8 langkah untuk menulis sebuah laporan status proyek yang efektif

Ringkasan

UDN Task Manager.mengubah pekerjaan Anda dengan fitur-fitur industri terkemuka

laporan status proyek yang efektif adalah cara terbaik untuk menjaga stakeholder Anda selaras dan dalam lingkaran selama kemajuan proyek Anda. update tingkat tinggi ini secara proaktif biarkan tahu tim Anda jika proyek berada di trek, berisiko, atau keluar jalur-sehingga Anda dapat saja benar jika diperlukan untuk memukul tenggat waktu Anda setiap kali. Pelajari cara membuat laporan status proyek dalam beberapa langkah mudah, ditambah memeriksa template Anda dapat menggunakan segera.

Ini adalah akhir minggu dan di sini Anda lagi: harus menggali melalui berbagai spreadsheet, email, dan alat-alat untuk menambal bersama-sama update tentang bagaimana proyek Anda lakukan.

Melaporkan status pekerjaan sangat penting untuk menjaga tim Anda pada halaman yang sama, secara proaktif mengidentifikasi risiko, dan tinggal di jalur dan anggaran. Tapi secara manual kompilasi informasi ini dari sumber yang berbeda adalah salah satu driver terbesarbekerja tentang pekerjaan-busywork yang mendapat di jalan bermakna, tugas berdampak tinggi Anda.

Alih-alih secara manual perakitan informasi ini, menggunakan sebuah proyek laporan status template untuk merampingkan proses ini untuk Anda. Dengan begitu, Anda menghabiskan waktu kurang pada pengumpulan data yang tidak perlu dan lebih banyak waktu pada pekerjaan yang penting.

Apakah Anda sedang bersiap-siap untuk laporan pertama Anda proyek yang pernah status atau Anda sedang mencari sistem yang lebih baik daripada yang saat ini Anda gunakan, artikel ini akan memandu Anda melalui apa laporan kemajuan adalah, bagaimana Anda bisa membangun satu, dan bagaimana Status penggunaan laporan proyek untuk memukul tenggat waktu proyek Anda tepat waktu, setiap waktu. Begini caranya.

Apa yang dimaksud dengan laporan status proyek?

laporan status proyek yang update tepat waktu pada kemajuan proyek Anda. Ditulis ringkas, laporan proyek menawarkan informasi tingkat tinggi tentang kemajuan proyek, sehingga anggota tim mendapatkan sekilas wawasan apa yang terjadi dalam proyek. Dengan laporan status tepat waktu, Anda dapat memastikan seluruh tim proyek dan stakeholder lintas fungsional memahami apa yang ada di track, apa yang diblokir, dan apa yang akan terjadi selanjutnya.

Teratur berbagi laporan status proyek ini penting karena mereka membantu Anda menyimpan semuaPemangku kepentingan Proyekdalam lingkaran dan selaras tentang bagaimana proyek Anda maju. Mereka menjawab pertanyaan-pertanyaan setiap orang memiliki sebelum anggota tim bahkan memiliki kesempatan untuk meminta mereka. Mereka menunjukkan dan memberitahu tim Anda bahwa Anda berada di jalur, membuat Anda (dan orang lain) merasa yakin.

Seberapa sering Anda berbagi laporan status proyek tergantung pada waktu proyek Anda. Beberapa proyek manfaat dari pelaporan mingguan, sementara yang lain hanya perlu diperbarui sebulan sekali. Menjadwalkan laporan proyek Anda sesering membantu bagi para pemangku kepentingan Anda. Ini seharusnya tidak laporan reaktif pada hal-hal akan buruk-bukan, laporan yang efektif menjaga tim Anda diperbaharui pada kemajuan proyek, apakah proyek tersebut di trek, berisiko, atau keluar jalur.

