Panduan Cepat untuk Mendefinisikan Lingkup Proyek - Dalam 8 Langkah
Ketika datang ke manajemen proyek, Anda tidak ingin membidik terlalu besar atau terlalu kecil. Sebaliknya, Anda ingin ukuran proyek Anda cukup besar untuk menangkap semua hasil proyek Anda, tetapi cukup kecil untuk menjadiTujuan yang dapat dicapai .
Cara untuk melakukannya adalah mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda. Mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda membantu Anda mencapai hasil proyek Anda tepat waktu dan dalam anggaran - tanpa kerja keras tim Anda. Pada artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menentukan dan mengelola ruang lingkup proyek Anda.
Apa itu ruang lingkup proyek?
Lingkup proyek adalah cara untuk mengatur batas-batas pada proyek Anda dan mendefinisikan persis apa tujuan, tenggat waktu, danProduktif Project.Anda akan bekerja menuju. Dengan mengklarifikasi ruang lingkup proyek Anda, Anda dapat memastikan Anda menekanTujuan dan Tujuan Proyektanpa penundaan atau kerja keras.
Mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda bukanlah pekerjaan satu orang. Sebaliknya, Anda harus selaras dengan yang pentingPemangku kepentingan Proyekdan memastikan bahwa Anda semua berada di halaman yang sama. Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan peluncuran pemasaran produk, Anda ingin memastikan Anda menyelaraskan dengan pemangku kepentingan pada tim terkait di perusahaan Anda, seperti tim produk, tim desain, dan tim konten. Bergantung pada seberapa kompleks proyek Anda, Anda mungkin juga ingin mendefinisikan proses kontrol perubahan - kami akan membahas bagaimana Anda dapat melakukannya nanti.
Apa itu pernyataan lingkup proyek?
Pernyataan lingkup proyek hanyalah dokumen tertulis dari ruang lingkup proyek Anda. Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, pernyataan ruang lingkup Anda bisa menjadi bagian dari Andarencana proyek, atau bisa jadi dokumennya sendiri yang berdiri sendiri. Selain itu, jika Anda bekerja dengan tim atau agensi eksternal, Anda dapat mengubah pernyataan lingkup proyek Anda menjadi pernyataan pekerjaan (SOW) untuk memperkuat perjanjian antara Anda dan vendor Anda.
Apa itu creep creep?
Lingkup creep adalah apa yang terjadi ketika hasil proyek melebihi ruang lingkup proyek. Misalnya, bayangkan Anda sedang mengerjakan peluncuran produk, tetapi Anda belum menyusun pernyataan ruang lingkup proyek. Setengah jalan melalui proyek, seorang pemangku kepentingan menambahkan siaran pers ke hasil proyek. Beberapa hari kemudian, para pemangku kepentingan yang berbeda menambahkan posting blog tentang produk baru. Ini menambahkan pekerjaan yang tim proyek Anda tidak mengharapkan atau siap untuk dapat menyebabkan stres yang tidak perlu atau bahkan menunda kiriman asli proyek Anda.
Ketika proyek Anda menderita lingkup creep, Anda akhirnya mengerjakan tugas yang tidak Anda harapkan di awal proyek. Ini dapat menyebabkan keterlambatan proyek, kerja berlebihan, atau hasil berkualitas rendah.
Cara terbaik untuk mencegah cakupan creep adalah menciptakan pernyataan lingkup proyek yang solid dan membagikannya dengan pemangku kepentingan yang relevan pada awal proses. Dengan begitu, semua orang berada di halaman yang sama tentang apa yang dilakukan proyek Anda - dan tidak menutupi.
Manfaat mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda lebih awal
Mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda adalah elemen kunci perencanaan proyek. Tanpa pernyataan ruang lingkup yang jelas, proyek Anda dapat melengkung dan tumbuh melampaui kemampuan tim Anda untuk menyelesaikannya, menyebabkan penundaan atau kelelahan. Ruang lingkup proyek Anda membantu Anda membayangkan seluruh siklus hidup proyek Anda dan memastikan tujuan akhir Anda dapat dicapai. Secara khusus, mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda memungkinkan Anda untuk:
Pastikan semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang jelas tentang batas-batas proyek
Mengelola harapan pemangku kepentingan dan mendapatkan pembelian
Mengurangi risiko proyek
Anggaran danRencana Sumber Dayadengan tepat
Sejajarkan proyek Anda ke utamanyaTujuan.
