Pikaopas projektin soveltamisalan määrittelyyn - 8 askeleen

Projektinhallinnan osalta et halua kohdistaa liian suuria tai liian pieniä. Pikemminkin haluat, että projektisi koko on tarpeeksi suuri kaapata kaikki projektitoimituksesi, mutta tarpeeksi pienetsaavutettavissa oleva tavoite .

Tapa tehdä se on määritellä projektin soveltamisala. Projektin laajuuden määrittäminen auttaa sinua osumaan projektin toimituksiin ajoissa ja budjetissa - ilman tiimisi ylittämistä. Tässä artikkelissa kattaamme kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää määritellä ja hallita projektin soveltamisalaa.

Mikä on hankkeen laajuus?

Projektin soveltamisala on tapa asettaa rajat projektisi ja määritellä täsmälleen mitä tavoitteita, määräaikoja jaProjektin toimituksetTyöskentelet kohti. Selventämällä projektin laajuus, voit varmistaa, että osutHankkeen tavoitteet ja tavoitteetviipymättä tai ylitöitä.

Projektin laajuus ei ole yksi henkilö. Pikemminkin sinun pitäisi mukauttaa tärkeitäHankkeen sidosryhmätja varmista, että olet kaikki samalla sivulla. Jos esimerkiksi olet työskennellyt tuotemarkkinoinnin käynnistää, haluat muista kohdistaa sidosryhmiä asiaan joukkueet yrityksessäsi, kuten tuotteen joukkue, suunnittelutiimi, ja sisältö joukkue. Riippuen siitä, kuinka monimutkainen projekti on, voit myös haluta määritellä muutoksenhallintaprosessin - pääsemme siihen, miten voit tehdä sen myöhemmin.

Mikä on projektin laajuus lausunto?

Hankkeen laajuus lausunto on yksinkertaisesti hankkeen laajuuden kirjallinen asiakirja. Riippuen projektisi monimutkaisuudesta, soveltamisalustasi voisi olla osaprojekti suunnitelmatai se voisi olla oma itsenäinen asiakirja. Lisäksi, jos työskentelet ulkoisen tiimin tai viraston kanssa, voit kääntää projektin laajuus lausunnon työasioista (kylvää) sidokseen sopimuksen teidän ja myyjän välillä.

Mikä on laajuus hiipiä?

Soveltamisala on se, mitä tapahtuu, kun projektin toimitukset ylittävät hankkeen soveltamisalan. Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet tuotteen käynnistämisessä, mutta et ole laatinut hankkeen laajuustodistusta. Puolivälissä hankkeen kautta sidosryhmä lisää lehdistötiedotteen hankkeen toimituksiin. Muutaman päivän kuluttua eri sidosryhmä lisää blogiviestin uudesta tuotteesta. Tämä lisätty työ, jonka projektiryhmä ei odottanut tai valmis, voisi aiheuttaa tarpeetonta stressiä tai jopa viivästyksiä projektin alkuperäisiin toimituksiin.

Kun projekti kärsii laajuudesta hiipistä, päädyt töihin, joita et odottanut projektin alussa. Tämä voi johtaa projektin viivästyksiin, ylityö- tai huonolaatuisiin toimituksiin.

Paras tapa estää soveltamisalalla on luoda vankka hankkeen laajuus lausunto ja jakaa se mahdollisilla sidosryhmillä mahdollisimman pian. Näin kaikki ovat samalla sivulla, mitä projekti tekee - eikä kattaa.

