کامیابی کے لئے اپنی ٹیم کو قائم کرنے کے لئے پراجیکٹ کیلنڈر کیسے بنائیں اور منظم کریں
کیا آپ کے کام کے دن کبھی کبھی آپ کو محسوس کرتے ہیں جیسے آپ جنگلی مغرب میں ہیں، جہاں افراتفری حکمرانی ہے؟ یہاں چند علامات ہیں: کام خاموش اور غیر منظم شدہ ہے. منصوبوں کے ٹکڑے سے منسلک نہیں ہے، اور آخری بار اکثر یاد آتی ہیں. آپ کی ٹیم کے کام کے بوجھ میں کوئی نمائش نہیں ہے، غلط کام کی وجہ سے کام کی نقل و حرکت کی وجہ سے. اچھی خبر یہ ہے کہ ان میں سے بہت سے مسائل پراجیکٹ کیلنڈر کے استعمال کے ذریعے حل کیا جا سکتا ہے.
سب سے پہلے، باقی یقین دہانی کرائی کہ آپ اپنے جدوجہد میں اکیلے نہیں ہیں. سے ڈیٹاپیشہ سروے کے 2019 پلستنظیموں کو ظاہر ہوتا ہے کہ پچھلے سال خراب کارکردگی کی وجہ سے گزشتہ سال ان کی سرمایہ کاری میں تقریبا 12 فیصد اضافہ ہوا. پراجیکٹ مینجمنٹ آپ کو ٹھوس زمین پر واپس ڈالنے میں مدد کرسکتا ہے، افراتفری کو ترتیب میں تبدیل کر سکتا ہے.
یہاں تک کہ بہتر، آپ اپنے جنگلی کام کے دن کو ایک پروجیکٹ کیلنڈر شامل کرکے ایک اہم حصہ شامل کر سکتے ہیںپراجیکٹ مینجمنٹ کے عملیہ ضائع وقت اور وسائل پر واپس آ جائے گا. چاہے آپ اپنے تمام ٹکڑوں کو ایک مواد لائن اپ، ایک واقعہ روڈ میپ، یا ایک پروڈکٹ لانچ کے لئے مل کر لا رہے ہیں، آپ کو شہر میں شیرف کی طرح محسوس ہوتا ہے جب آپ جانتے ہیں کہ پہلے ہی کیا ہوا ہے اور آپ کے منصوبے میں کیا آ رہا ہے.
پراجیکٹ کیلنڈر کیا ہے؟
A. پروجیکٹ کیلنڈرآپ کے کام کے تمام ٹکڑے ٹکڑے لیتے ہیں اور ان کو ایک مرکزی، بصری مقام میں مل کر رکھتا ہے جو پوری ٹیم تک رسائی حاصل کرسکتی ہے. یہ آپ کو مجموعی طور پر پروجیکٹ شیڈول کے پرندوں کی آنکھ کا نقطہ نظر دیتا ہے لہذا آپ دیکھ سکتے ہیں کہ جب مختلف ٹکڑے ٹکڑے ہوتے ہیں. اور، یہ انفرادی شراکت داروں کو آگے بڑھانے اور ان کی سب سے اہم منصوبوں کے ارد گرد کام کو منظم کرنے میں مدد ملتی ہے. ایک ٹھوس پروجیکٹ پلاننگ کیلنڈر کے ساتھ، آپ کو مطلع رہیں گے اور آپ جانتے ہیں کہ آج آپ کیا کر رہے ہیں، اگلے ہفتے، اور اس سے باہر. اور کیونکہ آپ کی ٹیم کو اس تک رسائی حاصل ہے، سب سے بھی آسانی سے دیکھ سکتے ہیں کہ اب کیا مکمل کرنے کی ضرورت ہے اور کونے کے ارد گرد کیا ہے.
پراجیکٹ کیلنڈروں کی اقسام
جب آپ پراجیکٹ کیلنڈر کے بارے میں سوچتے ہیں تو یہ سب کچھ کیا چیز ہے؟ کیا آپ ایکسل اسپریڈ شیٹ کے بارے میں سوچتے ہیں، کیلنڈر کی طرح نظر آتے ہیں؟ کیا آپ کا دماغ Google کیلنڈر جیسے کیلنڈر مینجمنٹ سسٹم میں جاتا ہے؟ یا شاید آپ باکس سے باہر سوچتے ہیں، اور ایک پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے میں کیلنڈر تصور کریں.
