Miten luoda ja hallita projektikalenteria asettaaksesi tiimisi menestykseen

Tee työpäivät joskus jättää sinut tuntemaan kuin olet luonnonvaraisessa lännessä, missä kaaos hallitsee? Seuraavassa on muutamia merkkejä: työ on jäykkä ja koordinoitumaton. Hankkeiden kappaleet eivät yhdistä, ja määräajat jäävät usein. Sinulla ei ole juurikaan näkyvyyttä tiimin työmäärään, mikä johtaa työn päällekkäisyyteen väärinkäytösten vuoksi. Hyvä uutinen on, että monet näistä ongelmista voidaan ratkaista käyttämällä projektikalenteria.

Ensinnäkin varma, että et ole yksin kamppailuissasi. Tiedot2019 Ammattitutkimuksen pulssiNäytä organisaatiot tuhosivat lähes 12 prosenttia investoinnistaan ​​hankkeeseen viettää viime vuonna huonon suorituskyvyn vuoksi. Projektinhallinta voi auttaa sinua takaisin kiinteään maahan, kääntämällä kaaoksen järjestykseen.

Vielä parempi, voit tuhota villityöpäiväsi sisällyttämällä projektikalenteri-kriittinen osaProjektinhallintaprosessiSe leikataan hukkaan ja resursseihin. Olipa kokoaa yhteen kaikki palaset sisältökohtiin, tapahtuman etenemissuunnitelmaan tai tuotteen lanseeraukseen, tunnet sheriffin kaupungista, kun tiedät, mitä on jo tapahtunut ja mikä tulee seuraavaksi projektisi seuraavaksi.

Mikä on projektikalenteri?

A Projektin kalenteriOttaa kaikki palaset työsi ja asettavat ne yhteen keskeisellä, visuaalisella paikalla, että koko joukkue voi käyttää. Se antaa sinulle lintujen silmäkuvan yleisen projektin aikataulun, jotta voit nähdä, kun eri kappaleet johtuvat. Ja se auttaa yksittäisten osallistujien suunnitella tulevaisuutta ja organisoida kiertää niiden tärkein projekteja. Kiinteällä projektin suunnittelu kalenteri paikallaan, pysyt ajan tasalla ja tietää tarkalleen, mitä teet tänään, ensi viikolla ja sen jälkeen. Ja koska tiimisi on pääsy siihen, kaikki voivat helposti nähdä, mitä on saatava päätökseen nyt ja mikä on nurkan takana.

Projektikalenterit

Mikä on ensimmäinen asia, joka tulee mieleen, kun ajattelet projektikalenteria? Ajatteletko Excel-laskentataulukkoa, muotoiltu näyttää kalenteriksi? Onko mielesi kalenterin hallintajärjestelmä, kuten Google-kalenteri? Tai ehkä ajattelet laatikon ulkopuolella ja kuvittele kalenteri projektinhallintatyökalussa.

On olemassa useita tapoja rakentaa projektikalenteri ja osa työtä projektipäällikkönä (vaikka se ei ole virallinen otsikko), on löytää järjestelmä, joka toimii tiimisi. Tässä on nopea esikatselu, joka esittelee kolmesta tärkeimmistä tavoista hankkeen kalenterin luomiseksi:

Projektin kalenterin ammattilaiset ja haitat Excelissä

Mahdollisesti perinteinen tapa luoda projektikalenteri on rakentaa se Exceliin. Tässä laskentataulukotisessa projektikalenteria varten muutat Excelin rivejä ja sarakkeita, jotka näyttävät perinteisenä kuukausittain kalenterina.

Plussat:

Tiimisi todennäköisesti on jo pääsy tähän työkaluun ja osaa käyttää sitä.

Excel on projektin kalenterimalleja, joten sinun ei tarvitse alkaa tyhjästä.

Voit laajentaa ja romahtaa soluja riippuen siitä, kuinka paljon tietoja lisäät projektikalenteriin.

Haittoja:

Koska Excel ei ole erityisesti rakennettu projektikalentereille, voi olla vaikeaa kaapata ja seurata toimivaa työtä tämän työkalun kanssa.

On vaikea sisällyttää yksityiskohtia, tiedostoja ja muuta täydentävää työtä, jonka tiimisi saattaa joutua käyttämään.

Kun luot projektikalenterin Excelissä, se voi olla vaikeaa uudistaa tai muokata visuaalista näyttöäsi.

Projektin kalenterin rakentamisen ammattilaiset ja haitat Google-kalenterissa

Toinen tapa rakentaa projektikalenteri on tehdä niin tiimisi kalenterin hallintajärjestelmässä, kuten Google-kalenteri. Tällaisessa projektikalenterissa käytät kalenteritapahtumia, jotka edustavat tulevaa työtä.

