A gyors útmutató a projekt hatókörének meghatározásához - 8 lépésben
Amikor a projektmenedzsmentről van szó, nem akarsz túl nagyra vagy túl kicsire törekedni. Inkább azt szeretné, hogy a projekt mérete legyen elég nagy ahhoz, hogy megragadja az összes projektet, de elég kicsi ahhoz, hogy egyElérhető cél .
Ennek módja az, hogy meghatározza a projekt hatókörét. Körének meghatározása a projekt segít elérni a projekt teljesítések időben és a költségvetés-nélküli túlterheléshez a csapat. Ebben a cikkben lefedjük mindent, amit tudnod kell, hogy meghatározzák és kezeljék a projekt hatókörét.
Mi a projektkör?
A projekt hatóköre a projekt határainak meghatározásának módja, és pontosan meghatározza, hogy milyen célokat, határidőket ésProjektadatokTe fogsz dolgozni. A projektkörnyezet tisztázásával biztosíthatja, hogy megütjönA projekt céljai és céljaikésedelem vagy túlmunka nélkül.
A projekt hatókörének meghatározása nem egy személy munka. Inkább igazodnia kell minden fontosnakProjekt érdekeltekés győződjön meg róla, hogy ugyanazon az oldalon van. Például, ha dolgozik egy termék marketing bevezetése, azt szeretnénk, hogy győződjön meg arról, hogy csatlakoznak az érintettekkel megfelelő csapatok a cég, mint a termék csapat, a tervező csapat, és a tartalom csapat. Attól függően, hogy mennyire bonyolult projekt, akkor is azt szeretné, hogy meghatározzák a változás-ellenőrzési folyamat azt majd bejutni, hogyan teheti meg később.
Mi a projektkoncentráció?
A projektkoncentráló nyilatkozata egyszerűen egy írásbeli dokumentum a projekt hatókörére. A projekt összetettségétől függően a hatókör kijelentése lehet az Ön részeiprojekt terv, vagy ez lehet a saját önálló dokumentum. Továbbá, ha dolgozik egy külső csapat vagy ügynökség, akkor kapcsolja be a projekt hatóköre nyilatkozatává munka (SOW) a cement közötti megállapodás Ön és a szállító.
Mi a kúszás?
A hatókör kúszása az, hogy mi történik, ha a projekt megvalósítása meghaladja a projekt hatókörét. Tegyük fel például, hogy dolgozol egy termék bevezetése, de még nem készült a projekt hatályát. A projekt felénél, az érdekelt felek egészíti ki sajtóközleményt a projekt várható eredményei. Néhány nappal később egy másik érdekképviselet hozzáad egy blogbejegyzést az új termékről. Ez a hozzáadott munka, amelyet a projektcsapat nem várta vagy felkészült, szükségtelen stresszre vagy akár késedelmet okozhat a projekt eredeti megvalósításához.
Amikor a projekt a hatályú kúszásban szenved, végül dolgozik a projekt elején, amit nem vártak. Ez projekt késleltetéséhez, túlmunkához vagy alacsony minőségű szállítmányokhoz vezethet.
A hatályú kúpok megakadályozásának legjobb módja, hogy szilárd projektkoncentrációt állapítsák meg, és a lehető legkésőbb az érintett érdekeltekkel rendelkezzen. Így mindenki ugyanazon az oldalon van arról, hogy mi a projekted - és nem fedezi.
A projekt hatóköreinek korai meghatározásának előnyei
A projekt terjedelmének meghatározása a projekttervezés kulcsfontosságú eleme. Egyértelmű hatókör nyilatkozat nélkül a projekt megrándulhat, és túlsúlyosíthatja a csapatod azon képességét, hogy késleltetést vagy kiégést okozhat. A projekt hatóköre segít a projekt teljes életciklusának elképzelésében, és győződjön meg róla, hogy a végső célok elérhetők. Pontosabban, a projekt hatóköreinek meghatározása lehetővé teszi, hogy:
Biztosítani kell, hogy az összes érdekelt fél világossá tegye a projekt határait
Az érdekelt felek elvárásainak kezelése és beszerzése
Csökkentse a projektkockázatot
Költségvetés éserőforrás-tervmegfelelően
Igazítsa a projektet a főrecélkitűzések
Megakadályozzák a kúszást
A módosítási kérelmek (komplex projektek) létrehozása
8 lépés a projekt hatókörének meghatározásához
1. Indítsa el a projekt céljait
Mielőtt meghatározná a projekt hatókörét, először fel kell vinnie a projekt célkitűzéseit. Projekt céljaiAz eszközök, amelyeket a projekt végére terveznek. A projekt hatóköre végül segít abban, hogy odaérjen - de először tudnod kell, hol van ".
2. Tegyen erőforrás-tervet, ha még nem
A projekt célkitűzései mellett szükség van arra is, hogy milyen erőforrások állnak rendelkezésre neked. A projektmenedzsmentben a bármi lehet a projekt költségvetéséből a csapat sávszélességének. AErőforrás-gazdálkodási tervkörvonalazza, hogy milyen erőforrások állnak rendelkezésre ehhez a projekthez - és hogyan fogják használni.
Tervezze meg az erőforrás-gazdálkodási terv meghatározását, mielőtt létrehozná a projekt hatókörét. Így, pontosan tudni fogja, hogy milyen források állnak rendelkezésünkre, ha éppen kidolgozása a projekt hatályát, és beállíthatja a projekt hatóköre alapján, hogy a rendelkezésre álló.
