Быстрое руководство по определению объема проекта - в 8 шагов

Когда дело доходит до управления проектами, вы не хотите стремиться слишком большим или слишком маленьким. Скорее, вы хотите, чтобы ваш размер проекта был достаточно большой, чтобы захватить все ваши результаты проекта, но достаточно маленький, чтобы бытьДостижимая цельОтказ

Способ сделать это - это определить свой проект. Определение объема вашего проекта помогает вам вовремя ударить ваши проекты вовремя и в рамках бюджета - без переустройства вашей команды. В этой статье мы охватим все, что вам нужно знать, чтобы определить и управлять вашим объем проекта.

Что такое объем проекта?

Область проекта - это способ установить границы на ваш проект и точно определить, какие цели, сроки иПроектные результатыВы будете работать над. Разъясняя вашу область проекта, вы можете убедиться, что вы ударилиЦели и цели проектабез задержки или переутомления.

Определение вашей области проекта не является работой человека. Скорее, вы должны согласиться с каким-либо важнымЗаинтересованные стороны проектаи убедитесь, что вы все на одной странице. Например, если вы работаете над запуском маркетинга продукта, вы хотите убедиться, что вы согласуетесь с заинтересованными сторонами в соответствующих командах в вашей компании, как команда продуктов, команда дизайна и команды контента. В зависимости от того, насколько сложна ваш проект, вы также можете определить процесс управления изменением - мы получим, как вы можете сделать это позже.

Что такое заявление о применении проекта?

Заявление о применении проекта - это просто письменный документ вашего пространства проекта. В зависимости от сложности вашего проекта ваш заявление о приведении может быть раздел вашегоплан проэктаили это может быть свой собственный автономный документ. Кроме того, если вы работаете с внешней командой или агентством, вы можете превратить заявление о приведении вашего проекта в заявление о работе (SOW), чтобы ценить соглашение между вами и вашим поставщиком.

Что такое объем ползучести?

Область Cread - это то, что происходит, когда результаты проекта превышают объем проекта. Например, представьте, что вы работаете над запуском продукта, но вы не разработали заявление о применении проекта. На полпути через проект заинтересованная сторона добавляет пресс-релиз на результаты проекта. Через несколько дней другой заинтересованной стороной добавляет блог пост о новом продукте. Это добавленная работа, которую ваша проектная команда не ожидала или подготовила, может привести к ненужному стрессу или даже задержки на оригинальные результаты вашего проекта.

Когда ваш проект страдает откровенным объемом, вы в конечном итоге работаете над заданиями, которые вы не ожидали в начале проекта. Это может привести к задержкам проекта, переутомления или низкокачественных результатов.

Лучший способ для предотвращения объема ползучести состоит в том, чтобы создать твердое заявление о применении проекта и поделиться им с любыми соответствующими заинтересованными сторонами как можно раньше в процессе. Таким образом, все находятся на той же странице о том, что делает ваш проект-и не охватывает.

Преимущества определения объема вашего проекта рано

Определение вашей области проекта является ключевым элементом планирования проекта. Без четкого выявления охвата, ваш проект может быть основан и расти за пределами способности вашей команды завершить его, вызывая задержки или выгорание. Ваша область проекта помогает вам представить весь жизненный цикл вашего проекта и убедиться, что ваши конечные цели достижимы. В частности, определение объема вашего проекта позволяет:

Убедитесь, что все заинтересованные стороны имеют четкое понимание границ проекта

Управляйте ожиданиями заинтересованных сторон и получите покупки

Уменьшить риск проекта

Бюджет иПлан ресурсовсоответствующим образом

Совместите свой проект к своему главномуцели

Предотвратить объем смысла

Установите процесс запросов на изменение (для сложных проектов)

8 шагов для определения объема вашего проекта

1. Начните с ваших задач проекта

Прежде чем вы сможете определить свой объем проекта, вам сначала нужно наметить ваши цели проекта. Цели проектаЯвляются ли активы, которые вы планируете доставить к концу вашего проекта. Ваша область проекта, в конечном счете, поможет вам туда добраться, но сначала нужно знать, где «там».

2. Сделайте план ресурсов, если вы еще не

В дополнение к целям проекта вам также нужно ощущение того, какие ресурсы вы получите вам доступны. В управлении проектами, Может быть что угодно, от бюджета проекта к пропускной способности команды. А.План управления ресурсамиОсновы, ресурсы, которые вы имеете доступные для этого проекта, и как они будут использоваться.

Планируйте определить свой план управления ресурсами, прежде чем создать область вашего проекта. Таким образом, вы точно узнаете, какие ресурсы вы имеете доступные, когда вы собираете свою оператор области проекта, и вы можете настроить масштаб проекта на основе этой доступности.

