Hướng dẫn nhanh để xác định phạm vi dự án-trong 8 bước
Khi nói đến quản lý dự án, bạn không muốn nhắm quá lớn hoặc quá nhỏ. Thay vào đó, bạn muốn kích thước dự án của bạn được đủ lớn để nắm bắt tất cả các sản phẩm dự án của bạn, nhưng đủ nhỏ để trở thành mộtmục tiêu có thể đạt được .
Cách để làm điều đó là xác định phạm vi dự án của bạn. Xác định phạm vi dự án của bạn giúp bạn đạt được dự án giao hàng đúng hạn và trong ngân sách mà không cần làm việc quá nhiều nhóm của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bao gồm mọi thứ bạn cần biết để xác định và quản lý phạm vi dự án của bạn.
Phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án là một cách để thiết lập ranh giới trong dự án của bạn và xác định chính xác mục tiêu, thời hạn vàdự án có thể bàn giaoBạn sẽ làm việc hướng tới. Bằng cách làm rõ phạm vi dự án của bạn, bạn có thể đảm bảo bạn đánhMục tiêu và mục tiêu của dự ánkhông chậm trễ hoặc làm việc quá sức.
Xác định phạm vi dự án của bạn không phải là một công việc một người. Thay vào đó, bạn nên căn chỉnh với bất kỳ quan trọng nàoCác bên liên quan dự ánvà đảm bảo rằng tất cả các bạn trên cùng một trang. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên một chương trình khởi động tiếp thị sản phẩm, bạn muốn đảm bảo bạn phù hợp với các bên liên quan vào các đội có liên quan tại công ty của bạn, như nhóm sản phẩm, nhóm thiết kế và nhóm nội dung. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án của bạn, bạn cũng có thể muốn xác định quy trình kiểm soát thay đổi, chúng tôi sẽ nhận được cách bạn có thể làm điều đó sau.
Tuyên bố phạm vi dự án là gì?
Một tuyên bố phạm vi dự án chỉ đơn giản là một tài liệu bằng văn bản về phạm vi dự án của bạn. Tùy thuộc vào sự phức tạp của dự án của bạn, tuyên bố phạm vi của bạn có thể là một phần của bạnKế hoạch dự án, hoặc nó có thể là tài liệu độc lập của riêng nó. Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc với một nhóm hoặc cơ quan bên ngoài, bạn có thể biến Tuyên bố phạm vi dự án của mình thành một tuyên bố về công việc (SOW) để Xi măng thỏa thuận giữa bạn và nhà cung cấp của bạn.
Phạm vi creep là gì?
Phạm vi Creep là những gì xảy ra khi giao hàng dự án vượt quá phạm vi dự án. Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang làm việc trên một sản phẩm ra mắt, nhưng bạn đã không soạn thảo một tuyên bố phạm vi dự án. Nửa chừng dự án, một bên liên quan bổ sung thông cáo báo chí vào các sản phẩm cung cấp của dự án. Vài ngày sau, một bên liên quan khác nhau bổ sung một bài đăng trên blog về sản phẩm mới. Công việc bổ sung này mà nhóm dự án của bạn không mong đợi hoặc chuẩn bị cho có thể gây ra căng thẳng không cần thiết hoặc thậm chí trì hoãn với các sản phẩm ban đầu của dự án của bạn.
Khi dự án của bạn bị Creep phạm vi, cuối cùng bạn sẽ làm việc trên các nhiệm vụ mà bạn không mong đợi ở đầu dự án. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ của dự án, làm việc quá mức hoặc cung cấp chất lượng thấp.
Cách tốt nhất để ngăn chặn Creep phạm vi là tạo ra một tuyên bố phạm vi dự án vững chắc và chia sẻ nó với bất kỳ bên liên quan có liên quan nào sớm nhất có thể. Bằng cách đó, mọi người đều ở trên cùng một trang về dự án của bạn làm gì - và không che giấu.
Những lợi ích của việc xác định phạm vi dự án của bạn sớm
Xác định phạm vi dự án của bạn là một yếu tố chính của quy hoạch dự án. Không có tuyên bố phạm vi rõ ràng, dự án của bạn có thể gây cong vênh và phát triển vượt quá khả năng hoàn thành nó, gây chậm trễ hoặc kiệt sức. Phạm vi dự án của bạn giúp bạn hình dung toàn bộ vòng đời của dự án của bạn và đảm bảo mục tiêu kết thúc của bạn có thể đạt được. Cụ thể, xác định phạm vi dự án của bạn cho phép bạn:
Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có sự hiểu biết rõ ràng về ranh giới của dự án
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và mua vào
Giảm rủi ro dự án
Ngân sách vàKế hoạch tài nguyênthích hợp
Căn chỉnh dự án của bạn với chính của nóMục tiêu.
