8 kroków, aby napisać efektywny raport o statusie projektu

Streszczenie

Menedżer zadań UDN.przekształca pracę z wiodącymi branżami

Efektywne raporty o stanie projektu są najlepszym sposobem, aby utrzymać interesariusze używane i w pętli podczas postępu projektu. Te aktualizacje wysokiego poziomu aktywnie pozwalają, aby Twój zespół wiedział, czy projekt jest na dobrej drodze, zagrożonych lub wyłączonymi - dzięki czemu możesz być poprawny, jeśli to konieczne, aby za każdym razem uderzyć w terminy. Dowiedz się, jak tworzyć raporty o stanie projektu w kilku prostych krokach, a także sprawdź szablon, którego możesz używać od razu.

To koniec tygodnia, a tutaj jesteś ponownie: konieczność kopania przez różne arkusze kalkulacyjne, e-maile i narzędzia, aby łatcować aktualizację tego, jak działa projekt.

Raportowanie na temat statusu pracy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zespołu na tej samej stronie, proaktywnie określenie ryzyka i pozostanie na torze i budżecie. Ale ręcznie kompilowanie tych informacji z różnych źródeł jest jednym z największych kierowcówPracuj o pracy-Busywork, który staje się na drodze do twoich znaczących, dużych zadań.

Zamiast ręcznego montażu tych informacji, użyj szablonu raportu o stanie projektu, aby usprawnić ten proces dla Ciebie. W ten sposób spędzasz mniej czasu na niepotrzebne gromadzenie danych i więcej czasu na pracę, która ma znaczenie.

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do pierwszego raportu o statusie projektu lub szukasz lepszego systemu niż ten, którego aktualnie używasz, ten artykuł będzie przejść przez to, co jest raportem postępu, w jaki sposób możesz zbudować jeden i jak Użyj raportów o stanie projektu, aby trafić na terminy projektów na czas, za każdym razem. Oto jak.

Jaki jest raport o stanie projektu?

Raporty o stanie projektu są aktualne aktualizacje dotyczące postępu projektów. Pisane zwięźle, raporty projektowe oferują wysokiej jakości informacje o postępach projektu, więc członkowie zespołu dostają wgląd w spojrzenie na to, co dzieje się w ramach projektu. Dzięki terminowym raporcie o statusie możesz zapewnić cały zespół projektowy i interfunkcjonalnych interesariuszy rozumie, co jest na dobrej drodze, co jest zablokowane, a co nadchodzi dalej.

Regularnie udostępnianie raportów o stanie projektu jest ważne, ponieważ pomagają trzymać wszystkointeresariusze projektuW pętli i dostosowany do tego, jak postępuje twój projekt. Odpowiadają na pytania, które każdy ma przed członkami zespołu nawet mają szansę poprosić ich. Pokazują i mówią swojemu zespołowi, że jesteś na dobrej drodze, dzięki czemu jesteś (i wszyscy inni) poczujesz się pewnie.

Jak często udostępniasz raporty o stanie projektu, zależy od oś czasu projektu. Niektóre projekty korzystają z raportów tygodniowych, podczas gdy inni muszą być tylko aktualizowane raz w miesiącu. Zaplanuj raporty projektowe tak często, jak jest pomocne dla zainteresowanych stron. Nie powinny być reaktywne raporty na temat rzeczy, które mają słabo, raczej efektywne raporty Zachowaj swój zespół na bieżąco z postępem projektu, czy projekt jest na dobrej drodze, zagrożonych lub wyłączonym.

Korzyści z skutecznego raportowania projektu

Raportowanie nie jest tylko czymś, co powinieneś zrobić ze względu na to. Skuteczne raportowanie ma wiele korzyści. Po prawidłowym raporcie o statusie projektu, efektywnie:

Śledzić zdrowie projektu

Najgorszą rzeczą dla projektu jest przybycie na koniec linii czasu i zdajesz sobie sprawę, że byłeś wyłączony przez cały czas. Nikt nie lubi być ślepi - i jako kierownik projektu, jesteś upoważniony, aby upewnić się, że twój zespół jest świadomy swojego zdrowia projektu przez cały czas.

