منصوبے کی دائرہ کار میں 8 مراحل کی وضاحت کرنے کے لئے فوری گائیڈ
جب یہ پراجیکٹ مینجمنٹ آتا ہے، تو آپ کو بہت بڑا یا بہت چھوٹا مقصد نہیں کرنا ہے. بلکہ، آپ چاہتے ہیں کہ آپ کے منصوبے کا سائز بن جائے آپ کے تمام پروجیکٹ ڈیلیوریبلز پر قبضہ کرنے کے لئے کافی بڑا، لیکن کافی کم ہےقابل رسائی مقصد .
ایسا کرنے کا طریقہ آپ کے منصوبے کی گنجائش کی وضاحت کرنا ہے. آپ کے منصوبے کی گنجائش کی وضاحت آپ کو آپ کے پروجیکٹ ڈیلیوریبلز کو وقت اور بجٹ کے اندر اندر آپ کی ٹیم کے بغیر مارنے میں مدد ملتی ہے. اس آرٹیکل میں، ہم آپ کے منصوبے کی دائرہ کار کی وضاحت اور انتظام کرنے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہر چیز کا احاطہ کریں گے.
منصوبے کی گنجائش کیا ہے؟
پروجیکٹ کی دائرہ کار آپ کے منصوبے پر حدود قائم کرنے کا ایک طریقہ ہے اور اس کی وضاحت کرنے کے لئے بالکل اہداف، آخری وقتات، اورپراجیکٹ ڈیلیوریآپ کام کر رہے ہیں. آپ کے منصوبے کی گنجائش کو واضح کرکے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کو مار ڈالوپروجیکٹ مقاصد اور مقاصدتاخیر یا زیادہ کام کے بغیر.
آپ کے منصوبے کی دائرہ کار کی وضاحت ایک شخص کا کام نہیں ہے. بلکہ، آپ کو کسی بھی اہم کے ساتھ سیدھا ہونا چاہئےپروجیکٹ اسٹیک ہولڈرزاور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اسی صفحے پر ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ مصنوعات کی مارکیٹنگ کے آغاز پر کام کررہے ہیں تو، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ اپنی کمپنی میں متعلقہ ٹیموں پر اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ سیدھا کریں، جیسے مصنوعات کی ٹیم، ڈیزائن ٹیم، اور مواد ٹیم کی طرح. آپ کے منصوبے کو کس طرح پیچیدہ ہے اس پر منحصر ہے کہ، آپ کو ایک تبدیلی کے کنٹرول کے عمل کی وضاحت بھی کرنا چاہتی ہے- ہم اس کے بعد میں کس طرح کر سکتے ہیں.
ایک پروجیکٹ گنجائش کا بیان کیا ہے؟
ایک پروجیکٹ گنجائش کا بیان صرف آپ کے منصوبے کی گنجائش کا ایک تحریری دستاویز ہے. آپ کے منصوبے کی پیچیدگی پر منحصر ہے، آپ کا گنجائش بیان آپ کا ایک حصہ ہوسکتا ہےپراجیکٹ منصوبہ، یا یہ اس کا اپنا موقف اکیلے دستاویز ہوسکتا ہے. اضافی طور پر، اگر آپ بیرونی ٹیم یا ایجنسی کے ساتھ کام کر رہے ہیں تو، آپ اپنے منصوبے کے دائرہ کار بیان کو آپ اور آپ کے وینڈر کے درمیان معاہدے کو سیمنٹ سیمنٹ کو سیمنٹ کرنے کے لئے کام (بونا) میں تبدیل کرسکتے ہیں.
دائرہ کار کیا ہے؟
گنجائش کا پیچھا کیا ہوتا ہے جب پروجیکٹ ڈیلیوریبلز پروجیکٹ کی گنجائش سے زیادہ ہے. مثال کے طور پر، تصور کریں کہ آپ ایک پروڈکٹ لانچ پر کام کر رہے ہیں، لیکن آپ نے ایک پروجیکٹ گنجائش کا بیان تیار نہیں کیا ہے. منصوبے کے ذریعے آدھی رات، ایک اسٹیک ہولڈر نے منصوبے کی ترسیلوں کو ایک پریس ریلیز کا اضافہ کیا ہے. کچھ دن بعد، ایک مختلف اسٹیک ہولڈر نئی مصنوعات کے بارے میں ایک بلاگ پوسٹ میں اضافہ کرتا ہے. اس نے مزید کہا کہ آپ کی پراجیکٹ ٹیم کی توقع نہیں تھی یا تیار نہیں ہوسکتی ہے کہ غیر ضروری کشیدگی یا آپ کے منصوبے کی اصل ترسیل میں تاخیر بھی ہوسکتی ہے.
