8 stappen om een ​​onvoorziene plan te creëren om bedrijfsrisico's te voorkomen

Overzicht

Een bedrijfsverbindingsplan is een back-upstrategie voor uw team of organisatie. Het legt op hoe u reageert als onvoorziene gebeurtenissen uw plannen van het track-achtig kloppen hoe u draait als u een sleutelclient verliest, of wat u doet als uw softwareservice langer dan drie uur daalt. Krijg stapsgewijze instructies om een ​​effectief contingentplan te creëren, dus als het onverwacht gebeurt, kan uw team in actie komen en dingen weer op het goede spoor krijgen.

Niemand wil een plan om te falen - maar het hebben van een sterk plan B op zijn plaats is de beste manier om voorbereid te zijn op elke situatie. Met een solide back-upplan kunt u effectief reageren op onvoorziene gebeurtenissen en zo snel mogelijk weer op het spoor komen.

Een contingentieplan is een proactieve strategie om u te helpen bij het aanpakken van negatieve ontwikkelingen en zorgt voor de continuïteit van het bedrijfsleven. Leer in dit artikel hoe u een contingentieplan maakt voor onverwachte evenementen en herstelstrategieën bouwen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf gezond blijft.

Wat is een business-contingentieplan?

Een bedrijfsverbindingsplan is een strategie voor hoe uw organisatie zal reageren op belangrijke of bedrijfskritieke evenementen die uw oorspronkelijke plannen van de baan kloppen. Juist geëxecuteerd, kan een bedrijfsverbindingsplan het risico verzachten en helpen u zo vaak mogelijk terug te gaan naar het bedrijfsleven.

Je bent misschien bekend met onvoorziene plannen om te reageren op natuurrampen-bedrijven en regeringen creëren typisch onvoorziene plannen voor rampenherstel na overstromingen, aardbevingen of tornado's.

Maar onvoorziene plannen zijn net zo belangrijk voor bedrijfsrisico's. U kunt bijvoorbeeld een contingentieplan maken waarin u wordt geschetst wat u doet als uw primaire concurrenten samenvoegen of hoe u draait als u een sleutelclient verliest. Je zou zelfs een onvoorziene plan kunnen creëren voor kleinere gebeurtenissen die een grote impact hebben, zoals je softwaredienst die langer dan drie uur daalt.

Het verschil tussen een bedrijfsvoorraadplan en een projectrisicobeheerplan

Projectrisicobeheeris het proces van het identificeren, monitoren en aanpakken van projectniveau-risico's. Pas projectrisicobeheer aan aan het begin van deProjectplanningsprocesom zich voor te bereiden op risico's die kunnen komen. Om dit te doen, maakt u een risicoregister om potentiële projectrisico's te identificeren en te bewaken. Als er een risico gebeurt, kunt u uw risicoregister gebruiken om dit risico proactief te richten en het zo snel mogelijk op te lossen.

Een contingentieplan is vergelijkbaar met een projectrisicobeheerplan omdat het u ook helpt om risico's te identificeren en op te lossen. Een bedrijfsvoorwaardplan moet echter risico's dekken die meerdere projecten of zelfs risico's die meerdere afdelingen kunnen beïnvloeden. Om een ​​contingentieplan te creëren, te identificeren en te bereiden op grote risico's op zakenniveau.

8 stappen voor onvoorziene planning

U kunt een onvoorziene plan maken op verschillende niveaus van uw organisatie. Als u bijvoorbeeld een teamlead bent, kunt u een onvoorziene plan voor uw team of afdeling maken. Als alternatief moeten bedrijfsleiders zakelijke onvoorziene plannen creëren voor situaties die de hele organisatie kunnen beïnvloeden.

Terwijl u uw onvoorziene plan maakt, moet u ervoor zorgen dat u de waarschijnlijkheid en de ernst van elk risico evalueert. Nadat u uw plan-of -plannen hebt gemaakt, krijgt u het goedgekeurd door uw manager of afdelingshoofd. Op die manier als een negatieve gebeurtenis plaatsvindt, kan uw team naar actie gaan en het risico snel oplossen zonder te moeten wachten op goedkeuringen.