Raporty postępowe są sposobem na zrobienie tego bez zbyt dużej pracy ręcznej. Ponieważ raporty te mieszają podsumowania wysokiego szczebla z ważnymi metrykami, każdy ma poczucie zdrowia projektu. A jeśli projekt jest wyłączony? Możesz szybko i proaktywnie naprawić go - więc nadal trafiłeś do terminu projektu na czas i budżet.

Podsumuj postępy projektu

Raporty o stanie projektu nie są raportami w czasie rzeczywistym. Raporty te są podsumowaniami tego, co wydarzyły się w ciągu ostatniego tygodnia, dwa tygodnie lub miesiąc pracy projektu. Są okazją, dla których interesariuszy zostali na bieżąco, jak dobrze trzymasz sięPlan projektu .

Jeśli szukasz wskazówek na temat projektów w czasie rzeczywistym, sprawdź nasz artykuł Uniwersalne narzędzia do raportowania dla każdego zespołu .

Zmniejsz pracę ręczną

Jako kierownik projektu masz już wystarczająco dużo na talerzu. Nie musisz także spędzać godzin co tydzień lub miesiąc chwytający dane z różnych miejsc. Narzędzia raportowania projektu ułatwiają znalezienie wszystkich tych informacji w jednym miejscu i utwórz raport o stanie projektu za pomocą przycisku.

Udostępnij kolejne kroki i elementy akcji

Raporty o stanie projektu powinny wyjść do zespołu projektowego, sponsora projektu, ważnych interesariuszy i członków zespołu między funkcjonalnymi. Ponieważ są to raporty wysokiego szczebla, są odpowiednie dla każdego, kto chce zostać poinformowany o postępach projektu.

Jest to optymalny sposób, aby wszyscy wiedzieli, co się dzieje, nie wchodząc do szczegółów. Jeśli istnieje ważny projekt kolejne kroki lub elementy akcji, podziel się nimi tutaj, aby wszyscy wiedzą, czego się spodziewać.

Proaktywnie identyfikują blokery

Jeśli twój projekt nie jest na dobrej drodze, Twój raport o statusie pozwala innym wiedzieć, co jest opóźnieniem i co robisz, aby rozwiązać żadnych blokerów, umożliwiając pokazanie proaktywnego podejścia do zdobycia rzeczy do tego, gdzie powinny być. Podobny doProces zarządzania ryzykiem projektowym, Proactive Status Reporting pomaga zidentyfikować i pokonać problemy, zanim wpłynęły na oś czasu projektu.

Pożegnaj się z spotkaniami statusowymi

Dzień spotkania statusu się skończyło. Wiemy teraz, że nie są to skuteczne sposoby spędzenia czasu. W przeciwieństwie do spotkania twarzą w twarz, raporty o stanie projektu są udostępniane w centralnym narzędziu, które członkowie zespołu mogą sprawdzićasynchroniczniekiedy chcą. W razie potrzeby mogą skierować się do projektu lub wykopać głębiej w projekt. Zapisz swój czas spotkania twarzą w twarz na cenne spotkania, takie jak brainstormings lub wszystkie ręce.

Przed zgłoszeniem: Połącz raportowanie ze skutecznym zarządzaniem projektem

Największą korzyścią z raportowania statusu projektu jest to, że zmniejsza pracę ręczną, centralizację informacji i ułatwia zachowanie wszystkich do tej pory. Jeśli Twoje informacje są rozproszone na wielu narzędziach, nie możesz skutecznie korzystać z szablonów raportowania projektu - nadal musisz ręcznie otworzyć ten arkusz kalkulacyjny Excel i ten e-mail zespołu, aby zebrać informacje.

Zamiast tego upewnij się, że używaszOprogramowanie do zarządzania projektamijako twoje centralne źródło prawdy. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami:

Masz centralne źródło prawdy, więc członkowie zespołu widzą, kto robi, kiedy.