جب آپ کے منصوبے کو گنجائش کی کھپت سے گزرتا ہے، تو آپ اس منصوبے کے آغاز میں توقع نہیں کرتے تھے. یہ پراجیکٹ تاخیر، زیادہ کام، یا کم معیار کی ترسیل کی قیادت کی جا سکتی ہے.
گنجائش کی روک تھام کو روکنے کا بہترین طریقہ ایک ٹھوس پروجیکٹ گنجائش کا بیان بنانا ہے اور اسے کسی بھی متعلقہ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ ممکن ہو سکے کے طور پر جلد ہی ممکن ہو. اس طرح، ہر ایک آپ کے منصوبے کو کیا کرتا ہے کے بارے میں اسی صفحے پر ہے اور نہیں.
ابتدائی آپ کے منصوبے کی دائرہ کار کی وضاحت کرنے کے فوائد
آپ کے پروجیکٹ کی دائرہ کار کی وضاحت کرنے کے منصوبے کی منصوبہ بندی کا ایک اہم عنصر ہے. واضح گنجائش کے بیان کے بغیر، آپ کے منصوبے کو اپنی ٹیم کی صلاحیت سے باہر بڑھانے اور اس کو مکمل کرنے کے لۓ، تاخیر یا جلانے کا سبب بن سکتا ہے. آپ کے پروجیکٹ کی گنجائش آپ کو آپ کے منصوبے کی پوری زندگی کا تعین کرنے میں مدد ملتی ہے اور اس بات کا یقین ہے کہ آپ کے اختتام مقاصد کو حاصل کرنے کے قابل ہو. خاص طور پر، آپ کے منصوبے کی دائرہ کار کی وضاحت کرنے کی اجازت دیتا ہے:
یقینی بنائیں کہ تمام حصول داروں کو اس منصوبے کی حدود کی واضح تفہیم ہے
حصول کی توقعات کا انتظام کریں اور خریدیں گے
منصوبے کے خطرے کو کم کریں
بجٹوسائل کی منصوبہ بندیمناسب طریقے سے
اپنے منصوبے کو اس کی اہمیت کو سیدھا کریںمقاصد
دائرہ کار کو روکنے کی روک تھام
تبدیلی کی درخواستوں کے لئے ایک عمل قائم کریں (پیچیدہ منصوبوں کے لئے)
آپ کے منصوبے کے دائرہ کار کی وضاحت کرنے کے لئے 8 اقدامات
1. اپنے منصوبے کے مقاصد کے ساتھ شروع کریں
آپ کو اپنے منصوبے کی گنجائش کی وضاحت کرنے سے پہلے، آپ کو سب سے پہلے آپ کے منصوبے کے مقاصد کو ختم کرنے کی ضرورت ہے. پراجیکٹ مقاصدکیا اثاثہ آپ کو آپ کے منصوبے کے اختتام تک فراہم کرنے کی منصوبہ بندی ہے. آپ کے منصوبے کی گنجائش، بالآخر، آپ کو وہاں جانے میں مدد ملے گی - لیکن آپ کو سب سے پہلے یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ "وہاں" کہاں ہے.
2. اگر آپ پہلے ہی نہیں ہیں تو ایک وسائل کی منصوبہ بندی بنائیں
منصوبوں کے مقاصد کے علاوہ، آپ کو بھی اس وسائل کی ضرورت ہوتی ہے جس میں آپ کو آپ کے پاس دستیاب وسائل موجود ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ میں، اے پراجیکٹ بجٹ سے ٹیم بینڈوڈتھ سے کچھ بھی ہوسکتا ہے. A.وسائل مینجمنٹ منصوبہاس منصوبے کے لئے جو آپ کے پاس دستیاب وسائل موجود ہیں - اور وہ کس طرح استعمال کیا جائے گا.
اپنے منصوبے کی گنجائش کو بنانے سے پہلے اپنے وسائل مینجمنٹ پلان کی وضاحت کرنے کی منصوبہ بندی کریں. اس طرح، آپ کو معلوم ہے کہ جب آپ اپنے منصوبے کے دائرہ کار کے بیان کو مسودہ کر رہے ہیں تو آپ کیا دستیاب وسائل موجود ہیں، اور آپ اس دستیابی پر مبنی پروجیکٹ کی گنجائش کو ایڈجسٹ کرسکتے ہیں.