Ngăn chặn phạm vi creep.
Thiết lập một quy trình để thay đổi yêu cầu (đối với các dự án phức tạp)
8 bước để xác định phạm vi dự án của bạn
1. Bắt đầu với mục tiêu dự án của bạn
Trước khi bạn có thể xác định phạm vi dự án của mình, trước tiên bạn cần phải phác thảo mục tiêu dự án của mình. Mục tiêu dự ánlà tài sản bạn dự định giao hàng vào cuối dự án của bạn. Phạm vi dự án của bạn, cuối cùng, sẽ giúp bạn đến đó - nhưng trước tiên bạn cần biết nơi "ở đó".
2. Tạo một kế hoạch tài nguyên nếu bạn chưa có
Ngoài các mục tiêu dự án, bạn cũng cần một cảm giác về tài nguyên nào bạn sẽ có sẵn cho bạn. Trong quản lý dự án, một có thể là bất cứ thứ gì từ ngân sách dự án để nhóm băng thông. MỘTKế hoạch quản lý tài nguyênĐề cương tài nguyên nào bạn có sẵn cho dự án này, và cách chúng sẽ được sử dụng.
Kế hoạch xác định kế hoạch quản lý tài nguyên của bạn trước khi tạo phạm vi dự án của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ biết chính xác tài nguyên nào bạn có sẵn khi bạn soạn thảo tuyên bố phạm vi dự án của mình và bạn có thể điều chỉnh phạm vi dự án dựa trên tính khả dụng đó.
3. Thu thập bất kỳ yêu cầu dự án bổ sung
Có những yếu tố quan trọng khác của quy hoạch dự án ban đầu. Nhưng ngay bây giờ, bạn nên tập trung vào bất cứ điều gì khác có thể ảnh hưởng đến phạm vi dự án của bạn. Hãy nhớ rằng: Phạm vi dự án là cách bạn ghi lại ranh giới của dự án của bạn, và mục tiêu, ngân sách, tài nguyên và cung cấp chính của bạn là gì. Nếu có bất cứ điều gì khác có thể ảnh hưởng đến những thứ đó, giống như của bạnDòng thời gian dự án, ví dụ-thu thập rằng bây giờ.
4. Dự thảo tuyên bố phạm vi dự án của bạn
Đã đến lúc đặt tất cả các nghiên cứu mà bạn đã biên soạn thành một nơi: tuyên bố phạm vi dự án của bạn. Tuyên bố phạm vi dự án của bạn nên giải thích những gì bạn sẽ và sẽ không làm, và tại sao.
Tùy thuộc vào sự phức tạp của dự án của bạn, tuyên bố phạm vi dự án của bạn có thể là một danh sách nhọn, một đoạn dài hơn hoặc lợn nái đầy đủ. Cho dù đó là bao lâu, tuyên bố phạm vi dự án của bạn sẽ phác thảo những mục tiêu dự án của bạn là gì và cho biết dự án của bạn sẽ làm gì và sẽ không bao gồm.
Nếu bạn cần trợ giúp xác định phạm vi, hãy bắt đầu bằng cách trả lời những câu hỏi này:
Tại sao chúng ta làm việc trong dự án này? Mục tiêu và sản phẩm cuối cùng của chúng ta là gì?
Chúng ta có những hạn chế nào? Có bao nhiêu ngân sách, nhân viên và tài nguyên có sẵn? Các thành viên trong nhóm nào sẽ làm việc này?
Khi nào giao hàng của chúng tôi do? Dòng thời gian nào chúng ta phải đánh?
Có gì hết phạm vi?
Giả sử bạn đang xây dựng lại trang web của công ty bạn. Đây là những gì phạm vi dự án có thể trông như thế nào:
Mục tiêu dự án:Chuyển trang web Backend trên nền tảng CMS để cải thiện tốc độ trang và tính linh hoạt.
Tài nguyên:
Nhóm web (ba người), 30 giờ làm việc mỗi tuần trong 6 tuần
Quản lý kỹ thuật (một người), 10 giờ làm việc một tuần trong 6 tuần
Nó & amp; Đánh giá pháp lý (hai đội), năm giờ của ad hoc làm việc một tuần
$ 7.000 cho CMS
Cung cấp:
Đào tạo cho tất cả các nhà văn nội dung vào cuối tháng 5 năm 2021
Toàn bộ trang web trên CMS mới vào tháng 6 năm 2021
Lộ trình dự án và dòng thời gian:
Ngày 26 tháng 4:Bắt đầu phạm vi cms.