Manfaat pelaporan proyek yang efektif

Pelaporan bukan hanya sesuatu yang harus Anda lakukan demi melakukannya. pelaporan yang efektif memiliki berbagai manfaat. Ketika Anda benar melaporkan status proyek, Anda secara efektif:

Melacak kesehatan proyek

Hal terburuk untuk sebuah proyek adalah ketika Anda tiba di akhir timeline dan menyadari bahwa Anda sedang off melacak sepanjang waktu. Tidak ada satu orang seperti yang blindsided-dan sebagai manajer proyek, Anda diberdayakan untuk memastikan tim Anda menyadari kesehatan proyek Anda setiap saat.

laporan kemajuan adalah cara untuk melakukannya tanpa kerja terlalu pengguna banyak. Karena laporan-laporan ini campuran ringkasan tingkat tinggi dengan beberapa metrik penting, setiap orang memiliki rasa kesehatan proyek. Dan jika proyek ini adalah keluar jalur? Anda dapat dengan cepat dan proaktif memperbaikinya-sehingga Anda masih membentur batas waktu proyek Anda pada waktu dan anggaran.

kemajuan proyek Ringkas

laporan status proyek tidak laporan real-time. Laporan-laporan ini adalah ringkasan dari apa yang terjadi selama seminggu terakhir, dua minggu, atau bulan pekerjaan proyek. Mereka kesempatan bagi para pemangku kepentingan untuk tinggal informasi tentang seberapa baik Anda sedang mencuat kerencana proyek .

Jika Anda mencari tips tentang cara melaporkan proyek secara real time, lihat artikel kami di Alat Pelaporan Universal untuk setiap tim .

Mengurangi pekerjaan manual

Sebagai manajer proyek, Anda sudah memiliki cukup di piring Anda. Anda tidak perlu juga menghabiskan berjam-jam setiap minggu atau bulan yang meraih data dari berbagai tempat. Alat pelaporan proyek memudahkan untuk menemukan semua informasi ini di satu tempat, dan membuat laporan status proyek dengan mengklik tombol.

Bagikan langkah-langkah berikutnya dan item tindakan

Laporan Status Proyek harus keluar ke tim proyek Anda, sponsor proyek, pemangku kepentingan penting, dan anggota tim lintas fungsional. Karena ini adalah laporan tingkat tinggi, mereka sesuai untuk siapa saja yang ingin tetap mendapat informasi tentang kemajuan proyek.

Ini adalah cara optimal untuk membiarkan semua orang tahu apa yang terjadi tanpa masuk ke detail. Jika ada proyek penting selanjutnya langkah atau item tindakan, bagikan di sini sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan.

Secara proaktif mengidentifikasi pemblokir

Jika proyek Anda tidak berada di jalur, laporan status Anda memungkinkan orang lain tahu apa yang ditunda dan apa yang Anda lakukan untuk menyelesaikan blocker, memungkinkan Anda untuk memamerkan pendekatan proaktif Anda untuk mendapatkan kembali ke tempat yang seharusnya. Mirip denganProses Manajemen Risiko Proyek, pelaporan status proaktif membantu Anda mengidentifikasi dan mengatasi masalah sebelum mereka memengaruhi timeline proyek Anda.

Ucapkan selamat tinggal pada pertemuan status

Hari pertemuan status sudah berakhir. Kita sekarang tahu ini bukan cara yang efektif untuk menghabiskan waktu Anda. Tidak seperti pertemuan tatap muka, laporan status proyek dibagikan dalam alat pusat yang dapat diperiksa oleh anggota timsecara asinkron.ketika mereka mau. Mereka dapat merujuk kembali ke informasi, atau menggali lebih dalam ke dalam proyek jika perlu. Simpan waktu pertemuan tatap muka Anda untuk pertemuan yang berharga seperti brainstorming atau semua tangan.

Sebelum Anda melaporkan: Kombinasikan pelaporan dengan manajemen proyek yang efektif

Manfaat terbesar dari pelaporan status proyek adalah mengurangi pekerjaan manual Anda, memusatkan informasi, dan membuatnya mudah untuk membuat semua orang terkini. Jika informasi Anda tersebar di beberapa alat, Anda tidak dapat secara efektif menggunakan templat pelaporan proyek - Anda masih perlu secara manual membuka spreadsheet Excel ini dan email tim itu untuk mengumpulkan informasi Anda.