3. کسی بھی اضافی منصوبے کی ضروریات کو جمع کریں
ابتدائی منصوبے کی منصوبہ بندی کے دیگر، اہم عناصر ہیں. لیکن ابھی، آپ کو کسی بھی چیز پر توجہ مرکوز کرنا چاہئے جو آپ کے منصوبے کی گنجائش پر اثر انداز کر سکتا ہے. یاد رکھیں: پروجیکٹ کی دائرہ کار آپ کے پروجیکٹ کی حدوں کو دستاویزی کرنے کا طریقہ ہے، اور آپ کے اہم مقاصد، بجٹ، وسائل، اور ڈیلیوریبلز کیا ہیں. اگر کوئی اور چیز ہے جو آپ کی طرح ان چیزوں پر اثر انداز کر سکتا ہےپروجیکٹ ٹائم لائن، مثال کے طور پر اب جمع.
4. آپ کے منصوبے کی دائرہ کار کا بیان ڈرافٹ
یہ وقت ہے کہ آپ کو ایک جگہ میں مرتب کردہ تمام تحقیقات کا وقت ہے: آپ کے منصوبے کی گنجائش کا بیان. آپ کے منصوبے کی گنجائش کا بیان بیان کرنا چاہئے کہ آپ کیا کریں گے اور نہیں کریں گے، اور کیوں.
آپ کے منصوبے کی پیچیدگی پر منحصر ہے، آپ کے پروجیکٹ گنجائش کا بیان ایک بلٹ کی نشاندہی کی فہرست، ایک طویل پیراگراف، یا مکمل اڑا ہوا بو سکتا ہے. اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ یہ کتنا عرصہ ہے، آپ کے منصوبے کی گنجائش کا بیان یہ ہے کہ آپ کے منصوبے کے مقاصد کیا ہیں اور اس بات کی نشاندہی کی کہ آپ کی پروجیکٹ کیا کرے گا اور احاطہ نہیں کرے گا.
اگر آپ کو گنجائش کی وضاحت کرنے میں مدد کی ضرورت ہے تو، ان سوالات کا جواب دینے سے شروع کریں:
ہم اس منصوبے پر کیوں کام کر رہے ہیں؟ ہمارے حتمی اہداف اور ڈیلیوریبلز کیا ہیں؟
ہمارے پاس کیا پابندیاں ہیں؟ کتنا بجٹ، ہیڈکوارٹر، اور وسائل دستیاب ہیں؟ کون سا ٹیم کے ارکان اس پر کام کر رہے ہیں؟
ہماری فراہمی کی وجہ سے کب ہے؟ ہمیں کیا ٹائم لائن کرنا ہوگا؟
گنجائش سے باہر کیا ہے؟
آتے ہیں کہ آپ اپنی کمپنی کی ویب سائٹ کی تعمیر کر رہے ہیں. یہاں یہ ہے کہ اس منصوبے کی گنجائش کس طرح نظر آتی ہے:
پراجیکٹ کے مقاصد:صفحہ کی رفتار اور لچک کو بہتر بنانے کے لئے CMS پلیٹ فارم پر ویب سائٹ بیکینڈ منتقل کریں.
حوالہ جات:
ویب ٹیم (تین افراد)، 6 ہفتوں کے لئے ہفتے میں 30 گھنٹے کام
انجینئرنگ مینیجر (ایک شخص)، 6 ہفتوں کے لئے ہفتے میں 10 گھنٹے کام
یہ & amp؛ قانونی جائزہ (دو ٹیمیں)، پانچ گھنٹے کے اشتھارات ایک ہفتے میں کام کرتے ہیں
CMS کے لئے $ 7،000.
ڈیلیورز:
مئی 2021 کے آخر میں تمام مواد کے مصنفین کے لئے تربیت
جون 2021 تک نئی CMS پر پوری ویب سائٹ
پروجیکٹ روڈ میپ اور ٹائم لائن:
26 اپریل:CMS سکپنگ شروع کرو
10 مئی:یہ & amp؛ قانونی جائزہ
17 مئی - جون 3rd:ویب ٹیم کی منتقلی
31 مئیمواد مصنفین کی تربیت
4 جون:CMS زندہ ہے
گنجائش سے باہر:
نیا ڈیم نظام
نئے سیمی پر مرضی کے مطابق ویب صفحات
5. کلیدی اسٹیک ہولڈرز سے خریدنے اور منظوری حاصل کریں
آپ کے پروجیکٹ گنجائش کے بیان پر دستخط کرنے سے پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے منصوبے کے حصول داروں سے خریدیں گے. یہ آپ کے ارد گرد چیزوں کو تبدیل کرنے کا موقع ہے، آپ کے منصوبے کے مقاصد کو دوبارہ تبدیل کرنے کا موقع، اور فیصلہ کیا ہے کہ اس منصوبے کا حصہ نہیں ہے. ایک بار جب آپ کا منصوبہ جاری ہے تو، آپ کے منصوبے کی گنجائش کے کسی بھی عنصر کو تبدیل کرنے کے لئے مشکل ہو جائے گا، لہذا آپ کے گنجائش کو کسی بھی اہم حصول داروں کو اچھی طرح سے بات چیت کریں.