پراجیکٹ کیلنڈر کی تعمیر کے لئے مختلف طریقے ہیں، اور پروجیکٹ مینیجر کے طور پر آپ کے کام کا حصہ (اگرچہ آپ کا سرکاری عنوان نہیں ہے) ایک ایسا نظام تلاش کرنا ہے جو آپ کی ٹیم کے لئے کام کرتا ہے. پروجیکٹ کیلنڈر بنانے کے لئے تین اہم طریقوں کے پیشہ اور خیال کا فوری پیش نظارہ یہاں ہے:
ایکسل میں ایک پروجیکٹ کیلنڈر بنانے کے پیشہ اور خیال
ممکنہ طور پر ایک پروجیکٹ کیلنڈر بنانے کے لئے سب سے زیادہ روایتی طریقہ ایکسل میں اسے تعمیر کرنا ہے. اس سپریڈ شیٹ سٹائل پروجیکٹ کیلنڈر میں، آپ ایک روایتی ماہانہ کیلنڈر کی طرح نظر آنے کے لئے ایکسل کی قطاروں اور کالم میں ترمیم کرتے ہیں.
پیشہ:
آپ کی ٹیم کا امکان پہلے ہی اس آلے تک رسائی حاصل ہے، اور جانتا ہے کہ اسے کس طرح استعمال کرنا ہے.
ایکسل نے پروجیکٹ کیلنڈر ٹیمپلیٹس ہیں لہذا آپ کو خرگوش سے شروع کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
آپ خلیات کو توسیع اور تباہ کر سکتے ہیں اس پر منحصر ہے کہ آپ اپنے منصوبے کیلنڈر میں کتنی معلومات شامل کر رہے ہیں.
Cons کے:
کیونکہ ایکسل خاص طور پر منصوبے کے کیلنڈروں کے لئے تعمیر نہیں کیا گیا تھا، یہ اس آلے کے ساتھ کارروائی کے قابل کام پر قبضہ کرنے اور ٹریک کرنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے.
تفصیلات، فائلوں اور دیگر ضمیمہ کام میں شامل کرنا مشکل ہے، آپ کی ٹیم تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.
ایک بار جب آپ ایکسل میں ایک پروجیکٹ کیلنڈر بناتے ہیں، تو یہ آپ کے بصری ڈسپلے کو اصلاح یا ترمیم کرنا مشکل ہوسکتا ہے.
Google کیلنڈر میں آپ کے منصوبے کیلنڈر کی تعمیر کے پیشہ اور خیال
پراجیکٹ کیلنڈر کی تعمیر کا ایک اور طریقہ آپ کی ٹیم کے کیلنڈر مینجمنٹ سسٹم کے اندر ایسا کرنا ہے جیسے Google کیلنڈر. اس قسم کے پروجیکٹ کیلنڈر میں، آپ آنے والے کام کی نمائندگی کرنے کے لئے کیلنڈر کے واقعات کا استعمال کرتے ہیں.
پیشہ:
آپ کی ٹیم کا امکان پہلے ہی اس آلے تک رسائی حاصل ہے، اور جانتا ہے کہ اسے کس طرح استعمال کرنا ہے.
کیونکہ زیادہ سے زیادہ کیلنڈر مینجمنٹ سسٹم میں ایک ہی وقت میں مختلف کیلنڈروں کو ظاہر کرنے کی صلاحیت ہے، آپ اپنے ذاتی کیلنڈر اور آپ کی کمپنی کے کام کے واقعات کیلنڈر کے ساتھ ساتھ دیکھ سکتے ہیں.
کیلنڈر کے واقعات عام طور پر ایک عنوان اور وضاحت ہے، لہذا آپ ایونٹ عنوان کا استعمال کرنے کے لئے ایونٹ عنوان کا استعمال کرسکتے ہیں اور ایونٹ کی تفصیل میں اضافی سیاق و سباق شامل کرسکتے ہیں.
Cons کے:
Google کیلنڈر جیسے کیلنڈر مینجمنٹ سسٹم کو واقعات، کاموں اور ڈیلیوریبلز کو ظاہر کرنے کے لئے بنایا گیا تھا.