Może łatwo wizualizować informacje o projekcie wWykres Gantta , Rada Kanban., Widok listy kalendarza lub stylu kalkulacji.

Utwórz raporty o stanie jednym kliknięciem przycisku.

Oferuj miejsce dla członków zespołu, którzy czytają raport o statusie i chcą więcej szczegółów, aby spojrzeć i znaleźć potrzebne informacje.

Mieć dostęp do dodatkowych informacji o projekcie, jak plan projektu,Plan komunikacji, cele projektu, kamienie milowe,Wyniki, i więcej.

Naturalnie myślimy Menedżer zadań UDN. jest świetną opcją.Menedżer zadań UDN.jestNarzędzie do zarządzania pracąTwój cały zespół może użyć. Twoje współpracowniki krzyżowe potrzebują sposobu przeglądania raportów o statusie. Twoi kluczowych interesariuszy potrzebują widoku oczu ptaka całego programu lub postępu portfela projektu. A twoi członkowie zespołu potrzebują sposobu śledzenia indywidualnych prac w całym cyklu życia projektu.

8 kroków do napisania świetnego raportu o statusie projektu

Jak więc idziesz do wykonywania raportów o statusie projektu? Pamiętaj, aby utworzyć wyraźną strukturę, którą możesz użyć konsekwentnie dla wszystkich przyszłych raportów o statusie. Powinieneś również upewnić się, że pasuje do Twojegokrótki projektAby utrzymać raport na temat.

Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby zrozumieć, co należy dołączyć w raporcie o statusie projektu i obserwuj, jak wprowadzimy każdy krok w praktyce z przykładem projektu satysfakcji pracownika.

1. Zbuduj swój raport, w którym życie zawodowe

Przed zbudowaniem raportu upewnij się, że już śledzisz informacje o pracy w narzędziu do zarządzania projektami. W ten sposób nie musisz ręcznie złapać informacji z wielu źródeł - zamiast tego możesz zmniejszyć ręczną pracę i utwórz raport za pomocą kilku kliknięć.

Zaczynając od narzędzia do zarządzania projektami ułatwia przechwytywanie zależności i uwagi nadchodzące zadania, dzięki czemu nigdy nie jesteś oślepiony o zdrowiu projektu.

2. Nazwij raport

Świetna opcja jest po prostu użycia nazwy projektu dla jasności. Jeśli regularnie zgłaszasz to projekt, należy również zawierać datę lub znacznik czasu.

Przykładowy raport projektu Tytuł:Luty 2020 r. - Inicjatywa satysfakcji pracowników

3. Wskazać zdrowie projektu

Zdrowie projekt jest aktualnym statusem projektu. Zdrowie projektowe może zmienić z raportu do raportu, zwłaszcza jeśli wpadniesz w blokery lub odblokować duże ryzyko projektowe. SzukamNarzędzie do zarządzania projektamiUmożliwia komunikację statusu projektu i czy na torze. Jednym ze sposobów na to jest użycie systemu kodowania kolorów (zielony = na torze, żółty = zagrożony, czerwony = wyłącznik).

Przykładowa aktualizacja zdrowia projektu:Status projektu jest na dobrej drodze.

4. Szybko podsumuj raport o stanie

Podsumowanie raportu o stanie projektu powinno być krótkie - około 2-3 zdań. Celem jest danie czytelnikom, którzy nie mają czasu na przeczytanie całego raportu szybkiego TL; dr najważniejszych faktów.

Jest to pierwsza część twojego raportu, więc jest to najlepsze miejsce na:

Obejmują najlepsze atrakcje

Flaga głównych blokerów

Uwaga Nieoczekiwane ryzyko projektu

Przykładowy raport Status Podsumowanie:Nasze wyniki badań są weryfikowane. Na pierwszy rzut oka widzimy 80% satysfakcji pracowników, o 3 punkty z ostatniej ankiety. Komitet Engagement pracuje z zespołem wykonawczym na temat tego, jakie nowe inicjatywy zaangażowania do wdrożenia w naszych kluczowych obszarach docelowych, które obejmują wzrost kariery i przejrzystość.