6. ضروری ہو تو تبدیلی کے کنٹرول کے عمل کو قائم کریں
اگر آپ کے پاس بہت سارے حصول ہیں، یا اگر آپ ایک پیچیدہ پہل کا انتظام کر رہے ہیں، تو یہ بھی قائم کرنے کے قابل ہوسکتا ہے کنٹرول عمل کو تبدیل کریں. بڑے یا پیچیدہ منصوبوں کے ساتھ، کچھ چیزیں ناگزیر طور پر تبدیل کرنا پڑے گی. شاید آپ کا ٹائم لائن بہت خوشگوار تھا، یا نئی کسٹمر کی رائے میں آیا اور آپ کو کئی اہم ڈیلیوریوں کو تبدیل کرنا ہوگا. آپ چاہتے ہیں کہ آپ کے منصوبے کو تبدیل کرنے کے لئے ناممکن ہونا ناممکن ہو، لیکن آپ کو بھی کسی کو تبدیل کرنے کے قابل نہیں ہونا چاہیئے، کیونکہ اس کی قیادت کر سکتی ہےدائرہ کار .
ایک تبدیلی کا عمل عمل کی ایک قائم سیٹ ہے جس میں ان کی تبدیلی منظور ہونے سے قبل حصول داروں کو جانے کی ضرورت ہے. تبدیلی کے کنٹرول کے عمل کو تخلیق کرنے کے لئے، آپ کے منصوبے کی ٹیم اور اسٹیک ہولڈرز کے لئے ایک راستہ قائم کریں تاکہ تبدیلی کی درخواستوں کو جمع کرنے کے لئے - مثال کے طور پر، ایک مرکزی انٹیک کے ذریعہفارم. اس کے بعد، اہم حصول داروں کے پہلے سے منتخب کردہ سیٹ کو تبدیلی کا جائزہ لیں اور دیکھیں کہ اگر تبدیلی کی درخواست میرٹ اضافی کے لئے کافی اہم ہے. اگر یہ ہے تو، دیکھیں کہ اگر آپ کسی کام کو محروم کر سکتے ہیں تو آپ کو کرنے کی منصوبہ بندی کر رہے تھے، تاکہ دائرہ کار سے بچنے کے لۓ.
7. ٹیم کے ساتھ اپنے منصوبے کے دائرہ کار بیان کا اشتراک کریں
آپ کے حصول داروں نے آپ کے منصوبے کی دائرہ کار پر دیکھا اور دستخط کیا ہے- اگلے مرحلے کو آپ کے منصوبے کی ٹیم کے ساتھ اشتراک کرنا ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم آپ کے تمام کاموں تک رسائی حاصل کرنے کے لئے ایک سٹاپ کی دکان ہےکام مینجمنٹ کا آلہ .
8. منصوبے کے دوران اپنے پروجیکٹ گنجائش کے بیان میں واپس آتے ہیں
یہ آپ کے پروجیکٹ گنجائش کے دستاویز کو اکثر بار بار اس بات کا یقین کرنے کے لئے مددگار ثابت کرنے کے لئے مددگار ثابت ہوتا ہے کہ آپ ٹریک پر اور گنجائش کے خطرے میں نہیں ہیں. اگر کوئی بھی اس منصوبے پر نئے عناصر کو متعارف کرایا جائے تو آپ کو آپ کے تبدیلی کے کنٹرول کے عمل کے ذریعے نہیں چلایا گیا ہے، ان پروجیکٹ گنجائش کے بیان میں حوالہ دیتے ہیں اور انہیں حوصلہ افزائی دیتے ہیں کہ ان کے خیال کو درخواست یا روزہ کی پیروی کی جاسکیں.
پروجیکٹ دائرہ کار کے ساتھ صحت مند حدود مقرر کریں
ایک پروجیکٹ گنجائش کا بیان یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ کے منصوبے کو ٹریک پر اور کامیاب ہونے کی جائے. یہ آپ کے پراجیکٹ ٹیم کی حمایت کرنے اور برن آؤٹ کو روکنے کے لئے یہ بہت اچھا طریقہ ہے. لیکن ایک پروجیکٹ کی دائرہ کار صرف مفید ہے اگر یہ مؤثر طریقے سے بات چیت کی جائے. آپ کے منصوبے میں ابتدائی منصوبے کی گنجائش دستاویز کی سطح کو یقینی بنائیں. اس کے بعد، منصوبے کے دوران اکثر اس کا حوالہ دیتے رہیں.
