Ekibinizi başarı için ayarlamak için bir proje takvimi nasıl oluşturulur ve yönetilir

İş günleriniz bazen sizi kaosun hüküm sürdüğü vahşi batıdaymış gibi hissetmenizi sağlıyor mu? İşte birkaç işaret: iş silmedi ve koordine edildi. Projelerin parçaları bağlanmaz ve son teslim tarihleri ​​sıklıkla kaçırılır. Ekibinizin iş yüklerine görünmemelisiniz, işin çoğaltılmasından dolayı işin çoğaltılmasına yol açar. İyi haber şu ki, bu sorunların birçoğunun bir proje takvimi kullanılmasıyla çözülebilmesidir.

İlk önce, mücadelelerinizde yalnız olmadığından emin olun. Gelen verilerMeslek anketinin 2019 nabzıGösterilen organizasyonları, yüksek performans nedeniyle geçen yıl harcadıkları projeye yapılan yatırımlarının neredeyse yüzde 12'sini harcadı. Proje yönetimi, sizi sağlam bir yere geri koymaya yardımcı olabilir, kaosu sıraya çevirir.

Daha da iyisi, vahşi iş gününüzü bir proje takvimi dahil ederek evcilleştirebilirsiniz.Proje Yönetimi SüreciBu boşa harcanan zaman ve kaynakları kesecek. Bir içerik dizisi, bir etkinlik yol haritası veya bir ürün lansmanı için tüm parçalarınızı bir araya getirip bir araya getirdiğinizde, neyin olduğunu ve projenizde neyin geleceğini bildiğinizde kasabadaki şerif gibi hissedeceksiniz.

Proje takvimi nedir?

A proje takvimiÇalışmanızın tüm parçalarını alır ve tüm ekibin erişebileceği merkezi, görsel bir konumda bir araya getirir. Size, genel proje programının bir kuş görünüşünü verir, böylece farklı parçaların ne zaman geçtiğini görebilirsiniz. Ve, bireysel katkıda bulunan katılımcıların ilerlemesini planlamasına ve en önemli projelerinin etrafında çalışmayı planlıyor. Sabit bir proje planlama takvimi ile yerinde, bugün, gelecek hafta ve ötesinde tam olarak ne yaptığınızı bileceksiniz. Ve ekibinizde de erişebildiğinden, herkes şimdi ne yapılması gerektiğini ve köşede neler yapılması gerektiğini kolayca görebilir.

Proje Takvimleri Türleri

Bir proje takvimi düşündüğünüzde akla gelen ilk şey nedir? Bir takvim gibi görünmek için formatlanmış bir Excel elektronik tablosu hakkında mı düşünüyorsunuz? Zihniniz Google Takvim gibi bir takvim yönetim sistemine gidiyor mu? Ya da belki de kutunun dışında düşünürsünüz ve bir proje yönetimi aracında bir takvim hayal edin.

Bir proje takvimi inşa etmenin ve işinizin bir parçası olan Proje Yöneticisi olarak (resmi unvanınız olmasa bile) çeşitli yollar vardır. Ekibiniz için çalışan bir sistem bulmaktır. İşte bir proje takvimi oluşturmanın üç ana yolunun artılarının ve eksilerinin hızlı bir önizlemesi:

Excel'de bir proje takvimi oluşturmanın artıları ve eksileri

Muhtemelen bir proje takvimi oluşturmanın en geleneksel yolu, Excel'de inşa etmektir. Bu elektronik tablo tarzı proje takviminde, geleneksel bir aylık takvim gibi görünmek için Excel'in satırlarını ve sütunlarını değiştirirsiniz.

Artıları:

Ekibinizin zaten bu araca erişimi var ve nasıl kullanılacağını bilir.

Excel proje takvimi şablonları var, bu yüzden sıfırdan başlamak zorunda kalmazsınız.

Proje takviminize ne kadar bilgiye eklediğinize bağlı olarak hücreleri genişletebilir ve daraltabilirsiniz.

Eksileri:

Excel, özellikle proje takvimleri için özel olarak inşa edilmediğinden, bu araçla işlem yapılabilir çalışmayı yakalamak ve izlemek zor olabilir.

Ekibinizin erişebilmesi gerekebileceği ayrıntıları, dosyaları ve diğer ek çalışmaları dahil etmek zordur.

Excel'de bir proje takvimi oluşturduğunuzda, görsel ekranınızı yeniden biçimlendirmek veya değiştirmek zor olabilir.

Proje Takviminizi oluşturmanın artıları ve eksileri Google Takvim'de

Bir proje takvimi oluşturmanın bir başka yolu, Google Takvim gibi takımınızın takvim yönetim sisteminde bunu yapmaktır. Bu tür proje takviminde, yaklaşan işi temsil etmek için takvim olaylarını kullanırsınız.