10 tháng 5:Nó & amp; Đánh giá hợp pháp
Ngày 17 tháng 5 đến ngày 3 tháng 6:Truyền nhóm web
Ngày 31 tháng 5:Đào tạo của nhà văn nội dung
Ngày 4 tháng 6:CMS đang sống
Ra khỏi phạm vi:
Hệ thống đập mới
Các trang web có thể tùy chỉnh trên CMS mới
5. Nhận mua và phê duyệt từ các bên liên quan chính
Trước khi bạn đăng xuất trên bảng sao kê phạm vi dự án của mình, hãy đảm bảo bạn nhận được mua từ các bên liên quan dự án của mình. Đây là cơ hội để bạn thay đổi mọi thứ xung quanh, suy nghĩ lại về mục tiêu của dự án của bạn và quyết định những gì là và không phải là một phần của dự án. Khi dự án của bạn đang được tiến hành, sẽ khó thay đổi bất kỳ yếu tố nào trong bảng sao kê phạm vi dự án của bạn, vì vậy hãy truyền đạt phạm vi tốt của bạn cho bất kỳ bên liên quan quan trọng nào.
6. Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi nếu cần thiết
Nếu bạn có nhiều bên liên quan, hoặc nếu bạn đang quản lý một sáng kiến phức tạp, nó cũng có thể đáng để thiết lập một Thay đổi quy trình kiểm soát. Với các dự án lớn hoặc phức tạp, một số điều chắc chắn sẽ phải thay đổi. Có thể dòng thời gian của bạn quá lạc quan hoặc phản hồi của khách hàng mới xuất hiện và bạn phải thay đổi một số phân phối quan trọng. Bạn không muốn dự án của bạn là không thể thay đổi, nhưng bạn cũng không muốn bất cứ ai có thể thực hiện một sự thay đổi Willy Nilly, bởi vì điều đó có thể dẫn đếnphạm vi creep. .
Quá trình thay đổi là một bộ quy trình được thành lập mà các bên liên quan phải trải qua trước khi thay đổi của họ được chấp thuận. Để tạo quy trình kiểm soát thay đổi, thiết lập cách cho nhóm dự án và các bên liên quan của bạn để gửi các yêu cầu thay đổi, ví dụ, thông qua một lượng tập trung tập trungBiểu mẫu. Sau đó, một bộ các bên liên quan quan trọng được chọn trước sẽ xem xét sự thay đổi và xem liệu yêu cầu thay đổi có đủ quan trọng để bổ sung công đức hay không. Nếu có, hãy xem nếu bạn có thể hạ gục một số công việc bạn đang lên kế hoạch làm, để tránh phạm vi creep.
7. Chia sẻ tuyên bố phạm vi dự án của bạn với nhóm
Các bên liên quan của bạn đã thấy và đã đăng xuất trong phạm vi dự án của bạn, bước tiếp theo là chia sẻ nó với nhóm dự án của bạn. Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn có một cửa hàng một cửa để truy cập tất cả các công việc của bạn, như mộtCông cụ quản lý công việc .
8. Tham khảo lại tuyên bố phạm vi dự án của bạn trong dự án
Thật hữu ích khi tham khảo tài liệu phạm vi dự án của bạn thường xuyên để đảm bảo bạn đang theo dõi và không có nguy cơ bị leo. Nếu bất kỳ ai giới thiệu các yếu tố mới cho dự án đã vượt qua quá trình kiểm soát thay đổi của bạn, hãy tham khảo tuyên bố phạm vi dự án và khuyến khích họ gửi ý tưởng của họ như một yêu cầu hoặc theo dõi nhanh.
Đặt ranh giới lành mạnh với phạm vi dự án
Một tuyên bố phạm vi dự án là một công cụ tuyệt vời để đảm bảo dự án của bạn đang diễn ra và sẽ thành công. Đó cũng là một cách tuyệt vời để hỗ trợ nhóm dự án của bạn và ngăn chặn kiệt sức. Nhưng một phạm vi dự án chỉ hữu ích nếu nó được truyền đạt một cách hiệu quả. Hãy chắc chắn để bề mặt tài liệu phạm vi dự án sớm trong dự án của bạn. Sau đó, tiếp tục nhắc lại nó thường xuyên trong dự án.