ایک دن میں ایک سے زیادہ کام "واقعات" کو تیزی سے زبردست بن سکتا ہے.
اسی آلے میں آئندہ کاموں کو ایک ہی وقت میں دیکھنے کی کوشش کررہے ہیں جو آپ میٹنگ کے لئے استعمال کرتے ہیں اور غیر منظم شدہ محسوس کرسکتے ہیں.
آپ کے منصوبے کے کیلنڈر کے لئے پراجیکٹ مینجمنٹ کا آلہ استعمال کرنے کے پیشہ اور خیال
پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار آپ کی مدد کرنے کے لئے مضبوط فعالیت کے ساتھ تعمیر کیا جاتا ہے اور آپ کی ٹیم کو آپ کے سب سے زیادہ مہذب منصوبوں کو منظم کرنے اور عملدرآمد کرنے میں مدد ملتی ہے. پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے کے ساتھ، آپ کی ٹیم اس منصوبے کو دیکھنے کے لئے کئی طریقے ہیںکیلنڈر ، کنبین بورڈز، اورٹائم لائنز .
پیشہ:
پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار آپ کے منصوبے میں تمام کاموں کو دیکھنے کے لئے آپ کے لئے زوم آؤٹ آؤٹ راستہ فراہم کرتے ہیں، لیکن آپ کو مزید تفصیلات، سیاق و سباق، اور متعلقہ منسلکات کے لئے ہر کام میں کلک کرنے کی اجازت دیتا ہے.
آپ آسانی سے کر سکتے ہیں ضم آپ کے پروجیکٹ کیلنڈر آپ کے پسندیدہ کاروباری ٹولز کے ساتھ، لہذا آپ کی ٹیم میں تمام فائلوں اور سیاق و سباق ہیں، انہیں ایک جگہ میں ان کے کام کرنے کی ضرورت ہے.
ایک پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے میں، آپ کو ایک ہی پروجیکٹ کی معلومات کو کئی متعدد خیالات میں دیکھنے کے لئے ٹوگل کر سکتے ہیں، جیسے منصوبے کیلنڈروں، کنابین بورڈز، فہرستوں اور ٹائم لائنز. اس طرح، اسٹیک ہولڈر ان کے لئے بہترین کام کرتا ہے جس طرح کام میں کام دیکھ سکتے ہیں.
Cons کے:
آپ کی ٹیم پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے سے واقف نہیں ہوسکتی ہے.
آپ کے پروجیکٹ کیلنڈر کو دیکھنے کے لئے کراس فنکشنل اسٹیک ہولڈرز کو اس آلے تک رسائی حاصل ہوگی.
میں ایک پروجیکٹ کیلنڈر کیسے بناؤں؟
آو شروع کریں! ہم استعمال کرتے ہوئے مشورہ دیتے ہیںپراجیکٹ مینجمنٹ کا آلہاپنے پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے کیلنڈروں کی تعمیر کے لئے. پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے کے ساتھ، آپ کو قیمتی صلاحیتوں کا ایک میزبان ملے گا، اور آپ کو اجازت دیتا ہے:
آسانی سے کاموں کو بنائیں اور منتقل کریں
متوقع تاریخوں کو ایڈجسٹ کریں
کام مالکان کو تفویض کریں
اشتراک مواد
مواصلات میں اضافہ اور سلسلہ
آپ سب کو دیکھیںٹیم کا کامایک جگہ میں
ایک سے زیادہ خیالات کے درمیان سوئچ، جیسےکیلنڈر، گنٹ چارٹ، یا کنبان بورڈ
آخری تاریخ
کا فائدہ لےانضمام
ٹھیک ہے، چلو آپ کے اصل کیلنڈر بنانے کے لئے واپس آتے ہیں. یہاں آپ کو لے جانا چاہتے ہیں کنکریٹ کام ہیں:
مراحل کا نقشہاس منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے ختم کرنے کے لئے شروع سے ہونے کی کیا ضرورت ہے. کسی بھی انحصار کی شناخت کریں. ابھی تک وقت کے بارے میں فکر مت کرو.
