Cách tạo và quản lý lịch dự án để thiết lập nhóm của bạn để thành công
Có phải những ngày làm việc của bạn đôi khi khiến bạn cảm thấy như bạn đang ở miền tây hoang dã, nơi Chaos trị vì? Dưới đây là một vài dấu hiệu: công việc là im lặng và không phối hợp. Các phần của các dự án không kết nối, và thời hạn thường xuyên bị bỏ lỡ. Bạn có rất ít để không có khả năng hiển thị vào khối lượng công việc của nhóm, dẫn đến việc trùng lặp việc vì thông tin sai lệch. Tin tốt là nhiều vấn đề này có thể được giải quyết thông qua việc sử dụng lịch dự án.
Đầu tiên, yên tâm rằng bạn không đơn độc trong những cuộc đấu tranh của mình. Dữ liệu từXung 2019 của khảo sát nghề nghiệpHiển thị các tổ chức đã lãng phí gần 12% đầu tư vào dự án năm ngoái do hiệu suất kém. Quản lý dự án có thể giúp đưa bạn trở lại mặt đất vững chắc, biến sự hỗn loạn thành trật tự.
Thậm chí tốt hơn, bạn có thể chế ngự ngày làm việc hoang dã của mình bằng cách kết hợp lịch dự án, một phần quan trọng củaQuá trình quản lý dự ánĐiều đó sẽ cắt giảm thời gian và tài nguyên lãng phí. Cho dù bạn đang kết hợp tất cả các phần của mình cho một dòng sản phẩm nội dung, một lộ trình sự kiện hoặc ra mắt sản phẩm, bạn sẽ cảm thấy như cảnh sát trưởng trong thị trấn khi bạn biết những gì đã xảy ra và những gì sắp xảy ra tiếp theo trong dự án của bạn.
Lịch dự án là gì?
MỘTLịch dự án.Thực hiện tất cả các phần công việc của bạn và đặt chúng lại với nhau trong một vị trí trung tâm, hình ảnh mà toàn bộ đội có thể truy cập. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn mắt chim về lịch trình dự án tổng thể để bạn có thể thấy khi các mảnh khác nhau là do. Và, nó giúp nhân viên đóng góp lên kế hoạch trước và tổ chức công việc xung quanh các dự án quan trọng nhất của họ. Với lịch lập kế hoạch dự án vững chắc tại chỗ, bạn sẽ được thông báo và biết chính xác những gì bạn đang làm hôm nay, vào tuần tới và hơn thế nữa. Và bởi vì nhóm của bạn cũng có quyền truy cập vào nó, mọi người đều có thể dễ dàng thấy những gì cần được hoàn thành ngay bây giờ và những gì xung quanh góc.
Các loại lịch dự án
Điều đầu tiên xuất hiện trong đầu là gì khi bạn nghĩ về lịch dự án? Bạn có nghĩ về một bảng tính Excel, được định dạng để trông giống như một lịch? Tâm trí của bạn có đi đến một hệ thống quản lý lịch như Lịch Google không? Hoặc có thể bạn nghĩ bên ngoài hộp và tưởng tượng một lịch trong một công cụ quản lý dự án.
Có nhiều cách khác nhau để xây dựng lịch dự án và một phần công việc của bạn như Trình quản lý dự án (ngay cả khi đó không phải là tiêu đề chính thức của bạn) là tìm một hệ thống hoạt động cho nhóm của bạn. Dưới đây là bản xem trước nhanh về ưu và nhược điểm của ba cách chính để tạo lịch dự án:
Ưu điểm và nhược điểm của việc tạo lịch dự án trong Excel
Có thể cách truyền thống nhất để tạo lịch dự án là xây dựng nó trong Excel. Trong lịch dự án kiểu bảng tính này, bạn sửa đổi các hàng và cột của Excel trông giống như một lịch hàng tháng truyền thống.
Ưu điểm:
Nhóm của bạn có thể đã có quyền truy cập vào công cụ này và biết cách sử dụng nó.
Excel có các mẫu lịch dự án để bạn không phải bắt đầu từ đầu.
Bạn có thể mở rộng và thu gọn các ô tùy thuộc vào số lượng thông tin bạn đang thêm vào lịch dự án của mình.
Nhược điểm:
Bởi vì Excel không được xây dựng cụ thể cho lịch dự án, có thể khó chụp và theo dõi công việc có thể hành động với công cụ này.
Thật khó để bao gồm các chi tiết, tệp và công việc bổ sung khác mà nhóm của bạn có thể cần phải truy cập.
Khi bạn tạo lịch dự án trong Excel, có thể khó định dạng lại hoặc sửa đổi màn hình trực quan của bạn.
Ưu điểm và nhược điểm của việc xây dựng lịch dự án của bạn trong Lịch Google
Một cách khác để xây dựng lịch dự án là làm như vậy trong hệ thống quản lý lịch của nhóm bạn, như Lịch Google. Trong loại lịch dự án này, bạn sử dụng các sự kiện lịch để đại diện cho công việc sắp tới.
