परियोजना के दायरे को परिभाषित करने के लिए त्वरित गाइड -8 चरणों में
जब परियोजना प्रबंधन की बात आती है, तो आप बहुत बड़े या बहुत छोटे को लक्षित नहीं करना चाहते हैं। इसके बजाय, आप चाहते हैं कि आपका प्रोजेक्ट आकार हो अपने सभी परियोजना डिलिवरेबल्स को कैप्चर करने के लिए काफी बड़ा है, लेकिन एक होने के लिए पर्याप्त छोटा हैप्राप्त करने योग्य लक्ष्य ।
ऐसा करने का तरीका अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करना है। अपनी परियोजना के दायरे को परिभाषित करने से आपको समय पर और बजट के भीतर आपके प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को हिट करने में मदद मिलती है-आपकी टीम को ओवरवर्क करने के बिना। इस लेख में, हम आपके प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित और प्रबंधित करने के लिए आवश्यक सब कुछ को कवर करेंगे।
प्रोजेक्ट स्कोप क्या है?
प्रोजेक्ट स्कोप आपकी परियोजना पर सीमाओं को निर्धारित करने का एक तरीका है और वास्तव में परिभाषित करता है कि वास्तव में क्या लक्ष्य, समय सीमा, औरप्रदेय परियोजनाआप की ओर काम करेंगे। अपने प्रोजेक्ट स्कोप को स्पष्ट करके, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप अपना हिट करेंपरियोजना लक्ष्यों और उद्देश्योंबिना देरी या ओवरवर्क के।
अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करना एक व्यक्ति की नौकरी नहीं है। इसके बजाय, आपको किसी भी महत्वपूर्ण के साथ संरेखित करना चाहिएपरियोजना हितधारकोंऔर सुनिश्चित करें कि आप सभी एक ही पृष्ठ पर हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक उत्पाद विपणन लॉन्च पर काम कर रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उत्पाद टीम, द डिज़ाइन टीम और सामग्री टीम की तरह आपकी कंपनी में प्रासंगिक टीमों पर हितधारकों के साथ संरेखित करें। आपकी परियोजना कितनी जटिल है, इस पर निर्भर करता है कि आप एक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया को भी परिभाषित करना चाहेंगे- हम इसे बाद में कैसे कर सकते हैं।
एक परियोजना क्षेत्र क्या है?
एक प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट बस आपके प्रोजेक्ट स्कोप का एक लिखित दस्तावेज है। आपकी परियोजना की जटिलता के आधार पर, आपका स्कोप स्टेटमेंट आपके एक सेक्शन हो सकता हैपरियोजना योजना, या यह अपना खुद का स्टैंड-अलोन दस्तावेज़ हो सकता है। इसके अतिरिक्त, यदि आप बाहरी टीम या एजेंसी के साथ काम कर रहे हैं, तो आप अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट को आपके और आपके विक्रेता के बीच समझौते को सीमेंट करने के लिए कार्य (बोने) में बदल सकते हैं।
स्कोप रेंगना क्या है?