شروع تاریخ اور تاریخوں کو مقرر کریں.اب، آپ کے اقدامات کا ایک جامع نقطہ نظر لے لو اور ہر ایک کو حقیقت پسندانہ تاریخوں کو شامل کریں.
حصول داروں کی شناختمناسب ٹیم کے رکن کو ہر قدم کو تفویض کریں، ذمہ داریاں واضح کریں.
ضروری طور پر ایڈجسٹ کریں.آپ کے پروجیکٹ کیلنڈر ایک زندہ دستاویز ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ اکثر اس کی جانچ پڑتال کریں اور آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی کو تیار کیا جاسکتا ہے.
اپنے منصوبے کے کیلنڈر کے ساتھ حصول داروں کے ساتھ اشتراک کریں ایک بار جب یہ پیدا ہوتا ہے تو سب کو سنجیدگی سے اور سمجھا جاتا ہے کہ ان دنوں، ہفتوں، یا مہینے میں کیا متوقع ہے. اپنی ٹیم کو ہر روز ان کی ترقی اور دستاویزات کا اشتراک کرنے کے لئے پراجیکٹ کیلنڈر استعمال کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کریں.
آپ کے منصوبے کیلنڈر کے انتظام کے لئے 10 تجاویز
تمام کاروباری ٹولز کے ساتھ، پراجیکٹ کیلنڈر کا استعمال کرنے کے لئے بہترین طریقوں ہیں. یہاں آپ کے پروجیکٹ کیلنڈر زیادہ مؤثر طریقے سے منظم کرنے میں مدد کرنے کے لئے کچھ تجاویز ہیں:
اس سے زیادہ ختم نہ کرو.بہت واضح ہو اور تفصیلات کو شامل کرنے کے لئے یقینی بنائیں (مالکان، کی وجہ سے تاریخ، منصوبے کی تفصیلات، حوالہ مواد، وغیرہ).
استعمال رنگ کوڈنگ آسان بصری کھپت کے لئے.
ڈپلیکیٹ کاموں کی ضرورت ہے.بہت سے کاموں اور ٹاسک کی اقسام دوبارہ کریں گے؛ ہر وقت خرگوش سے شروع ہونے کے بجائے اس اور ڈپلیکیٹ کاموں یا ضروریات کا فائدہ اٹھائیں.
یقینی بنائیں ٹیم کام کا بوجھ متوازن ہے.اس بات کی شناخت کرنے کی کوشش کریں کہ کون سے زیادہ کام کیا جا سکتا ہے اور جو آپ کے منصوبے کیلنڈر کو لازمی طور پر ایڈجسٹ کیا جاسکتا ہے.
باقاعدگی سے ٹریک اور نگرانی کریں.آپ فوری طور پر شناخت کر سکتے ہیں کہ آپ کے منصوبے کے کیلنڈر کو دیکھ کر ان کے ارادہ کی تاریخوں پر کیا ڈیلیوریوں کو باہر نہیں جانا چاہئے.
جیسا کہ آپ جاتے ہیں.پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار آپ کو آسانی سے تاریخوں کو تبدیل کرنے کے لئے ڈریگ اور ڈراپ کرنے کی اجازت دیتا ہے.
بنانا پروجیکٹ ٹائم لائنز یہ آپ کے منصوبے کے اندر ہر فرد کے کام یا کام کا ٹکڑا کی مدت دکھاتا ہے.
پروجیکٹ میلسٹون مقرر کریں.یہ آپ کو ترقی کی پیمائش اور کامیابیوں کی پیمائش کرنے کی اجازت دے گی.
اپنے کیلنڈر حصص کے ساتھ اشتراک کریں . آپ کے منصوبے کی حیثیت کے بارے میں متعدد سوالات کو فیلڈنگ کرنے کے بجائے، آپ اپنے منصوبے کیلنڈر کے نقطہ نظر میں تمام حصول داروں کو حوالہ دیتے ہیں.
بنانا پروجیکٹ کیلنڈر ٹیمپلیٹس کہ آپ مستقبل کے کام کے لئے دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں.
