Ghidul rapid pentru definirea domeniului de aplicare a proiectului-în 8 pași
Când vine vorba de gestionarea proiectelor, nu doriți să vă îndreptați prea mult sau prea mic. Mai degrabă, doriți ca dimensiunea proiectului să fie suficient de mare pentru a captura toate produsele dvs. de proiect, dar suficient de mici pentru a fi unObiectivul realizabil .
Modul de a face acest lucru este de a defini domeniul dvs. de aplicare al proiectului. Definirea domeniului de aplicare al proiectului vă ajută să vă atingeți rezultatele proiectului la timp și în cadrul bugetului - fără a supraviețui echipei dvs. În acest articol, vom acoperi tot ce trebuie să știți să definiți și să gestionați domeniul de aplicare al proiectului.
Ce este domeniul de aplicare al proiectului?
Domeniul de aplicare al proiectului este o modalitate de a stabili limitele proiectului dvs. și de a defini exact ce obiective, termene limită șiProiecte de probeVei lucra la. Prin clarificarea domeniului dvs. de proiect, vă puteți asigura că ați lovit-oObiectivele și obiectivele proiectuluifără întârziere sau suprasolicitare.
Definirea domeniului dvs. de aplicare a proiectului nu este o slujbă cu o singură persoană. Mai degrabă, trebuie să vă aliniați cu privire la orice importanțăPersoane interesate de proiectși asigurați-vă că sunteți toți pe aceeași pagină. De exemplu, dacă lucrați la o lansare de marketing de produse, doriți să vă asigurați că aliniați părțile interesate cu privire la echipele relevante de la compania dvs., cum ar fi echipa de produse, echipa de proiectare și echipa de conținut. În funcție de cât de complex este proiectul dvs., poate doriți, de asemenea, să definiți un proces de control al schimbării - vom intra în modul în care puteți face acest lucru mai târziu.
Ce este o declarație de domeniu de proiect?
O declarație de domeniu de proiect este pur și simplu un document scris al domeniului dvs. de aplicare. În funcție de complexitatea proiectului dvs., declarația dvs. de aplicare ar putea fi o secțiune a dvs.plan de proiect, sau ar putea fi propriul său document autonom. În plus, dacă lucrați cu o echipă sau o agenție externă, puteți transforma declarația de aplicare a proiectului într-o declarație de lucru (scroafă) pentru a cimenta acordul dintre dvs. și furnizorul dvs.
Ceea ce este sfera de joc?
Domeniu de aplicare Creep este ceea ce se întâmplă atunci când rezultatele proiectului depășește domeniul de aplicare al proiectului. De exemplu, imaginați-vă că lucrați la o lansare a produsului, dar nu ați redactat o declarație de domeniu de proiect. La jumătatea proiectului, un părți interesat adaugă un comunicat de presă la livrările proiectului. Câteva zile mai târziu, un alt părinte adaugă un post de blog despre produsul nou. Această lucrare a adăugat că echipa dvs. de proiect nu se aștepta sau pregătită pentru a provoca stres inutil sau chiar întârzieri la rezultatele originale ale proiectului dvs.
Când proiectul dvs. suferă de câmpul de aplicare, ajungeți să lucrați la sarcini pe care nu v-ați așteptat la începutul proiectului. Acest lucru poate duce la întârzieri ale proiectelor, suprapunerii sau la livrările de calitate scăzută.
Cea mai bună modalitate de a preveni formația de aplicare a domeniului este de a crea o declarație solidă de domeniu de aplicare și de ao împărtăși cu privire la toate părțile interesate relevante cât mai curând posibil. În acest fel, toată lumea se află pe aceeași pagină despre ceea ce face proiectul dvs. și nu acoperă.