5. Dodaj przegląd wysokiego poziomu każdego obszaru kluczowego

W zależności od projektu kluczowe obszary mogą się różnić w zależności od raportu, albo mogą pozostać zgodne. Na przykład wProjekt zwinnyTo stale się poprawi, prawdopodobnie użyj dynamicznych kluczowych obszarów, które obejmują rzeczy, w którym twój zespół pracował podczas ostatniego sprintu. Alternatywnie, dla projektu planowania zdarzeń, istnieje ustawiona liczba kluczowych obszarów, na których zawsze chcesz dotknąć, jak promocja, rejestrację i głośniki.

Dla każdego obszaru kluczowego w raporcie stanu dodaj kilka punktów pocisków, które dają aktualizację postępu, osiągnięć i nadchodzącej pracy.

Przykładowy przegląd wysokiego poziomu obszaru klucza:Wyniki ankiety

70% pracowników wziął badanie satysfakcji.

Nasza ogólna ocena satysfakcji wynosi 80%.

Tylko 57% pracowników zgłasza wyraźną ścieżkę w kierunku rozwoju kariery, 5% od ostatniej ankiety.

41% pracowników wymienionych przez przejrzystość jako poprawę numer jeden, które chcieliby zobaczyć.

6. Dodaj linki do innych dokumentów lub zasobów

Chociaż nie należy dołączać wszelkich szczegółów o tym, jak idzie twój projekt, niektórzy ludzie będą chcieli wiedzieć więcej. Dla interesariuszy, którzy szukają bardziej szczegółowych informacji, podają linki do dokumentów lub zasobów. Może to obejmować bardziej szczegółowe informacje o projekcie, jak linki doSpecyficzne kamienie milowe projektu.lub szersze skutki projektu, jak odniesienie docele biznesoweProjekt przyczynia się do.

Przykład:Dołącz link do badania satysfakcji pracownika, a także większe Firma Okr.wokół wzrastającego zaangażowania pracowników w trakcie roku obrotowego.

7. Flaga Wszelkie blokery Prowadził projekt

Wszystkie projekty biegają w blokadę drogi. Mogą przyjść w formieRyzyko projektu., nieoczekiwane wzrasta dobudżetlub opóźnienia, które wpływają naOś czasu projektu. Utrzymywanie interesariuszy w pętli, gdy pojawiają się problemy pomogą wszystkim dostosować odpowiednio, aby pozostać na dobrej drodze.

Przykładowa blokada drogowa:Zespół wykonawczy chce spojrzeć na wyniki, zanim komitet zaręczyny ponownie spotyka, ale nie będzie w stanie tego zrobić przez kolejne trzy tygodnie. Spowoduje to opóźnienie naszej ogólnej osi czasu projektu.

8. Podświetl następne kroki

Mogą one zawierać listę kolejnych kroków, Kudos, które chcesz dać komuś lub coś innego, co chcesz podkreślić.

Przykład:Dziękuję Sarah A. Aby wysłać wiele komunikatów do pracowników, zachęcając ich do udziału w badaniu!

Szablon do tworzenia raportu o stanie projektu

Aby szybko umieścić wszystko, czego nauczyłeś się w poprzedniej sekcji, aby użyć, napisz następny raport o statusie projektu za pomocą tego łatwego do wypełnienia szablonu:

Nazwa raportu:

Zdrowie projektowe:

Streszczenie:

Kluczowy obszar 1: Przegląd wysokiego poziomu

Szczegółowe dane dotyczące postępów, osiągnięć i nadchodzących prac.

Kluczowy obszar 2: Przegląd wysokiego poziomu

Szczegółowe dane dotyczące postępów, osiągnięć i nadchodzących prac.

Kluczowy obszar 3: Przegląd wysokiego poziomu

Szczegółowe dane dotyczące postępów, osiągnięć i nadchodzących prac.