1. Maak een lijst met risico's

Voordat u risico's kunt oplossen, moet u deze eerst identificeren. Begin met het maken van een lijst van alle risico's die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf. Denk eraan: er zijn verschillende niveaus van onvoorziene planning - u kunt van plan zijn op het bedrijf, de afdeling of programmabele niveau. Zorg ervoor dat uw onvoorziene plannen zijn uitgelijnd met de reikwijdte en omvang van de risico's die u verantwoordelijk bent voor het aanpakken.

Een contingentieplan is een grootschalige inspanning, dus houd een brainstormsessie met relevante belanghebbenden om potentiële risico's te identificeren en te bespreken. Als u niet zeker weet wie in uw brainstormsessie moet worden opgenomen, maakt u een Stakeholder-analyse kaartom te identificeren wie erbij betrokken moet zijn.

2. Weegrisico's op basis van ernst en waarschijnlijkheid

U hoeft geen onvoorziene plan te creëren voor elk risico dat u hebt aangelegd. Zodra u risico's en potentiële bedreigingen schetst, werkt u met uw stakeholders om de potentiële impact van elk risico te identificeren.

Evalueer elk risico op basis van twee statistieken: de ernst van de impact als het risico zou gebeuren, en de waarschijnlijkheid van het risico optreedt. Tijdens de risicobeoordelingsfase wijs elk risico een ernst en waarschijnlijkheid toe, - we raden aan om hoog, medium en laag te gebruiken.

3. Identificeer belangrijke risico's

Zodra u een ernst en waarschijnlijkheid aan elk risico heeft toegewezen, is het aan u en uw stakeholders om te beslissen welke risico's het belangrijkst zijn om aan te pakken. U moet bijvoorbeeld absoluut een contingentieplan creëren voor een risico dat een hoge waarschijnlijkheid is en een hoge ernst, terwijl u waarschijnlijk geen onvoorziene plan hoeft te creëren voor een risico dat een lage waarschijnlijkheid en een lage ernst is.

Jij en uw stakeholders moeten beslissen waar de lijn te tekenen. Wat ga je bijvoorbeeld doen over risico's die lage ernst, maar hoge waarschijnlijkheid? Hoe zit het met risico's die hoge ernst zijn, maar relatief laag waarschijnlijkheid?

Hier is hoe de verschillende risico's kunnen spelen, en een potentiële contingentplan scenario die uw team zou kunnen landen:

Hoge ernst en hoge waarschijnlijkheid of gemiddelde ernst en hoge waarschijnlijkheid.Creëer robuuste onvoorziene plannen voor deze risico's. Zorg ervoor dat u een sterk mitigatieplan heeft als deze risico's gebeuren, zodat u zo snel mogelijk normale bedrijfsbewerkingen kunt hervatten.

Hoge ernst en medium waarschijnlijkheid.Creëer ook een onvoorziene plan voor deze risico's. Hoewel ze minder waarschijnlijk zullen gebeuren, kunnen ze een ernstige impact hebben op uw bedrijfsfuncties als ze dat doen. Proactief plannen voor het worstcase-scenario kan u helpen sneller reageren op onverwachte gebeurtenissen.

Hoge ernst en lage waarschijnlijkheid.U moet ook onvoorziene plannen voor deze risico's maken. Het enige verschil voor deze onvoorziene plannen is wie je ze moet delen met eenmaal dat ze compleet zijn. Overweeg deze plannen te delen met minder mensen, omdat ze minder relevant zijn.

Medium ernst en medium waarschijnlijkheid of lage ernst en hoge waarschijnlijkheid.Overweeg om onvoorziene plannen voor deze risico's te creëren. Misschien wilt u een kleinere stakeholderbijeenkomst hebben voor deze onvoorziene plannen of een minder rigoureuze benadering van onvoorziene planning. Maar met een gegeneraliseerd plan B voor wat u zou kunnen doen als bepaalde risico's gebeuren - vooral als ze waarschijnlijk zullen gebeuren - is een goede proactieve strategie.