Cegah lingkup creep.
Buat proses untuk mengubah permintaan (untuk proyek-proyek kompleks)
8 langkah untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda
1. Mulailah dengan tujuan proyek Anda
Sebelum Anda dapat menentukan ruang lingkup proyek Anda, pertama-tama Anda perlu menguraikan tujuan proyek Anda. Tujuan proyekadalah aset yang Anda rencanakan untuk dikirim pada akhir proyek Anda. Lingkup proyek Anda, pada akhirnya, akan membantu Anda sampai di sana - tetapi Anda pertama-tama perlu tahu di mana "ada".
2. Buat rencana sumber daya jika Anda belum melakukannya
Selain tujuan proyek, Anda juga perlu rasa sumber daya mana yang akan Anda miliki untuk Anda. Dalam manajemen proyek, a dapat berupa apa saja dari anggaran proyek ke bandwidth tim. SEBUAHRencana Manajemen Sumber Dayamenguraikan sumber daya mana yang Anda miliki untuk proyek ini - dan bagaimana mereka akan digunakan.
Rencanakan untuk menentukan rencana pengelolaan sumber daya Anda sebelum membuat ruang lingkup proyek Anda. Dengan begitu, Anda akan tahu persis sumber daya apa yang Anda miliki ketika Anda menyusun pernyataan lingkup proyek Anda, dan Anda dapat menyesuaikan ruang lingkup proyek berdasarkan ketersediaan itu.
3. Kumpulkan persyaratan proyek tambahan
Ada elemen penting lainnya dari perencanaan proyek awal. Tetapi saat ini, Anda harus fokus pada hal lain yang dapat memengaruhi ruang lingkup proyek Anda. Ingat: Ruang lingkup proyek adalah cara Anda mendokumentasikan batas-batas proyek Anda, dan apa tujuan utama, anggaran, sumber daya, dan hasilnya. Jika ada hal lain yang mungkin berdampak pada hal-hal itu - seperti AndaTimeline Project., misalnya - kumpulkan itu sekarang.
4. Rancangan Pernyataan Lingkup Proyek Anda
Sudah waktunya untuk menaruh semua penelitian yang telah Anda kumpulkan menjadi satu tempat: Pernyataan Lingkup Proyek Anda. Pernyataan lingkup proyek Anda harus menjelaskan apa yang Anda akan dan tidak akan lakukan, dan mengapa.
Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, pernyataan lingkup proyek Anda dapat berupa daftar berunjuk peluru, paragraf yang lebih panjang, atau menabur penuh. Tidak peduli berapa lama, pernyataan lingkup proyek Anda harus menguraikan apa tujuan proyek Anda dan menunjukkan apa yang akan dan tidak akan ditutup oleh proyek Anda.
Jika Anda memerlukan bantuan untuk mendefinisikan ruang lingkup, mulailah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
Mengapa kami mengerjakan proyek ini? Apa tujuan utama kami dan hasil?
Batasan apa yang kita miliki? Berapa banyak anggaran, jumlah karyawan, dan sumber daya tersedia? Anggota tim mana yang akan mengerjakan ini?
Kapan hasil kami jatuh tempo? Timeline apa yang harus kita tekan?
Apa yang keluar dari ruang lingkup?
Katakanlah Anda membangun kembali situs web perusahaan Anda. Inilah yang mungkin terlihat oleh ruang lingkup proyek:
Tujuan proyek:Transfer backend situs web ke platform CMS untuk meningkatkan kecepatan dan fleksibilitas halaman.
