Hogyan lehet létrehozni és kezelni a projekt naptárát, hogy beállítsa a csapatot a sikerhez
A munkanapjaid néha úgy érzi magát, mintha a Wild West-ben vagy, ahol a káosz uralkodik? Íme néhány jel: a munka elhallgatott és koordinálatlan. A projektek nem kapcsolódnak, és a határidők gyakran hiányoznak. A csapat munkaterhelései nélkül kevés láthatósága van, ami a hibás kommunikáció miatt megkettőzött. A jó hír az, hogy ezek közül sok ilyen probléma megoldható egy projekt naptár használatával.
Először is, biztos lehet benne, hogy nem vagy egyedül a küzdelmekben. Adatok a2019 A szakmai felmérés impulzusaA projektek közel 12 százaléka elpazarolt szervezetek pazarolódtak a Project Töltsön a múlt évben a rossz teljesítmény miatt. A projektmenedzsment segíthet a szilárd talajra, a káoszt rendbe rendezni.
Még jobb, akkor a vadon élő munkanapodat a projekt naptár - a kritikus részét tartalmazzaProjektmenedzsment folyamatamely visszahúzódik a pazarolt időre és az erőforrásokra. Függetlenül attól, hogy összegyűjti az összes darabot a tartalom-felálláshoz, egy esemény útitervhez vagy egy termék elindításához, akkor úgy érzi, mintha a város seriff lenne, amikor tudod, mi történt már megtörtént, és mi jön a következő a projektben.
Mi a projekt naptár?
A ProjektnaptárA munkád összes darabját veszi fel, és egy központi, vizuális helyszínbe kerül, hogy az egész csapat hozzáférhet. Ez ad egy madár szemét a teljes projekt ütemezéséről, hogy láthassa, ha különböző darabok esedékesek. És ez segít az egyes közreműködők előre tervezni, és a munkát megszervezni körül legfontosabb projektek. A szilárd tervezési naptár helyett, akkor mindig jól informált, és pontosan tudja, mit csinál ma, a jövő héten, és azon túl. És mivel a csapat az ahhoz való hozzáférés is, mindenki könnyen látni, mit kell kitölteni, és most mi van a sarkon.
A projekt naptárak típusai
Mi az első dolog, ami eszébe jut, amikor egy projekt naptárra gondolsz? Gondolsz egy Excel táblázatról, formázva, hogy úgy néz ki, mint egy naptár? Az elméd egy naptári menedzsment rendszerbe megy, mint a Google Naptár? Vagy talán a dobozon kívül gondolkodsz, és elképzelni egy naptárat egy projektmenedzsment eszközben.
Számos módja van egy projekt naptár létrehozására, és része a munkájának projektmenedzserként (még akkor is, ha ez nem a hivatalos címe), hogy megtalálja a csapatod számára működő rendszert. Íme egy gyors előnézetét az előnye és hátránya a három fő módon lehet létrehozni egy projekt naptár:
Az excel-ben lévő projekt naptár létrehozásának előnyei és hátrányai
Lehetséges, hogy a projekt naptár létrehozásának leginkább hagyományos módja az Excel-ben építeni. Ebben a táblázatkezelő stílusú projekt naptárban módosítja az Excel sorokat és oszlopokat, hogy úgy nézzen ki, mint egy hagyományos havi naptár.
Előnyök:
A csapat valószínűleg már hozzáférhet az eszközhöz, és tudja, hogyan kell használni.
Az Excel Project Naptár sablonokkal rendelkezik, így nem kell a semmiből indulnia.
A cellák kibővítését és összecsukását attól függően, hogy mennyi információt adsz hozzá a projekt naptárához.
Hátrányok:
Mivel az Excel nem volt kifejezetten a projekt naptárakhoz, nehéz lehet felvenni és nyomon követni az opciót az eszközzel.
Nehéz tartalmaznia részleteket, fájlokat és más kiegészítő munkát, amelyet a csapatnak hozzáférhet.
Miután létrehozott egy projekt naptárat az Excel-ben, nehéz lehet újraformázni vagy módosítani a vizuális megjelenítést.
A Project Naptárának a Google Naptárban történő fejlesztése és hátrányai
Egy másik módja, hogy építsenek egy projekt naptár megtenni belül a csapat naptári rendszer, mint a Google Calendar. Az ilyen típusú projekt naptárban naptári eseményeket használ a közelgő munka megjelenítéséhez.
