O guia rápido para definir o escopo do projeto - em 8 etapas

Quando se trata de gerenciamento de projetos, você não quer mirar muito grande ou muito pequeno. Em vez disso, você quer que o tamanho do seu projeto seja grande o suficiente para capturar todos os resultados do seu projeto, mas pequeno o suficiente para ser umobjetivo alcançável .

A maneira de fazer isso é definir seu escopo do projeto. Definir o escopo do seu projeto ajuda você a atingir seus resultados do projeto no prazo e no orçamento - sem sobrecarregar sua equipe. Neste artigo, cobriremos tudo o que você precisa saber para definir e gerenciar o escopo do seu projeto.

O que é escopo de projeto?

O escopo do projeto é uma maneira de estabelecer limites no seu projeto e definir exatamente quais metas, prazos eentregas de projetoVocê estará trabalhando para. Ao esclarecer seu escopo do projeto, você pode garantir que vocêObjetivos e objetivos do projetosem demora ou excesso de trabalho.

Definindo o escopo do seu projeto não é um trabalho de uma pessoa. Em vez disso, você deve se alinhar com qualquer importanteStakeholders do projetoe garantir que você esteja tudo na mesma página. Por exemplo, se você estiver trabalhando em um lançamento de marketing de produtos, você deseja certificar-se de se alinhar com as partes interessadas em equipes relevantes em sua empresa, como a equipe do produto, a equipe de design e a equipe de conteúdo. Dependendo de quão complexo é o seu projeto, você também pode definir um processo de controle de mudança - entraremos em como você pode fazer isso mais tarde.

O que é uma declaração de escopo de projeto?

Uma declaração de escopo do projeto é simplesmente um documento escrito do escopo do seu projeto. Dependendo da complexidade do seu projeto, sua declaração de escopo poderia ser uma seção do seuplano de projetoou pode ser seu próprio documento autônomo. Além disso, se você estiver trabalhando com uma equipe ou agência externa, você pode transformar a declaração do escopo do projeto em uma declaração de trabalho (semear) para cimentar o contrato entre você e seu fornecedor.

O que é escopo rastejante?

Escopo O Creep é o que acontece quando os resultados do projeto excedem o escopo do projeto. Por exemplo, imagine que você está trabalhando em um lançamento de produtos, mas você não redigiu uma declaração de escopo de projeto. Na metade do projeto, uma stakeholder adiciona um comunicado de imprensa aos entregas do projeto. Alguns dias depois, uma das partes interessadas adiciona uma postagem do blog sobre o novo produto. Esse trabalho adicionado que sua equipe do projeto não estava esperando ou preparado para causar estresse desnecessário ou até atrasos às entregas originais do seu projeto.

Quando seu projeto sofre de escopo, você acaba trabalhando em tarefas que não esperava no início do projeto. Isso pode levar a atrasos, excesso de trabalho ou entrevistas de baixa qualidade.

A melhor maneira de evitar que o Scope Creep seja criar uma declaração sólida do escopo de projeto e compartilhe-a com quaisquer partes interessadas relevantes no processo mais cedo possível. Dessa forma, todo mundo está na mesma página sobre o que seu projeto faz - e não cobre.

Os benefícios da definição do escopo do seu projeto

Definir o escopo do seu projeto é um elemento-chave do planejamento do projeto. Sem uma declaração clara de escopo, seu projeto poderia se distorcer e crescer além da capacidade da sua equipe de completá-lo, causando atrasos ou desgraça. Seu escopo do projeto ajuda você a imaginar todo o ciclo de vida do seu projeto e garantir que suas metas finais sejam alcançáveis. Especificamente, definir seu escopo do projeto permite que você:

Garantir que todas as partes interessadas tenham uma clara compreensão dos limites do projeto

Gerenciar expectativas das partes interessadas e obter buy-in

Reduza o risco do projeto

Orçamento ePlano de Recursosadequadamente

Alinhe seu projeto para sua principalObjetivos

Impedir o escopo rastejar

Estabelecer um processo para solicitações de mudança (para projetos complexos)

8 etapas para definir o escopo do seu projeto

1. Comece com seus objetivos do projeto

Antes de definir o escopo do seu projeto, primeiro você precisa delinear seus objetivos do projeto. Objetivos do projetosão os ativos que você planeja entregar até o final do seu projeto. Seu escopo de projeto, em última análise, ajudará você a chegar lá - mas você primeiro precisa saber onde "há" é.

2. Faça um plano de recursos se você ainda não tiver

Além dos objetivos do projeto, você também precisa de um sentido de quais recursos você terá disponível para você. No gerenciamento de projetos, um Pode ser qualquer coisa do orçamento do projeto para a largura de banda da equipe. UMAPlano de gerenciamento de recursosContorne quais recursos você tem disponível para este projeto - e como eles serão usados.

Planeje definir seu plano de gerenciamento de recursos antes de criar seu escopo do projeto. Dessa forma, você saberá exatamente quais recursos você tem disponível quando você está desenhando a instrução do escopo do projeto, e você pode ajustar o escopo do projeto com base nessa disponibilidade.