Sebaliknya, pastikan Anda menggunakanperangkat lunak manajemen proyeksebagai sumber utama kebenaran Anda. Dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda:

Memiliki sumber utama kebenaran sehingga anggota tim dapat melihat siapa yang melakukan kapan kapan.

Dapat dengan mudah memvisualisasikan informasi proyek dalam aGantt Chart. , Papan KanbanTampilan daftar gaya-spreadsheet, atau spreadsheet.

Buat laporan status dengan mengklik tombol.

Menawarkan tempat bagi anggota tim yang membaca laporan status dan ingin detail lebih lanjut untuk melihat dan menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Memiliki akses ke informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek Anda,rencana komunikasi, tujuan proyek, tonggak sejarah,Kiriman, dan banyak lagi.

Secara alami, kami pikir UDN Task Manager. adalah pilihan yang bagus.UDN Task Manager.adalahAlat Manajemen KerjaSeluruh tim Anda dapat menggunakan. Kolaborator lintas fungsi Anda membutuhkan cara untuk melihat laporan status masa lalu. Para pemangku kepentingan utama Anda membutuhkan pandangan mata burung dari seluruh program atau kemajuan manajemen portofolio proyek. Dan anggota tim Anda membutuhkan cara untuk melacak pekerjaan individu di seluruh siklus hidup proyek.

8 langkah untuk menulis laporan status proyek yang hebat

Jadi, bagaimana cara Anda melakukan laporan status proyek? Pastikan untuk membuat struktur yang jelas yang dapat Anda gunakan secara konsisten untuk semua laporan status di masa depan. Anda juga harus memastikannya cocok dengan AndaSingkat proyekuntuk menjaga laporan Anda tentang topik.

Ikuti panduan ini untuk memahami apa yang harus dimasukkan dalam laporan status proyek Anda, dan saksikan ketika kami mempraktikkan setiap langkah dengan contoh proyek kepuasan karyawan.

1. Bangun laporan Anda di mana pekerjaan berjalan

Sebelum Anda membangun laporan Anda, pastikan Anda sudah melacak informasi pekerjaan Anda dalam alat manajemen proyek. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengambil informasi secara manual dari sejumlah sumber-sebagai gantinya, Anda dapat mengurangi pekerjaan manual dan membuat laporan dengan beberapa klik.

Memulai dengan alat manajemen proyek membuatnya mudah untuk menangkap dependensi dan mencatat tugas-tugas yang akan datang sehingga Anda tidak pernah buta tentang kesehatan proyek Anda.

2. Beri nama laporan Anda

Pilihan yang bagus adalah dengan hanya menggunakan nama proyek untuk kejelasan. Jika Anda melaporkan proyek ini secara teratur, Anda juga harus memasukkan tanggal atau cap waktu.

Contoh Judul Laporan Proyek:Februari 2020 - Inisiatif Kepuasan Karyawan

3. Tunjukkan kesehatan proyek

Kesehatan proyek adalah status proyek saat ini. Kesehatan proyek dapat berubah dari laporan ke laporan, terutama jika Anda mengalami pemblokir atau membuka blokir risiko proyek besar. Cari A.Alat Manajemen Proyek.Itu memungkinkan Anda untuk mengkomunikasikan status proyek dan apakah itu di jalur atau tidak. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan sistem pengkodean warna (hijau = pada trek, kuning = pada risiko, merah = off track).

Contoh Pembaruan Kesehatan Proyek:Status proyek ada di jalur.

4. Ringkas laporan status dengan cepat

Ringkasan Laporan Status Proyek Anda harus singkat - sekitar 2-3 kalimat. Tujuannya di sini adalah memberi pembaca yang mungkin tidak punya waktu untuk membaca seluruh laporan TL cepat; DR dari fakta paling penting.

Ini adalah bagian pertama dari laporan Anda, jadi ini adalah tempat terbaik untuk:

Sertakan highlight.

Bendera mayor blocker.