Beneficiile definirii domeniului dvs. de aplicare a proiectului dvs. devreme
Definirea domeniului dvs. de aplicare este un element-cheie al planificării proiectului. Fără o declarație clară de aplicare, proiectul dvs. ar putea să se răstoarne și să crească dincolo de capacitatea echipei dvs. de ao completa, provocând întârzieri sau arsuri. Domeniul dvs. de aplicare al proiectului vă ajută să vă imaginați întregul ciclu de viață al proiectului dvs. și să vă asigurați că obiectivele finale sunt realizabile. În mod specific, definirea domeniului dvs. de aplicare vă permite să:
Asigurați-vă că toate părțile interesate au o înțelegere clară a limitelor proiectului
Gestionați așteptările părților interesate și obțineți buy-in
Reducerea riscului de proiect
Buget șiPlanul de resurseîn mod corespunzător
Aliniați-vă proiectul la principalul săuobiective
Împiedicați pârâul de aplicare
Stabiliți un proces de modificare a cererilor (pentru proiecte complexe)
8 pași pentru a defini domeniul dvs. de aplicare al proiectului dvs.
1. Începeți cu obiectivele proiectului
Înainte de a vă putea defini domeniul de aplicare al proiectului, trebuie mai întâi să vă evidențiați obiectivele proiectului. Obiectivele proiectuluisunt activele pe care intenționați să le livrați până la sfârșitul proiectului dvs. Domeniul dvs. de proiect, în cele din urmă, vă va ajuta să ajungeți acolo - dar mai întâi trebuie să știți unde este "acolo".
2. Faceți un plan de resurse dacă nu ați făcut-o deja
În plus față de obiectivele proiectului, aveți nevoie, de asemenea, de faptul că resursele pe care le veți avea la dispoziție. În managementul proiectelor, a poate fi orice de la bugetul proiectului la lățimea de bandă a echipei. APlanul de gestionare a resurselorconturează resursele pe care le aveți la dispoziție pentru acest proiect - și cum vor fi utilizate.
Planificați să definiți planul de gestionare a resurselor înainte de a vă crea domeniul de aplicare al proiectului. În acest fel, veți ști exact ce resurse aveți la dispoziție atunci când vă redactați declarația de aplicare a proiectului și puteți ajusta domeniul de aplicare al proiectului pe baza disponibilității respective.
3. Colectați orice cerințe suplimentare de proiect
Există și alte elemente importante ale planificării anticipate a proiectului. Dar chiar acum, ar trebui să vă concentrați asupra altceva care ar putea afecta domeniul dvs. de aplicare al proiectului. Amintiți-vă: Domeniul de aplicare al proiectului este modul dvs. de a documenta limitele proiectului dvs. și care sunt principalele obiective, buget, resurse și rezultate. Dacă există altceva care ar putea afecta acele lucruri - cum ar fiCronologie de proiect, de exemplu - colecta asta acum.
4. Proiectarea declarației dvs. de aplicare a proiectului
Este timpul să punem toate cercetările pe care le-ați compilat într-un singur loc: declarația dvs. de domeniu de proiect. Declarația dvs. de aplicare a proiectului ar trebui să explice ceea ce veți face și nu veți face și de ce.
În funcție de complexitatea proiectului dvs., declarația de aplicare a proiectului ar putea fi o listă de gloanțe, un paragraf mai lung sau o scroafă plină de suflare. Indiferent cât timp este, declarația de aplicare a proiectului dvs. ar trebui să contureze ce obiectivele proiectului dvs. sunt și să indice ceea ce voința dvs. de proiect și nu va acoperi.
Dacă aveți nevoie de ajutor pentru definirea domeniului de aplicare, începeți să răspundeți la aceste întrebări:
De ce lucrăm la acest proiect? Care sunt obiectivele și rezultatele noastre finale?
Ce restricții avem? Cât de mult sunt disponibile bugetul, numărul de angajați și resursele? Ce membri ai echipei vor lucra la acest lucru?
Când sunt livratele noastre datorate? Ce cronologie trebuie să lovim?
Ce este în afara domeniului?
Să presupunem că reconstruiți site-ul companiei dvs. Iată ce ar putea arăta domeniul de proiect:
Obiectivele proiectului:Transferați site-ul Web Backend pe platforma CMS pentru a îmbunătăți viteza și flexibilitatea paginii.