Előnyök:
A csapat valószínűleg már hozzáférhet az eszközhöz, és tudja, hogyan kell használni.
Mivel a legtöbb naptárirányítási rendszer képes egyszerre megjeleníteni a különböző naptárakat, megtekintheti a személyes naptárát és a vállalat munkatapasztalatait egyidejűleg.
A naptári események jellemzően tartalmaznak címet és leírást, így az esemény címét a feladat címének megjelenítéséhez és további kontextushoz adhatja meg az eseményleírásban.
Hátrányok:
Naptár rendszerek, mint a Google Calendar épültek kijelző eseményeket, nem feladatokat és teljesítéseket.
Az egynapos "Események" feladata egy nap alatt gyorsan túlterhelhetővé válhat.
Próbálok egyidejű megjelenítését közelgő feladatok ugyanazt az eszközt használja az ülések is érzik zsúfolt és szervezetlen.
A Project Naptár projektmenedzsment eszközének előnyei és hátrányai
A projektmenedzsment eszközei robusztus funkcionalitással vannak felszerelve, hogy segítsenek Önnek és csapatának koordinátájával és végrehajtásával a leginkább ambiciózusabb projektjeidet. A projektmenedzsment eszközzel a csapatnak több módja van a projekt vizualizálására, mint példáulnaptárak , Kanban táblák és idővonalak .
Előnyök:
A Project Management Eszközök nagyított módot nyújtanak az Ön projekt összes feladatainak megtekintéséhez, de lehetővé teszik, hogy további részleteket, kontextust és releváns mellékleteket kapjon minden egyes feladathoz.
Könnyen lehetegyesítA Project Naptár kedvenc üzleti eszközeivel, így a csapatnak minden fájlja és kontextusa van, amit egy helyen kell elvégezniük.
A projekt menedzsment eszköz, akkor lehet váltani a megtekintéséhez ugyanaz a projekt információk több nézetek, mint például a projekt naptárak, Kanban táblák, a teendők, és a határidőket. Így az érdekeltek képesek megjeleníteni a munkát a legjobban működő módon.
Hátrányok:
Lehet, hogy a csapat nem ismeri a projektmenedzsment eszközt.
A keresztfunkciós érdekelteknek meg kell férnik az eszközt a projekt naptárának megtekintéséhez.
Hogyan hozhatok létre egy projekt naptárat?
Kezdjük el! Javasoljuk aProjektmenedzsment eszközA projekt tervezési naptáraképítéséhez. A projektmenedzsment eszközzel számos értékes képességet kapsz, amely lehetővé teszi, hogy:
A feladatok létrehozása és áthelyezése könnyen
Állítsa be a dátumokat
Feladat tulajdonosainak hozzárendelése
Megosztási anyagok
A kommunikáció növelése és egyszerűsítése
Az összes megtekintésecsapat munkájaegy helyen
Váltás több nézet között, mint aNaptár, Gantt Chart vagy Kanban Board
Hit határidők
Kihasználniintegrációk
Oké, menjünk vissza a tényleges naptár létrehozásához. Itt vannak a konkrét műveletek:
Tedd ki a lépéseket.Döntse el, hogy mi kell történnie a kezdetektől, hogy befejezze a projektet. Azonosítsa a függőséget. Ne aggódj az időzítés miatt.
Állítsa be a kezdő dátumokat és a dátumokat.Most vegyen egy holisztikus nézetet a lépcsőn, és adjunk hozzá reális dátumokat mindegyikhez.
Azonosítsa az érdekelteket.Minden lépéshez hozzárendeljen a megfelelő csapattaghoz, és a felelősségteljesítés világossá tétele.
Szükség szerint állítsa be.A projekt naptára egy élő dokumentum. Győződjön meg róla, hogy gyakran ellenőrizze, és mozgassa a munkát, ahogy a projektterv fejlődik.
Oszd meg a projekt naptárát érdekeltek létrehozását követően, hogy mindenki egy vonalban, és megérti, mit várnak el tőlük a napok, hetek vagy hónapok jönni. Ösztönözni kell a csapat használni a projekt naptár minden nap kommunikálni a haladás és megoszthatnak dokumentumokat.
10 tipp a projekt naptárának kezeléséhez
Mint minden üzleti eszköz esetében, vannak olyan bevált gyakorlatok a projekt naptár használatához. Íme néhány tipp, amely segít a projekt naptárának hatékonyabb kezelésében:
Ne túlbonyolítani azt.Legyen nagyon világos, és győződjön meg róla, hogy adja hozzá a részleteket (tulajdonosok, esedékesség dátumok, projekt részletei, referenciaanyagok stb.).