स्कोप रेंगना होता है जब प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स प्रोजेक्ट स्कोप से अधिक होता है। उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आप एक उत्पाद लॉन्च पर काम कर रहे हैं, लेकिन आपने एक प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट का मसौदा तैयार नहीं किया है। परियोजना के माध्यम से आधे रास्ते, एक हितधारक परियोजना के डिलिवरेबल्स को एक प्रेस विज्ञप्ति जोड़ता है। कुछ दिनों बाद, एक अलग हितधारक नए उत्पाद के बारे में एक ब्लॉग पोस्ट जोड़ता है। यह जोड़ा गया काम जो आपकी प्रोजेक्ट टीम की उम्मीद नहीं कर रही थी या तैयार नहीं थी, अनावश्यक तनाव या यहां तक कि आपके प्रोजेक्ट के मूल डिलिवरेबल्स में देरी हो सकती थी।
जब आपकी परियोजना स्कोप रेंगने से पीड़ित होती है, तो आप उन कार्यों पर काम करते हैं जिन्हें आप परियोजना की शुरुआत में अपेक्षा नहीं करते थे। यह परियोजना में देरी, ओवरवर्क, या कम गुणवत्ता वाले डिलिवरेबल्स का कारण बन सकता है।
स्कोप रेंगने को रोकने का सबसे अच्छा तरीका एक ठोस प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट बनाना है और इसे किसी भी प्रासंगिक हितधारकों के साथ संभव के रूप में संभव के रूप में साझा करना है। इस तरह, हर कोई एक ही पृष्ठ पर है कि आपकी परियोजना क्या करती है - और कवर नहीं करती है।
अपने परियोजना के दायरे को जल्दी परिभाषित करने के लाभ
अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करना परियोजना नियोजन का एक प्रमुख तत्व है। एक स्पष्ट दायरे के बयान के बिना, आपकी परियोजना आपकी टीम की अपनी टीम की क्षमता से परे हो सकती है और बढ़ सकती है, जिससे देरी या बर्नआउट हो सकता है। आपका प्रोजेक्ट स्कोप आपको अपनी परियोजना के पूरे जीवन चक्र की कल्पना करने में मदद करता है और सुनिश्चित करता है कि आपके अंतिम लक्ष्य प्राप्त किए जा सकें। विशेष रूप से, आपके प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करने से आपको यह अनुमति मिलती है:
सुनिश्चित करें कि सभी हितधारकों को परियोजना की सीमाओं की स्पष्ट समझ है
हितधारक अपेक्षाओं को प्रबंधित करें और खरीदें-इन प्राप्त करें
परियोजना जोखिम कम करें
बजट औरसंसाधन योजनाउचित रूप से
अपनी परियोजना को इसके मुख्य पर संरेखित करेंउद्देश्यों
स्कोप रेंगना को रोकें
परिवर्तन अनुरोधों के लिए एक प्रक्रिया स्थापित करें (जटिल परियोजनाओं के लिए)
अपने प्रोजेक्ट के दायरे को परिभाषित करने के लिए 8 कदम
1. अपने प्रोजेक्ट उद्देश्यों के साथ शुरू करें
इससे पहले कि आप अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित कर सकें, आपको पहले अपने प्रोजेक्ट उद्देश्यों को रेखांकित करने की आवश्यकता है। परियोजना के उद्देश्योंऐसी संपत्ति हैं जो आप अपनी परियोजना के अंत तक पहुंचाने की योजना बना रहे हैं। आखिरकार, आपका प्रोजेक्ट दायरा आपको वहां पहुंचने में मदद करेगा - लेकिन आपको पहले यह जानने की ज़रूरत है कि "वहां" कहां है।
2. यदि आप पहले से नहीं हैं तो एक संसाधन योजना बनाएं
परियोजना उद्देश्यों के अलावा, आपको यह भी आवश्यकता है कि आपके पास कौन से संसाधन उपलब्ध हैं। परियोजना प्रबंधन में, ए परियोजना बजट से टीम बैंडविड्थ तक कुछ भी हो सकता है। एसंसाधन प्रबंधन योजनायह बताते हैं कि इस परियोजना के लिए आपके पास कौन से संसाधन उपलब्ध हैं- और उनका उपयोग कैसे किया जाएगा।