Resurse:
Echipa Web (trei persoane), 30 de ore de lucru pe săptămână timp de 6 săptămâni
Manager de inginerie (o persoană), 10 ore de muncă pe săptămână timp de 6 săptămâni
IT & AMP; Revizuirea juridică (două echipe), cinci ore de muncă ad-hoc pe săptămână
7.000 de dolari pentru CMS
Livrare:
Instruirea pentru toți scriitorii de conținut la sfârșitul lunii mai 2021
Întregul site web cu noile CMS până în iunie 2021
Proiectul de parcurs de proiect și cronologie:
26 aprilie:Începeți să faceți clic pe CMS.
10 mai:IT & AMP; Revizuirea juridică
17 mai - 3 iunie:Transferul echipei web
31 mai:Formarea scriitorilor de conținut
4 iunie:CMS este live
Fara scop:
Noul sistem de baraj
Pagini web personalizabile pe noi CMS
5. Obțineți buy-in și aprobarea părților interesate cheie
Înainte de a vă deconecta declarația de aplicare a proiectului, asigurați-vă că obțineți buy-in de la părțile interesate de proiect. Aceasta este șansa dvs. de a schimba lucrurile, să regândească obiectivele proiectului dvs. și să decideți ce este și nu face parte din proiect. Odată ce proiectul dvs. este în curs de desfășurare, va fi mai greu să schimbați orice element al declarației dvs. de aplicare a proiectului dvs., astfel încât să vă comunicați bine domeniul de aplicare a oricăror părți interesate importante.
6. Stabiliți un proces de control al modificării, dacă este necesar
Dacă aveți o mulțime de părți interesate sau dacă gestionați o inițiativă complexă, ar putea fi, de asemenea, merită stabilită a Schimbarea procesului de control. Cu proiecte mari sau complexe, unele lucruri vor trebui în mod inevitabil să se schimbe. Poate că cronologia dvs. a fost prea optimistă, sau a venit feedback-ul nou al clienților și trebuie să schimbați mai multe rezultate importante. Nu doriți ca proiectul dvs. să fie imposibil de schimbat, dar nu doriți ca nimeni să poată face o schimbare Willy Nilly, deoarece aceasta poate duce laDomeniul de aplicare .
Un proces de schimbare este un set stabilit de procese pe care părțile interesate trebuie să le depășească înainte de aprobarea schimbărilor lor. Pentru a crea un proces de control al schimbării, stabiliți o cale pentru echipa dvs. de proiect și a părților interesate să prezinte cereri de schimbare - de exemplu, printr-un aport centralizatFormă. Apoi, un set preselectat de părți interesate importante ar trebui să revizuiască schimbarea și să vadă dacă cererea de schimbare este suficient de importantă pentru a merita adăugarea. Dacă este, vedeți dacă puteți deplioritiza anumite lucrări pe care le-ați planificat pentru a face, pentru a evita separea domeniului.
7. Împărtășiți declarația dvs. de domeniu de proiect cu echipa
Părțile interesate au văzut și au fost semnate în domeniul dvs. de proiect - următorul pas este să îl împărtășiți cu echipa dvs. de proiect. Asigurați-vă că echipa dvs. are un magazin unic pentru a accesa toată munca dvs., ca aInstrumentul de gestionare a muncii .
8. Consultați declarația de aplicare a proiectului în timpul proiectului
Este util să vă referiți frecvent documentul de domeniu de domeniu de proiect pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun și nu este expus riscului de formare a domeniului. Dacă cineva introduce noi elemente la proiect care nu au trecut prin procesul de control al schimbărilor, consultați-le la declarația de domeniu de proiect și să le încurajeze să-și prezinte ideea ca o cerere sau urmați rapid.
Stabiliți granițe sănătoase cu scopul proiectului
O declarație de domeniu de proiect este un instrument excelent pentru a vă asigura că proiectul dvs. este pe drumul cel bun și va avea succes. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a vă susține echipa de proiect și de a preveni Burnout. Dar un domeniu de aplicare al proiectului este util numai dacă a fost comunicat efectiv. Asigurați-vă că ați suprapus documentul de domeniu de proiect devreme în proiectul dvs. Apoi, continuați să reveniți frecvent la acesta în timpul proiectului.