Edut projektin laajuuden määrittämisestä aikaisin

Hankkeen laajuus on keskeinen osa hankesuunnittelua. Ilman selkeää lausuntoa projekti voisi loimi ja kasvaa tiimin kyvyn täydentää sitä, mikä aiheuttaa viivästyksiä tai palamista. Projektin laajuus auttaa sinua kuvittelemaan projektin koko elinkaaren ja varmista, että lopputavoitteet ovat saavutettavissa. Tarkemmin sanottuna projektin laajuuden avulla voit:

Varmista, että kaikilla sidosryhmillä on selkeä käsitys hankkeen rajoista

Hallitse sidosryhmien odotuksia ja hanki sisään

Vähennä projektiriskiä

Talousarvio jaresurssisuunnitelmaasianmukaisesti

Kohdista projekti tärkeimpääntavoitteet

Estä laajuus hiipivä

Perustaa muutosta pyyntöjä (monimutkaisille hankkeille)

8 vaihetta projektin määrittämiseksi

1. Aloita projektin tavoitteidesi kanssa

Ennen kuin voit määrittää projektin laajuuden, sinun on ensin kuvattava projektin tavoitteet. Projektin tavoitteetOvatko varat aiot toimittaa projektin loppuun mennessä. Hankkeen laajuus, viime kädessä auttaa sinua pääsemään sinne - mutta sinun on ensin tiedettävä, missä "siellä" on.

2. Tee resurssisuunnitelma, jos et ole jo

Projektin tavoitteiden lisäksi tarvitset myös tunnetta, joista resursseja sinulla on käytettävissä. Projektinhallinnassa a voi olla mikä tahansa projektin budjetista Team Bandwidthille. AResurssien hallintasuunnitelmaHahmotellaan, mitkä resurssit ovat käytettävissä tähän hankkeeseen - ja miten niitä käytetään.

Suunnittele resurssien hallintasuunnitelma ennen projektin laajuuden luomista. Näin tiedät tarkalleen, mitä resursseja sinulla on käytettävissä, kun laitat projektin laajuustodistuksen, ja voit säätää projektin soveltamisalaa tämän saatavuuden perusteella.

3. Kerää lisävaatimukset

On muitakin tärkeitä osia varhaisesta projektisuunnittelusta. Mutta juuri nyt, sinun pitäisi keskittyä mihinkään muuhun, joka voi vaikuttaa projektin soveltamisalaan. Muista: Hankkeen soveltamisala on tapa dokumentoida projektin rajat ja mitä tärkeimmät tavoitteet, budjetti, resurssit ja toimitukset ovat. Jos on jotain muuta, mikä voi vaikuttaa näihin asioihin, kutenHankkeen aikajana, esimerkiksi kerää nyt.

4. Luo projektin laajuus lausunto

On aika laittaa kaikki tutkimukset, jonka olet koonnut yhteen paikkaan: projektin laajuus lausunto. Projektin laajuus lausunnon pitäisi selittää, mitä sinä et tee, ja miksi.

Projektin monimutkaisuudesta riippuen projektin laajuus lausunto voi olla bullet-terävä luettelo, pidempi kappale tai täysi puhallettu kylvä. Riippumatta siitä, kuinka kauan on, projektin laajuus lausunnon pitäisi kuvata, mitä projektin tavoitteet ovat ja osoittavat, mitä projekti ei kata.

Jos tarvitset apua määrittelemään soveltamisalaa, aloita vastaamalla näihin kysymyksiin:

Miksi työskentelemme tällä hankkeella? Mitkä ovat lopulliset tavoitteet ja toimitukset?

Mitä rajoituksia meillä on? Kuinka paljon budjettia, henkilöstöä ja resursseja on saatavilla? Mitkä tiimin jäsenet työskentelevät tässä?

Milloin toimitukset ovat erääntyneet? Mitä aikataulua meidän täytyy lyödä?

Mikä ei ole soveltamisala?

Sanotaan, että rakennat yrityksen verkkosivustosi. Tässä on, mitä projektin soveltamisala saattaa näyttää:

Projektin tavoitteet:Siirrä verkkosivusto CMS-alustalle sivunopeuden parantamiseksi ja joustavuuden parantamiseksi.