अपने प्रोजेक्ट स्कोप बनाने से पहले अपनी संसाधन प्रबंधन योजना को परिभाषित करने की योजना बनाएं। इस तरह, आपको पता चलेगा कि जब आप अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट का मसौदा तैयार कर रहे हों तो आपके पास कौन से संसाधन उपलब्ध हैं, और आप उस उपलब्धता के आधार पर प्रोजेक्ट स्कोप को समायोजित कर सकते हैं।
3. किसी भी अतिरिक्त परियोजना आवश्यकताओं को एकत्रित करें
प्रारंभिक परियोजना नियोजन के अन्य, महत्वपूर्ण तत्व हैं। लेकिन अभी, आपको किसी और चीज पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो आपके प्रोजेक्ट स्कोप को प्रभावित कर सकता है। याद रखें: प्रोजेक्ट स्कोप आपकी परियोजना की सीमाओं को दस्तावेज करने का आपका तरीका है, और आपके मुख्य उद्देश्यों, बजट, संसाधन और डिलिवरेबल्स क्या हैं। अगर वहाँ कुछ और है जो उन चीजों को प्रभावित कर सकता है जैसे आपकी तरहपरियोजना घटनाक्रमउदाहरण के लिए - अब इकट्ठा करें।
4. अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट का मसौदा
यह आपके द्वारा संकलित सभी शोधों को एक स्थान पर रखने का समय है: आपका प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट। आपके प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट को समझा जाना चाहिए कि आप क्या करेंगे और क्या नहीं करेंगे, और क्यों।
आपकी परियोजना की जटिलता के आधार पर, आपका प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट एक बुलेट-पॉइंट सूची, एक लंबा अनुच्छेद, या एक पूर्ण उड़ा बो सकता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना समय है, आपके प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट को यह बताते हैं कि आपके प्रोजेक्ट के उद्देश्य क्या हैं और इंगित करें कि आपकी परियोजना क्या होगी और कवर नहीं होगी।
यदि आपको दायरे को परिभाषित करने में मदद की ज़रूरत है, तो इन सवालों का जवाब देकर शुरू करें:
हम इस परियोजना पर क्यों काम कर रहे हैं? हमारे अंतिम लक्ष्य और डिलिवरेबल्स क्या हैं?
हमारे पास क्या प्रतिबंध हैं? कितना बजट, हेडकाउंट और संसाधन उपलब्ध हैं? इस पर कौन सी टीम के सदस्य काम करेंगे?
हमारे डिलिवरेबल्स कब देय हैं? हमें किस समय पर हिट करना है?
क्या गुंजाइश से बाहर है?
मान लीजिए कि आप अपनी कंपनी की वेबसाइट का पुनर्निर्माण कर रहे हैं। यहां बताया गया है कि प्रोजेक्ट स्कोप कैसा दिख सकता है:
परियोजना के उद्देश्यों:पृष्ठ की गति और लचीलापन में सुधार के लिए वेबसाइट बैकएंड को सीएमएस प्लेटफ़ॉर्म को स्थानांतरित करें।
साधन:
वेब टीम (तीन लोग), 6 सप्ताह के लिए सप्ताह में 30 घंटे का काम
इंजीनियरिंग मैनेजर (एक व्यक्ति), 6 सप्ताह के लिए एक सप्ताह के काम के 10 घंटे
यह & amp; कानूनी समीक्षा (दो टीमें), पांच घंटे का विज्ञापन एक सप्ताह में काम करते हैं
सीएमएस के लिए $ 7,000
डिलिवरेबल्स:
2021 के अंत में सभी सामग्री लेखकों के लिए प्रशिक्षण
जून 2021 तक नई सीएमएस पर पूरी वेबसाइट
प्रोजेक्ट रोडमैप और समयरेखा:
26 अप्रैल:सीएमएस स्कोपिंग शुरू करें
10 मई:यह & amp; कानूनी समीक्षा
17 मई-जून 3 मई:वेब टीम स्थानांतरण
31 मई:सामग्री लेखकों का प्रशिक्षण
4 जून:सीएमएस लाइव है
दायरे से बाहर:
नई बांध प्रणाली
नए सीएमएस पर अनुकूलन वेब पेज
5. कुंजी हितधारकों से खरीदें और अनुमोदन प्राप्त करें
अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट पर साइन आउट करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रोजेक्ट हितधारकों से खरीदें-इन प्राप्त करें। यह आपके प्रोजेक्ट के उद्देश्यों को पुनर्विचार करने, और यह तय करने का आपका मौका है कि परियोजना का हिस्सा क्या है और यह है। एक बार आपकी परियोजना चलने के बाद, अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट के किसी भी तत्व को बदलना कठिन होगा, इसलिए किसी भी महत्वपूर्ण हितधारकों को अपने दायरे को अच्छी तरह से संवाद करें।