3. Соберите любые дополнительные требования к проекту

Есть и другие, важные элементы раннего планирования проекта. Но сейчас вы должны сосредоточиться на чем-то еще, что может повлиять на ваш проект. Помните: Область проекта - это ваш способ документирования границ вашего проекта, а какие ваши основные цели, бюджет, ресурсы и результаты являются. Если есть что-то еще, что может повлиять на эти вещи - как вашсроки реализации проекта, например, соберите это сейчас.

4. Проект высказывания вашего проекта

Пришло время поставить все исследования, которые вы составили в одном месте: ваша проверка проекта. Ваша заявление о применении проекта должно объяснить, что вы будете и не будете делать, а почему.

В зависимости от сложности вашего проекта ваша заявление о приведении проекта может быть заостренным пулевым списком, более длительный абзац или полный вздутый свинец. Независимо от того, как долго это, ваша заявление о применении проекта должна опираться на то, что ваши цели проекта являются и указывают на то, что ваш проект будет и не будет охватывать.

Если вам нужна помощь в определении объема, начните с ответами на эти вопросы:

Почему мы работаем над этим проектом? Каковы наши конечные цели и результаты?

Какие ограничения у нас есть? Сколько бюджета, численности персонала и ресурсов доступны? Какие члены команды будут работать над этим?

Когда наши результаты должны быть? Какие временные шкалы мы должны ударить?

Что не имеет возможности?

Допустим, вы восстановите веб-сайт вашей компании. Вот что может выглядеть область проекта:

Цели проекта:Передача сайта Backend на платформу CMS, чтобы улучшить скорость и гибкость страницы.

Ресурсы:

Веб-команда (три человека), 30 часов работы в неделю в течение 6 недель

Инженер-менеджер (один человек), 10 часов работы в неделю в течение 6 недель

IT & AMP; Юридический обзор (две команды), пять часов специальной работы на неделе

7000 долларов за CMS

Практические результаты:

Обучение для всех авторов контента в конце мая 2021

Весь сайт на новом CMS к 2021 году

Проектная дорожная карта и сроки:

26 апреля:Начните навещать CMS.

10 мая:IT & AMP; Юридический обзор

17 мая - 3 июня:Передача веб-команды

31 мая:Обучение контента писателей

4 июня:CMS живет

Вне сферы:

Новая система плотины

Настраиваемые веб-страницы на новых CMS

5. Получите одобрение и одобрение от ключевых заинтересованных сторон

Прежде чем вы подписаться на выявление о возможностях проекта, убедитесь, что вы получите выкуп от ваших заинтересованных сторон проекта. Это ваш шанс изменить вещи вокруг, переосмыслить цели вашего проекта и решить, что такое и не является частью проекта. Как только ваш проект будет проходить, он будет сложнее изменить какой-либо элемент вашего выписки сбора проекта, поэтому полностью сообщите о ваших областях каких-либо важных заинтересованных сторон.

6. Установите процесс управления изменением при необходимости

Если у вас есть много заинтересованных сторон, или если вы управляете сложной инициативой, это также стоит установить Изменить процесс управленияОтказ С большими или сложными проектами некоторые вещи неизбежно должны измениться. Возможно, ваша временная шкала была слишком оптимистичной, или вошла новые отзывы клиентов, и вы должны изменить несколько важных результатов. Вы не хотите, чтобы ваш проект нельзя было бы изменить, но вы также не хотите, чтобы кто-то мог сделать изменение Вилли Неилли, потому что это может привести кОбласть ползучестиОтказ

Процесс изменения - это установленный набор процессов, которые заинтересованные стороны должны пройти до того, как их изменение будет одобрено. Чтобы создать процесс управления изменением, установите способ для вашей проектной команды и заинтересованных сторон для подачи запросов на изменение - например, через централизованное потреблениеФормаОтказ Затем предварительно выбранный набор важных заинтересованных сторон должен просмотреть изменение и посмотреть, если запрос на изменение достаточно важно, чтобы заслужить дополнение. Если оно есть, посмотрите, сможете ли вы уделять некоторую работу, вы планируете делать, чтобы избежать ползучести.

7. Поделитесь своим заявлением о применении проекта с командой

Ваши заинтересованные стороны видели и подписали на ваш проект. Убедитесь, что ваша команда имеет однократный магазин для доступа к всей вашей работе, какИнструмент управления работойОтказ

8. Обратитесь к заявлению о вашем проекте во время проекта

Полезно часто ссылаться на ваш документ проекта. Если кто-то вводит новые элементы в проект, который не прошел процесс управления изменением, обратитесь к их заявлению о применении проекта и поощряйте их представить их идею в качестве запроса или быстрого последующего.

Установите здоровые границы с объемом проекта

Заявление о применении проекта - отличный инструмент, чтобы ваш проект был на пути и будет успешным. Это также отличный способ поддержать команду вашего проекта и предотвратить выгорание. Но объем проекта полезен только в том случае, если он будет эффективно сообщен. Обязательно поверните документ охвата проекта в начале вашего проекта. Затем продолжайте часто ссылаться на нее во время проекта.