Artıları:

Ekibinizin zaten bu araca erişimi var ve nasıl kullanılacağını bilir.

Çoğu takvim yönetim sistemi, çeşitli takvimleri bir kerede gösterme kapasitesine sahip olduğundan, kişisel takviminizi ve şirketinizin çalışma etkinlikleri takviminizi aynı anda görüntüleyebilirsiniz.

Takvim olayları tipik olarak bir başlık ve bir açıklamaya sahiptir, böylece görev başlığını temsil etmek ve olay açıklamasında ek bağlam eklemek için olay başlığını kullanabilirsiniz.

Eksileri:

Google takvimi gibi takvim yönetim sistemleri, görevleri ve teslimatları değil etkinlikleri görüntülemek için inşa edilmiştir.

Bir günde birden fazla görevi olan "olaylar" olması hızlı bir şekilde ezici hale gelebilir.

Toplantılar için kullandığınız aynı araçta yaklaşan görevleri eşzamanlı olarak görmeye çalışmak, karmaşalı ve dağınık hissedebilirsiniz.

Proje takviminiz için bir proje yönetimi aracı kullanmanın artıları ve eksileri

Proje Yönetim Araçları, size ve ekibinizin koordine edilmesi ve en iddialı projelerinizi yürütmenize yardımcı olmak için sağlam işlevsellik ile oluşturulmuştur. Bir proje yönetimi aracı ile ekibinizin projeyi görselleştirmenin birden fazla yoluna sahiptakvimler , Kanban panoları, vezaman çizelgeleri .

Artıları:

Proje yönetimi araçları, projenizdeki tüm görevleri görmeniz için yakınlaştırılmış bir yol sağlar, ancak daha fazla ayrıntı, bağlam ve ilgili ekler için her göreve tıklamanızı sağlar.

Kolayca yapabilirsinizbirleştirmekProje takviminiz en sevdiğiniz iş araçlarıyla, böylece ekibinizin tüm dosyaları ve içeriğine sahipler, işlerini tek bir yerde yapmaları gerekir.

Bir proje yönetimi aracında, aynı proje bilgilerini, proje takvimleri, Kanban panoları, listeler ve zaman çizelgeleri gibi birden fazla görünümde görüntülemek için geçiş yapabilirsiniz. Bu şekilde, paydaşlar işi onlar için en iyi şekilde çalışacak şekilde görselleştirebilirler.

Eksileri:

Ekibiniz bir proje yönetimi aracına aşina olmayabilir.

Proje takviminizi görüntülemek için çapraz fonksiyonel paydaşlar bu araca erişmek zorunda kalacaktır.

Bir proje takvimi nasıl oluştururum?

Başlayalım! Bir kullanmanızı öneririzProje Yönetimi AracıProje planlama takvimlerinizi oluşturmak için. Bir Proje Yönetimi Aracı ile, size şunları yapmanıza izin veren bir dizi değerli yetenek kazanacaksınız:

Görevleri kolayca oluşturun ve taşıyın

Son tarihleri ​​ayarla

Görev Sahiplerini Atama

Paylaşım Malzemeleri

İletişimi arttırın ve düzenleyin

Tümünü görüntüleTakımın işibir yerde

Gibi birden fazla görünüm arasında geçiş yapınTakvim, Gantt Grafiği veya Kanban Kurulu

Son tarihleri ​​vurmak

Yararlanmakentegrasyon

Tamam, gerçek takviminizi oluşturmaya geri dönelim. İşte almak istediğiniz somut eylemler:

Adımları çıkarın.Projeyi tamamlamak için baştan sona nelerin olacağına karar verin. Herhangi bir bağımlılık tanımlayın. Henüz zamanlama konusunda endişelenme.

Başlangıç ​​tarihlerini ve son tarihleri ​​ayarlayın.Şimdi, adımlarınızın bütünsel bir görünümünü yapın ve her birine gerçekçi tarihler ekleyin.

Paydaşları tanımlamak.Her adımı uygun ekip üyesine atayın, sorumlulukları temizler.

Gerektiği gibi ayarlayın.Proje takviminiz canlı bir belgedir. Proje planınız geliştikçe sık sık kontrol ettiğinizden ve çalışmayı hareket ettirin.

Proje takviminizi, yaratıldıktan sonra paydaşlarla paylaşın, böylece herkes hizalanır ve gelecek günlerde, haftalarda veya aylarda ne beklendiğini anlar. Ekibinizi, ilerlemelerini iletmek ve belgeleri paylaşmak için her gün proje takvimini kullanmaya teşvik edin.

Proje takviminizi yönetmek için 10 ipucu

Tüm iş araçlarında olduğu gibi, bir proje takvimi kullanmak için en iyi uygulamalar var. İşte proje takviminizi daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak birkaç ipucu:

Kaçırmayın.Çok net olun ve detaylar eklediğinizden emin olun (sahipleri, son tarihler, proje detayları, referans materyalleri vb.).

