プロジェクトスコープを定義するためのクイックガイド - 8ステップ

プロジェクト管理に関しては、大きすぎたり小さすぎたりしません。むしろ、あなたはあなたのプロジェクトのサイズをすることを望みます プロジェクトのすべての成果物を捉えるのに十分な大きさですが、達成可能な目標 。

その方法はあなたのプロジェクトの範囲を定義することです。プロジェクトの範囲を定義することで、チームを過剰照会することなく、予算内で予算内でプロジェクトの成果物を攻撃するのに役立ちます。この記事では、プロジェクトの範囲を定義し管理することを知る必要があるすべてをカバーします。

プロジェクトスコープとは何ですか？

Project Scopeはプロジェクトに境界を設定し、どの目標、期限を正確に定義する方法です。プロジェクトの成果物あなたは向かって仕事をするでしょう。あなたのプロジェクトの範囲を明確にすることによって、あなたはあなたがあなたを打つことを確実にすることができますプロジェクトの目標と目的遅滞や過労のない。

プロジェクトの範囲を定義することは一人の仕事ではありません。むしろ、あなたはどんな重要でも整列させるべきですプロジェクトのステークホルダーそしてあなたがすべて同じページにいることを確認してください。たとえば、製品マーケティングの開始に取り組んでいる場合は、製品チーム、デザインチーム、およびコンテンツチームのように、会社の関連チームの利害関係者と揃っていることを確認します。プロジェクトがどのように複雑であるかに応じて、変更制御プロセスを定義することもできます。

プロジェクトスコープステートメントとは何ですか？

プロジェクトスコープステートメントは、単にあなたのプロジェクトスコープの書面による文書です。プロジェクトの複雑さに応じて、Scopeステートメントはあなたのセクションになる可能性があります。プロジェクト計画それとも独自のスタンドアロン文書かもしれません。さらに、外部チームや代理店を使って作業している場合は、プロジェクトSCOPEステートメントを作業声明（SOW）に変換して、あなたとあなたのベンダーの間の契約をセメント化することができます。

スコープクリープとは何ですか？

スコープクリープは、プロジェクトの成果物がプロジェクトの範囲を超えると起こることです。たとえば、製品の起動に取り組んでいることを想像してくださいが、Project Scopeステートメントを作成していません。途中でプロジェクトを通して、ステークホルダーはプロジェクトの成果物にプレスリリースを追加します。数日後、異なるステークホルダーは新製品についてブログ投稿を追加します。この追加された作業は、プロジェクトチームが不要なストレスを引き起こしたり、プロジェクトのオリジナルの成果物を遅らせたりすることを期待していなかったか、または追加された作業を追加しました。

あなたのプロジェクトがスコープクリープに苦しんでいるとき、あなたはプロジェクトの始めに期待しなかったタスクの作業に終わった。これにより、プロジェクトの遅延、過労、または低品質の成果物が発生する可能性があります。

スコープクリープを防止するための最良の方法は、堅実なプロジェクトスコープステートメントを作成し、できるだけ早く関連する利害関係者と共有することです。そのように、誰もがあなたのプロジェクトが何をしているかについて同じページにあり、カバーしていません。

あなたのプロジェクト範囲を早期に定義することの利点

プロジェクトスコープの定義は、プロジェクト計画の重要な要素です。明確なスコープステートメントがなければ、あなたのプロジェクトはあなたのチームのあなたのチームの能力を超えてそれを完成させ、遅延やバーンアウトを引き起こす可能性があります。あなたのプロジェクトスコープはあなたがプロジェクトのライフサイクル全体を想像するのを助け、あなたの終わりの目標が達成可能であることを確認します。具体的には、プロジェクトスコープを定義することができます。

すべての利害関係者がプロジェクトの境界を明確に理解していることを確認する

利害関係者の期待を管理し、バイインを手に入れる

プロジェクトリスクを減らす

bud bud資源計画適切に

あなたのプロジェクトをそのメインに合わせてください 目的

スコープクリープを防ぐ

変更要求のプロセスを確立する（複雑なプロジェクトの場合）

あなたのプロジェクトの範囲を定義するための8つのステップ

1.あなたのプロジェクトの目標から始めます

プロジェクトスコープを定義する前に、まずプロジェクトの目的を概説する必要があります。 プロジェクトの目的あなたがプロジェクトの終わりまでに配達する予定の資産です。あなたのプロジェクトの範囲は、最終的にあなたがそこに着くのを助けるでしょう - しかしあなたは最初に「そこ」の場所を知る必要があります。

2.まだない場合はリソースプランを作成してください

プロジェクトの目的に加えて、あなたはまたあなたが利用可能になったどちらのリソースも必要です。プロジェクト管理では、A プロジェクト予算からチーム帯域幅まで何でもすることができます。 aリソース管理計画このプロジェクトで利用可能なリソースと使用する方法を概説します。

プロジェクトスコープを作成する前に、リソース管理計画を定義する予定です。そういう方法で、プロジェクトSCOPEステートメントを作成したときに使用できるリソースを正確に知っておくと、その可用性に基づいてプロジェクトスコープを調整できます。