Catatan Risiko Proyek yang Tidak Terduga

Ringkasan Laporan Status Contoh:Hasil survei kami masuk dan ditinjau. Pada pandangan pertama, kami melihat kepuasan karyawan 80%, naik 3 poin dari survei terakhir. KOMITE Keterlibatan bekerja dengan tim eksekutif tentang inisiatif pertunangan baru apa yang akan diterapkan di area target utama kami, yang meliputi pertumbuhan karir dan transparansi.

5. Tambahkan ikhtisar tingkat tinggi dari setiap area utama

Tergantung pada proyek Anda, area utama Anda dapat bervariasi dari laporan untuk melaporkan, atau mereka dapat tetap konsisten. Misalnya, dalamProyek Agile.Itu terus meningkat, Anda mungkin akan menggunakan area kunci dinamis yang mencakup hal-hal yang dikerjakan oleh tim Anda selama sprint terakhir. Atau, untuk proyek perencanaan acara, ada sejumlah area utama yang ingin Anda sentuh, seperti promosi, pendaftaran, dan speaker.

Untuk setiap area utama dalam laporan status, tambahkan beberapa poin peluru yang memberikan pembaruan tentang kemajuan, prestasi, dan pekerjaan yang akan datang.

Contoh ikhtisar tingkat tinggi dari area utama:Hasil survei

70% karyawan mengambil survei kepuasan.

Peringkat kepuasan keseluruhan kami adalah 80%.

Hanya 57% karyawan melaporkan memiliki jalur yang jelas menuju kemajuan karir, turun 5% sejak survei terakhir.

41% karyawan mendaftarkan transparansi sebagai peningkatan nomor satu yang ingin mereka lihat.

6. Tambahkan tautan ke dokumen atau sumber daya lain

Meskipun Anda seharusnya tidak memasukkan setiap detail kecil tentang bagaimana proyek Anda berjalan, beberapa orang akan ingin tahu lebih banyak. Bagi para pemangku kepentingan yang mencari informasi yang lebih mendalam, berikan tautan ke dokumen atau sumber daya. Ini dapat mencakup informasi proyek yang lebih spesifik, seperti tautan ketonggak proyek khusus, atau dampak yang lebih luas dari proyek, seperti referensi ketujuan bisnisProyek ini berkontribusi.

Contoh:Sertakan link ke survey kepuasan karyawan, serta yang lebih besar perusahaan OKRsekitar meningkatkan keterlibatan karyawan selama tahun fiskal.

7. Flag setiap blocker proyek telah mengalami

Semua proyek mengalami hambatan. Ini bisa datang dalam bentukRisiko proyek, Kenaikan tak terduga keanggaran, Atau penundaan yang dampaknyaTimeline Project.. Menjaga pemangku kepentingan dalam lingkaran ketika masalah timbul kehendak bantuan semua orang menyesuaikan sesuai untuk tetap di trek.

Contoh hambatan:Tim eksekutif ingin melihat hasil sebelum komite keterlibatan bertemu lagi, tapi tidak akan mampu melakukannya selama tiga minggu. Ini akan menunda keseluruhan waktu proyek kami.

8. Sorot langkah selanjutnya

Ini dapat mencakup daftar langkah-langkah selanjutnya, pujian Anda ingin memberikan seseorang, atau apa pun yang ingin Anda sorot.

Contoh:Terima kasih Sarah A. untuk mengirimkan beberapa komunikasi kepada karyawan mendorong mereka untuk berpartisipasi dalam survei!

Template untuk membuat laporan status proyek Anda

Untuk segera meletakkan segala sesuatu yang Anda pelajari pada bagian sebelumnya untuk digunakan, menulis laporan status proyek berikutnya Anda menggunakan ini mudah-fill-out Template:

Nama Laporan:

kesehatan proyek:

Ringkasan:

wilayah kunci 1: gambaran tingkat tinggi

rincian spesifik tentang kemajuan, prestasi, dan pekerjaan yang akan datang.

wilayah kunci 2: gambaran tingkat tinggi

rincian spesifik tentang kemajuan, prestasi, dan pekerjaan yang akan datang.

wilayah kunci 3: gambaran tingkat tinggi

rincian spesifik tentang kemajuan, prestasi, dan pekerjaan yang akan datang.