Ưu điểm:
Nhóm của bạn có thể đã có quyền truy cập vào công cụ này và biết cách sử dụng nó.
Bởi vì hầu hết các hệ thống quản lý lịch đều có khả năng hiển thị nhiều lịch khác nhau cùng một lúc, bạn có thể xem lịch sự kiện cá nhân và sự kiện công việc của công ty bạn cùng một lúc.
Các sự kiện lịch thường có tiêu đề và mô tả, vì vậy bạn có thể sử dụng tiêu đề sự kiện để thể hiện tiêu đề tác vụ và thêm bối cảnh bổ sung trong mô tả sự kiện.
Nhược điểm:
Các hệ thống quản lý lịch như Lịch Google được xây dựng để hiển thị các sự kiện, không phải tác vụ và cung cấp.
Có nhiều tác vụ "sự kiện" trong một ngày có thể nhanh chóng trở nên quá tải.
Cố gắng đồng thời xem các tác vụ sắp tới trong cùng một công cụ bạn sử dụng cho các cuộc họp có thể cảm thấy lộn xộn và vô tổ chức.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng công cụ quản lý dự án cho lịch dự án của bạn
Các công cụ quản lý dự án được xây dựng với chức năng mạnh mẽ để giúp bạn và nhóm của bạn phối hợp và thực hiện các dự án đầy tham vọng nhất của bạn. Với một công cụ quản lý dự án, nhóm của bạn có nhiều cách để hình dung dự án, nhưlịch.Cái gìBảng Kanban, vàdòng thời gian .
Ưu điểm:
Các công cụ quản lý dự án cung cấp một cách phóng to để bạn xem tất cả các tác vụ trong dự án của mình, nhưng cũng cho phép bạn nhấp vào mỗi tác vụ để biết thêm chi tiết, bối cảnh và tệp đính kèm có liên quan.
Bạn co thể dê dangtích hợpLịch dự án của bạn với các công cụ kinh doanh yêu thích của bạn, vì vậy nhóm của bạn có tất cả các tệp và bối cảnh họ cần thực hiện công việc của họ ở một nơi.
Trong một công cụ quản lý dự án, bạn có thể chuyển đổi để xem cùng một thông tin dự án trong nhiều chế độ xem, như Lịch dự án, bảng Kanban, để thực hiện danh sách và mốc thời gian. Bằng cách đó, các bên liên quan có thể trực quan hóa công việc theo cách phù hợp nhất với họ.
Nhược điểm:
Nhóm của bạn có thể không quen thuộc với một công cụ quản lý dự án.
Các bên liên quan chéo chức năng sẽ phải truy cập công cụ này để xem lịch dự án của bạn.
Làm cách nào để tạo lịch dự án?
Bắt đầu nào! Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mộtCông cụ quản lý dự ánđể xây dựng lịch quy hoạch dự án của bạn. Với một công cụ quản lý dự án, bạn sẽ có được một loạt các khả năng có giá trị, cho phép bạn:
Tạo và di chuyển các nhiệm vụ một cách dễ dàng
Điều chỉnh ngày đáo hạn
Chỉ định chủ sở hữu nhiệm vụ
Vật liệu chia sẻ
Tăng và hợp lý hóa giao tiếp
Xem tất cả của bạnCông việc của độiở một nơi
Chuyển đổi giữa nhiều chế độ xem, nhưLịch, biểu đồ Gantt, hoặc bảng Kanban
Hit Deathines.
Tận dụng lợi thế củaTích hợp
Được rồi, hãy quay lại để tạo lịch thực tế của bạn. Dưới đây là các hành động cụ thể bạn sẽ muốn lấy:
Ánh xạ ra các bước.Quyết định những gì cần phải xảy ra từ đầu đến cuối để hoàn thành dự án. Xác định bất kỳ phụ thuộc. Đừng lo lắng về thời gian chưa.
Đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn.Bây giờ, hãy xem một cái nhìn toàn diện về các bước của bạn và thêm ngày thực tế vào từng bước.
Xác định các bên liên quan.Chỉ định từng bước cho thành viên trong nhóm thích hợp, thực hiện trách nhiệm rõ ràng.
Điều chỉnh khi cần thiết.Lịch dự án của bạn là một tài liệu sống. Hãy chắc chắn kiểm tra nó thường xuyên và di chuyển làm việc xung quanh khi kế hoạch dự án của bạn phát triển.
Chia sẻ lịch dự án của bạn với các bên liên quan sau khi nó được tạo để mọi người được căn chỉnh và hiểu những gì mong đợi trong số họ trong những ngày, tuần hoặc tháng sẽ đến. Khuyến khích nhóm của bạn sử dụng lịch dự án mỗi ngày để truyền đạt tiến trình và chia sẻ tài liệu.
10 mẹo để quản lý lịch dự án của bạn
Như với tất cả các công cụ kinh doanh, có những thực tiễn tốt nhất để sử dụng lịch dự án. Dưới đây là một vài mẹo để giúp bạn quản lý lịch dự án hiệu quả hơn:
Đừng quá chấp nhận nó.Hãy rất rõ ràng và đảm bảo thêm chi tiết (chủ sở hữu, ngày đáo hạn, chi tiết dự án, tài liệu tham khảo, v.v.).