Medium ernst en lage waarschijnlijkheid , Lage ernst en medium waarschijnlijkheid, ofLage ernst en lage waarschijnlijkheid.Creëer geen onvoorziene plan voor deze risico's. Deze risico's zullen waarschijnlijk niet gebeuren, en ze zullen niet van invloed zijn op uw bedrijfsfuncties als ze dat doen. Ben echter van plan om periodiek naar deze risico's terug te komen om te beoordelen of de ernst en het waarschijnlijkheid zijn veranderd.

4. Creëer onvoorziene plannen voor de grootste risico's

Creëer een onvoorziene plan voor elk risico dat u bent geïdentificeerd als belangrijk. Als onderdeel van dat gebeurtenisplan, beschrijf het risico en brainstorm over wat uw team zal doen als het risico komt om te passeren. Elk plan moet alle stappen bevatten die u moet nemen om terug te keren naar het bedrijfsleven zoals gewoonlijk.

Uw onvoorziene plan moet informatie bevatten over:

De triggers die dit plan in gang zetten

De onmiddellijke reactie

Wie moet erbij betrokken zijn en geïnformeerd zijn

Belangrijkste verantwoordelijkheden, waaronder eenRaci-kaartindien nodig

De tijdlijn van uw reactie (d.w.z. onmiddellijke dingen om te doen versus langere termijn dingen om te doen)

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een potentieel personeelstekort hebt geïdentificeerd als een waarschijnlijke en ernstige risico. Dit zou de normale bewerkingen aanzienlijk beïnvloeden, dus u wilt een onvoorziene plan maken om ervoor te zorgen. Elke persoon in je team heeft een zeer specifieke vaardigheden, en het zou moeilijk zijn om teamverantwoordelijkheden te beheren als er meer dan één persoon tegelijkertijd vertrok. Uw onvoorziene plan kan omvatten wie bepaalde projecten of processen kan dekken terwijl u een backfill inhuurt of hoe het teamdocumentatie kan verbeteren om gewaste vaardigheden te voorkomen.

5. Krijg goedkeuring voor uw onvoorziene plan

Zorg ervoor dat relevante bedrijfsleiders weten over het plan en het eens zijn met uw gedragslijn. Dit is vooral relevant als u plannen voor team- of afdelingsniveau creëert. Door een contingentieplan te maken, bevoegd je je team in staat om snel te reageren op een risico, maar je wilt ervoor zorgen dat de actie de juiste is. Bovendien kunt u vooraf goedkeuring het plan in beweging met vertrouwen instellen dat u op de goede weg bent - en zonder vooraf om goedkeuringen te hoeven vragen.

6. Distribueer uw onvoorziene plannen

Zodra u uw onvoorziene plannen hebt gemaakt, deel ze dan met de juiste mensen. Zorg ervoor dat iedereen weet wat je doet, dus als en wanneer de tijd komt, kun je zo snel en naadloos mogelijk handelen. Houd uw onvoorziene plannen in een centrale bron van de waarheid, zodat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot ze indien nodig.

Het creëren van een project in een werkmanagementplatform is een geweldige manier om het plan te distribueren en ervoor te zorgen dat iedereen een stapsgewijze handleiding heeft voor het uitvoeren ervan.

7. Bewaak uw onvoorziene plannen

Controleer regelmatig uw onvoorziene plan om ervoor te zorgen dat het nog steeds nauwkeurig is. Houd rekening met nieuwe risico's of nieuwe kansen, zoals nieuwe hiruren of een veranderende bedrijfslandschap. Als een nieuwe executive leider zich bij het team inhoudt, zorg er dan voor dat het ook het onvoorziene plan voor hun beoordeling opduikt.