Informasi tambahan dan link:

blockers:

Catatan tambahan atau highlights:

laporan status proyek contoh

Sementara Pedoman bagaimana menulis laporan status proyek membantu, kadang-kadang melihat contoh kehidupan nyata memungkinkan Anda untuk benar-benar melihat apa yang Anda update sendiri bisa terlihat seperti, kan? Kami pikir Anda mungkin setuju, jadi inilah contoh Anda mungkin menemukan berguna:

Nama Laporan:peluncuran ebook

Status proyek:Di jalur

Ringkasan:

Besar kemajuan minggu ini! Kami masih dalam tahap konsep, tetapi Avery Lomax akan memilih topik minggu ini. tim konten dan Desain yang berdiri dan siap untuk memulai setelah kami memberikan pergi ke depan.

Konsep:

Perencanaan tim bertemu untuk membahas topik secara keseluruhan

Kami memiliki tiga ide final dan akan memilih salah satu, Jumat

Sebuah singkat adalah karena tim Konten Kamis berikutnya

Isi:

Tim Konten siap untuk mulai menulis salinan secepat ide kami diselesaikan

Mereka mengumpulkan informasi perusahaan yang bersangkutan yang harus disertakan

Desain:

Ulasan desain lima contoh ebook untuk menentukan gaya yang mereka sukai

Mereka akan memilih template oleh Selasa depan

Catatan tambahan atau highlights:

Jen keluar dari kantor sepanjang minggu depan jadi silahkan langsung pertanyaan konten ke Joy

Terima kasih kepada Henry untuk kurasi daftar besar topik bagi kita untuk memilih dari!

Isu / tantangan:

batas waktu e-book adalah ketat, seperti yang kita semua tahu. Sangatlah penting bahwa kita semua bekerja di alat manajemen proyek kami untuk menjaga semua orang terorganisir dan di trek. Terima kasih!

pelaporan Streamline dengan alat manajemen kerja

Laporan di atas adalah jelas dan mudah diikuti. Dengan membangun laporan ini di alat manajemen kerja sepertiUDN Task Manager., Anda dapat secara otomatis mengisi setiap bagian tapi ringkasan. Inilah yang laporan penampilan di atas seperti diUDN Task Manager. :

Status proyek praktek terbaik

Sekarang Anda tahu apa yang harus dimasukkan dalam laporan status proyek Anda, tetapi Anda mungkin masih memiliki beberapa pertanyaan tambahan. Saat Anda membuat laporan status untuk proyek Anda, praktik terbaik ini akan membantu Anda merumuskan pembaruan yang menang.

Seberapa sering Anda harus melaporkan?

Frekuensi yang Anda kirim pembaruan proyek tergantung pada jenis proyek yang Anda jalankan. Jika proyek Anda memiliki jangka waktu singkat, atau jika semuanya bergerak cepat, bertujuan untuk mengirim laporan status proyek mingguan. Atau, jika inisiatif yang Anda laporkan adalah proyek jangka panjang, Anda mungkin hanya perlu mengirim satu mingguan atau bahkan laporan bulanan. Yang paling penting adalah memastikan pemangku kepentingan proyek Anda mutakhir.

Ketika Anda menggunakan alat pelaporan proyek, Anda dapat menetapkan tugas untuk diri Anda sendiri untuk selalu mengirim laporan status pada hari tertentu setiap minggu. Pengingat berulang ini memudahkan informasi pemangku kepentingan, apakah Anda mengirim pembaruan status mingguan atau laporan kemajuan bulanan. Either way, pemangku kepentingan akan mulai mengharapkan pembaruan Anda, yang berarti lebih jarang check-in dari mereka (ditambah mereka akan menghargai selalu berada di loop).

Dengan mengirimkan laporan reguler, Anda dapat menghindari beberapa rapat terkait dengan proyek (kami semua tahupertemuan yang tidak perlu memiliki reputasi mereka sendiri). Lewati rapat check-in dan hemat waktu Anda untuk pekerjaan yang lebih penting.

Siapa yang harus Anda sertakan?