Használat színkódolás az egyszerű vizuális fogyasztásra.
Ismétlődő feladatok, ahol szükséges.Sok Feladatok típusok megismételni; kihasználják ezt és ismétlődő feladatokat, illetve a követelmények helyett a semmiből minden alkalommal.
Győződjön meg róla csapat munkaterhelés egyensúlyban van.Próbálja meg azonosítani, hogy ki lehet túlterhelni, és ki lehet alulsúlyozni, és szükség szerint módosíthatja a projekt naptárát.
Rendszeresen nyomon követheti és figyeli.Akkor gyorsan azonosítani, milyen teljesítéseket nem megy ki a tervezett időpontokat nézi a projekt naptár.
Alkalmazkodj, ahogy megy.A projektmenedzsment eszközök lehetővé teszik, hogy húzza és csökkenjen, hogy könnyen megváltoztassa a dátumokat.
Teremt A projekt idővonalai amelyek az egyes feladatok vagy munkadarabok időtartamát mutatják a projekten belül.
Állítsa be a projekt mérföldköveit.Ez lehetővé teszi, hogy mérje meg az előrehaladást és megosztja a sikereket.
Ossza meg naptárát az érdekeltekkel . Ahelyett, hogy több kérdést helyezne a projekt állapotáról, az összes érdekelt fél a projekt naptárnézetére utalhat.
Teremt Projektnaptár sablonok hogy újra felhasználhatja a jövőbeni munkát.
3 példa egy projekt naptárra
A projekt naptárai végtelenül változhatnak minden projektnek. Ez a rugalmasság a fellebbezésük nagy része. De újra felhasználhatóak; Ha van olyan projekt típusa, amely hajlamos megismételni magát, akkor kiépíthet egy projekt naptár sablont, amelyet újra használhat, időt takarít meg az úton.
Íme néhány példa a projekt naptárakra:
1. Szerkesztési naptár
A szerkesztői projekt naptár működik, hogy tartsa a tartalomgyártást a pályán azáltal, hogy minden tartalmat egy helyen kezeli, és fontos dátumokat és határidőket helyezhet vizuális formátumban. A feladatok és a megfelelő dátumok könnyen hozzáférhetők. Feladatok feladatait az érdekeltek (írók, szerkesztők, tervezők, sőt kiadók), és a célzott közzétételi dátumokat minden cikkre osztja, így tudod, mi jön ki a következő és mikor.A teljes tartalomtervet ezzel a sablontal.
2. Marketing projekt terv
Függetlenül attól, hogy a marketing projekt egy közelgő esemény vagy kampányindítás körül van-e, egy projekt naptár létfontosságú a sikerhez. Hatékony projekt menedzsment, projekt segítségével naptár, lehetővé teszi, hogy a marketing szakemberek központosítását kommunikáció, együttműködés, valamint hozzon létre ismételhető folyamatokat. Táblázza a marketingtervét, beleértve a dátumokat, a tulajdonosokat és a kezdeményezések típusát (pl, szociális média stb.). A változás állandó a marketingvilágban, és ez azt jelenti, hogy a határidőket gyorsan és beállíthatja a dátumokat, hogy frissítse a marketing tervet.Használjon sablont, hogy világosságot és elszámoltathatóságot hozzon létre az egész marketing csapatban.
3. Termék ütemterv
Létrehozása és frissítse a termék ütemterv egy központi helyen: a projekt naptár. Itt kommunikálhat az idővonal és a stratégia, miközben nyomon követheti a több termékvonalat egy helyen. Ön is megoszthatja az ütemtervét, hogy visszajelzést kapjon és vásároljon.Mindig világos kilátás nyílik üzleti és termék prioritásairól ezzel a projekt naptár sablonával.
Könnyebbé tegye a munkáját
Ez egy bölcs ember, aki eszközöket használ a legjobb előnyükre. A projekt naptár csak egy egyszerű módja annak, hogy napi munkáját simább és hatékonyabbá tegye. Nézd meg, hogy az Autodesk vöröseltolódása vanévente 30% -kal nőttHárom évig köszönhetően a szerkesztői tartalmuk kezelésének és használatának kezeléseProjektnaptárakUDN feladatkezelő .