8. Maak indien nodig nieuwe onvoorziene plannen

Het is geweldig als je onvoorziene plannen hebt gemaakt voor alle risico's die je hebt gevonden, maar zorg ervoor dat je constant controleert op nieuwe risico's. Als u een nieuw risico ontdekt, en het heeft een hoog voldoende ernst of waarschijnlijkheid, creëer het een nieuw onvoorziene plan voor dat risico. Evenzo kunt u terugkijken op uw plannen en beseffen dat sommige van de scenario's waar u zich eens zorgen over maakt of waarschijnlijk niet zal gebeuren of, als ze dat doen, ze niet zoveel van invloed zijn op uw team.

Veelvoorkomende contingentieplanning valkuilen - en hoe ze te vermijden

Een contingentieplan is een krachtig hulpmiddel om u snel weer normaal te maken. Om ervoor te zorgen dat uw onvoorziene planningsproces zo soepel mogelijk is, kijk dan op voor gemeenschappelijke valkuilen, zoals:

Gebrek aan buy-in

Het kost veel werk om een ​​onvoorziene plan te creëren, dus voordat u aan de slag gaat, zorg er dan voor dat u ondersteuning hebt van uitvoerende belanghebbenden. Terwijl u uw plan maakt, neemt u continu in contact met uw sponsors om ervoor te zorgen dat u de belangrijkste risico's hebt aangepakt en dat uw actieplan vast is. Door dit te doen, kunt u ervoor zorgen dat uw stakeholders uw onvoorziene plan zien als iets dat ze achter kunnen raken.

Bias tegen "Plan B" -stijl denken

Sommige bedrijfsculturen houden niet van bedenken van plan B-ze houden ervan om alles te gooien wat ze hebben bij plan A en hopen dat het werkt. Maar op deze manier denken kan je team daadwerkelijk blootleggen aan meer risico's dan als je proactief een plan B maakt.

Denk aan het als het controleren van het weer voordat u zeilt, zodat u niet per ongeluk in een storm wordt betrapt. Negen keer van de tien, een heldere zonnige dag zal niet plotseling stormachtig worden, maar het is altijd beter om voorbereid te zijn. Het maken van een contingentieplan kan u helpen ervoor te zorgen dat, als een negatieve gebeurtenis plaatsvindt, uw bedrijf klaar is om het onder ogen te zien en zo snel mogelijk terug te stuiteren.

One-and-Done Contingcy-plannen

Het kost veel werk om samen een onvoorziene plan te plaatsen. Soms als je klaar bent, kan het verleidelijk zijn om het een taak goed te doen en het te vergeten. Maar zorg ervoor dat u regelmatige herinneringen (misschien één of twee keer per jaar) plant om uw onvoorziene plan indien nodig te bekijken en bij te werken. Als er nieuwe risico's verschijnen, of als uw bedrijfsactiviteiten veranderen, kan het bijwerken van uw onvoorziene plan ervoor zorgen dat u het beste antwoord hebt op negatieve gebeurtenissen.

Heb je een contingentieplan gemaakt - wat nu?

Een contingentieplan kan veel werk zijn om te creëren, maar als je ooit moet gebruiken, ben je blij dat je er een hebt gemaakt. Maar naast het maken van een sterk contingentplan, zorg ervoor dat u uw plan up-to-date houdt.

Proactief zijn, kan u helpen om risico's te beperken voordat ze gebeuren - dus zorg ervoor dat u uw onvoorziene plan meedeelt aan de teamleden die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van ze als er een risico gebeurt. Laat uw onvoorziene plan niet in een document achter om stof te verzamelen - na het maken van het, moet u het gebruiken als het nodig is!

Zorg dat je het plan hebt gemaakt, zorg ervoor dat je het op een centrale locatie opslaat die iedereen toegang heeft, zoals eenWerkbeheer Platform. Als het tijd is om een ​​van uw onvoorziene plannen te gebruiken, kan het opslaan van ze op een centraal toegankelijke locatie helpen uw team snel in actie te komen.