Sử dụng mã màu để tiêu thụ trực quan dễ dàng.
Các nhiệm vụ trùng lặp khi cần thiết.Nhiều nhiệm vụ và các loại nhiệm vụ sẽ lặp lại; Tận dụng các nhiệm vụ hoặc yêu cầu trùng lặp và trùng lặp thay vì bắt đầu từ đầu mỗi lần.
Bảo đảm Đội công việc được cân bằng.Cố gắng xác định ai có thể làm việc quá sức và những người có thể được sử dụng lại và điều chỉnh lịch dự án của bạn khi cần thiết.
Theo dõi và giám sát thường xuyên.Bạn có thể nhanh chóng xác định những gì các sản phẩm không được đưa ra vào ngày dự định của họ bằng cách xem lịch dự án của bạn.
Thích nghi khi bạn đi.Các công cụ quản lý dự án cho phép bạn kéo và thả để dễ dàng thay đổi ngày.
Tạo ra Timelin dự án. Điều đó cho thấy thời gian của từng nhiệm vụ hoặc một phần công việc trong dự án của bạn.
Đặt cột mốc dự án.Điều này sẽ cho phép bạn đo lường sự tiến bộ và chia sẻ thành công.
Chia sẻ lịch của bạn với các bên liên quan . Thay vì thực hiện nhiều câu hỏi về trạng thái dự án của bạn, bạn có thể giới thiệu tất cả các bên liên quan đến chế độ xem lịch dự án của mình.
Tạo ra Mẫu lịch dự án. rằng bạn có thể tái sử dụng cho công việc trong tương lai.
3 ví dụ về lịch dự án
Lịch dự án có thể thay đổi vô hạn để phù hợp với bất kỳ dự án nào. Tính linh hoạt đó là một phần lớn trong sự hấp dẫn của họ. Nhưng họ cũng tái sử dụng; Nếu bạn có một loại dự án có xu hướng lặp lại chính nó, bạn có thể xây dựng một mẫu lịch dự án mà bạn có thể sử dụng lại, tiết kiệm thời gian xuống đường.
Dưới đây là một số ví dụ về lịch dự án:
1. Lịch biên tập
Lịch dự án biên tập hoạt động để giữ sản xuất nội dung theo dõi bằng cách quản lý tất cả nội dung ở một nơi và đặt các ngày và thời hạn quan trọng ở định dạng trực quan. Nhiệm vụ và ngày đáo hạn có thể dễ dàng truy cập. Chỉ định các nhiệm vụ cho các bên liên quan (nhà văn, biên tập viên, nhà thiết kế và thậm chí là nhà xuất bản) và phân bổ mục tiêu xuất bản ngày tới từng bài viết để bạn biết những gì sẽ xuất hiện tiếp theo và khi nào.Làm chủ toàn bộ kế hoạch nội dung của bạn với mẫu này.
2. Kế hoạch dự án tiếp thị
Cho dù dự án tiếp thị của bạn đang xung quanh sự kiện sắp tới hoặc khởi chạy chiến dịch, lịch dự án là rất quan trọng đối với thành công của nó. Quản lý dự án hiệu quả, thông qua lịch dự án, cho phép các chuyên gia tiếp thị tập trung truyền thông, hợp tác và tạo các quy trình lặp lại. Bản đồ lên kế hoạch tiếp thị của bạn, bao gồm cả ngày, chủ sở hữu và các loại sáng kiến (dù PR, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.). Thay đổi là hằng số trong thế giới tiếp thị, và điều đó có nghĩa là đẩy ra thời hạn một cách nhanh chóng và điều chỉnh ngày để cập nhật kế hoạch tiếp thị của bạn.Sử dụng một mẫu để tạo rõ ràng và trách nhiệm trách nhiệm trên toàn bộ nhóm tiếp thị.
3. Lộ trình sản phẩm
Tạo và cập nhật lộ trình sản phẩm của bạn ở một vị trí trung tâm: Lịch dự án của bạn. Tại đây bạn có thể truyền đạt thời gian và chiến lược trong khi theo dõi nhiều dòng sản phẩm ở một nơi. Bạn cũng sẽ có thể chia sẻ lộ trình của mình để nhận phản hồi và mua hàng.Luôn luôn có một cái nhìn rõ ràng về các ưu tiên kinh doanh và sản phẩm của bạn với mẫu Lịch dự án này.
Làm cho cuộc sống làm việc của bạn dễ dàng hơn
Đó là một người khôn ngoan sử dụng các công cụ để lợi thế tốt nhất của họ. Lịch dự án chỉ là một cách đơn giản, bạn có thể làm cho công việc hàng ngày của mình chạy mượt mà và hiệu quả hơn. Kiểm tra cách Autodesk Redshift như thế nàotăng 30% hàng nămtrong ba năm liên tiếp nhờ quản lý nội dung biên tập của họ và sử dụngLịch dự án tạiQuản lý tác vụ UDN .
