La guía rápida para definir el alcance del proyecto en 8 pasos.
Cuando se trata de la gestión de proyectos, no desea apuntar demasiado grande o demasiado pequeño. Más bien, quieres que tu proyecto de proyecto sea lo suficientemente grande como para capturar todos los entregables de su proyecto, pero lo suficientemente pequeño como para ser un objetivo alcanzable .
La forma de hacerlo es definir el alcance de su proyecto. Definir el alcance de su proyecto lo ayuda a alcanzar los entregables de su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, sin trabajar con exceso de trabajo a su equipo. En este artículo, cubriremos todo lo que necesita saber para definir y administrar su alcance del proyecto.
¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto es una forma de establecer límites en su proyecto y definir exactamente qué objetivos, plazos y proyectos Deliverable estarás trabajando para Al aclarar su alcance del proyecto, puede asegurarse de que le pegue a su Objetivos y objetivos del proyecto.[dieciséis]Sin demora ni trabajo excesivo.
Definir su alcance del proyecto no es un trabajo de una persona. Más bien, deberías alinearse con cualquier importante partes interesadas del proyecto[dieciséis]Y asegúrese de que todos estén en la misma página. Por ejemplo, si está trabajando en un lanzamiento de marketing de productos, desea asegurarse de que se alinee con las partes interesadas de los equipos relevantes de su empresa, como el equipo del producto, el equipo de diseño y el equipo de contenido. Dependiendo de lo complejo que sea su proyecto, es posible que también desee definir un proceso de control de cambios, nos pondremos en cómo puede hacerlo más tarde.
¿Qué es una declaración de alcance de proyecto?
Una declaración de alcance de proyecto es simplemente un documento escrito de su alcance del proyecto. Dependiendo de la complejidad de su proyecto, su declaración de alcance podría ser una sección de su plan de proyecto[dieciséis], o podría ser su propio documento independiente. Además, si está trabajando con un equipo o agencia externa, puede activar su declaración de alcance de proyecto en una declaración de trabajo (SOW) para cementar el acuerdo entre usted y su proveedor.
¿Qué es el alcance?
SCOPE FREEP es lo que sucede cuando los entregables del proyecto exceden el alcance del proyecto. Por ejemplo, imagine que está trabajando en un lanzamiento de productos, pero no ha redactado una declaración de alcance del proyecto. A mitad del proyecto, un interesado agrega un comunicado de prensa a los entregables del proyecto. Unos días después, un interesado diferente agrega una publicación de blog sobre el nuevo producto. Este trabajo agregado que su equipo de proyectos no esperaba ni preparaba para poder causar estrés innecesario o incluso retrasos en los entregables originales de su proyecto.
Cuando su proyecto sufre de Scope FREEP, termina trabajando en tareas que no esperaba al principio del proyecto. Esto puede llevar a retrasos en el proyecto, trabajo excesivo o entregables de baja calidad.
La mejor manera de evitar el alcance, la creep es crear una declaración de alcance de proyecto sólido y compartirlo con cualquier parte interesada relevante que sea anticipada en el proceso posible. De esa manera, todos están en la misma página sobre lo que hace su proyecto, y no cubre.
Los beneficios de definir su alcance del proyecto temprano
Definir su alcance del proyecto es un elemento clave de la planificación del proyecto. Sin una declaración de alcance claro, su proyecto podría deformarse y crecer más allá de la capacidad de su equipo para completarlo, causando retrasos o agotamiento. El alcance de su proyecto lo ayuda a imaginar todo el ciclo de vida de su proyecto y asegúrese de que sus objetivos finales sean alcanzables. Específicamente, definir su alcance del proyecto le permite:
Asegúrese de que todas las partes interesadas tengan una comprensión clara de los límites del proyecto.
Administrar las expectativas de las partes interesadas y obtener la compra.
Reducir el riesgo de proyecto
Presupuesto y plan de recursos adecuadamente
Alinee su proyecto a su principal objetivos
Evitar el alcance de la fluencia
Establecer un proceso para las solicitudes de cambio (para proyectos complejos)
8 pasos para definir el alcance de su proyecto
1. Comience con sus objetivos del proyecto.
Antes de que pueda definir su alcance del proyecto, primero debe describir sus objetivos del proyecto. Objetivos del proyecto son los activos que planea entregar al final de su proyecto. El alcance de su proyecto, en última instancia, lo ayudará a llegar allí, pero primero necesita saber dónde está "allí".
2. Hacer un plan de recursos si aún no lo has hecho
Además de los objetivos del proyecto, también necesita una sensación de los recursos que tendrá disponible para usted. En la gestión de proyectos, un Puede ser cualquier cosa, desde el presupuesto del proyecto hasta el ancho de banda del equipo. A Plan de gestión de recursos Esquema qué recursos tiene disponible para este proyecto, y cómo se utilizarán.
Planee definir su plan de gestión de recursos antes de crear su alcance del proyecto. De esa manera, sabrá exactamente qué recursos tiene disponible cuando está redactando su declaración de alcance del proyecto, y puede ajustar el alcance del proyecto en función de esa disponibilidad.
3. Recoge cualquier requisito adicional del proyecto.
Hay otros elementos importantes de la planificación temprana del proyecto. Pero en este momento, debe centrarse en cualquier otra cosa que pueda afectar su alcance de su proyecto. Recuerde: el alcance del proyecto es su forma de documentar los límites de su proyecto, y cuáles son sus principales objetivos, presupuesto, recursos y entregables. Si hay algo más que pueda afectar esas cosas, como su línea de tiempo del proyecto , por ejemplo, recoger eso ahora.
