektive og ansvarlige, mens de gir alle andre en rask (og engasjerende) se på hva som skjer.
Bruk ressursene vi har gitt til å lage rapporter som gir akkurat nok informasjon uten å dykke inn i for mye detalj. Finn en prosjektledelse løsning som UDN Task Manager som har funksjoner designet spesielt for å hjelpe med statusrapporter. Du sparer tid og være så organisert som mulig.
