Jak całkowicie doźwirować oś czasu dostarczania projektu

Wyobraź sobie, że zamierzasz zbudować dom. Czy wskoczyłbyś w prawo i kopać dziurę na piwnicę, przekraczając palce, które chcesz zrozumieć, jak poszedłeś? Prawdopodobnie nie. Przed tak bardzo, jak odbierasz pojedyncze narzędzie, tworzyłbyś plan.

Uzyskałeś zrozumienie wszystkich różnych kroków i zespołów, które byłyby zaangażowane. Dowiedziałbyś zamówienie, które zadania musiały zostać zrealizowane (przecież nie można umieścić na dachu, zanim będziesz miał ściany). I co najważniejsze, stworzyłbyś osi czasu, aby utrzymać wszystkie poruszające się kawałki na torze.

ZnaczenieplanowanieWydaje się oczywiste w tym kontekście, prawda?

Chociaż możesz nie budować domów, jakoprojektMenedżer, nadal jesteś odpowiedzialny za uzyskanie projektów zrealizowanych w skuteczny i wydajny sposób. Proces planowania ma kluczowe znaczenie dla usunięcia blokady blokady, dzięki czemu skuteczne wykorzystanie Twoich zasobów oraz dostarczanie projektów na czas i budżet.

Jest to dokładnie tam, gdzie pojawia się czas dostawy projektu. Porozmawiajmy o tym, co to jest i jak możesz utworzyć, dzięki czemu można uniknąć budowania domu (Err ... Project) na Shaky Foundation.

Co dokładnie jest osi czasu dostawy projektu?

Ta osi czasu (często w formieWykres Gantta) Szczegóły Wszystkie kroki niezbędne do dokonywania projektu, od kickoff aż do procesu dostawy projektu.

Ten punkt końcowy dostawy jest ważny do odnotowania. Nie należy zakończyć linii czasu, gdy elementy projektu są zakończone i wszystko jest skompilowane.

Tak więc na przykład agencja marketingowa nie powinna rozważyć projektu ebooka klienta kompletnego, gdy mają zaprojektowany plik PDF w ręku. Skończyło się tylko, gdy został dostarczony - co oznacza, że ​​klient dostarczył opinię, podpisano na nim i oficjalnie uruchomiono na swojej stronie internetowej.

Dostawa jest ważna (prawdopodobnie, najważniejszy) końcowy krok. W rzeczywistości liczne organizacje faktycznie mają kierownik ds. Dostawy projektu odpowiedzialny za widzenie projektu do końca, oprócz kierownik projektu, który koordynuje i nadzoruje postępy.

Co jeśli nie masz obu tych ról? Nie martwić się. Oś czasu dostawy projektu pomaga zachować nadrzędny widok całego projektu, abyś mógł upewnić się, że faktycznie otrzymasz go nad linią mety (w przeciwieństwie do gdzieś w pobliżu).

6 kroków do ACE Twój czas dostawy projektu

Oś czasu jest ważna, ale jest to naprawdę skuteczne, gdy działa poprawnie.

Co musisz wiedzieć, aby stworzyć własne i ace krytyczneZarządzanie projektamiproces dostarczenia? Oto 6 kroków do naśladowania.

1. Określ swój zakres pracy

Zanim będziesz mógł rozpocząć mapowanie jakiegokolwiek harmonogramu dla swojego projektu, musisz wiedziećJak zdefiniować wizję projektui mają solidne zrozumienie, co obejmuje usługi. Pomaga to odpowiednio zaplanować, przy jednoczesnym uruchomieniu wszystkich w zespole projektowym na tej samej stronie o tym, co jest zaangażowane.

Zacznij od pisania krótkiegoOświadczenie o zakresie projektu.. Mogą one wahać się od prostych do złożonych (w zależności od zawiłości projektu). Jednak na bardzo podstawowym poziomie, twojeOświadczenie o zakresie projektu.powinno zawierać:

Wielezakresoświadczenia obejmują również takie rzeczy jak budżet, interesariuszy,ograniczenialub ograniczenia, wyłączenia i założenia. Ale teraz trzymajmy rzeczy.

Trzymanie się naszego przykładu agencji marketingowej produkującej ebook dla klienta, oto przykład tego, co prosty produktOświadczeniemoże wyglądać:

Czy widzisz te podstawowe elementy w oświadczeniu o zakresie produktu? Tutaj są:

Szczególnie, gdy jesteś chętny, aby toczyć się na swoim projekcie, ten krok może wydawać się niepotrzebną formalnością. Ale jest niezwykle pomocny, aby zapewnić, że wszyscy działają ze wspólnymi oczekiwaniami i instrukcjami.

Pomyśl o tym jako podejmowanie decyzji, jaki rodzaj domu zamierzasz zbudować przed rozpoczęciem mapowania planów. Ranczo? 2-częściowa? Rzemieślnik? Kolonialny? To ważny kontekst, który ma przed przejściem do przodu z czymkolwiek innym.

2. Utwórz strukturę awarii pracy (WBS)

Teraz, gdy zidentyfikowałeś swój główny dostarczony, nadszedł czas, aby złamać to na jeszcze mniejsze rezultaty. AStruktura podziału pracymoże brzmieć fantazyjne lub zastraszające, ale nie musi być.