4. Redactar su declaración de alcance del proyecto
Es hora de poner a toda la investigación que ha compilado en un lugar: su declaración de alcance del proyecto. La declaración de alcance de su proyecto debe explicar lo que usted va y no hará, y por qué.
Dependiendo de la complejidad de su proyecto, su declaración de alcance del proyecto podría ser una lista puntiaguda con bala, un párrafo más largo o una cerda llena. No importa cuánto tiempo sea, su declaración de alcance del proyecto debe describir cuáles son los objetivos de su proyecto e indicar cuál será su proyecto y no cubrirá.
Si necesita ayuda para definir el alcance, comience respondiendo estas preguntas:
¿Por qué estamos trabajando en este proyecto? ¿Cuáles son nuestros objetivos y entregables finales?
¿Qué restricciones tenemos? ¿Cuántos presupuestos, recuentos y recursos están disponibles? ¿Qué miembros del equipo trabajarán en esto?
¿Cuándo vencen nuestros entregables? ¿Qué línea de tiempo tenemos que golpear?
¿Qué está fuera de alcance?
Digamos que estás reconstruyendo el sitio web de su empresa. Aquí es lo que podría parecer el alcance del proyecto:
Objetivos del proyecto: Transfiera el backend en la plataforma CMS para mejorar la velocidad y la flexibilidad de la página.
Recursos:
Equipo web (tres personas), 30 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas.
Gerente de ingeniería (una persona), 10 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas
IT & AMP; Revisión legal (dos equipos), cinco horas de trabajo ad hoc a la semana
$ 7,000 para CMS
Entregables:
Capacitación para todos los escritores de contenido a finales de mayo de 2021.
Sitio web completo en el nuevo CMS antes del 2021 de junio.
Proyecto de hoja de ruta y línea de tiempo:
26 de abril: Comenzar a alcanzar cms
10 de mayo: IT & AMP; Revisión legal
17 de mayo al 3 de junio: Transferencia de equipo web
31 de mayo: Entrenamiento de los escritores de contenido.
4 de junio: Cms es vivo
Fuera del ámbito:
Nuevo sistema de presa
Páginas web personalizables en CMS nuevos
5. Obtenga una compra y aprobación de las partes interesadas clave
Antes de firmar su declaración de alcance del proyecto, asegúrese de obtener la compra de sus partes interesadas del proyecto. Esta es su oportunidad de cambiar las cosas, repensar los objetivos de su proyecto y decidir qué es y no es parte del proyecto. Una vez que su proyecto está en marcha, será más difícil cambiar cualquier elemento de su declaración de alcance del proyecto, así que comunique su alcance bien a cualquier parte de los interesados importantes.
6. Establecer un proceso de control de cambios si es necesario
Si tiene muchas partes interesadas, o si está administrando una iniciativa compleja, también podría valer la pena establecer una proceso de control de cambio[dieciséis]. Con proyectos grandes o complejos, algunas cosas inevitablemente tendrán que cambiar. Tal vez su línea de tiempo fue demasiado optimista, o ingresó los comentarios de los clientes nuevos y tenga que cambiar varios entregables importantes. No quiere que su proyecto sea imposible cambiar, pero tampoco quiere que nadie pueda hacer un cambio Willy Nilly, porque eso puede llevar a Scope flep .
Un proceso de cambio es un conjunto establecido de procesos que las partes interesadas tienen que pasar antes de que se apruebe su cambio. Para crear un proceso de control de cambios, establecer una forma de que su equipo de proyecto y las partes interesadas envíen solicitudes de cambio, por ejemplo, a través de una ingesta centralizada Formulario . Luego, un conjunto preseleccionado de partes interesadas importantes debe revisar el cambio y ver si la solicitud de cambio es lo suficientemente importante como para merecer la adición. Si lo es, vea si puede privarte un trabajo que planeó hacerlo, para evitar el alcance.
7. Comparta su declaración de alcance del proyecto con el equipo.
Sus partes interesadas han visto y firmadas en su alcance del proyecto, el siguiente paso es compartirlo con su equipo de proyecto. Asegúrate de que su equipo tenga una tienda única para acceder a todo su trabajo, como un Herramienta de gestión de trabajo[dieciséis] .
8. Consulte Volver a la declaración de alcance de su proyecto durante el proyecto
Es útil hacer referencia a su documento de alcance de su proyecto con frecuencia para asegurarse de que está en camino y no en riesgo de alcance. Si alguien introduce nuevos elementos al proyecto que no ha pasado por su proceso de control de cambios, consulte a la declaración del alcance del proyecto y anímelos a que envíen su idea como una solicitud o seguimiento rápido.
Establecer límites saludables con el alcance del proyecto
Una declaración de alcance de proyecto es una gran herramienta para asegurarse de que su proyecto esté en camino y que vaya a tener éxito. También es una excelente manera de apoyar a su equipo de proyecto y evitar quemaduras. Pero un alcance de proyecto solo es útil si se ha comunicado de manera efectiva. Asegúrese de surgir el documento de alcance del proyecto al principio de su proyecto. Luego, continúe referiéndose a él con frecuencia durante el proyecto.