Resurssit:

Web-tiimi (kolme ihmistä), 30 tuntia työtä viikossa 6 viikon ajan

Engineering Manager (yksi henkilö), 10 tuntia työtä viikossa 6 viikon ajan

Se & amp; Oikeudellinen arviointi (kaksi joukkuetta), viisi tuntia ad hoc työtä viikossa

7 000 dollaria CMS: lle

Toimitukset:

Koulutus kaikille sisällön kirjoittajille 2021 toukokuun lopulla

Koko verkkosivusto uusilla CMS: llä kesäkuuhun 2021 mennessä

Projektin etenemissuunnitelma ja aikajana:

26. huhtikuuta:Aloita Scoping CMS

10. toukokuuta:Se & amp; Oikeudellinen tarkastelu

17. kesäkuuta 3. kesäkuuta:Web-tiiminsiirto

31. toukokuuta:Sisältö Kirjoittajien koulutus

4. kesäkuuta:CMS on live

Soveltamisalan ulkopuolella:

Uusi patojärjestelmä

Uusien CMS: n muokattavat verkkosivut

5. Hanki sisäänosto ja hyväksyntä keskeisistä sidosryhmistä

Ennen kuin kirjaudut pois projektin laajuuden lausunto, varmista, että saat sisäänoston projektin sidosryhmiltäsi. Tämä on tilaisuutesi muuttaa asioita, harkitse projektin tavoitteita ja päättää, mikä on ja ei ole osa hanketta. Kun projekti on käynnissä, se on vaikeampi muuttaa mitään osaa projektin laajuustodistusta, joten kommunikoi laajasi kaikki tärkeimmät sidosryhmät.

6. Luo tarvittaessa muutosvalvontaprosessi

Jos sinulla on paljon sidosryhmiä, tai jos hallitset monimutkaista aloitetta, se voi myös olla syytä luoda Vaihda ohjausprosessi. Suurilla tai monimutkaisilla hankkeilla jotkut asiat ovat väistämättä vaihdettava. Ehkä aikajana oli liian optimistinen tai uusi asiakaspalaute tuli sisään ja sinun on muutettava useita tärkeitä toimituksia. Et halua, että projekti on mahdotonta muuttaa, mutta et myöskään halua, että ketään voi tehdä muutosta Willy Nillly, koska se voi johtaaSoveltamisala .

Muutosprosessi on vakiintunut joukko prosesseja, joiden sidosryhmien on läpäistävä ennen niiden muutoksen hyväksymistä. Voit luoda muutoksen ohjausprosessin avulla tavoin projektitiimillesi ja sidosryhmille lähettämään muutoksen pyyntöjä - esimerkiksi keskitetyn saannin kauttaLomake. Sitten ennalta valittujen tärkeiden sidosryhmien joukon on tarkistettava muutos ja katso, onko muutospyyntö tarpeeksi tärkeä ansioiden lisäämiseksi. Jos se on, katso, voitko poistaa jonkin verran työtä, jonka suunnittelit tehdä, jotta vältetään soveltamisala.

7. Jaa hankkeen laajuus lausunto tiimin kanssa

Sidosryhmäsi ovat nähneet ja allekirjoittaneet projektin laajuuden - seuraava vaihe on jakaa se projektiryhmänne kanssa. Varmista, että tiimisi on yhden luukun, jotta voit käyttää kaikkia työtäsi, kuten aTyönhallintatyökalu .

8. Toista hankkeen laajuustodistukset hankkeen aikana

On hyödyllistä viitata projektin laajuusasiakirjaan usein varmistaaksesi, että olet radalla eikä vaarassa. Jos joku esittelee uusia elementtejä hankkeeseen, joka ei ole käynyt läpi muutoksen ohjausprosessia, lähetä ne projektin laajuustodistukseen ja kannustaa heitä lähettämään ajatus pyyntöön tai nopeasti.

Aseta terveelliset rajat projektin soveltamisalaan

Hankkeen laajuus lausunto on erinomainen työkalu varmistaa, että projekti on radalla ja menestyä. Se on myös erinomainen tapa tukea projektitiimia ja estää Burnout. Hankkeen soveltamisala on kuitenkin vain hyödyllinen, jos se on toimitettu tehokkaasti. Varmista, että pintaprojektista projektin alkuvaiheessa. Jatka sitten viitata takaisin siihen usein projektin aikana.