Kullanmak renk kodlaması Kolay görsel tüketim için.

Gerektiğinde yinelenen görevler.Birçok görev ve görev türü tekrarlayacaktır; Her seferinde sıfırdan başlamak yerine bundan faydalanın ve yinelenen görevler veya gereksinimlerden yararlanın.

Emin olmak Takım iş yükü dengelidir.Hangi çok çalıştırılabileceğini ve kimin kullanılabileceğini ve proje takviminizi gerektiği gibi ayarlamaya çalışın.

Düzenli olarak izleyin ve izleyin.Proje takviminize bakarak, teslim edilemelerinin amaçladıklarını amaçlayanları hızlı bir şekilde tanımlayabilirsiniz.

Gittiğin gibi uyum.Proje Yönetimi Araçları, tarihleri ​​kolayca değiştirmek için sürüklemenizi ve bırakmanızı sağlar.

Yaratmak Proje zaman çizelgeleri Bu, her bir görevin süresini veya projenizdeki çalışma parçasını gösterir.

Proje kilometre taşlarını ayarlayın.Bu, ilerlemeyi ölçmenize ve başarıları paylaşmanıza izin verir.

Takviminizi paydaşlarla paylaşın . Projenizin durumuyla ilgili birden fazla soruyu bulmak yerine, tüm paydaşları proje takvimi görünümünüze yönlendirebilirsiniz.

Yaratmak Proje Takvim Şablonları Gelecekteki çalışmalar için tekrar kullanabilirsiniz.

Bir proje takviminin 3 örnekleri

Proje takvimleri, herhangi bir projeye uyacak şekilde sonsuz değişkendir. Bu esneklik, temyizlerinin büyük bir parçasıdır. Ama onlar da tekrar kullanılabilir; Kendini tekrarlama eğiliminde olan bir proje türünüz varsa, tekrar kullanabileceğiniz bir proje takvimi şablonu oluşturabilirsiniz, yolun aşağısında zaman kazandırabilirsiniz.

İşte bazı proje takvimlerinin örnekleri:

1. Editör Takvimi

Bir editoryal proje takvimi, tüm içeriği tek bir yerde yöneterek ve önemli tarihleri ​​ve son tarihleri ​​görsel bir biçimde yöneterek içeriğin üretimini takip etmek için çalışmaktadır. Görevler ve son tarihlerin kolayca erişilebilir. Paydaşlara (yazarlar, editörler, tasarımcılar ve hatta yayıncılara) görevleri atayın ve hedeflenen yayın tarihlerini her bir makaleye ayırın, böylece ne zaman çıktığını ve ne zaman çıktığını biliyorsunuz.Tüm içerik planınızı bu şablonla usta.

2. Pazarlama proje planı

Pazarlama projenizin yaklaşmakta olan bir etkinlik veya kampanya lansmanı etrafında olup olmadığı, bir proje takvimi başarısı için hayati önem taşımaktadır. Etkili Proje Yönetimi, bir proje takvimi aracılığıyla, pazarlama uzmanlarının iletişimi merkezileştirmelerine, işbirliği yapmasını ve tekrarlanabilir işlemler yaratmalarını sağlar. Tarihler, sahipler ve inisiyatif türleri dahil olmak üzere pazarlama planınızı yapın (olsun, sosyal medya vb.). Değişim pazarlama dünyasında sabittir ve bu, son teslim tarihlerini hızlı bir şekilde itmek ve pazarlama planınızı güncel tutmak için tarihleri ​​ayarlamak anlamına gelir.Tüm pazarlama ekibinde netlik ve hesap verebilirlik oluşturmak için bir şablon kullanın.

3. Ürün yol haritası

Ürün yol haritanızı bir merkezi konumda oluşturun ve güncelleyin: Proje takviminiz. Burada birden fazla ürün hattını bir yerde izlerken zaman çizelgesini ve stratejiyi iletebilirsiniz. Ayrıca, geri bildirim ve katılım almak için yol haritanızı paylaşabilirsiniz.Bu proje takvimi şablonuyla her zaman işiniz ve ürün önceliklerinizin net bir şekilde görünmesini sağlayın.

İş hayatını kolaylaştır

En iyi avantajlarına araç kullanan akıllıca bir insan. Bir proje takvimi, günlük çalışmanızı daha yumuşak ve daha verimli hale getirebileceğiniz bir basit yoldur. Autodesk'in ne kadar kırmızıya kaymasını kontrol edinyıllık% 30 büyüdüEditör içeriğini yönetme ve kullanma sayesinde üç yıl boyuncaProje TakvimleriUDN Görev Yöneticisi .