Sumber daya:
Tim web (tiga orang), 30 jam kerja seminggu selama 6 minggu
Manajer Teknik (satu orang), 10 jam kerja seminggu selama 6 minggu
& Amp; Tinjauan hukum (dua tim), lima jam kerja Hoc seminggu
$ 7.000 untuk CMS
Produktif:
Pelatihan untuk semua penulis konten pada akhir Mei 2021
Seluruh situs web tentang CMS baru pada Juni 2021
PROYEK ROADMAP. dan timeline:
26 April:MULAI CMS CMS.
10 Mei:& Amp; Ulasan Hukum
17 Mei-3 Juni:Transfer Tim Web
31 Mei:Pelatihan Writers Content
4 Juni:CMS adalah HIDUP.
Keluar dari ruang lingkup:
Bendungan Baru
Halaman web yang dapat disesuaikan pada CMS baru
5. Dapatkan dukungan dan persetujuan dari pemangku kepentingan utama
Sebelum Anda menandatangani pernyataan lingkup proyek Anda, pastikan Anda mendapatkan pembelian dari pemangku kepentingan proyek Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk mengubah keadaan, memikirkan kembali tujuan proyek Anda, dan memutuskan apa itu dan bukan bagian dari proyek. Setelah proyek Anda sedang berlangsung, akan lebih sulit untuk mengubah elemen pernyataan lingkup proyek Anda, jadi komunikasikan ruang lingkup Anda dengan baik kepada para pemangku kepentingan penting.
6. Menetapkan proses kontrol perubahan jika perlu
Jika Anda memiliki banyak pemangku kepentingan, atau jika Anda mengelola inisiatif yang kompleks, mungkin juga layak untuk membangun Ubah proses kontrol. Dengan proyek-proyek besar atau kompleks, beberapa hal pasti harus berubah. Mungkin timeline Anda terlalu optimis, atau umpan balik pelanggan baru masuk dan Anda harus mengubah beberapa hasil penting. Anda tidak ingin proyek Anda tidak mungkin untuk berubah, tetapi Anda juga tidak ingin ada yang bisa membuat perubahan Willy Nilly, karena yang dapat mengarah padaLingkup creep. .
Proses perubahan adalah serangkaian proses yang ditetapkan yang harus dilalui oleh pemangku kepentingan sebelum perubahan mereka disetujui. Untuk membuat proses kontrol perubahan, menetapkan cara untuk tim proyek dan pemangku kepentingan untuk mengajukan permintaan perubahan - misalnya, melalui asupan terpusatMembentuk. Kemudian, serangkaian pemangku kepentingan penting yang dipilih sebelumnya harus meninjau perubahan dan melihat apakah permintaan perubahan cukup penting untuk dijelaskan penambahan. Jika ya, lihat apakah Anda dapat merajutkan beberapa pekerjaan yang Anda rencanakan, untuk menghindari creep creep.
7. Bagikan pernyataan lingkup proyek Anda dengan tim
Para pemangku kepentingan Anda telah melihat dan menandatangani lingkup proyek Anda - langkah selanjutnya adalah membagikannya dengan tim proyek Anda. Pastikan tim Anda memiliki toko serba ada untuk mengakses semua pekerjaan Anda, seperti aAlat Manajemen Kerja .
8. Rujuk kembali ke pernyataan lingkup proyek Anda selama proyek
Sangat membantu untuk merujuk dokumen lingkup proyek Anda sesering mungkin untuk memastikan Anda berada di jalur dan tidak berisiko cakupan creep. Jika ada yang memperkenalkan elemen-elemen baru ke proyek yang belum melalui proses kontrol perubahan Anda, merujuk mereka ke pernyataan lingkup proyek dan mendorong mereka untuk menyerahkan ide mereka sebagai permintaan atau fast-ikuti.
Tetapkan batas sehat dengan ruang lingkup proyek
Pernyataan Lingkup Proyek adalah alat yang hebat untuk memastikan proyek Anda berada di jalur dan akan berhasil. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk mendukung tim proyek Anda dan mencegah kelelahan. Tetapi ruang lingkup proyek hanya berguna jika dikomunikasikan secara efektif. Pastikan untuk memamerkan dokumen lingkup proyek di awal proyek Anda. Kemudian, lanjutkan merujuk kembali ke sana selama proyek.