3. Gyűjtsön össze további projektkövetelményeket
Vannak más, fontos elemei a korai projekttervezésnek. De most már bármi másra kell összpontosítania, amely hatással lehet a projekt hatókörére. Ne feledje: A projekt hatóköre a projekt határainak dokumentálásának módja, és milyen fő célkitűzései, költségvetése, forrásai és a megvalósítások. Ha van valami más, ami befolyásolhatja ezeket a dolgokatProjekt idővonal, Például - gyűjtsük össze most.
4. A projekt hatókör nyilatkozata
Itt az ideje, hogy az összes olyan helyre kerüljön, amelyet egy helyre fordított: A projekt hatókörének nyilatkozata. A projektkörnyezetnek meg kell magyaráznia, hogy mit fogsz és nem fog tenni, és miért.
A projekt összetettségétől függően a projektkoncentráció egy golyópontos lista lehet, egy hosszabb bekezdés vagy egy teljes fúvott koca. Nem számít, milyen hosszú, a projekt hatályát kell vázolni, milyen a projekt céljai és jelzi, hogy milyen a projekt, és nem fedezi.
Ha segítségre van szüksége a hatókör meghatározásához, indítsa el ezeket a kérdéseket:
Miért dolgozunk ezen a projekten? Melyek a végső célok és a szállítmányok?
Milyen korlátozások vannak? Mennyi költségvetési, létszám és erőforrások állnak rendelkezésre? Melyik csapat tagja dolgozik ezen?
Mikor esnek a szállítmányok? Milyen idővonalra van szükségünk?
Mi van a hatókörből?
Mondjuk, hogy újjáépíted a cég weboldalát. Íme, amit a projekt köre megjelennek:
Projekt céljai:Az oldalsebesség és rugalmasság javítása érdekében átviheti a webhelyet a CMS platformra.
Erőforrások:
Webes csapat (három ember), 30 órányi munka egy héten 6 hétig
Engineering Manager (egy személy), 10 órányi munka egy hétig 6 hétig
Ez & amp; Jogi felülvizsgálat (két csapat), öt órás ad hoc munka egy héten
$ 7,000 a CMS-re
Határozatok:
A tartalmi írók képzése 2021 május végén
Teljes weboldal az új CMS-en június 20-ig
Project Roadmap és idővonal:
Április 26.:Kezdje el a CMS-t
Május 10:Ez & amp; Jogi felülvizsgálat
Május 17.-június 3-án:Web Team Transfer
Május 31-én:Tartalmi írók képzése
Június 4-én:A CMS él
Hatáskörön kívül:
Új gátrendszer
Testreszabható weboldalak az új CMS-en
5. A kulcsfontosságú érdekeltek beszerzése és jóváhagyása
Mielőtt aláírná a projektkoncentrálását, győződjön meg róla, hogy megvásárolja a projekt érdekeltjeit. Ez az Ön esélye, hogy megváltoztassa a dolgokat, átgondolja a projekt célkitűzéseit, és döntse el, mi az, és nem része a projektnek. Miután a projekt folyamatban van, nehezebb lesz megváltoztatni a projekt hatókör nyilatkozatának bármely elemét, ezért kommunikáljon az Ön hatókörének bármilyen fontos érdekelt felét.
6. Szükség esetén hozzon létre módosítási ellenőrzési folyamatot
Ha sok érdekelt fel van, vagy ha összetett kezdeményezést irányít, akkor érdemes megteremteni a Változtassa meg a vezérlési folyamatot. Nagy vagy összetett projektekkel néhány dolog elkerülhetetlenül meg kell változtatnia. Lehet, hogy a idővonal volt túl optimista, vagy új ügyfél visszajelzést jött, és meg kell változtatni néhány jelentős eredménye. Nem szeretné, hogy a projekt lehetetlen változni, de nem akarja, hogy bárki képes legyen megváltoztatni a változást Willy Nilly, mert ez vezethetkúszás .
A változás folyamat egy olyan folyamatkészlet, amelyet az érdekelteknek át kell mennünk a változás jóváhagyása előtt. Módosítási ellenőrzési folyamat létrehozásához hozzon létre módját a projektcsapat és az érdekelt felek számára, hogy benyújtsák a változtatási kérelmeket - például egy központosított bevitelen keresztülForma. Ezután egy előre kiválasztott sor fontos érdekelt felül kell vizsgálnia a változást, és nézd meg a módosítási kérelmet fontos ahhoz, hogy érdemi kiegészítés. Ha van, nézd meg, hogy meg tudod-e alávetni néhány munkát, amit terveztek, hogy elkerülje a kúszást.
7. Ossza meg projektkoncentrációját a csapattal
Az érdekeltek látták és aláírták a projekt hatókörét - a következő lépés az, hogy megosszák a projektcsapattal. Győződjön meg róla, hogy a csapata egy egyablakos boltban van, hogy elérje az összes munkát, mint aMunkagazdálkodási eszköz .
8. A projekt során olvassa el a projekt hatókör nyilatkozatát
Hasznos, ha gyakran hivatkozhat a projekt hatókörének dokumentumára, hogy győződjön meg róla, hogy a pályán, és nem veszélyezteti a kúpködést. Ha valaki új elemeket vezet be a projekthez, amely nem ment keresztül a változás ellenőrzési folyamatában, olvassa el őket a projekt hatókör nyilatkozatára, és ösztönözze őket arra, hogy kérésként vagy gyors követésként nyújtsák be ötletüket.
Állítsa be az egészséges határokat a projektkörrel
A projektkoncentráció egy nagyszerű eszköz, amely biztosítja, hogy a projekt nyomon kövesse és sikeres legyen. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy támogassa a projektcsapatát, és megakadályozza a kiégést. De a projektkör csak akkor hasznos, ha hatékonyan kommunikálnak. Ügyeljen arra, hogy a felszínre a projekt hatókörét dokumentum elején a projekt. Ezután a projekt során folytassa a visszaadást.