Podczas tego procesu wystarczy pomyśleć o tym, jakie kamienie milowe ostatecznie prowadzą do kompletnego projektu. Nie mylaj ich z indywidualnymi zadaniami lub obowiązkami - powinny być rzeczywiste, namacalne materiały związane z projektem.

Więc dla naszego przykładu ebooka wiemy, że podstawowa dostarczona jest ukończona 12-stronicowa eBook. Ale w całym procesie projektu będziemy mieć kilka mniejszych rezultatów, w tym:

Te 4 rezultaty muszą zostać zakończone, aby cały projekt mógł się połączyć. Złam własny projekt w podobne wiadra pracy.

3. Wymień swoje zadania

Teraz zamiast tylko dużego projektu, masz te 4 kamienie milowe, z którymi pracujesz (twój projekt treści, zaprojektowany projekt, strona docelowa i uruchomić e-mail).

Z tym bardziej zarządzalną strukturą na miejscu będziesz łatwiejszy czas określający wszystkie i wszystkie zadania związane z projektem. Pomyśl o tym, jakie zadania są zaangażowane w każdym z tych mniejszych rezultatów. Jakie kroki należy podjąć, aby każdy z tych do wypełnienia?

Na przykład, aby zakończyć projekt zawartości eBooków, zespół będzie musiała:

Powtórz ten sam proces dla każdego z identyfikacji. Będziesz skończyć z kompleksową listą zadań, które spotykają się, aby utworzyć projekt.

4. Zidentyfikuj zależności zadań

Na własną rękę zadania mogą wydawać się wystarczająco proste. Ale wszyscy menedżerowie projektu wiedzą, że są rzeczywiście mocno połączonymi, co sprawia, że ​​cały projekt znacznie bardziej złożony.

Mówi to do znaczenia uwagi na wczesnym etapie zależności projektu na początku tych etapów planowania - przed wyżej wymienianiem czasu dostarczania projektu. Zrozumienie, jakie zadania są zależne od siebie, możesz położyć kolejność projektu, która jest znacznie bardziej zmasienna i skuteczna.

Uzbrojony w listę zadań, spójrz na to, jak są połączone ze sobą. Zespół projektowy musi tworzyć wykresy i infografiki dla ebooka. Ale czy mogą rozpocząć te, zanim będą miały tekst i statystyki z zespołu treści? Prawdopodobnie nie.

Zwróć uwagę na te typy zależności, dzięki czemu możesz ich pamiętać podczas następujących kroków.

5. Oszacuj czas wymagany do zadań

W celu utworzeniaOś czasu projektuTo tak dokładne, jak to możliwe, musisz mieć przynajmniej trudne zrozumienie, jak długo każdy z tych zadań. W ten sposób możesz być bardziej realistyczny o swoim harmonogramie i terminach.

Spójrzmy o to - oszacowanie czasu wymaganego do ukończeniazadanieMoże być wyzwanie, zwłaszcza gdy sprawy jak błędność planowania i odchylenie optymizmu są w grze. Aby pomóc Ci zwalczać ten wrodzony idealizm, który inspiruje Cię do ustawiania nieosiągalnych terminów, obejmują twoich graczy projektów w tym procesie.

6. Mapuj wykres Gantt

Jesteś uzbrojony w twojącele projektu, Twoje produkty, Twoje zadania, zależności i szacunki czasu. Oznacza to, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby utworzyć oś czasu dostarczania projektu - w formie aWykres Gantta .

Jeśli jesteś nieznany z nim, wykres Gantt wykazuje zadania związane z projektami w porównaniu z czasem. Na wykresie zadania są reprezentowane przez bary poziome. Długość tych barów wskazuje szacowany czas, który zadanie powinien wymagać zakończenia. Ten wykres jest pomocnym wizualnym dla zrozumienia (i śledzenia!) Timeline, a także zrozumienie ogólnego przepływu projektu.

Podczas cyklu życia projektu Menedżer projektu może wykorzystać wykres Gantta do dostosowywania czasu trwania, terminów i zależności, aby dostosować się do zmieniających się priorytetów i uniknąć potencjalnych opóźnień.

Dla maksymalnego wpływu wykres Gantt powinien być udostępniony wszystkim członkom zespołu projektowych na samym początku projektu (a nie wtedy, gdy ich poszczególne elementy wchodzą do gry). Zatrudnia to bardziej zintegrowaną metodę dostarczania projektu, która jest bardzo współpracującym podejściem, w którym wszyscy członkowie projektu są zaangażowani od samego początku, w przeciwieństwie do bycia wprowadzonymi na różne fazy. Poprawia to przejrzystość i zwiększa odpowiedzialność w całym zespole

Nie zaniedbuj dostawy

Twój projekt technicznie nie został ukończony, dopóki nie zostanie dostarczony, co jest prawdopodobne, dlaczego zarządzanie dostawą projektu jest całkowicie oddzielną funkcją w wielu organizacjach. To ostatnie kroki ma znaczenie - dużo.

Jednak odpocznij, nie trzeba potrzebować odrębnego członka zespołu dedykowanego do dostawy, aby ACE ten ważny krok.

Oś czasu dostawy projektu może pomóc w stworzeniu przydatnego planu, nadzoruj postępy całego projektu i upewnić się, że faktycznie dostaniesz go na linii mety. Aby uzyskać więcej informacji na temat terminów, sprawdźDLACZEGO TIMELINE Project jest niedokładna (i jak go naprawić) .