Itu tergantung pada proyek dan siapa yang terlibat, tetapi biasanya berencana untuk mengirim pembaruan kepada setiap pemangku kepentingan yang mengerjakan proyek Anda. Anda seharusnya menciptakan analisis pemangku kepentingan - menguraikan semua pemangku kepentingan, sponsor, dan anggota tim - selama proses perencanaan proyek, tetapi lihat Andarencana proyekJika Anda tidak yakin.

Bahkan jika laporan status minggu itu tidak mempengaruhi anggota tim tertentu, Anda harus tetap membaginya dengan semua orang. Penting bagi setiap orang untuk memiliki ikhtisar tingkat tinggi. Anggota tim yang tidak perlu meninjau laporan secara mendalam dapat dengan cepat membaca bagian ringkasan Anda, sementara yang lain yang lebih terlibat dapat menyelam ke detail yang Anda berikan.

Seberapa detail yang harus Anda dapatkan?

Laporan Status Proyek tidak boleh menawarkan setiap detail kecil. Biarkan pekerjaan menceritakan kisah itu - Anda hanya mengurai informasi dan menambahkan sedikit warna. Pikirkan laporan status proyek sebagai pesan utama - hanya potongan-potongan paling penting dari proyek Anda yang memengaruhi sebagian besar pemangku kepentingan harus dimasukkan.

Anda harus selalu menunjukkan apakah proyek berada di jalurnya, berisiko, atau di luar jalur, memberikan ringkasan cepat dari apa yang lengkap dan apa yang akan datang, kemudian tautan ke sumber daya lain untuk orang-orang yang menginginkan detail lebih lanjut.

Di mana Anda harus menulis laporan status proyek Anda?

Cara terbaik untuk membangun dan berbagi pembaruan status adalah dengan aAlat Manajemen Kerja. Cari alat yang menawarkan gambaran umum proyek Anda, sehingga tim Anda memiliki sumber kebenaran pusat untuk semua pekerjaan terkait proyek. Dengan begitu, alih-alih mengelola proyek dispreadsheets., Anda dapat menyimpannya semua pembaruan status, brief proyek, kiriman kunci, dan tonggak proyek penting - di satu tempat. Laporan Anda akan mudah dibagikan, dan pemangku kepentingan dapat melihat kembali laporan sebelumnya kapan saja, menghindari kelebihan email di ujung Anda.

Membungkus proyek Anda: Meringkas pekerjaan Anda

Laporan status yang telah kita bicarakan selalu dikirim selama proyek untuk menjaga semua orang di loop. Namun, begitu proyek selesai, pintar untuk mengirimkan laporan ringkasan akhir. Pikirkan ini sebagaiRingkasan bisnis planuntuk proyek Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk menawarkan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan proyek. Gunakan untuk secara resmi menutupnya.

Sekali lagi, ini adalah ikhtisar tingkat tinggi, tetapi bukannya termasuk pembaruan dan status, Anda akan memberikan ringkasan tentang bagaimana proyek keseluruhan berjalan. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dijawab dalam laporan ringkasan proyek:

Apa tujuan dari proyek ini dan mereka bertemu?

Apakah proyek selesai tepat waktu dan anggaran (jika ada)?

Keberhasilan apa yang harus disorot?

Tantangan apa yang kita jalankan?

Apa yang bisa kita pelajari dari proyek iniUntuk membantu kami pada proyek masa depan?

Menjaga setiap pemangku kepentingan di jalur dengan laporan status yang menulis sendiri

Jika Anda ingin melampaui proyek Anda berikutnya, coba kirimkan pembaruan status proyek. Mereka membuat Anda produktif, efisien, dan bertanggung jawab, sambil memberi semua orang yang cepat (dan menarik) melihat apa yang terjadi.

Gunakan sumber daya yang kami berikan untuk membuat laporan yang memberikan informasi yang cukup tanpa menyelam ke terlalu banyak detail. Temukan solusi manajemen proyek seperti UDN Task Manager. yang memiliki fitur yang dirancang khusus untuk membantu dengan laporan status. Anda akan menghemat waktu dan sesuai terorganisir.