Dodatkowe informacje i linki:

Blokery:

Dodatkowe notatki lub podkreśla:

Przykładowy raport o stanie projektu

Podczas gdy przewodnik po pisaniu raportów o statusie projektu jest pomocny, czasami widząc prawdziwy przykład, pozwala naprawdę zobaczyć, jak wygląda własna aktualizacja, prawda? Myśleliśmy, że możesz się zgodzić, więc oto przykład możesz znaleźć przydatne:

Nazwa raportu:Uruchomienie ebook.

Stan projektu:Na torze

Streszczenie:

Wspaniały postęp w tym tygodniu! Nadal jesteśmy w fazie koncepcyjnej, ale Avery Lomax będzie wybierający temat w tym tygodniu. Treść i zespoły projektowe stoją i gotowi, aby zacząć, gdy damy iść dalej.

Pojęcie:

Zespół planistyczny spotkał się, aby omówić ogólny temat

Mamy trzy ostatnie pomysły i wybierzemy jeden w piątek

Krótki jest spowodowany zespołem treści w czwartek

Zawartość:

Zespół treści jest gotowy do rozpoczęcia pisania kopii, gdy tylko nasz pomysł zostanie sfinalizowany

Zbierają one odpowiednie informacje o firmie, które należy uwzględnić

Projekt:

Design Readed Five Ebook Przykłady do określenia stylu, które lubili

Będą wybierać szablon w następny wtorek

Dodatkowe notatki lub podkreśla:

Jen jest poza biurem w przyszłym tygodniu, więc proszę skierować pytania dotyczące radości

Dziękujemy za Henry'ego za kursowanie ogromnej listy tematów dla nas do wyboru!

Problemy / wyzwania:

Termin e-booka jest napięty, jak wszyscy wiemy. Jest to krytyczne, że wszyscy pracujemy w naszym narzędziu zarządzania projektami, aby wszyscy zorganizowali i na torze. Dzięki!

Usprawnij raportowanie za pomocą narzędzia do zarządzania pracą

Powyższy raport jest jasny i łatwy do śledzenia. Budując ten raport w narzędzia do zarządzania pracą jakMenedżer zadań UDN., Możesz automatycznie wypełnić każdą sekcję, ale podsumowanie. Oto, jak wygląda powyższy raportMenedżer zadań UDN. :

Stan projektu Raportowanie najlepszych praktyk

Teraz wiesz, co włączyć w raporcie o stanie projektu, ale nadal możesz mieć kilka dodatkowych pytań. Jak tworzysz raporty o statusie dla projektu, te najlepsze praktyki pomogą Ci sformułować zwycięską aktualizację.

Jak często powinieneś zgłosić?

Częstotliwość, z jaką wysyłasz aktualizacje projektu, zależy od rodzaju uruchomionego projektu. Jeśli twój projekt ma krótki czas ramy, albo jeśli rzeczy poruszają się szybko, dążyć do wysłania tygodniowych raportów o stanie projektu. Alternatywnie, jeśli zgłaszana inicjatywa jest projektem długoterminowym, prawdopodobnie trzeba tylko wysyłać dwutygodniowo lub nawet miesięcznych raportów. Najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że interesariusze projektu są aktualne.

Gdy korzystasz z narzędzia do raportowania projektu, możesz ustawić zadanie dla siebie, aby zawsze wysyłać raporty o statusie w pewnym dniu każdego tygodnia. Te powtarzające się przypomnienia ułatwiają informowanie zainteresowanych stron, niezależnie od tego, czy wysyłasz aktualizacje o statusie tygodniowe lub miesięczne raporty z postępu. Tak czy inaczej, interesariusze zaczną oczekiwać swoich aktualizacji, co oznacza mniej częstych kontroli od nich (plus doceniają zawsze bycie w pętli).

Wysyłając regularne raporty, możesz uniknąć wielu spotkań związanych z projektem (wszyscy wiemyniepotrzebne spotkania mają własną reputację). Pomiń spotkań odprawy i zaoszczędzić czas na ważniejszą pracę.

Kim powinieneś zawierać?