6. यदि आवश्यक हो तो एक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया स्थापित करें
यदि आपके पास बहुत सारे हितधारकों हैं, या यदि आप एक जटिल पहल का प्रबंधन कर रहे हैं, तो यह भी स्थापित करने के लायक हो सकता है नियंत्रण प्रक्रिया बदलें। बड़ी या जटिल परियोजनाओं के साथ, कुछ चीजों को अनिवार्य रूप से बदलना होगा। हो सकता है कि आपकी टाइमलाइन रास्ता बहुत आशावादी थी, या नई ग्राहक प्रतिक्रिया आई और आपको कई महत्वपूर्ण डिलिवरेबल्स बदलना होगा। आप नहीं चाहते कि आपकी परियोजना को बदलने के लिए असंभव हो, लेकिन आप यह भी नहीं चाहते कि कोई भी किसी भी बदलाव को जीतने में सक्षम न हो, क्योंकि इससे हो सकता हैलक्ष्य में बदलाव ।
एक परिवर्तन प्रक्रिया प्रक्रियाओं का एक स्थापित सेट है कि हितधारकों को उनके परिवर्तन को मंजूरी देने से पहले जाना पड़ता है। एक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया बनाने के लिए, अपनी परियोजना टीम और हितधारकों के लिए परिवर्तन अनुरोध जमा करने के लिए एक तरीका स्थापित करें- उदाहरण के लिए, एक केंद्रीकृत सेवन के माध्यम सेप्रपत्र। फिर, महत्वपूर्ण हितधारकों के एक पूर्व-चयनित सेट को परिवर्तन की समीक्षा करनी चाहिए और देखें कि परिवर्तन अनुरोध प्राप्त करने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण है या नहीं। यदि ऐसा है, तो देखें कि क्या आप कुछ कामों को कमजोर कर सकते हैं जो आप कर रहे थे, ताकि आप कर रहे थे, ताकि गुंजाइश रेंगने के लिए।
7. टीम के साथ अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट को साझा करें
आपके हितधारकों ने आपके प्रोजेक्ट स्कोप पर देखा और हस्ताक्षर किए हैं- अगला कदम इसे अपनी प्रोजेक्ट टीम के साथ साझा करना है। सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के पास आपके सभी कामों तक पहुंचने के लिए एक-स्टॉप शॉप है, जैसे एकार्य प्रबंधन उपकरण ।
8. परियोजना के दौरान अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट पर वापस जाएं
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप ट्रैक पर हैं और स्कोप रेंगने का खतरा नहीं है, अपने प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ को संदर्भित करने में मददगार है। यदि कोई भी उस परियोजना के लिए नए तत्व पेश करता है जो आपकी परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजर नहीं गया है, तो उन्हें प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट में देखें और उन्हें एक अनुरोध या तेज़-पालन के रूप में अपना विचार प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित करें।
परियोजना के दायरे के साथ स्वस्थ सीमाएं निर्धारित करें
एक प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट यह सुनिश्चित करने के लिए एक शानदार टूल है कि आपकी परियोजना ट्रैक पर है और सफल होने जा रही है। यह आपकी परियोजना टीम का समर्थन करने और बर्नआउट को रोकने का एक शानदार तरीका भी है। लेकिन एक परियोजना का दायरा केवल तभी उपयोगी होता है जब इसे प्रभावी रूप से संवाद किया गया हो। अपने प्रोजेक्ट में प्रारंभिक प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ को सतह पर रखें। फिर, परियोजना के दौरान अक्सर इसका जिक्र करते रहें।