Plussat:

Tiimisi todennäköisesti on jo pääsy tähän työkaluun ja osaa käyttää sitä.

Koska useimmissa kalenterinhallintajärjestelmillä on kyky näyttää erilaisia ​​kalentereita kerralla, voit tarkastella henkilökohtaista kalenteriasi ja yrityksesi työtapahtumien kalenteria samanaikaisesti.

Kalenteritapahtumissa on tyypillisesti otsikko ja kuvaus, joten voit käyttää tapahtuman otsikkoa edustaa tehtävän otsikkoa ja lisätä lisäyhteyttä tapahtuman kuvauksessa.

Haittoja:

Kalenterin hallintajärjestelmät, kuten Google-kalenteri, rakennettiin tapahtumiin, ei tehtäviin ja toimituksiin.

Ottaa useita tehtävän "tapahtumia" yhdessä päivässä voi nopeasti tulla ylivoimaiseksi.

Yritetään samanaikaisesti tarkastella tulevia tehtäviä samassa työkalussa, jota käytät kokouksiin, voi olla täynnä ja epäjärjestystä.

Projektin kalenterisi projektinhallintatyökalun käyttäminen

Projektinhallintatyökalut on rakennettu voimakkaalla toiminnallisuudella auttaaksesi sinua ja tiimisi koordinoimaan ja suorittamaan kunnianhimoisimmat projektit. Projektinhallintatyökalulla tiimisi on useita tapoja visualisoida projekti, kutenkalenterit , Kanban Boards ja Aikataulut .

Plussat:

Projektinhallintatyökalut tarjoavat zoomattu tapa nähdä kaikki projektin tehtävät, mutta voit myös napsauttaa jokaiseen tehtävään lisätietoja, konteksti ja asiaankuuluvat liitteet.

Voit helpostiintegroidaProjektikalenteri suosikki liiketoimintatyökaluja, joten tiimisi on kaikki tiedostot ja asiayhteys, jonka he tarvitsevat työnsä yhdessä paikassa.

Projektinhallintatyökalussa voit vaihtaa samoja projektitietoja useissa näkemyksissä, kuten projektikalentereissa, Kanban Boardsissa, tehdä listoja ja aikataulut. Näin sidosryhmät voivat visualisoida työtä tavalla, joka toimii parhaiten heille.

Haittoja:

Tiimisi ei ehkä tunne projektinhallintatyökalua.

Ristitoiminnallisilla sidosryhmillä on pääsy tähän työkaluun, jotta voit tarkastella projektikalenteriasi.

Miten luodaan projektikalenterin?

Aloitetaan! Suosittelemme aProjektinhallintatyökaluHankkeen suunnittelukalenterisi rakentaminen. Projektinhallintatyökalulla voit saada suuria arvokkaita kykyjä, jolloin voit:

Luo ja siirrä tehtäviä helposti

Säädä päivämääriä

Määritä tehtävän omistajat

Jaa materiaaleja

Lisää ja virtaviivaistaa viestintää

Näytä kaikki sinunTiimin työyhdessä paikassa

Vaihda useita näkymiä, kutenKalenteri, Gantt-kaavio tai Kanban hallitus

Hit määräajat

Hyötyäintegraatiot

Okei, pääsemme takaisin todellisen kalenterin luomiseen. Tässä ovat konkreettiset toimet, jotka haluat ottaa:

Kartta ulos vaiheet.Päätä, mitä täytyy tapahtua alusta loppuun hankkeen loppuun saattamiseksi. Tunnistaa kaikki riippuvuudet. Älä huoli ajoituksesta vielä.

Aseta aloituspäivämäärät ja päivämäärät.Ota nyt kokonaisvaltainen näkemys askeleistasi ja lisää realistiset päivämäärät jokaiseen.

Tunnistaa sidosryhmät.Määritä jokainen vaihe asianmukaiselle tiimijäsenelle, vastuuhenkilöt selväksi.

Säädä tarpeen mukaan.Projektikalenteri on elävä asiakirja. Muista tarkistaa se usein ja siirrä työtä projektisuunnitelmasi kehittyy.

Jaa projektikalenteri sidosryhmillä, kun se on luonut, jotta kaikki ovat linjassa ja ymmärtävät, mitä heistä odotetaan tulevina päivinä, viikkoina tai kuukausina. Kannusta tiimisi käyttämään projektikalenteria päivittäin kommunikoimaan edistymistä ja jakaa asiakirjoja.