To zależy od projektu i zaangażowany, ale zazwyczaj planuje wysłać aktualizację do wszystkich interesariuszy pracujących nad projektem. Powinieneś stworzyć analizę interesariuszy, których analizuje wszystkie zainteresowane strony, sponsorów i członków zespołu - podczas procesu planowania projektu, ale odnoszą się do TwojegoPlan projektuJeśli nie jesteś pewien.

Nawet jeśli raport o statusie tego tygodnia nie wpływa na konkretny członek zespołu, nadal powinieneś podzielić się nią ze wszystkimi. Ważne jest, aby wszyscy miały przegląd wysokiego poziomu. Członkowie zespołu, którzy nie muszą przeglądać raportu w głębi, może szybko przejść sekcję podsumowującą, podczas gdy inne, którzy są bardziej zaangażowani, mogą zanurzyć się w podanalizowanych szczegółach.

Jak powinieneś dostać szczegółowy?

Raport o stanie projektu nie powinien oferować każdy mały szczegół. Niech praca opowiedzą historię - po prostu kursujesz informacje i dodając trochę koloru. Pomyśl o raporcie o stanie projektu jako najwyższej wiadomości - tylko najważniejsze elementy projektu, które wpływają na większość interesariuszy.

Zawsze powinieneś wskazywać, czy projekt jest na dobrej drodze, zagrożonych lub wyłączającym, daj szybkie podsumowanie tego, co jest kompletne, a co nadchodzące, a następnie linkować do innych zasobów dla osób, które chcą więcej szczegółów.

Gdzie należy napisać raport o statusie projektu?

Najlepszym sposobem na przewidziane aktualizacje statusu jest zNarzędzie do zarządzania pracą. Poszukaj narzędzia, który oferuje przegląd swojego projektu, więc twój zespół ma centralne źródło prawdy dla wszystkich prac związanych z projektem. W ten sposób, zamiast zarządzać projektamiArkusze kalkulacyjne, Możesz utrzymać go wszystkie aktualizacje statusu, majtki projektu, kluczowe rezultaty i ważne millety projektu - w jednym miejscu. Twoje raporty będą łatwo udostępniać, a zainteresowane strony mogą spojrzeć wstecz na poprzednie raporty w dowolnym momencie, unikając przeciążenia wiadomości e-mail na swoim końcu.

Zawijanie projektu: podsumowując swoją pracę

Raporty statusu, o których rozmawialiśmy, są zawsze wysyłane podczas projektu, aby wszyscy w pętli. Jednak po zakończeniu projektu jest to inteligentne, aby wysłać ostateczny raport podsumowujący. Pomyśl o tym jakoPodsumowaniedla twojego projektu. To twoja szansa zaoferowania interesariuszy w opakowaniu do projektu. Użyj go, aby oficjalnie go zamknąć.

Ponownie, to przegląd wysokiego poziomu, ale zamiast włączyć aktualizacje i statusy, zapewnisz podsumowanie, jak poszedł ogólny projekt. Oto kilka pytań do odpowiedzi w raporcie podsumowującym projekt:

Jakie były cele tego projektu i byli spotkali?

Czy projekt został zakończony na czas i na budżet (jeśli dotyczy)?

Jakie sukcesy powinny być podświetlone?

W jakich wyzwaniach wpadliśmy?

Czego możemy się nauczyć z tego projektuAby pomóc nam w przyszłych projektach?

Trzymaj każdy interesariusz na torze z raportami statusu, które same piszą

Jeśli chcesz przekroczyć na następnym projekcie, spróbuj wysłać aktualizacje statusu projektu. Utrzymują Cię produktywną, wydajną i odpowiedzialną, dając wszystkim szybki (i angażujący) spojrzeć na to, co się dzieje.

Użyj zasobów, które zapewniliśmy, aby utworzyć raporty, które dają wystarczającą ilość informacji bez nurkowania w zbyt wiele szczegółów. Znajdź rozwiązanie do zarządzania projektami Menedżer zadań UDN. To funkcje zaprojektowane specjalnie do pomocy w raportach statusu. Zaoszczędzisz czas i będziesz zorganizowany jak to możliwe.