3. Recolha quaisquer requisitos adicionais do projeto

Existem outros elementos importantes do planejamento antecipado do projeto. Mas agora, você deve se concentrar em qualquer outra coisa que possa afetar o escopo do seu projeto. Lembre-se: o escopo do projeto é a sua maneira de documentar os limites do seu projeto e quais são seus principais objetivos, orçamento, recursos e entregas. Se há mais alguma coisa que possa afetar essas coisas - como o seucronograma do projeto, por exemplo, colecione isso agora.

4. Drampe sua declaração de escopo do projeto

É hora de colocar toda a pesquisa que você compilou em um só lugar: sua declaração de escopo do projeto. A declaração do escopo do seu projeto deve explicar o que você quiser e não fará e por quê.

Dependendo da complexidade do seu projeto, a declaração do escopo do seu projeto pode ser uma lista pontiaguda, um parágrafo mais longo ou uma porca completa. Não importa quanto tempo seja, sua declaração de escopo do projeto deve delinear quais são os objetivos do seu projeto e indicar qual será o seu projeto e não cobrirá.

Se você precisar de ajuda para definir o escopo, comece respondendo a essas perguntas:

Por que estamos trabalhando neste projeto? Quais são os nossos objetivos e entregas finais?

Quais restrições temos? Quantos orçamentos, headcount e recursos estão disponíveis? Quais membros da equipe estarão trabalhando nisso?

Quando nossas entregas são devidas? Que linha do tempo nós temos que bater?

O que está fora do escopo?

Digamos que você esteja reconstruindo o site da sua empresa. Aqui está o que o escopo do projeto pode parecer:

Objetivos do projeto:Transfira o backend do site para a plataforma CMS para melhorar a velocidade e a flexibilidade da página.

Recursos:

Equipe da Web (três pessoas), 30 horas de trabalho por semana durante 6 semanas

Gerente de Engenharia (uma pessoa), 10 horas de trabalho por semana durante 6 semanas

E amp; Revisão jurídica (duas equipes), cinco horas de trabalho ad hoc por semana

US $ 7.000 para CMS

Entregas:

Treinamento para todos os escritores de conteúdo no final de maio de 2021

Website inteiro no novo CMS até junho 2021

Roteiro do projeto e cronograma:

26 de abril:Comece o escopo do CMS.

10 de maio:E amp; Revisão legal.

17 de maio de 3 de junho:Transferência de equipe da Web.

31 de maio:Treinamento de escritores de conteúdo

4 de junho:Cms é ao vivo

Fora do escopo:

New Dam System.

Páginas da Web personalizáveis ​​em Nova CMS

5. Obtenha o buy-in e a aprovação das principais partes interessadas

Antes de sair na instrução do seu projeto, certifique-se de obter o Buy-in de seus stakeholders do projeto. Esta é a sua chance de mudar as coisas, repensar os objetivos do seu projeto e decidir o que é e não faz parte do projeto. Uma vez que seu projeto está em andamento, será difícil alterar qualquer elemento da declaração do escopo do projeto, então comunique seu escopo bem a quaisquer partes interessadas importantes.

6. Estabeleça um processo de controle de mudança, se necessário

Se você tem muitas partes interessadas, ou se você está gerenciando uma iniciativa complexa, também vale a pena estabelecer um Alterar processo de controle. Com projetos grandes ou complexos, algumas coisas inevitavelmente terão que mudar. Talvez a sua linha do tempo fosse muito otimista, ou o novo feedback do cliente entrou e você tem que mudar várias entregas importantes. Você não quer que seu projeto seja impossível mudar, mas também não quer que ninguém seja capaz de fazer uma mudança Willy Nilly, porque isso pode levar aOportunista .

Um processo de mudança é um conjunto estabelecido de processos que as partes interessadas devem passar antes que sua mudança seja aprovada. Para criar um processo de controle de mudança, estabeleça uma maneira de sua equipe de projeto e as partes interessadas enviarem solicitações de mudança - por exemplo, através de uma ingestão centralizadaForma. Em seguida, um conjunto pré-selecionado de stakeholders importantes deve revisar a alteração e ver se a solicitação de mudança é importante o suficiente para merecer a adição. Se for, veja se você pode depriorizar algum trabalho que estava planejando fazer, a fim de evitar o escopo rastejamento.

7. Compartilhe sua declaração de escopo do projeto com a equipe

Seus stakeholders viram e assinaram o escopo do seu projeto - o próximo passo é compartilhá-lo com sua equipe de projeto. Certifique-se de que sua equipe tenha uma loja única para acessar todo o seu trabalho, como umferramenta de gerenciamento de trabalho. .

8. Consulte Voltar para a sua declaração de escopo do projeto durante o projeto

É útil referenciar o documento do escopo do projeto com freqüência para se certificar de que você está no caminho certo e não em risco de escopo de escopo. Se alguém apresentar novos elementos ao projeto que não passou pelo processo de controle de mudança, encaminhá-los à instrução do escopo do projeto e incentive-os a enviar sua ideia como solicitação ou rápida.

Definir limites saudáveis ​​com escopo do projeto

Uma declaração de escopo do projeto é uma ótima ferramenta para garantir que seu projeto esteja no caminho certo e seja bem sucedido. É também uma ótima maneira de apoiar a equipe do seu projeto e evitar o burnout. Mas um escopo de projeto é útil apenas se tiver sido efetivamente comunicado. Certifique-se de superar o documento do escopo do projeto no início do seu projeto. Em seguida, continue referindo-se com freqüência durante o projeto.