ایک پروجیکٹ کیلنڈر کے 3 مثال
پروجیکٹ کیلنڈر کسی بھی منصوبے کے مطابق غیر معمولی متغیر ہیں. یہ لچک ان کی اپیل کا ایک بڑا حصہ ہے. لیکن وہ بھی دوبارہ پریوست ہیں. اگر آپ کے پاس ایک پروجیکٹ کی قسم ہے جو خود کو دوبارہ دوبارہ بناتا ہے، تو آپ ایک پروجیکٹ کیلنڈر ٹیمپلیٹ بنا سکتے ہیں جو آپ دوبارہ استعمال کرسکتے ہیں، سڑک کے نیچے وقت بچانے کے.
یہاں پراجیکٹ کیلنڈروں کے کچھ مثالیں ہیں:
1. ایڈیشنلیلیل کیلنڈر
ایک ادارتی منصوبے کیلنڈر ایک ہی جگہ میں تمام مواد کو منظم کرکے ٹریک پر مواد کی پیداوار کو برقرار رکھنے اور ایک بصری شکل میں اہم تاریخوں اور آخری تاریخوں کو ڈالنے کے لئے کام کرتا ہے. کاموں اور وجہ سے تاریخ آسانی سے قابل رسائی ہیں. اسٹیک ہولڈرز (مصنفین، ایڈیٹرز، ڈیزائنرز، اور یہاں تک کہ پبلشرز) میں کاموں کو تفویض کریں اور ہر مضمون میں ھدف شائع کی تاریخوں کو مختص کریں تاکہ آپ جانتے ہو کہ اگلے اور کب کب آ رہا ہے.اس ٹیمپلیٹ کے ساتھ اپنی پوری مواد کی منصوبہ بندی کریں.
2. مارکیٹنگ پراجیکٹ منصوبہ
چاہے آپ کی مارکیٹنگ کے منصوبے آئندہ ایونٹ یا مہم کے آغاز کے ارد گرد ہے، ایک پروجیکٹ کیلنڈر اس کی کامیابی کے لئے ضروری ہے. پروجیکٹ کیلنڈر کے ذریعہ مؤثر پراجیکٹ مینجمنٹ، مارکیٹنگ کے پیشہ ور افراد کو مواصلات، تعاون، اور دوبارہ قابل عمل عمل بنانے کی اجازت دیتا ہے. اپنی مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی کا نقشہ، ڈیٹس، مالکان، اور اقدامات کی اقسام سمیت (چاہے پی آر، سوشل میڈیا، وغیرہ). مارکیٹنگ کی دنیا میں تبدیلی مسلسل ہے، اور اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کی مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی کو اپ ڈیٹ کرنے کے لۓ فوری طور پر اور تاریخوں کو ایڈجسٹ کرنے کا مطلب ہے.پوری مارکیٹنگ کی ٹیم میں وضاحت اور احتساب پیدا کرنے کے لئے ایک ٹیمپلیٹ کا استعمال کریں.
3. پروڈکٹ روڈ میپ
ایک مرکزی مقام میں اپنے پروڈکٹ روڈ میپ بنائیں اور اپ ڈیٹ کریں: آپ کے پروجیکٹ کیلنڈر. یہاں آپ ٹائم لائن اور حکمت عملی کو ایک جگہ میں ایک سے زیادہ مصنوعات کی لائنوں کا سراغ لگانے کے دوران بات چیت کر سکتے ہیں. آپ کو رائے حاصل کرنے اور خریدنے کے لۓ آپ کو اپنے روڈ میپ کا اشتراک بھی ہوسکتا ہے.اس منصوبے کیلنڈر ٹیمپلیٹ کے ساتھ ہمیشہ آپ کے کاروبار اور مصنوعات کی ترجیحات کا واضح نقطہ نظر ہے.
اپنا کام زندگی آسان بنائیں
یہ ایک دانشمند شخص ہے جو اپنے بہترین فائدہ میں اوزار کا استعمال کرتا ہے. ایک پروجیکٹ کیلنڈر صرف ایک ہی آسان طریقہ ہے جسے آپ اپنا روزانہ کام ہموار اور زیادہ مؤثر طریقے سے چلاتے ہیں. چیک کریں کہ Autodesk کی طرف سے Redshift کس طرح ہےسالانہ طور پر 30 فیصد اضافہ ہواان کے ادارتی مواد کو منظم کرنے اور استعمال کرنے کے لئے تین براہ راست سالوں کے لئے شکریہپروجیکٹ کیلنڈرزUDN ٹاسک مینیجر .