10 vinkkejä projektikalenterin hallintaan

Kuten kaikkiin liiketoimintatyökaluihin, on parhaita käytäntöjä projektikalenterin käyttöön. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit hallita projektikalenteria tehokkaammin:

Älä ylitä sitä.Ole erittäin selkeä ja varmista, että lisää yksityiskohtia (omistajat, päivämäärät, projektitiedot, vertailumateriaalit jne.).

Käyttää Värikoodaus Helppo visuaalinen kulutus.

Duplicate Tehtävät tarvittaessa.Monet tehtävät ja tehtävätyypit toistuvat; Hyödynnä tätä ja päällekkäisiä tehtäviä tai vaatimuksia sen sijaan, että ne alkavat naarmuista joka kerta.

Varmista Tiimityökuormitus on tasapainoinen.Yritä tunnistaa, kuka voi olla ylityöllistetty ja kuka voi olla aliarvioitu ja säätää projektikalenteria tarpeen mukaan.

Seuraa säännöllisesti.Voit nopeasti tunnistaa, mitkä toimitukset eivät lähteneet aiottuihin päivämääriin katsomalla projektikalenteriasi.

Mukauta kun menet.Projektinhallintatyökalujen avulla voit vetää ja pudota helposti päivämäärien muuttamiseen.

Luoda Hankkeen aikataulut Tämä osoittaa kunkin yksittäisen tehtävän tai työn keston projektissasi.

Aseta projektin välitavoitteet.Näin voit mitata edistymistä ja jakaa menestystä.

Jaa kalenteri sidosryhmillä . Sen sijaan, että kenttä on useita kysymyksiä projektin tilasta, voit lähettää kaikki sidosryhmät projektin kalenteri-näkymään.

Luoda Projektin kalenterimallit että voit käyttää uudelleen tulevaa työtä.

3 Esimerkkejä projektikalenterista

Projektin kalenterit ovat äärettömän vaihtelevat kaikkiin projektiin. Tämä joustavuus on suuri osa heidän valituksensa. Mutta ne ovat myös uudelleenkäytettäviä; Jos sinulla on projektityyppi, joka pyrkii toistamaan itseään, voit rakentaa projektin kalenterimallia, jota voit käyttää uudelleen, säästää aikaa tiellä.

Seuraavassa on esimerkkejä projektikalentereista:

1. Toimituskalenteri

Editorial-projektikalenteri toimii pitämään sisällöntuotannon radalla hallitsemalla kaikkia sisältöä yhdessä paikassa ja asettamalla tärkeät päivämäärät ja määräajat visuaalisessa muodossa. Tehtävät ja päivämäärät ovat helposti saatavilla. Määritä tehtävät sidosryhmille (kirjailijat, toimittajat, suunnittelijat ja jopa julkaisijat) ja kohdentavat kohdennetut julkaisut jokaiseen artikkeliin, jotta tiedät, mitä seuraavaksi ja milloin.Master koko sisällön suunnitelma tällä mallilla.

2. Markkinointi hankkeen suunnitelma

Olitko markkinointiprojekti tulevan tapahtuman tai kampanjan käynnistämisen ympärillä, projektikalenteri on välttämätön sen menestykseen. Tehokas projektinhallinta projektikalenterin kautta mahdollistaa markkinointialan ammattilaiset keskittämään viestintää, tekemään yhteistyötä ja luodaan toistettavia prosesseja. Kartta markkinointisuunnitelmasta, mukaan lukien päivämäärät, omistajat ja aloitteet (myös PR, sosiaalinen media jne.). Muutos on vakio markkinoinnin maailmassa, ja se merkitsee määräaikoja nopeasti ja säätää päivämääriä pitämään markkinointisuunnitelma päivitetty.Käytä mallia selkeyden ja vastuullisuuden luomiseksi koko markkinointitiimin kautta.

3. Tuotteen etenemissuunnitelma

Luo ja päivitä tuotteen etenemissuunnitelma yhdellä keskeisellä paikalla: projektikalenteri. Täällä voit kommunikoida aikajana ja strategiaa säilyttäen useita tuotevalikoimia yhdessä paikassa. Voit myös jakaa etenemissuunnitelman saadaksesi palautetta ja sisäänostoa.Aina on selkeä näkymä yrityksesi ja tuotteen painopisteistä tämän projektin kalenterimallin kanssa.

Tee työelämä helpompi

Se on viisas henkilö, joka käyttää työkaluja parhaimmillaan. Projektikalenteri on vain yksi yksinkertainen tapa, jolla voit tehdä päivittäistä työtäsi tasaisempaa ja tehokkaammin. Tutustu, miten Autodesk: n punostus onKastettu 30% vuosittainKolme suoraa vuotta ansiosta toimituksellisen sisällönsä hallinnassa ja käyttämälläHankkeen kalenteritUDN-tehtävähallinta .