3.追加のプロジェクトの要件を収集します

初期のプロジェクト計画の重要な要素が他にあります。しかし今、あなたはあなたのプロジェクトの範囲に影響を与えるかもしれない他の何かに焦点を合わせるべきです。覚えておいてください：プロジェクトの範囲はあなたのプロジェクトの境界を文書化する方法、そしてあなたの主な目的、予算、リソース、そして成果物が何であるかです。あなたのようなもののようなものに影響を及ぼすかもしれない何か他のものがあるならばプロジェクトタイムラインたとえば、それを集めてください。

4. Project Scope Statementの下書き

あなたが一箇所にコンパイルしたすべての研究を1か所に入れる時が来ました：あなたのプロジェクトスコープステートメント。あなたのプロジェクトスコープステートメントはあなたがするものを説明し、そうしないのか、そしてなぜ。

プロジェクトの複雑さに応じて、プロジェクトスコープステートメントは弾丸指向きリスト、長い段落、またはフルブロー播種になる可能性があります。それがどれくらいの時間であっても、あなたのプロジェクトScopeステートメントはあなたのプロジェクトの目標が何であるかを概説し、あなたのプロジェクトがどのようなものであり、カバーしないものを示すべきです。

スコープの定義のヘルプが必要な場合は、次の質問に答えることから始めます。

なぜ私たちはこのプロジェクトに取り組んでいますか？私たちの究極の目標と成果物は何ですか？

どのような制限がありますか？どのくらいの予算、ヘッドカウント、およびリソースが利用可能ですか？どのチームメンバーがこれに取り組んでいますか？

私たちの成果物はいつですか？私たちはどのタイムラインを打つ必要がありますか？

範囲外のものは何ですか？

あなたがあなたの会社のウェブサイトを再構築しているとしましょう。これがプロジェクトの範囲がどのように見えるかです。

プロジェクトの目的：ページの速度と柔軟性を向上させるために、WebサイトのバックエンドをCMSプラットフォームに転送します。

資力：

Webチーム（3人）、6週間の週30時間の仕事

エンジニアリングマネージャー（一人）、6週間の週10時間の仕事

IT＆amp;法的レビュー（2チーム）、5時間のアドホック週間

CMSの7,000ドル

成果物：

2021年5月下旬にすべてのコンテンツ作家のトレーニング

2021年6月までに新しいCMSの全ウェブサイト全体

プロジェクトロードマップ タイムライン：

4月26日：CMSのスコープを開始します

5月10日：IT＆amp;法的レビュー

5月17日 - 6月3日：Webチームの転送

5月31日：コンテンツライターのトレーニング

6月4日：CMSはライブです

範囲外：

ニューダムシステム

新しいCMSのカスタマイズ可能なWebページ

5.主要な利害関係者からのバイインと承認を得る

Project Scopeステートメントでサインオフする前に、プロジェクトの利害関係者から購入することを確認してください。これがあなたのプロジェクトの目的を回復し、プロジェクトの一部ではないものを決めるあなたの機会です。プロジェクトが進行中になると、プロジェクトScopeステートメントの要素を変更するのが難しくなるでしょう。

6.必要に応じて変更制御プロセスを確立します

あなたが多くのステークホルダーを持っているならば、または複雑なイニシアチブを管理しているならば、それはまた確かに価値があるかもしれません 変更制御プロセス。大きなプロジェクトまたは複雑なプロジェクトでは、必然的に変更する必要があります。あなたのタイムラインが楽観的であるか、新しい顧客のフィードバックが入ってきて、あなたはいくつかの重要な成果物を変更しなければなりませんでした。あなたはあなたのプロジェクトを変えることが不可能であることを望まないが、あなたはまた誰にもWilllyを変化させることができたくないので、それはにつながる可能性があるのでスコープクリープ 。

変更プロセスは、変更が承認される前にステークホルダーが通過しなければならないという確立されたプロセスのセットです。変更制御プロセスを作成するには、プロジェクトチームや利害関係者が変更要求を送信する方法を確立します。たとえば、集中型の摂取を通じて 形 。それから、重要な利害関係者の事前に選択されたセットが変更を確認し、変更要求がさらにメリットを満たすのに十分な重要であるかどうかを確認する必要があります。もしそうであれば、スコープクリープを避けるために、あなたが計画しているいくつかの仕事を宣伝することができるかどうかを確認してください。

7.あなたのプロジェクトスコープステートメントをチームと共有します

あなたのステークホルダーはあなたのプロジェクトスコープで見たと署名しています - 次のステップはあなたのプロジェクトチームと共有することです。あなたのチームがあなたのすべての仕事にアクセスするためのワンストップショップを持っていることを確認してください。作業管理ツール 。

8.プロジェクト中にプロジェクトスコープステートメントを参照してください。

スコープクリープのリスクがないことを確認するために、プロジェクトスコープの文書を頻繁に参照するのが役に立ちます。変更管理プロセスを経ていないプロジェクトに誰かがプロジェクトに新しい要素を導入した場合は、それらをプロジェクトスコープステートメントに参照してください。

プロジェクトスコープで健康的な境界を設定します

プロジェクトスコープステートメントは、プロジェクトがトラック上にあることを確認し、成功することを確認するための素晴らしいツールです。それはまたあなたのプロジェクトチームをサポートし、燃え尽きを防ぐための素晴らしい方法です。しかし、プロジェクトの範囲は効果的に伝えられている場合にのみ役立ちます。プロジェクトの早い段階でプロジェクトスコープ文書を表面にしてください。次に、プロジェクト中に頻繁にそれを参照し続けます。